Gjennomgang og vurdering av lufttabell

Airtable er et relasjonsdatabaseverktøy som fungerer som en online samarbeidstjeneste. Før du pusser det som kjedelig på grunn av ordet "database", bør du se på Airtable. Det er veldig visuelt, og det letter meningsfull samtale også. Bedrifter kan bruke den til å administrere CRM, og enkeltpersoner kan bruke den til å lage varelager over samlinger de eier. Airtable er forskjellig fra eldre databasesystemer fordi det ser ut som en app som alle med en iPhone kan bruke. Og fordi du bruker Airtable for å se på informasjon annerledes, som du gjør med kanban-brett, gjør det verktøyet egnet for nye, samarbeidsmessige bruksområder.

Airtable er det minst skremmende databasestyringssystemet jeg har sett, og det kommer med et utmerket utvalg av maler for å hjelpe deg å forstå hvordan andre mennesker også bruker det. Det er databehåndteringsappen for team som ikke ønsker å bruke ordet "database." Det har fortsatt rom til å vokse, men Airtable er allerede en god service for team som trenger det.

Priser og planer

Med en Free Airtable-plan kan du opprette og administrere så mange databaser du trenger, og det er ingen begrensninger for antall personer som kan delta i planen. Det er imidlertid en grense på 1200 poster per database, og du får bare 2 GB lagringsplass. Du er også begrenset til 2 ukers revisjon og stillbildehistorikk.

Plus-kontoen er den neste servicenivået. Det koster $ 12 per bruker per måned; en rabatt for årlig betaling bringer den ned til tilsvarende $ 10 per person per måned. Med denne planen kan du også ha så mange databaser du trenger, og antall poster per database øker til 5000. Lagringsplassen øker til 5 GB, og du får 6 måneder med revisjon og stillbildehistorikk.

Pro-kontoen koster $ 24 per bruker per måned, nedsatt til tilsvarende $ 20 per person per måned når du betaler årlig. Med dette nivået av tjenester øker antall poster per database til 50 000, og du får 20 GB plass for vedlegg. Du får også ett års revisjons- og øyeblikksbildehistorikk, prioritert støtte, tilpassede merkede former, personlige visninger og en utvidet fargepalett for nedtrekksfelt.

Airtable tilbyr også en Enterprise-konto, men du må kontakte selskapet for et prisoverslag. Selskapet har også spesialtilbud for organisasjoner som jobber i ideelle organisasjoner og utdanningssektorer. Se Airtables priser og planside for ytterligere detaljer.

Luftbord er rimeligere enn Smartsheet, men ganske nær i pris. Smartsheet starter på $ 14 per bruker per måned faktureres årlig, og forretningsplanen koster $ 25 per bruker per måned når det faktureres årlig.

En annen app som deler noen likheter, men strengt tatt ikke er et databaseadministrasjonsverktøy er dapulse. Det er vanskelig å sammenligne priser direkte, fordi dapulse belaster en månedlig pris for en mengde brukere, for eksempel $ 29 per måned for opptil fem personer i sin grunnleggende plan (som fungerer ut til å være mindre enn $ 6 per person), eller $ 352 per måned for 25 personer i Pro-planen (som fungerer til litt over $ 14 per hode).

Quick Base, et annet databasesystem, krever ganske like avgifter som Airtable. Det koster $ 15 per bruker per måned (med et minimum av 10 personer) for en essensiell plan, og $ 25 per bruker per måned (med et minimum av 20 personer) for en Premier Plan.

Kjernefunksjoner

I kjernen er Airtable et online system for å opprette og redigere databaser blant en gruppe mennesker, selv om du absolutt kan bruke det solo hvis du velger. En database er ikke annet enn et sett med ting gruppert sammen, og Airtable tar den åpne definisjonen på alvor. Du kan bruke Airtable til å administrere informasjon om nesten hva som helst.

En annen ting å merke seg om Airtable er at den også inneholder sider ved regnearkprogramvare. Det ser veldig ut som et regneark til å begynne med, og av den grunn er det veldig tilgjengelig.

Som nevnt kommer Airtable med et nyttig utvalg av maler, som antyder mange av de forskjellige måtene du kan bruke Airtable. Maler er gruppert i temaer, for eksempel begivenhetsplanlegging, hverdagsliv og eiendom. Innenfor disse kategoriene er spesifikke maler; for eksempel i kategorien Grupper, klubber og hobbyer, er maler for Bokkatalog, Novellplanlegging, Photo Gear Tracker, Sneaker Collection, Soccer Club og andre. For å gi deg en følelse av noen forretningsbruk, er det maler for annonseringskampanjer, bug and issue tracker, veksteksperimenter, brukerstudier og så videre.

Samarbeid

Samarbeid er en sentral del av Airtable. Når du inviterer andre til å bli med i en database, kan du i skaperrollen gi dem ett av tre tillatelsesnivåer. Først er Skaper. Alle med Creator-rettigheter har full tilgang til databasen, inkludert muligheten til å endre andres tillatelsesnivåer og slette hele saken. Det andre er Edit-Only. Personer med bare redigering-tillatelse kan legge til, slette og endre både rader og visninger. Bare redigeringsbrukere kan ikke endre felttyper (det vil si kolonnen). For det tredje er Read-Only-tilgang, noe som betyr at personen bare kan se postene og ikke redigere dem på noen måte.

For å opprette en database kan du starte en fra en mal, bygge en fra bunnen av eller importere data fra et annet sted. Du trenger en CSV-fil hvis du skal laste opp noe, men et annet alternativ for små databaser er å bare kopiere og lime inn innholdet i et vindu som Airtable inneholder. Jeg prøvde det med en database som bare hadde en håndfull kolonner, men mer enn 400 rader, og det fungerte uten problemer.

For å få rullende med en database, tilpasser du den slik du ville gjort med et regneark. Bør noe antall rader eller kolonner fryses? Hvilken type verdi vil de forskjellige kolonnene ha? Airtable holder det lett, med et vennlig brukergrensesnitt som inneholder mange ikoner. Ingenting om det virker skremmende.

Muligheten til å lage og lagre tilpassede visninger i Airtable er en annen nøkkelfunksjon, og en som støtter samarbeid videre. I tillegg til den klassiske rutenettvisningen, er andre alternativer Kalender, Galleri eller til og med Kanban. Kanban er ikke bare en måte å se informasjon annerledes på. Det er også en metodikk for å jobbe. Med Airtable kan du og lagkameratene lage kanbanbrett og administrere arbeidet ditt med dem. Du kan enkelt bytte fra kanban-visning til rutenettvisning når det hjelper å se oppgaver lagt ut på en annen måte.

Enkel terminologi og bruk av ikonografi gjør det enkelt å navigere i Airtable og begynne å tilpasse visningene til databaser. Hvis du ikke har omfattende kunnskap om hvordan du bruker regnearkprogramvare, føles Airtable fremdeles veldig tilgjengelig. I stedet for å skrive formler ved å bruke Excel's lingo, føles det i Airtable mer som om du forteller appen: "Vis meg dette, men ikke det."

Airtable har ikke Gantt-kartvisninger, som er tidslinjevisninger som vanligvis viser varigheten på oppgavene og eventuelle avhengigheter blant oppgavene. Hvis du trengte Gantt-kartvisninger, vil du sannsynligvis ha det bedre med en prosjektledelsesapp. Noen få andre apper på samme måte som Airtable har Gantt-diagrammer, inkludert Smart Sheet og dapulse.

Cells in Airtable kan utvide seg til et fullstendig ark med tilleggsinformasjon, uten å laste siden på nytt eller åpne et nytt vindu. Når en celle utvides, kan du legge til mye mer detalj som kanskje ikke er relevant når du undersøker databasen som et rutenett. For eksempel, i en hjemmebeholdningsdatabase, kan det være lurt å reservere rutenettet for enkelt å se en liste over alt du eier og verdien av det. Men utvid hvilken som helst celle, så kan du se et vell av tilleggsinformasjon, for eksempel opplastede garantier og kvitteringer for varen, bilder av det eller bare notater. Dra-og-slipp-opplasting fungerer også. Den utvidede visningen gir deg et sted for kommentarer, der du kan bruke @ -symboler før folks navn for å flagge oppmerksomheten.

Samarbeid går utover bare å kommentere. Hvis du for eksempel bruker Airtable til å tilordne og administrere arbeid, kan du opprette en kolonne med felttypen Collaborator, og deretter tilordne en av dine samarbeidspartnere oppgaven. Hvis du lenker til en tabell eller database med personer for denne felttypen, kan du sørge for at alle de aktuelle personene vises som mulige valg.

Når du blir en mer ekspert Airtable-bruker, og det er ikke vanskelig å gjøre gitt de rikeligste opplæringsprogrammene, kan du gjøre mer og mer med det. Du kan til og med bruke den til prosjektledelse, selv om noen kan oppleve at en dedikert prosjektledertjeneste er bedre rustet til å håndtere den jobben.

Luftbord for personlig bruk

Jeg bemerket tidligere at du kan bruke Airtable til å administrere alle slags samlinger, for eksempel en personlig sneakers-samling. Jeg spurte noen av mine venner som er samlere hva slags app de bruker for å administrere samlingene sine. En samler av vinylplater fortalte at han bruker Discogs, som er spesifikk for musikkinnsamling. En annen venn som liker vin, sa at hun bruker Wine Cellar-appen. En venn som har et lagerrom med sjeldent øl fortalte at han foreløpig ikke har en app, men halter sammen med Wine Cellar, da den sakte henvender seg til andre slags flaskesamlinger.

Poenget er at samlere ofte bruker en databasehåndteringsapp som er spesifikk for det de samler inn. Årsaken er at appene vanligvis lenker til en database som har poster av elementene allerede. Når venninnen min legger til en vin i samlingen hennes, gjør hun det med en strekkodeleser. All informasjon om vinen fylles automatisk, og hun må gjøre lite mer enn å se over for feil, og kanskje legge til en lapp om hvor hun lagrer den på hylla.

Noen av disse samlingene er egnet å administrere i Airtable, men ulempen er tiden det tar å sette opp og legge til oppføringer manuelt. Fordelen er at du kan designe databasen slik at den er akkurat slik du vil at den skal være. Hvis du foretrekker bekvemmelighet, er det bedre å skanne strekkoder. Hvis du liker mye kontroll, er Airtable et flott verktøy.

Apper og integrasjoner

Det finnes apper for Airtable for macOS, Windows, iOS og Android. Tjenesten fungerer også på nettet. Airtable kan også koble til et stort antall andre online tjenester, som Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello og til og med Instagram (for å laste opp bilder). Hvis det er en tjeneste du trenger som ikke støttes, kan du prøve å koble den til via Zapier eller IFTTT, tredjeparts tjenester som kobler andre apper for deg. Hvis det mislykkes, kan du komme i kontakt med selskapet for tilgang til API-et.

Hva mangler

Da jeg så på funksjonsforespørsler som Airtable-brukere lagde på nettet, fant jeg ut at mange av dem hadde med formatering å gjøre. En som vakte oppmerksomheten min var Airtables manglende evne til å pakke inn tekst i et bord. Med visse typer regneark ønsker folk å holde ganske lang tekst i celler, og de må kunne se disse detaljene når de er i rutenettvisning. Airtable lar deg imidlertid ikke pakke tekstlinjer. En representant fra selskapet svarte på funksjonsforespørselen ved å si at det var et designvalg å ikke tillate variabel rekkehøyde. Men det ville sikkert være til skade for produktiviteten hvis du trengte å kunne pakke inn tekst og ikke hadde muligheten. Merk at når du skriver ut, kan du vise fullteksten som innpakket tekst. Det fungerer bare ikke når du ser på et bord på skjermen.

Airtable fans har andre grep om formatering og skjermer, for eksempel manglende evne til å bruke betinget formatering (for eksempel hvis celleverdien er "ja", så gjør den grønn). Selskapet ser imidlertid ut til å lytte. En av de mest etterspurte funksjonene, muligheten til å eksportere rapportdata til diagrammer og grafer, er allerede i beta for betalende abonnenter.

Evnen til å koble databaser til hverandre mangler også. Med Airtable trenger du imidlertid ikke å lage flere databaser som henter fra de samme dataene, fordi du i stedet kan ha en database med flere lagrede visninger. Denne løsningen kan imidlertid ikke være ideell for forskjellige team som trenger å holde sine kommentarer private fra hverandre.

Det enkleste databaseverktøyet

Luftbord kan være det minst skremmende databaseadministrasjonsverktøyet du noensinne vil bruke. Den er laget for folk som vil forstå arbeidet de gjør og få det gjort effektivt, i stedet for for folk som elsker å jobbe abstrakt gjennom tall og symboler. Airtable føles enkelt, og utvalget av maler og opplæringsprogrammer guider deg til å utforske nye måter du kan bruke systemet på. Samarbeid støttes godt, og prisen er rimelig. Det er priset å være konkurransedyktig med Smartsheet, og det er den. Jeg har ikke gjennomgått nok lignende programvare til å erklære et redaktørvalg ennå, men Airtable er et veldig sterkt valg.