Expensebot gjennomgang og vurdering

Ansatte vil at kostnadssporingsprogramvareprosessen skal være så enkel at de ikke trenger å lese en manual. Administratorer og regnskapsførere ønsker imidlertid finjustert kontroll over forretningsprinsipper og arbeidsflyt for godkjenning. For de fleste teknologier i den situasjonen, kan du si "Never the twain will meet", men med ExpenseBot (som begynner på $ 9 per måned) som kanskje ikke holder. Utgiftsbokføringsapplikasjonen overvelder ikke ansatte med valg, men tilbyr likevel regnskapspersonell unike tilpasningsmuligheter. Bare en litt klønete eksportprosess og mangelen på en selvbetjent innkjøpsprosess holder den bak våre redaktørers valgvinner Certify Now and Expensify.

Priser og funksjoner

Et ExpenseBot-abonnement koster $ 9 per måned per aktiv bruker, med minimum $ 99 per måned. Det er ikke avslørte rabatter for en årlig kontrakt eller selskaper med mer enn 1000 brukere. Du kan ikke eksperimentere for å lære om ExpenseBot er riktig programvare for deg, ettersom den ikke har noen gratis versjon eller gratis prøveversjon. For å komme i gang krever en e-postsamtale med selskapet; det er ikke selvtillit.

Ansatte vil ikke finne noen fancy funksjoner som gir seg, og de fleste av dem vil være takknemlige. Du legger inn utgiftsdata i ExpenseBot via en nettleser, gjennom mobilappen, ved å videresende en kvittering til en dedikert e-post-ID, eller direkte via en kredittkorttransaksjon (ved hjelp av et registrert firma eller personlig kredittkort). Hver fanger opp relevante regnskapsdata, for eksempel leverandørnavn, utgiftskategori og transaksjonsdato, før du tildeler utgiften til en rapport. Utgifter kan merkes som fakturerbare, slik at du kan overføre kostnader til en klient.

Som med alle disse appene, vender de fleste seg først til mobilappen for å fange kvitteringer. Hvis ikke på salgsstedet, på slutten av hver dag, mens du fremdeles kan finne det sammenkrøllede papiret i lommen og huske hva den var til. Mobilappen er ganske enkel, med kategorier for rapporter, utgifter, kvitteringer og innstillinger. Mens andre (som Expensify) prøver å gi deg alle verktøyene til fingerspissene, stapper ikke ExpenseBot alt i appen.

Det er imidlertid ingen grunn til å klage på kvitteringsskanningsfunksjonene. ExpenseBot analyserte nøyaktig flere kvitteringer, inkludert kodede tips, og husket tidligere brukte kategorier og leverandørnavn. Prosessen er krevende og minimerer beslutningen. Hvis du kobler et personlig eller bedriftskredittkort, etter at ExpenseBot har skannet og transkribert en kvittering, forsøker den å matche kvitteringen til kredittkorttransaksjoner.

Du kan sende inn kilometerutgifter manuelt. Hvis du skriver inn start- og sluttadressen, ber ExpenseBot Google Maps om å finne ut den faktiske avstanden (en funksjon som deles av ExpensePoint). Det er absolutt nyttig for en enveis tur, selv om det ville vært hyggeligere hvis du kunne si: "Dobbelt så mange kilometerberegninger, siden jeg møtte noen i sentrum og deretter returnerte til kontoret." Et bedre svar kan være på vei: Ved utgangen av året, sier selskapet, vil ExpenseBot ha GPS og kalenderintegrasjon. Så hvis du har et planlagt møte, vil det si: "Du kommer til Client-A 53 mil unna; vil du legge det til i rapporten?"

En uvanlig koselighet: Enhver ansatt kan utnevne en delegat, noe som gir den personen muligheten til å opprette utgifter og rapporter. Hvis du er heldig nok til å ha kontorstøtte til å administrere utgiftene dine, er det en stor velsignelse.

Enkel betyr ikke enkel-tenkende

ExpenseBot kan bruke "keep it simple stupid" (KISS) -prinsippet for ansatte, men det gir administratorer og regnskapsførere mye tilpassbar makt. Godkjennere kan avvise en enkelt utgift og godkjenne resten av rapporten, slik at $ 5-varen du snakkes om ikke trenger å holde opp refusjon for resten av de 2500 dollar du brukte på en reise til San Francisco. Utgifter kan godkjennes via e-post, slik at avdelingslederen ikke trenger å bruke mye tid på nettklienten. ExpenseBot kontrollerer for mulige duplikatutgifter, og tilbyr også å slå dem sammen. ("To besøk på Starbucks på samme dag for samme mengde? Drikkte du mye kaffe, eller sendte du inn dette to ganger?")

ExpenseBot kommer med grunnleggende regnskapskategorier forhåndskonfigurert, og naturlig nok kan du legge til mer. Hver utgiftskategori kan knyttes til en hovedbok eller kontokode, kreve datoperioder eller deltakerlister og støtte tilpassede felt (for eksempel "Butikknummer"). Du kan organisere ting logisk også, slik at avgifter for flybillett og bagasje spores relatert-men-hver for seg, med sine egne regler og policyer.

Med policyadministrasjon kan du kontrollere hvor mye en bruker bruker i en gitt kategori, for eksempel en månedlig grense på $ 40 på internett på internett. Du kontrollerer om brukere kan sende inn en utgift som overskrider policyen (og vise en advarsel til godkjenneren) eller forhindre at rapporten blir sendt inn med en overtredelse på plass. Tilpasninger omfatter rapporter, ikke bare utgifter; for eksempel kan en hurtigmatkjede kreve butikknummeret på hver rapport.

Det er bare et eksempel. ExpenseBot støtter flere godkjennere, avdelings- og brukerprofiler (sjefer får ulik behandling), aldring av utgifter ("Du må sende rapporten på 30 dager", som bare er vanlig), og en hel masse valutaer.

Dessverre, for all sin tilpasningskraft, er ExpenseBot svak når det gjelder integrasjon med tredjeparts regnskapssystemer. Utgiftsrapportstyring er en diskret prosess, men resultatene må registreres i andre systemer, vanligvis i det minste et regnskapssystem og noen ganger mer. Med ExpenseBot kan du imidlertid bare integrere med Intuit QuickBooks når det er på tide å faktisk godtgjøre den ansatte. Mer uheldig, sammenlignet med noen av de andre produktene jeg har gjennomgått, innrømmer selskapet at QuickBooks-integrasjonen "krever bruk av Intuit-nettkontakten og litt finesse å konfigurere." Det eneste andre alternativet er å eksportere data til CSV-format og deretter åpne dem med et annet program, for eksempel Microsoft Excel.

Kontrast det med ExpenseBots konkurrenter, som Expensifys integrasjon med ikke bare QuickBooks, men også Xero, NetSuite og Intacct blant andre. Med alle disse mulighetene får du mye håndtering fra selskapet. Du kan faktisk ikke unngå det; ExpenseBot jobber med hver kunde personlig for å sette opp ting.

På dette tidspunktet er ExpenseBot en kombinasjon av "Å hvor kult" og "Hvorfor gjør det ikke det?" Det er et godt valg for alle som bare ønsker ting for brukere, uten å minimere administrativ kontroll. Men mangelen på et selvbetjent grensesnitt, støtte for bare QuickBooks-integrasjon og pris som ikke virker så vennlig som det skal være, alt sammen for å holde det bare et hakk under redaksjonenes valgvinnende verktøy Certify Now and Expensify. Men hvis negativene ikke umiddelbart forfølger deg, oppfordrer jeg deg til å vurdere ExpenseBot for din virksomhet. Balansen mellom enkelhet og kraft er virkelig fin.