Spol frem: meetee ceo ønsker å gjøre møter bra igjen

Dan Costa: Velkommen til Fast Forward, del av en pågående samtale om å leve i fremtiden. Gjesten min i dag er Mamie Kanfer Stewart, grunnleggeren av Meeteor og en møteekspert. Meeteor er et selskap som gjør møter mer effektive. Vi skal snakke om fremtiden for arbeid, av møter og nye grensesnitt for arbeidsplassen. Mamie, tusen takk for at du kom innom.

Mamie Kanfer Stewart: Tusen takk for at du har meg i dag.

Tusen takk for at du kom videre. La oss snakke litt om Meeteor og om produktivitet. Jeg leste at du vokste opp med å ha produktivitet på hodet, at du ble sendt til skolen hver dag med sitatet: "Ha en produktiv dag." Hva er opphavet til det?

Når jeg vokste opp husker jeg at far forlot huset rett før jeg skulle på skolen og alltid sa: "Ha en produktiv dag" da han løp ut av huset. Av alle tingene som en forelder kan si til barnet sitt, og jeg har barn nå, og det er ikke det jeg sier til dem, men det er det faren min sa til meg, og det stakk virkelig fast at hver dag handlet om å gjøre noe produktivt, flytte deg selv, flytte livet ditt, hva det enn var, fremover. Jeg startet faktisk min første virksomhet da jeg gikk i 5. klasse.

Var det en møteplanleggingsvirksomhet? Produktivitetsprogramvare?

Det var ikke. Det var det ikke, men det var det samme konseptet som jeg kan gjøre dette bedre enn hvordan det gjøres. Det var en sommerleir. Jeg likte ikke å dra på sommerleir. For alle andre der som ikke likte sommerleir, føler jeg smerte dine helt, og jeg var som om jeg kan gjøre dette bedre. Jeg planla alt ut, jeg ansatt alle ansatte, jeg koordinerte all programmering og fikk det til å fungere skikkelig greit. Jeg visste at jeg kunne gjøre det bedre. Ideen om produktivitet for meg er den samme tingen. Uansett hva du gjør, er det sannsynligvis en mer effektiv og mer effektiv måte å gjøre det på.

Så du kommer på Meeteor. Jeg tror alle forstår behovet der. Alle hater møter. Alle klager på møter. Møter kaster bort massevis av tid. Du nærmer deg situasjonen du går, "Vet du hva? Jeg kan fikse det." Snakk litt om hvordan Meeteor fungerer.

Vi har et par komponenter til Meeteor. Den primære komponenten er programvaren vår. Opprinnelsen til Meeteor kommer faktisk ut av familiebedriften min. Jeg burde ha sagt at fordi faren min er en fantastisk person, vi har en familiebedrift, heter den GOJO. Purell er vår påstand om berømmelse, Purell håndrenser. Jeg fikk min første livserfaring som voksen i familiens virksomhet. Møter der ble kjørt ekstremt jevnt og veldig bra, alltid en agenda, alltid oppfølgingsartikler, veldig tydelige. Da jeg dro ut til den virkelige verden etter det var jeg, hvem, dette er ikke hvordan resten av verden fungerer. Meeteor ble bygget som en teknologi på praksisene hos GOJO. Jeg var som om vi kan gjøre dette gjennom teknologi. Nå som verden har utviklet seg og det skjer så mye på nettet, hvorfor gjør vi dette i papirform når vi kan gjøre det på nettet?

Kjernekomponenten er teknologien vår, som hjelper deg med å planlegge en gjennomtenkt agenda, ta klare notater som er artikulert som oppgaver, beslutninger og læringer, og deretter håndtere all den oppfølgingen. Du har den gode møtesamtalen, og det fører til stor action. Vi tilbyr også konsulenttjenester fordi å endre hvordan folk jobber kan være tøff virksomhet, og det er flott for en leder å bytte team, men det er bedre hvis et helt selskap kan endre seg, så vi hjelper deg med det, og så gjør vi slag av ferdighetsbyggende workshops og webinarer og alle slags ting for å hjelpe folk med å utvikle sine egne ferdigheter rundt møter.

Så la meg fortelle deg hvordan jeg møter. Jeg sender ut en møteinvitasjon i Outlook, og i løpet av den skal jeg ha en oversikt over at vi skal snakke om x, y og z. Så blir det en diskusjon som det fjerde punktet. Hvordan gjør Meeteor det bedre?

Nummer én, en møteagenda er ikke det samme som en liste over ting du skal gjøre i møtet. Dette er som nummer én, hvis du skal fjerne en ting fra denne samtalen, er dette det. Begynn med å finne ut, hvorfor har vi dette møtet, og hva skal vi oppnå? Vi er ofte flinke til å sette ting som "Vi kommer til å diskutere dette, vi kommer til å gjennomgå det, vi kommer til å komme med dette, " men det vi ikke gjør er å si, "På slutten av dette møtet, hva har vi oppnådd? Hva vil være annerledes i verden fordi vi har oppnådd dette bestemte resultatet?"

Hvis du vet at på slutten av dette møtet, vil vi ha en liste over ideer for videre behandling, eller vi vil ta en beslutning om dette emnet, kan du planlegge dagsorden deretter, og du vil vite om slutten av møtet hvis det var en god bruk av tiden din. Å finne ut hva dagsordenelementene er, hva du kommer til å gjøre er bra, men begynn med hele resultatet du først vil oppnå.

Møter gjenspeiler også samarbeidskulturen. Jeg tror det er sannsynligvis grunnen til at du har konsulentvirksomheten, fordi verktøyet alene ikke nødvendigvis kommer til å endre atferden. Kan du snakke litt om å forandre hjerter så vel som sinn?

Ja. Bedriftskultur er enorm og rotete og komplisert, men møter er en av spakene du kan dra hvis du vil endre selskapskultur. Nesten alle i selskapet ditt vil delta på møter. Det er der menneskelig dynamikk og makt og autoritet og alle disse tingene kommer ut, og det er ritualer og praksis du virkelig kan kontrollere i den omgivelsen. Hvis du deltar på en samling møter og ikke føler at det er en god bruk av tiden din, påvirker det hvordan du føler for selskapet ditt. Det påvirker hvordan du føler for kollegaene dine som kaster bort tiden din, hvordan du føler for dette selskapet der du er altfor stresset fordi du har så mye å gjøre og du ikke har tid til å gjøre det "virkelige" arbeidet ditt fordi du er for opptatt med å sitte i disse møtene som ikke er "ekte" arbeid.

Hvis du planlegger en gjennomtenkt agenda og du inviterer de rette menneskene til møtene dine, har du plutselig skiftet og skapt en mye større følelse av respekt som, "Åh, jeg er invitert til dette møtet fordi det er et formål med dette møtet, det er en grunn til at jeg trenger å være her, den personen som inviterte meg, er gjennomtenkt. " Det er en av de menneskelige sidene som kan endre seg. Det er en hel haug med andre. Jeg mener som inne i møtet. Når du tenker på at det er en person som alltid dominerer samtalen, er du som "Hvordan styrer jeg den ene personen og får dem til å roe seg ned?", Eller: "Hvordan får jeg de roligere til å snakke opp?" Vi har en praksis som heter normer.

I møtemalen vår i Meeteor, når du fyller ut mer enn bare beskrivelsesboksen i Outlook, men du faktisk fyller ut spørsmålene som hjelper deg å komme til en gjennomtenkt agenda. En av dem er rundt normer. Hva er oppførselen du vil fremme i dette møtet? Hvordan forventer du at folk oppfører seg?

Du kan ha en norm som sier: "Roligere stemmer, snakk, hardere stemmer, vær snill å gå tilbake." Når du tilrettelegger for møtet, så har alle sett at det er en norm for dette møtet, og så som møtefasilitatoren, eller virkelig noen i møtet, kan du si: "Jeg har lagt merke til at vi ikke har hatt våre roligere mennesker til å snakke opp, og siden det var en av våre normer, vil jeg gjerne gi litt rom for de roligere til å snakke. " Du bruker din agenda for å bygge agenda for å skape forventninger til atferd, og deretter kan du bruke dem i møtet og hjelpe tilrettelegge. Du trenger ikke å være den rare møtelederen som sitter der og tenker: "Hvordan får jeg den personen til å slutte å snakke. Jeg vil ikke bare si 'kjeft', og jeg vil heller ikke ringe på noen ut av det blå og bare si 'Mamie, hva tror du?' og sett noen på stedet og få dem til å føle seg vanskelige."

Det gjør jeg hele tiden. Jeg tror det er en god ide å gjøre det gjennomsiktig, gjøre det på forhånd og slik at alle ser at det ikke er personlig. Jeg ber ikke noen om å holde kjeft, jeg sier ikke til noen å snakke, jeg sier at dette er standardene vi alle enige om på forhånd, så dere er alle på samme side.

Nøyaktig. Og det hjelper folk til å bli mer bevisste når du har normer. En annen vi liker å bruke mye er å bruke en ryggbrenner eller en parkeringsplass. Si: "Hvis et tema utenfor agendaen kommer opp, la oss legge det på bakbrenneren og snakke om det senere." Folk vil begynne å innse at de reiser spørsmål som er utenfor emnet, og de vil enten slutte å gjøre det, eller de vil erkjenne det når de sier det. "Jeg har en ide, jeg vet at det er et tema som brenner tilbake, jeg vil bare legge det til side, " og de vil selvregulere. Selv om du ikke har den praksisen, er du ikke en gang klar over at du gjør noe, så kan du opprette disse normene og gjøre dem eksplisitte blant hele teamet virkelig kunne endre den kulturelle dynamikken.

Interessant. Vi har et spørsmål fra vårt publikum.

Ooh, interessant. Vi bruker ikke chatbots inne i appen vår, men vi har en Slack-integrasjon som kommer ut før slutten av denne måneden. Og vi har det vi kaller Meeteor-boten vår, og du kan snakke med ham, henne, vi har ikke bestemt oss, kjønnsnevralt, ikke-kjønn. Du kan snakke med Meeteor bot og du kan planlegge møteagendaen din, du kan ta notater, alle slags ting innen Slack ved hjelp av den slags botopplevelsen.

Det er veldig kult. Det er mye produktivitetsprogramvare der ute. Det er gode chat-applikasjoner, det er gode oppgavelister, alle de forskjellige tingene. Du har bestemt deg for å fokusere på selve møtet. Hvorfor gikk du etter møteplassen og prøvde å fikse det?

I en stor del fordi det er virkelig gode verktøy for mange andre ting. Vi har en integrasjon med Slack som kommer ut snart, vi har en med HipChat, vi har med Outlook, og kommer ut med Google snart. Så det er mange gode verktøy allerede, og vi ønsker ikke å erstatte disse, men de andre samarbeidsverktøyene går glipp av denne tingen rundt møter. I gjennomsnitt bruker folk vel, ledere kan tilbringe omtrent 40% av tiden sin på møter. Det er mye tid å tilbringe i møter og ikke ha et programvareverktøy som hjelper deg å gjøre det og bruke den tiden effektivt. Da vi så på de andre produktene på markedet, så vi at det var gode verktøy for generelt samarbeid, online dokumentdeling eller oppgavehåndtering, men det som manglet var dette fokuset på møter.

Plattformen vår er faktisk mye større enn møter, så vi har et komplett, integrert oppgavesystem. Hvis du tenker på dagen din som hvordan jeg bruker tiden min, har jeg ting jeg gjør selv, og jeg har ting jeg gjør med en gruppe. De tingene jeg gjør selv er oppgaver, tingene jeg gjør med en gruppe er typisk møter av et eller annet slag, men jeg trenger en sømløs måte for all denne aktiviteten å flyte. Når oppgavene kommer ut av et møte, hvis jeg må skrive dem ned for hånd eller jeg får dem i en e-post, så må jeg kopiere og lime dem inn i oppgaveappen min, og det er der jeg administrerer dem, og deretter på neste møte noen spør meg gjorde jeg den oppgaven fra det andre møtet, det er bare litt rotete. Det systemet prøver å gjøre er å effektivisere denne prosessen slik at hele dagen din er i ett og samme rom. Enten det er oppgaver du bare administrerer for et prosjekt, om det er oppgaver som kommer ut av et møte, alt på ett sted. Vi prøver ikke helt å erstatte alle de andre verktøyene fordi de er veldig gode, men vi prøver å finne måter å effektivisere arbeidsflyten på.

Yeah. Og det er så mange verktøy på markedet akkurat nå.

Så mange.

Akkurat her på PCMag bruker vi Asana, vi bruker Slack, vi bruker våre egne personlige oppgavelister. Så bruker vi Google Kalender, bruker vi Google Oppgaver. Det er utrolig hvor mange verktøy som blir brakt inn på arbeidsplassen. Hvordan glir Meeteor inn i det? Du har snart integrasjoner med Slack, hva med noen av de andre integrasjonene?

Dette var en god læring som forretningsmann, at Kalender er konge når det gjelder møter. At vi ikke kan konkurrere. Hvis vi ikke er i folks kalendere, er det veldig vanskelig for folk å til og med tenke på å planlegge en agenda et annet sted. Så integrasjonene er enorme. Vi ser det over alt. Produkter som Zapier der du kan koble til apper som ikke faktisk kobler, det er dit vi skal. Vi ønsker ikke å dra til en milliard forskjellige steder, vi vil bare at alt skal strømme sømløst, og jo mer produktet vårt kan snakke med hverandre, desto mer effektive er vi som brukere og desto bedre verdi får vi ut av dem. Til en viss grad er det heller ikke svaret å ha en humongo-app. Vi kan se hva som skjer når produkter blir for kompliserte med bjeller og fløyter og prøver å gjøre alt, så det å ha mer spesialiserte apper som snakker med hverandre tror jeg virkelig er den optimale løsningen.

Er det et målmarked for produktet ditt? Ser du på små bedrifter, mellomstore bedrifter, skalerer den helt opp i bedrifter? Hvor er din søte flekk?

Hvis du har møter, er vi her for deg. Hvis du har møter, er vi her for deg. Vi skiller egentlig ikke. Produktet vårt samarbeider med organisasjoner i alle forskjellige størrelser, team i alle forskjellige størrelser. Du kan jobbe selv på appen vår og ikke ha noen av kollegaene dine i den, eller du kan plassere 100 eller 200 eller 500 av dine beste venner i. Det spiller ingen rolle, den er bygget for å skalere.

Vi snakket litt om chatbots og om AI og fremtiden for arbeid og slags lydinngang. Den lydkomponenten, akkurat nå blir alt dette gjort på skjermer med tastaturer, men når du legger til lyd, virker lyd som en grunnleggende del av møteprosessen, det er noen veldig interessante ting du kan gjøre der.

Ja. Å skrive generelt er en av de vanskeligste måtene å legge inn informasjon på, og det er en av grunnene til at møteanmeldinger ofte er så forferdelig er fordi ingen ønsker å ta notater. Å ta notater til og med å skrive er litt vanskelig, de fleste foretrekker å ta notater for hånd. Men det føles som om det er en bedre måte å gjøre dette på med økningen av produkter som Google Home og Alexa og Siri, at det på et tidspunkt vil være en saga blikk å fortelle møtesedler, og det vi virkelig vil gjøre er å snakke og si: "Alexa, ta denne avgjørelsen, " eller "Alexa, gjør dette å gjøre for meg", eller "Siri, gjør dette å gjøre for meg", og det vil generere møteanmerkningene våre og generere oppgavene våre for oss, og vi slipper å skrive dem inn.

Det virker så logisk. Dette showet i seg selv kommer til å bli spilt inn som en video, vi kommer til å ha en transkripsjon som skal lages, og så vil den fungere som det tekstbaserte transkriptet for showet. Alt dette er automatisk. Jeg har ikke tenkt å skrive inn alt det vi sa på kamera, og likevel i et møte er det i grunnen det vi må gjøre.

Vel, den tøffe delen er at folk ikke ønsker å bli spilt inn. Du vil ha et trygt sted. Hvis du sier ting du liker, "Dette kan være en god ide, jeg er ikke 100% sikker, " eller liker, "Jeg tror jeg husker at dette er tallene, men jeg er ikke 100% sikker, "hvis du ikke er komfortabel med å snakke tankene dine på et møte fordi du er bekymret for at dette kommer til å bli minnes for alltid, og det kommer til å bli et utskrift, og alle i selskapets side vil kunne finne ut hva jeg sa og peker tilbake i historien og si "Du sa den tingen", det føles super ubehagelig.

Å finne balansen mellom å fange lydinformasjon, transkribere den, gjøre den tilgjengelig og fortsette å holde et trygt rom der folk kan brainstorme eller dele perspektiver som kan være minoritetsperspektiver og der de får pushback, det er en fin dans som vi kommer til å ha å gjøre på arbeidsplassen.

Selv om det bare var å lage et sammendrag, og si: "OK, det er ingen mikrofon på på 45 minutter, men de to siste minuttene kommer vi til å gå ned på platen, og det er dette vi vil forplikte oss til." Det i seg selv kan være ganske fantastisk og langt bedre enn å sende e-post rundt alles notater etter møtet.

Og det er en praksis vi anbefaler akkurat nå. Hvis du ikke ønsker å ta notater i møtet ditt, er det greit, reserver de siste fem minuttene for å gjøre det vi kaller en sammenslåing der du ber gruppen, "Ok, hva er de neste trinnene våre? Hva er de viktigste takeawayene at vi ønsker å sørge for, som all informasjon vi ønsker å sørge for at andre vet om? Hva er beslutningene vi har tatt, og hva er handlingene og hvem skal gjøre dem når? " Akkurat de øyeblikkene, de siste par minuttene hvor du fanger den informasjonen, sender den via e-post, legger den i systemet vårt et sted, du måtte faktisk gjøre mange ting. For det første har du nå avklart hva møtet oppnådde, og du går ikke ut av møtet med å gå, "Hvorfor hadde vi det møtet? Hva bestemte vi bare for?" Du har skapt litt klarhet og fått folk til å føle seg veldig bra fordi det var en god bruk av tiden deres, du kom til noen resultater, og du har nå fanget dem slik at de er på posten, folk kan få tilgang til dem som ikke var t i møtet. Det er så mange gode ting. Det vil bare være et totalt løft når det kan gjøres via lyd i stedet for å skrive.

Hva er følelsene dine ved telekonferanse, videokommunikasjonen? Vi kan nå gjøre det, hver bærbar PC har kameraet, vi har forbindelsene, alle kan finne hverandre på Skype eller på Google Hangouts, og likevel gjør jeg nesten aldri de møtene.

Du gjør dem aldri fordi du ikke er med kolleger over hele verden?

Nei, de er overalt og jeg har gjort det...

Du foretrekker bare telefonen?

Jeg tror jeg foretrekker telefonen.

Interessant. Vi elsker lyd. Jeg mener jeg elsker alle slags møter, men jeg liker virkelig der du kan se mennesker. Jeg føler at det er veldig vanskelig å være nedsenket i noe når du ikke kan se den andre personen. Det er veldig enkelt å bli distrahert, og du får ikke alltid se deres uttrykk og sånne ting. Det er vanskelig når det er en enorm gruppe. Vi er rundt 12 personer, vi er i fem forskjellige land i vår virksomhet, kollegene mine er i fem forskjellige land. Så vi gjør mange møter av Skype eller Google Hangouts, og det er ikke det samme som å være personlig, men det er mye bedre enn lyd der du bare ikke kobler i det hele tatt. Det er der fremtiden for møter er. Vi har TelePresence i min families virksomhet, og det er en helt annen ting, men det er som en enorm skjerm og til og med det er så nyttig. Jeg føler at jeg ser alle hårene deres ute av sted -

Som et proprietært system som er rullet ut?

Ja.

Så en high-end en, ikke bare...

Det er super high-end.

… Skype eller...

Nei, nei, super high-end der det er som videokonferanser, men det er som på sprekk. Det gjør en stor forskjell enn å se små bittesmå bokser med folks ansikter. Jeg tror vi beveger oss i den retningen, noe som er bra fordi du ser kroppsspråk. Spesielt hvis du jobber med mennesker som har annen kulturell bakgrunn enn deg, der engelsk kanskje ikke er deres første eller morsmål, og du prøver å forstå hverandre, se kroppsspråk, se ansiktsuttrykkene deres, alle de små bitene bidra til å bygge relasjoner, det hjelper med å bygge forståelse, så det er gode ting.

Du elsker tydeligvis møter.

Jeg elsker møter.

Du har en virksomhet om møter, det tror jeg kommer over. Hvilke møter hater du?

Jeg liker ikke møter der jeg ikke får en agenda på forhånd og jeg vet ikke hvorfor jeg skal. Det skjer ikke så ofte fordi de fleste som jeg møter nå-

De har normer og de vet bedre.

De vet, de vet bedre. Egentlig dro jeg til et møte for ikke så lenge siden der de sendte oss en pakke som hadde lest før. Den var som 60 sider lang. Det var et to dager langt styremøte. Jeg har lest all lesningen fordi det er det gode styremedlemmer gjør og gode møtedeltakere gjør, og jeg møtte opp og den første delen av møtet var flott. Så kom vi inn på neste seksjon og kvinnen som ledet det gjentok i utgangspunktet alt som var i forlesningen. Og jeg var som: "Hvorfor? Hvorfor gjør du dette? Vi leser materialet. Hvorfor kan vi ikke bare være i diskusjon nå?" De slags møter, ikke bra.

Hvis du tenker på tiden til menneskene som er i møtet, hvis du samler fem personer i en halv time, er det virkelig vanskelig å få de fem menneskene til å tilbringe en halv time sammen på en gang. Å finne kalendere som stiller opp, planlegge, det er kompliserte ting. Det er veldig enkelt å få 30 minutter fra hver av disse fem personene. Hvis du bare skal presentere informasjon i møtet ditt, kan du ikke gjøre det. Bare ikke. Send den til dem som et huskeliste, møte mennesker en-til-en. Hvis du skal samle folk, kan du dra nytte av det faktum at du har de fem hjernen i rommet samtidig, og de kan engasjere seg med hverandre. Gjør så mye du kan utenfor møtet for å dele informasjon slik at tiden din i møtet kan være for engasjement. Det er slike møter jeg virkelig liker, der jeg får snakke og ha det gøy og være sammen med mennesker. Ikke så gøy hvis jeg bare sitter der, lytter og blir som "Hvorfor? Hvorfor gjør vi dette?"

Jeg kommer til å sende dette intervjuet til alle på kontoret bare fordi jeg føler meg akkurat på samme måte. Nok et spørsmål fra vårt publikum.

Det er et godt spørsmål. Det er et veldig tøft, tøft spørsmål. Den ene er å starte møtet i tide uten dem og ikke gå baklengs. Vi har et konsept vi kaller fjæring i. La meg lage forbehold, hvis personen er en eldre person som absolutt er påkrevd å være i dette møtet, bør du vente til de starter. Faktisk, i stedet for å starte og deretter ta dem igjen, hvis de kommer til å være noen minutter for sent, gi alle som sitter og venter og sier, "OK, vi kommer ikke til å starte før Mamie kommer, så hvis du vil å være på enhetene dine, fint. Hvis du vil på do, ta deg en kopp kaffe, greit. Vi bare venter. " La folk velge hvordan de skal bruke den tiden. Ikke start, og skriv deretter om igjen.

Hvis det er noen som ikke er avgjørende for å ta den avgjørelsen, eller det ikke er en eldre person, kan du starte møtet uten dem, og når de kommer inn, ikke stopp og deretter starte på nytt. Bare si: "Glad for at du kunne bli med oss, få plass, det er her vi er på dagsordenen, " og fortsett. Hvis de har et spørsmål, kan de stille, men du vil virkelig bare presse gjennom. Hvis du oppretter denne normen om at møtene mine starter i tide, og hvis du ikke er her, vil du savne noe, så ille for deg, vil folk begynne å gå mot å sørge for at de er i tide.

Den andre tingen du kan gjøre er hvis det er noen som er kronisk sent, som en spesifikk person, skal snakke med dem. Spør dem: "Hva skjer der at du stadig kjører sent?" Kanskje planlegger de møter rygg mot rygg, som ikke alltid er deres skyld, men det er veldig vanskelig, Google og Outlook Jeg elsker deg, men møter skal ikke være 30 minutter lange uten tid til å gå ned i gangen eller gå på do. De fleste planlegger ikke møtet i 25 minutter, så det kan være en grunn til at folk går sent. Planlegg å starte møtet noen minutter for sent, slik at du har tid til å bosette deg. Hvis du har en fastpakket agenda, kan du gi deg et par minutter ekstra på tiden du ber om, så du ikke trenger å bli ruset om du starter kl. 9:05 eller 9:07. I tankene mine, hvis du dukker opp sent til møter, er det ikke så annerledes enn å snu på jobb sent. Møter er en del av jobben din. Det er hvordan arbeid blir gjort, på samme måte som å gjøre oppgaver er hvordan arbeid blir utført, så hvis noen kronisk dukker opp sent på møter, kan du snakke med dem og prøve å finne ut hva som skjer. Er det noe du kan hjelpe, en veisperring, noe du kan gjøre annerledes, og hvis ikke, la dem få vite at dette ikke er en akseptabel måte å være på jobb.

Bra svar. Nok et spørsmål fra vårt publikum.

Ja. Definitivt kommet til nettstedet vårt, vi har mange bloggartikler, blog.meeteor.com. Meeteor har to, e, som du er i et møte. Vi har en rekke artikler om hvordan du introduserer møtepraksis i teamet ditt, forskjellige måter, enten å gjøre det ved å dele noen av bloggartiklene våre for en bestemt praksis, ha et møte om møtene dine, høres kanskje litt rart ut, men det er en ting du kan gjøre er å ha et møte og sende ut agendaen for å si: "Hei folkens, jeg tror vi skal snakke om møteskikkene våre og liker å tenke som en gruppe hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og hva vil vi at møtene våre skal være som." Så sjekk ut bloggartiklene våre, vi snakker om alt dette. Vi vil sannsynligvis gjøre et webinar eller en workshop om dette emnet, så hvis du vil bli informert om det, bør du abonnere på bloggen vår, slik at du får alle varslene for våre kommende arrangementer.

Du snakket om møtelengde, hvert møte skulle ikke være 30 minutter. Jeg synes standardmøtelengden min pleier å være en time, noe som vanligvis er lengre enn jeg trenger for å oppnå det som må skje? Hva er det ideelle tidspunktet for et møte? Hva skal folk strebe etter?

Det er ikke akkurat et ideelt tidspunkt for et møte. Det handler egentlig om hva du trenger å få gjort i møtet. Når jeg sier ikke bare gjøre det i 30 minutter, handler det egentlig om å tenke på hvor mye tid folk trenger for å komme inn og komme ut av dette møtet? Når du planlegger agendaen din… Så begynner du med, hva skal jeg oppnå på dette møtet? Og hvordan skal vi komme oss dit? Hva er tingene vi skal gjøre? Tenk på hvor mye tid du trenger til hver av dem, og jo mer tanke og detalj du legger i det, desto mer nøyaktig blir møteplanleggingen din, og desto mer vet du hvor mye tid du trenger.

Hvis du for eksempel vil ha noen refleksjoner rundt forhåndslesingen. Du sendte ut denne firesiders rapporten, og du vil ha et par minutter på begynnelsen av møtet slik at folk kan stille spørsmål. Hvis du tenker, OK, vil det være åtte personer i dette rommet, og hvis hver person snakker i omtrent ett minutt, er det åtte minutter. Nå begynner du å tenke på hvor mye tid du kommer til å trenge. Hvis du i utgangspunktet ikke egentlig tenkte slik, kan du sette de og 17 andre ting på dagsordenen din, og så innse plutselig: "Vi kommer til å ha 30 sekunder på hvert av disse elementene, vi går faktisk ikke å ha tid."

I et møte på 30 minutter med fem personer, forutsatt at de første fem minuttene dine blir avgjort, gjør de siste fem minuttene dine det oppsamlingen vi snakket om, har du egentlig bare 20 minutter på midten. For fem personer betyr det at hver person skal snakke i fire minutter. Det er ikke så mye tid, så vær virkelig forsiktig med hva du prøver å få til i det møtet og planlegg det. Det er greit å ha et 45 minutters møte eller et 50 minutters møte eller et 20 minutters møte. De trenger ikke være 30 minutter eller en time. Du vil lage det etter hva du trenger å gjøre.

Ikke godta standardene.

Helt klart.

Fordi standardene alltid vil ta mer av tiden din enn du sannsynligvis trenger. Jeg vil vite tankene dine om ideen om bærbare datamaskiner i møter, noe som er litt av et problem for PC Mag-ers fordi vi har vanskelig for å legge ned bærbare datamaskiner og bevege oss bort fra tastaturene våre. Samtidig ønsker du å ha tilgang til data, du vil ha tilgang til informasjon, du vil kunne være i stand til å ta notater. Så hva tar du med bærbare datamaskiner på bordet i møter?

Min følelse er at møtet ditt er et godt møte, folk som er på bærbare datamaskiner vil gjøre ting som er relevant for møtet og ikke sjekke e-post eller Facebook eller noe annet. Hvis møtet ditt ikke er verdt tiden deres, er det derfor de tuller med den bærbare datamaskinen. Jeg har ingen plassering på bærbare datamaskiner, bra eller dårlig. Hvis du opplever at folk tar med seg bærbare datamaskiner og at de ikke faktisk deltar i møtet, er det når du har et problem. Men hvis du gjør møtene dine gode, og de er de rette menneskene som snakker om de riktige tingene, burde de ikke gjøre de tingene.

Dette er en annen grunn til at det ville være nyttig å ha den Alexa på kontoret, for nå trenger du ikke å ha bærbare datamaskiner for å slå opp informasjon. Du kan si: "Alexa, hva var vårt Twitter-engasjement forrige måned?" eller "Hva var utgifter på a, b og c forrige måned?" og Alexa vil gruve dataene og fortelle deg det, og du trenger ikke at noen på den bærbare datamaskinen deres graver rundt for det.

Det er virkelig… Jeg synes det er en super spennende plass. For å være hjernen ombord for selskapet og bare være i stand til å svare på de enkle spørsmålene du kan trekke ut av et regneark, men du vil ha det stemmestyrte grensesnittet slik at dere alle kan høre det samtidig. Er det et sted du tror du vil gå til Meeteor, eller skal du bare samarbeide med noen av disse selskapene?

Jeg vil gjerne, men det kommer til å være gjennom et partnerskap. Vi bygger ikke den slags muligheter, men det vi gjør er å bygge datasettet som ikke er rundt regneark og sånt, men egentlig rundt kunnskapskomponentene, beslutninger som blir tatt, erfaringer som blir delt, oppgaver som skjer, den slags ting. Jeg vil gjerne samarbeide med et selskap som ønsker å bringe den typen lyd og algoritmiske ting inn i møteområdet.

Greit. Kanskje noen av lytteren vår. Vi har fått et annet spørsmål fra publikum.

Åh. Det ville være superkult. Jeg er veldig spent på hvor det går. Jeg synes faktisk det ville være superkult å ha en avatar av meg selv som da kunne være i et virtuelt møterom med alle kollegene mine og ville se ansiktsuttrykkene mine og kjenne mine håndbevegelser. Jeg er ikke sikker på hvordan det ville spille ut i plattformen vår, hvis det er noe vi til slutt ville integrert oss med, men jeg synes det er en flott bevegelse for hvor videokonferanser foregår. Mye bedre enn bare flatskjermene, siden de fleste av oss har små bittesmå skjermer med mange små bittesmå bokser. Jeg er virkelig super spent på ideen om VR.

Og ideen om også å kunne se, kunne fokusere på forskjellige steder i rommet. Du trenger ikke alltid å se alle på samme tid, bare følg hvem som snakker, eller fokuser på enkeltpersoner mens de har gulvet.

Absolutt. Vi prøver å gjøre det nå, men det som ender opp med å skje er at noen ringer inn på mobilen, men så har de datamaskinen og tingene er ikke koblet sammen, så de snakker, men du ser den blanke skjermen i stedet for ansiktet.. Alle de tingene vil til slutt forsvinne, og det vil være mye, mye bedre.

Så personlige produktivitetstips. Har du noe du personlig gjør som hjelper deg å gjøre mye mer om dagen? Fordi jeg mistenker at du sannsynligvis har mer enn en.

Jeg har mye. Foran er jeg en stor GTD-fan, jeg elsker David Allen, han er en av heltene mine. Den ene tingen som jeg tror virkelig forandret livet mitt da jeg begynte å implementere var hans to minutter lange regel. Når du går gjennom oppgavelisten din eller går gjennom e-postene dine, hvis noe vil ta deg to minutter eller mindre å gjøre det, bare gjør det da det vil ta deg lenger tid å legge det inn i listen eller kom tilbake til det senere, og tiden du sparer og mengden ting du gjør er bare fantastisk. Innboksen min gikk langt ned, jeg føler meg så bra med å sjekke en haug med ting fra listen min på en gang, fordi det er akkurat som "Å, jeg kan gjøre det, å, jeg kan gjøre det, " og bare få det til.

Du har tydeligvis gjort store fremskritt med å gjøre møter bedre. En av tingene… Da jeg prøvde å kjøre den to minutters øvelsen, slutter jeg å sende ut mange e-postmeldinger, og jeg sverger at de kommer tilbake raskere enn jeg sender dem, og jeg ender opp med å få mer e-post tilbake. Når vil e-post bli løst? Og når vil vi klare å styre akkurat dette dyret?

Jeg er ikke sikker på at jeg har svar på den. Jeg mener Slack har gjort et stort skritt fremover for å redusere mengden e-post. Mange team, inkludert mine, bruker Slack internt, og derfor har vår interne e-post gått langt ned, men vi jobber fortsatt med ekstern e-post med kunder og kunder. Jeg er ikke 100% sikker på hva som kommer til å skje med e-post. Kanskje en dag bare vil… Det forsvinner og vi har små sjetonger i hjernen, og vi kommuniserer telepatisk og e-post vil bli borte, men inntil da holder innboksen din lav en enorm forskjell i hvordan du føler deg om produktiviteten din.

La oss komme til avslutningsspørsmålene, jeg ber dette til stort sett alle. Ser du fremover, hvilke teknologiske trender angår deg mest? Hva bekymrer deg mest?

Jeg har to små barn, og jeg er ikke 100% sikker på at dette er en trend, men det er noe jeg tenker mye på, som handler om personvern og ditt online selv og liv. Spesielt som foreldre prøver jeg å ikke legge så mye på nettet om barna mine, men jeg aner egentlig ikke hva som kommer til å skje i fremtiden, og hva legger jeg dem opp på på en god eller dårlig måte på grunn av innholdet som Jeg legger på nettet om meg selv som på en eller annen måte kommer til å påvirke dem. Historien til foreldrene mine er kjent for familie og venner, men for veldig få andre mennesker, men barna mine, når de blir store, er alt om meg online, og ting jeg legger ut om dem som små barn kommer til å bli på nett. Jeg vet bare ikke hvor det er på vei, og det er veldig skummelt.

Yeah. Jeg tror ideen om at det er det du deler, og så er det den sekundære ideen om at den aldri går noe sted. At det alltid er der, og at det alltid vil være bilder gjennom hele livet. Restauranter du har spist på, bursdagsfest du deltok på, hele kartet over livet ditt vil være der og søkbare på en eller annen måte.

Jepp.

Det er virkelig vanskelig å inneholde.

Ja. Yeah. Og hvem har tilgang til den informasjonen? Det føles som om det hele tiden endrer seg og utvikler seg, og hva selskaper kan gjøre med den informasjonen. Skal de målrette barna mine mot visse ting slik de retter meg mot visse ting? Jeg vet bare ikke, og det er… Det er skumle ting. Jeg føler at vi har en stor utfordring å overvinne som et land når vi tenker på online sikkerhet og sikkerhet og personvern.

Og globalt også.

Helt klart.

Du skulle tro at det ville være noen form for juridisk beskyttelse, men dette er et globalt spørsmål, og det overskrider slags grenser.

Absolutt.

Hvis det er ulempen, hva er oppsiden? Hva er du mest spent og håpefull når det gjelder teknologiske trender?

Jeg vet ikke. Det er et godt spørsmål også. Jeg er virkelig spent, bare generelt, om tilgang til informasjon. Det er litt skuffende akkurat nå som vi har blitt boble-ized. Vi har alle blitt i bobler på grunn av måten algoritmer gir oss informasjon, men jeg tror at det er selskaper som begynner å tenke på hvordan vi stopper den evigvarende syklusen, og det faktum at vi har tilgang til informasjon som vi aldri har hatt før er veldig spennende for meg. Mengden godt innhold som blir produsert av mennesker over hele verden som jeg nå kan se og dele og engasjere meg i er veldig, veldig spennende.

Yeah. Forretningsmodellen til medier er litt ødelagt, og mulig ikke bærekraftig. Samtidig har det som forbruker aldri vært en bedre tid å være i live. Det er så mye tilgjengelig og så mye mangfold, du må bare gå ut og finne det litt, for hvis du ikke rekker det, kommer du til å få en Facebook-feed som er basert på hva du vil.

Nøyaktig. Jeg tenker på det med barna mine også, at de på et tidspunkt vil kunne gå på nettet og finne et kurs om hva de vil ta, og vi vil ikke være begrenset av hva skolen vår lærer dem, hva nabolaget vårt tilbyr, eller hva klokkeslett eller kurs er på. De vil bare kunne fortsette og finne mennesker som har lignende interesser som vil lære det samme, og verden er bare åpen for dem på en måte som ikke var for meg da jeg var liten.

Det utgjør nesten det faktum at vi ikke har noe privatliv lenger.

Nesten.

Er det en bestemt tjeneste eller app eller gadget du bruker hver dag som bare får deg til å føle deg undrende og få deg til å føle at du lever i fremtiden?

På en måte. Jeg bruker denne ringen, jeg har et par av dem faktisk. Den er av Ringly, og den kobles til telefonen min, og jeg har den satt slik at hvis ungdomsskolen min eller mannen min eller barnevakten ringer eller tekster meg, vil den blinke og summere. Det er litt rart, men jeg liker ikke å ha telefonen på meg hele tiden. På møter er det virkelig distraherende hvis det bare surrer, surrer, surrer. Jeg vil vite om de virkelig viktige menneskene prøver å få tak i meg. Dette er min første del av bærbar teknologi.

Dette er første gang jeg noensinne har sett noen som har det i naturen.

Egentlig?

Ja, vi har testet dem i laboratoriet, men det er at jeg ikke har sett dem i det virkelige liv. Du har faktisk på deg det nå bare fordi det gir nytte for livet ditt.

Jeg elsker det. Jeg bruker den hver eneste dag. Jeg har et par forskjellige farger, så jeg kan blande det, og folk som kjenner meg er som "Å, hun har på seg en Ringly igjen" fordi jeg bruker den hele tiden fordi jeg ikke bekymrer meg for å savne en telefonsamtale. Jeg føler at jeg har litt frihet fra telefonen min, og de er vakre. De er et nydelig smykke. Jeg ville faktisk oppfinne på denne måten for lenge siden, men jeg ante ikke hvordan jeg skulle gjøre det. Jeg var akkurat utenfor college og den første iPhone-en hadde kommet ut og jeg var som "Å, jeg skulle ønske det var en måte jeg kunne vite at telefonen min ringer når den er i vesken min, " og jeg var veldig glad da Ringly kom til.

Det er flott fordi det er et filter. Det fungerer som et filter, slik at du ikke trenger å plukke opp telefonen hver gang, du trenger ikke å se på den hver gang, men du har det selektive… Du kan stille inn filteret ditt og bare bry deg om hva som er viktig for deg, og det er ganske verdifullt.

Nøyaktig. Og for meg er det bare barna mine ganske mye. Men appen deres lar deg gjøre hva som helst, det er mange integrasjoner. For deg, hvis det er kalenderen din eller om det er Twitter eller noe annet, kan du stille den inn for det, og du får akkurat den friheten. Du kan vite om hva som er viktig, og du trenger ikke å bekymre deg for alt annet.

Jeg skulle ønske at det ble integrert i Fitbit. Du kan få varsler, men det vil være flott å bruke på, slik at du kan bruke det på klokken og få samme type filter, men ikke alle tekstmeldinger du får, bare de du virkelig bryr deg om.

Derfor har jeg ikke fått en Apple-klokke eller noen av de slags fancy klokkene enda, fordi jeg er som om jeg faktisk ikke vil ha den typen informasjon så nær meg hele tiden. Jeg trenger å ha litt plass fra det.

Det er flott å… Hvordan kan folk finne ut mer om deg, mer om Meeteor og holde deg oppdatert om produktet?

Yeah. For meg, gå til mamieks.com, MAMIEKS, som i Sam, dot com. Du kan følge meg på Twitter @mamieks. Gå til meeteor.com, MEETEOR, dot com for Meeteor. Følg oss på Twitter @meeteorhq. Både jeg og Meeteor er også på Facebook og LinkedIn og mange andre sosiale plattformer, så sjekk oss ut.

Rått. Mamie, tusen takk for at du kom innom. Jeg setter stor pris på det.

Takk skal du ha. Dette var så gøy.

• Spol fremover: 'Merk til selv' vert Manoush Zomorodi Spol frem: 'Merk til selv' vert Manoush Zomorodi
• Fast Forward With Rishi Dave, CMO of Dun & Bradstreet Fast Forward With Rishi Dave, CMO of Dun & Bradstreet
• Spol frem og tilbake: Hvordan bygge emosjonelle maskiner Spol frem og spør: Hvordan bygge følelsesmaskiner

Absolutt. Det er raskt fremover i dag. Jeg vil takke deg for at du ble med, la deg vite at du kan finne oss på iTunes, du kan finne oss på Google Play, du kan finne oss på alle stedene som podcaster er. Du kan også finne oss på pcmag.com selvfølgelig. Legg igjen en kommentar, la oss få vite hvordan vi gjorde det. Vi kommer tilbake neste uke med et helt nytt intervju. Tusen takk for at du ble med oss, jeg ser deg fremover.