Bli organisert: 5 oppfinnsomme bruksområder for dropbox i virksomheten

Små bedrifter trekker ofte mot skybaserte lagringstjenester, for eksempel Dropbox, fordi de gir mye verdi - men bare hvis virksomhetene utnytter dem i størst grad.

Her er fem smarte måter å bruke Dropbox i virksomheten din.

1. Bruk Dropbox som en server; Fremme åpenhet

Den kanskje mest åpenbare måten å bruke Dropbox i et forretningsmiljø er som et alternativ til en delt server. Spesielt for små bedrifter kan kostnadene for en Dropbox Business-konto være mye lavere enn å kjøpe en egen server og ansette ansatte for å opprettholde den.

Hvis du bruker Dropbox som en server, enten det er en FTP-server eller et delt nettverk med tilknyttet lagring, kan folk alle ta hendene på de samme filene slik at de kan samarbeide og ha bedre versjonskontroll. Det kan bli et sentralt sted å lagre oppføringshåndbøker, informasjon om fordeler og stilguider, i tillegg til de mer typiske filene knyttet til arbeid som krever samarbeid.

Hvis virksomheten tar sikte på å fremme en kultur for åpenhet, kan andre typer forretningsdokumenter være tilgjengelige for alle ansatte gjennom Dropbox, for eksempel økonomiske rapporter og lysbildefremvisning presentert for investorer eller styremedlemmer, kan være et utmerket skritt i riktig retning.

2. Del reiseruter; Hold dem frakoblet på mobile enheter

Bedriftseiere og ansatte som ofte reiser, kan trenge å dele reiseruter med andre på kontoret. De kan stole på at en annen person bestiller reisen for dem. Ved å sette opp en mappe for reiseruter, har alle som trenger å vite hvor eller detaljer om en medarbeiders reiseordning, tilgang.

Ved å bruke Dropbox mobilapp kan dessuten den reisende merke sine relevante reiseruter som "favoritter" for å gjøre dem tilgjengelige offline, slik at de er tilgjengelige til og med 30.000 fot. (Hvis du er personen som har ansvaret for å bestille andres reiser, kan du tenke deg hvor mye enklere denne løsningen kan være enn å sende en kopi av reiseplanen til e-post hver gang hun eller han ikke finner den, noe som uten tvil skjer hele tiden.)

3. Samle fakser

Noen ganger, for å få et inntrykk av hvordan bedrifter bruker forskjellig programvare og tjenester, besøker jeg selskaper og intervjuer dem om hva de gjør. I fjor, mens han snakket med Vert (et smart markedsførings- og reklamebyrå med mobil verden), forklarte medgründer Kevin Planovsky for meg hvordan selskapet hans samler fakser i et skybasert lagringslager - Vert bruker faktisk Box, snarere enn Dropbox, men installasjonen støtter enten - bruker HelloFax.

Hver gang noen sender en faks, plasserer HelloFax den digitale utdataene i en angitt mappe på Dropbox eller Box. Very går et skritt videre ved å koble arbeidsplassstyringsverktøy Podio også til systemet. Hver innkommende faks oppretter automatisk en oppgave i Podio som forteller Planovsky og hans medgründer om å gå gjennom overføringen.

4. Del medier med kunder, kunder og partnere

En av de enorme fordelene ved å bruke Dropbox er at du med stor fleksibilitet kan bestemme om du vil dele filer med bare ditt interne team, eller med kunder og samarbeidspartnere også. Der jeg ser ekstern deling av Dropbox-filer er mest på restaurantnettsteder, som ofte gjør menyene deres tilgjengelige gjennom en offentlig Dropbox-kobling.

Vurder en liten restaurant. Menyen kan endres daglig. Det er et miljø med høyt stress som ikke kjører på mye kontorutstyr. Og ikke alle ansatte må være teknisk kunnskapsrike. Hvis restauranten holder sin daglige meny tilgjengelig for kunder via Dropbox (i stedet for for eksempel å si en webside), kan en ansatt veldig enkelt slippe en PDF av dagens meny i den aktuelle mappen som kundene kan se, uten HTML-koding nødvendig. Koblingen fra restaurantens nettsted til menyplassen på Dropbox vil alltid være den samme, så det er ingen oppstyr, ingen mus.

En annen vanlig måte virksomheter bruker Dropbox er å samarbeide med partnere om prosjekter av særlig visuell karakter, for eksempel redesign på nettsteder. Ved å lagre konseptkunst og mockups i Dropbox, kan alle involverte parter se dem uten å måtte sende store filer.

Én merknad: Koblinger for Dropbox Business-kontoer har en båndbreddegrense på 200 GB per dag. Hvis kontoen din treffer grensen, blir koblingene dine automatisk (men bare midlertidig) suspendert. Dropbox sier at den vil varsle Dropbox-administratoren via e-post når dette problemet oppstår, men i mellomtiden vil alle som prøver å få tilgang til koblingene, se en feilside i stedet for filen din.

5. Test jobbsøkeres ferdigheter

Jobbkandidater innen visse felt, for eksempel programmering og skriving, tar vanligvis en test under søknadsprosessen. Hvorfor ikke utvide denne ideen ved å teste kandidatenes datamaskinferdigheter og evne til å følge instruksjonene ved å be dem laste opp visse dokumenter til en av mappene dine i Dropbox?

Når en kandidat har passert en første screening og er i intervjufasen, kan du invitere ham eller henne til en delt mappe og gi instruksjoner om hva han skal laste opp, for eksempel en CV, skrive prøve, et stykke programmeringskode, kunstverk, videoer - du få ideen. Gi kandidatene nøyaktige instruksjoner for hvordan du kan navngi filen, den maksimale størrelsen og så videre for å se hvor enkelt og raskt de kan fullføre aktiviteten. Og hvis denne testen speiler virksomhetens faste rutiner, får kandidaten en tidlig smak av hvordan selskapet opererer. (Jeg fikk denne ideen fra en organisasjon som heter Nyaya Health. Ansettelsesgruppen bruker en lignende test for potensielle ansettelser, bare med samarbeids- og oppgavestyringsverktøyet Asana, i stedet for Dropbox.)