Bli organisert: 5 trinn til mer produktive arbeidsdager

Du vet sikkert at du kan utnytte tiden din på jobb bedre. Men hvordan gjør du det?

Det er noen få triks for å være mer produktive, og de fem trinnene som er beskrevet nedenfor vil forklare nøyaktig hvordan du kommer dit.

Det er ikke lett. For å virkelig være en mer produktiv person, må du dyrke vaner, i stedet for å stole på hurtigoppdateringer. Men det er noen ting du kan gjøre for å hjelpe deg med å plukke opp de nye vanene. Du vil også finne at det er mange mobilapper, programmer og teknologitjenester som kan hjelpe deg mot en mer produktiv arbeidshverdag.

1	Kartlegg produktivitetssyklusen

Det viktigste du kan gjøre for å øke produktiviteten din på jobb, er først å bli kjent med produktivitetssyklusen. Alle har tider på dagtid når de er i stand til å fokusere, og andre tider når oppmerksomheten avtar. Selv om alle har sine beste timer for å få gjort arbeid, "for folk flest, er de mest produktive timene først på dagen - ikke når du først våkner, men relativt tidlig, " sier Dan Ariely, atferdsøkonom og professor ved Duke Universitet. Ariely har en stor interesse for å finne ut hvordan du bruker mobile apper for personlig selvforbedring. "For eksempel, " la han til, "det er vanligvis bortkastet å sende e-post om morgenen fordi minuttene om morgenen er mer verdifulle." Ikke alle minutter er opprettet like.

Å finne ut periodene med høy og lav produktivitet, eller høy og lav kapasitet, som Ariely foretrekker å kalle dem, er det første trinnet da du får mest mulig ut av disse dyrebare, flyktige minuttene.

Mens mange tror at de vet hvilke tider på døgnet de er på sitt beste og verste, skader det ikke å sjekke. RescueTime er det desidert beste verktøyet jeg har funnet for å finne ut av produktivitetssyklusen din. RescueTime er et lite skrivebordsprogram som registrerer hvilke programmer du bruker og hvilke nettsteder du besøker i løpet av dagen, og hvor lenge. Den klassifiserer de forskjellige appene og nettstedene (veldig produktive, produktive, nøytrale, distraherende eller veldig distraherende) og genererer en rapport om hvordan du bruker tiden din. For eksempel er sosiale nettverk nettsteder som "veldig distraherende" som standard. (Du kan klassifisere alle nettsteder og programmer hvis standardverdiene ikke er nøyaktige for deg.) Du kan også fortelle mye om produktivitetssyklusen din ved å se hvor ofte du bytter oppgaver.

Jeg anbefaler at du bruker RescueTime i minst en uke før du analyserer rapporten. Forsøk å bruke den uten å endre din normale oppførsel. Poenget er ikke å være modellansatt på en uke. Det er å finne ut når er dine naturlige øyeblikk for høy og lav kapasitet.

Når du har noen data, kan du se på tidspunktene på dagen du brukte en god del tid (40 minutter eller mer) på en, meget produktiv oppgave. Se nå etter tider på døgnet da du var mindre produktiv, bytt raskt mellom forskjellige oppgaver eller brukte lange strekninger med tid på distraksjoner.

For eksempel er jeg på mitt mest fokuserte mellom omtrent klokka 09.00 og 11.00. Da minker produktiviteten min. Jeg er vanligvis veldig distrahert rundt lunsjtid. Noen ganger, men ikke alltid, har jeg en annen sterk produktivitetsperiode på ettermiddagen, men det er ikke pålitelig.

Neste trinn er å vite hva jeg skal gjøre med den informasjonen.

2	Endre rutinen din

Når du har kjent produktivitetssyklusen, bør du endre rutinen din slik at den passer.

Begynn for eksempel å planlegge møter for tider på døgnet når du har lavere fokus. Møter krever sjelden at vi er på vårt beste. Så, for eksempel, gjør det til en vane å aldri ta morgenmøter hvis morgenen er din produktive tid.

Motsatt, takle de viktigste oppgavene med høyt fokus i løpet av de dagene når sinnet ditt er på sitt beste. Ofte planlegger vi ikke vårt viktigste arbeid. Vi får bare til det når vi kan. Det er greit, så lenge du gjør det til en vane å gjøre det i løpet av de dagene hvor du virkelig kan fokusere.

Hvis du ser på at folk flest kan gjøre oppgaver med høyt fokus tidligere, kan du bruke vanen til å starte bare programmene du bruker til disse oppgavene i løpet av høye produktivitetstimer. Hvis e-post for eksempel ikke er veldig produktivt for deg, ikke åpne det. Bare ikke engang starte programmet. Hvis du virkelig trenger å sjekke e-posten din, kan du kikke gjennom innboksen på mobiltelefonen eller nettbrettet, og deretter legge den bort slik at du kan komme tilbake til oppgavene som virkelig krever oppmerksomhet.

Hva om mye av det høye produktivitetsarbeidet ditt skjer i nettleseren, men de største tidene dine er der? Det er noen få triks for å minimere distraksjoner av denne typen. For det første kan du sette den aktive fanen i fullskjermmodus. Det vil hjelpe deg å holde deg med oppgaven. Du kan også installere plugin-moduler og utvidelser for nettlesere som låser deg for nettsteder du spesifiserer. Min favoritt heter StayFocusd for Chrome. Du kan finne flere anbefalinger i artikkelen min om hvordan du kan holde fokus.

3	Gjennomgå dagen din, hver dag

Nok en endring å gjøre i rutinen din: Gjør det til en vane å alltid gjennomgå dagen før den starter. Se over kalenderen og oppgavelisten din første ting, slik at du ikke blir tatt av vakt for et møte som du planla for to uker siden. Enten det er over din første kopp kaffe eller mens du pendler, å ha et eneste øyeblikk (og det bør være det samme øyeblikket hver dag for å gjøre det til en vane) å gjøre en gjennomgang av planene dine for hele dagen, gjør virkelig en forskjell.

Å skape en ny vane med å gjennomgå hverdagen din er lettere sagt enn gjort. En mobilapp som kan hjelpe deg med å minne deg på er Any.Do, som har en funksjon som kalles AnyDo Moment. AnyDo-øyeblikket spiller en hyggelig tone og skyver en varsling på samme tid hver ukedag som forteller deg at det er på tide å gjennomgå dagen din. Appen lister deretter opp alt på kalenderen og oppgavelisten og spør om du vil holde den under planen eller flytte den til en annen dag.

4	Planlegg pauser

Ta pausene dine. Og ikke bare en pause til lunsj. Sinnet ditt trenger å friske opp seg selv hvis du skal være den mest produktive personen du kan være.

Jeg er en stor fan av aktivitetstrenere for fitness, og en funksjon i noen få av dem som jeg elsker er en stille alarm. Du kan stille en alarm som får treningsbåndet ditt til å vibrere på et bestemt tidspunkt av døgnet, stille. Jeg liker å stille det til kl. 16, når jeg vet at jeg burde ta en pause enten jeg tror jeg trenger en eller ikke. Selv bare det å komme meg ut av stolen for å gå på kjøkkenet og vaske ut kaffekoppen, er nok til å få øynene bort fra dataskjermen litt.

Noen aktivitetssporere har også ledige varsler. Disse alarmer får trackeren til å vibrere hvis du har sittet stille i en periode, vanligvis en time. De er designet for å minne deg på å reise deg og bevege deg, men jeg tror de er like verdifulle som påminnelser om å slutte å jobbe i to minutter og ta en pause. Det kan også være lurt å installere en pause-app, et lett program som minner deg om å ta pauser og til og med kan låse deg utenfor datamaskinen din i en kort periode for å tvinge problemet. Vår favoritt er en Mac-app som heter TimeOut Free.

En annen god en for Windows, Mac og nettlesere kalles Focus Booster.

5	Line Up Dagens gjøremål

Se for deg at dagen din skal bare svømme. Deretter klokka 16.40. Du prøver å holde deg opptatt. Det føles som om evigheten går! Så kaster du et blikk ned på klokken igjen, og… klokken 16.42

Hvor ofte sløser du med de siste 20 minuttene på slutten av dagen? Hvor mange timer tilsvarer det i løpet av en måned? Hvor mye av den tiden bruker du på nettsteder på sosiale nettverk eller sender tekstmelding til vennene dine?

Spark av den vanen ved å stille opp noen få daglige gjøremål. Prøv å gjøre dem til noe du liker å gjøre, men det kan betraktes som travelt. Noen eksempler inkluderer:

• arkiveringspapirer
• å følge opp gamle e-poster
• dumpe datamaskinens cache
• slette nettleserens historie
• returnerende telefonsamtaler
• tørk av støv og smuler fra skrivebordet, tastaturet og skjermen.

Hvis du har en kort liste over alternativer på forhånd for oppgaver du kan gjøre på slutten av dagen, er det mer sannsynlig at du faktisk gjør en av dem. Noter i kalenderen din, eller la bare en klistrelapp i nærheten av skrivebordet ditt med noen ideer for å tjene som påminnelser. Kom klokka 16.45 på fredag, øyet ditt vil sannsynligvis vandre bort til dem. Tilleggsressurser