Video: Robert Sapolsky (Oktober 2024)
Hvis du jobber med å bli organisert og rydde opp i det digitale livet ditt, har du sikkert jobbet med en strategi for å gå papirløs. Du har sannsynligvis også oppdaget at det ikke er så enkelt som det høres ut. Visse typer papir, for eksempel enkeltdokumenter og kvitteringer, er enkle å digitalisere med hvilken som helst gammel skanner. Men introduser en bunke med 63 visittkort fra den siste konferansen, eller en boks med gamle oppskrifter du vil skanne, som ble revet fra magasiner eller fremdeles er bundet i bøker, og du har et helt annet problem, en som du kan løser ikke med den samme gamle skanneren.
Ikke en jobb for MFPen din
Hjemme har jeg for eksempel en seks år gammel multifunksjonsskriver og flatbed-skanner. Jeg kan tenke meg at mange andre mennesker eier noe på denne måten. For engangsoppgaver, som å digitalisere min siste kvittering fra optometrist for å sende inn for helsepåstander, fungerer det bra.
Men det er ikke raskt. Og matefunksjonen har aldri fungert helt riktig, så jeg kan ikke skanne papirbunker. I tillegg er det en kittfarget monstrositet som tar et enormt fotavtrykk på kommoden min (jeg har aldri funnet et bedre sted for det).
Når enheter er klumpete, stygge og upålitelige, bruker vi ikke nesten så mye vi kunne. Den rene handlingen med å tvinge dem opp føles som en problemfri. Hvis du vil skanne deg frem til et papirløst liv, trenger du virkelig en skanner du er glad i, og en som er bygget spesielt for å hjelpe deg å leve et papirløst liv.
Spesialitetsskannere
Heldigvis er det en hel kategori skannere (og apper som kan brukes) akkurat for dette formålet. De er kompakte og effektive, og de kan håndtere en rekke skannejobber som hjemmebrukere og veldig små bedrifter ofte møter.
Selv om jeg ikke elsker min klumpete multifunksjonsmaskin, er jeg helt fortrolig over noen av skannerne på markedet i dag. De er verdener flinkere til å skanne enn min seks år gamle MFP, og de er raske også. Noen skannere eksporterer også skannene dine til stedene du faktisk vil beholde dem, for eksempel Dropbox, Evernote og andre skylagringstjenester - i stedet for en standardmappe på Windows- eller Mac-datamaskinen.
Jeg har eksperimentert med to skannere i det siste som virkelig har fanget blikket. Begge er ideelle for hjemmebruk, og begge kan være en god passform for noen små bedrifter. De er NeatDesk-skanneren og Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat har faktisk en nyere modell kalt NeatConnect som har et berøringsgrensesnitt, men jeg er personlig mer kjent med den andre modellen.)
Fujitsu ScanSnap
Det jeg liker med Fujitsu ScanSnap er måten den lar deg eksportere alt du skanner til Evernote, Dropbox, Google Drive, e-post (som vedlegg), SugarSync og andre steder du sannsynligvis vil ende med å dra den endelige utdata uansett.
Jeg skannet en bunke visittkort (jeg hater virkelig visittkort) og sendte dem alle til Evernote, hvor jeg raskt ville stikke dem inn i en notisbok som heter Kontakter og på riktig måte merke, kommentere og på annen måte administrere dem. Noen av visittkortene hadde forskjellig papirtykkelse og forskjellige bredder, men skanneren hikste ikke en gang. Dette er kraften ved å bruke en skanner som er ment å hjelpe deg med å bli papirløs.
Jeg fant med ScanSnap at da jeg tok med skannene av visittkortene inn i Evernote, måtte jeg rotere dem og navngi dem på riktig måte. (Evernote kan imidlertid utføre OCR på alt du skanner, noe som gjør teksten søkbar selv om det er et bilde.)
Mitt aller favorittaspekt ved ScanSnap er imidlertid at den brettes opp for å redusere mengden plass det tar opp. Det er herlig.
NeatDesk
NeatDesk er i mellomtiden en overbevisende løsning hvis du er villig til å kjøpe deg inn i det Neat miljøet. Når du bruker cloud-lagringsløsningen, NeatCloud og Neat-mobilappen, i tillegg til en av selskapets skannere, får du virkelig tette sammensatte resultater. Det ryddige miljøet gjør mye for å automatisk klassifisere skjemaer du skanner, særlig avgiftsdokumenter. Du må betale en månedlig avgift for NeatCloud-brikken, og prisene starter på $ 5, 99 per måned.
NeatConnect, som jeg bare har brukt noen ganger, har et berøringsskjermgrensesnitt som, i likhet med ScanSnap, lar deg sende dokumenter direkte til lagringsbeholdere i skyen, som Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive og Evernote.
Bekvemmelighet er nøkkelen
NeatDesk var en av de første skannerne jeg noensinne har brukt, og som var veldig fokusert på å hjelpe husholdninger og små bedrifter å gå papirløse, og jeg er imponert over hvor raskt den suger inn og spytter ut bunker med papir. Du kan laste inn en rekke papirer i innmatingen, siden det er spor for dokumenter, kvitteringer og visittkort, og maskinen behandler bare alt sammen slikket.
ScanSnap er like snappy og imponerende. Jeg elsker å bare kunne dumpe dokumenter og stole på at det velutformede maskineriet vil mate dem gjennom skanneren med letthet.
Neat automatiserer noen flere ting enn ScanSnap, for eksempel roterende bilder. Men ScanSnap kommer med programvare som du kan bruke for å få de samme resultatene, og i noen tilfeller gjør det mye mer. Min pakke inkluderte ABBYY Fine Reader, et av de kraftigste OCR-programmene som finnes. Det fulgte også med Adobe Acrobat, for å gjøre alle slags ting med PDF-filer du alltid trenger å gjøre, men ikke kan med den gratis Adobe Reader.
De er begge veldig dyktige. Hvis du tilfeldigvis vet mye om skannere, vil du sannsynligvis vite at ScanSnap fungerer litt annerledes enn de fleste andre skannere ved at den ikke bruker standarddrivere. Du kan lese litt om det i PCMags detaljerte gjennomgang av ScanSnap Evernote Edition, som er ganske lik iX500. Men hvis du er mindre teknisk tilbøyelig, er alt du trenger å vite at det fungerer raskt, ser bra ut på skjermen og sender de skannede dokumentene dit du vil ha dem.
Poenget med å kjøre hjem er dette: Hvis du vil gå papirløs, og for å gjøre papirløs en del av livsstilen din, trenger du et apparat du ikke hater. Det må se bra ut. Det må fungere raskt, legge det tidligere papiret et sted du lett kan finne det og kjøre søk på den inneholdte teksten. Selv om de koster noen hundre dollar, er spesialiserte skannere verdt å kjøpe hvis du er forpliktet til å gå papirløs. MFPen din vil ikke kutte den.
