Video: VLOG - VASKER HUSET, men så kom livet i veien.. (Oktober 2024)
"Hvor er adresseboken?"
Det er et av de vanligste spørsmålene som nye Gmail-brukere ser ut til å stille. Hvis mange mennesker ikke en gang finner Gmail / Google-kontaktene sine, vil du tro at systemet ikke er utrolig intuitivt eller enkelt å administrere. (Gjennom denne artikkelen bruker jeg Google-kontakter og Gmail-kontakter om hverandre, ettersom de faktisk er de samme tingene.)
Selv om du vet at et Kontakter-område i Gmail eksisterer, er det en god sjanse for at det er en katastrofesone med uidentifiserbare e-postadresser og muligens til og med telefonnumre, alt sammen gruppert som andre kontakter.
Gmail-kontoen min hadde mer enn tusen oppføringer i gruppen Andre kontakter. Jeg bestemte meg for at det var uakseptabelt, så jeg begynte å rydde opp i Gmail-kontaktene mine. Jeg vil dele her hva jeg gjorde, hva jeg lærte, og noen få alternative løsninger jeg anbefaler å bruke hvis du ikke vil rote med rotete Gmail-kontakter.
5 fakta om Gmail / Google-kontakter
Gmail-kontakter fungerer annerledes enn mange andre kontaktledere, så å vite noen få grunnleggende prinsipper kan hjelpe enormt. Her er fem fakta som kan kaste litt innsikt:
- Hvordan kommer du til Gmail-adresseboken din? Den er gjemt under den store posten øverst til venstre på grensesnittet. Klikk på Mail så ser du et rullegardinvalg for Kontakter. Alternativt kan du logge deg på Google og gå til google.com/contacts.
- Når du svarer (inkludert "svar alle") eller videresender en e-post, legger Google automatisk til hvem som helst og alle på tråden i kontaktlisten din, med mindre du har slått av denne funksjonen. I tillegg, hvis du bruker en Android-enhet, kan Google-kontaktene dine også inkludere oppføringer for telefonnumre du har ringt, avhengig av hvordan kontoen din er konfigurert på enheten.
- Google Kontakter har et fletteverktøy, men det fungerer ikke alltid eller ser ut som du forventer (mer om det senere).
- Google Kontakter henter klassifiseringsinformasjon fra både Gmail og Google+ (henholdsvis grupper og kretser), men de synkroniserer ikke, selv om det noen ganger virker som om de burde gjort det.
La oss komme inn på noen tips og hvordan du renser opp Google-kontakter.
Rensing av Google-kontakter
Forstå kontaktgrupper kontra kretser
Når du har kommet deg inn i Google Kontakter (igjen, klikk på Mail-logoen øverst til venstre og velg Kontakter), det første stedet du gjør oppmerksom på er på listene som vises i venstre skinne.
Mine kontakter er personer fra Gmail som jeg har lagt til som kontakter. Circles er informasjon om folk du kjenner og følger på Google+ og har ingenting med e-post å gjøre. Når du ser på en liste over personer fra Gmail-kontaktene dine (bruk søkefeltet, for eksempel for å finne alle som heter Smith), kan du også se om disse personene er i noen av Google + -kretsene dine, da informasjonen vises til nå rett på navnene deres. Så det er litt overlapp mellom kontaktgrupper og kretser, men ikke mye, selv om folk i kretsene dine vises fullt ut i Google-kontaktene dine.
Forvirret ennå?
Mest kontaktede er de 20 øverste personene du har byttet mest e-post med, selv om du var stille på en tråd. Med andre ord, det er ikke folk du e-post mest nødvendigvis, og det er heller ikke nyere, da det ser på hele e-postloggen din. Eksen din fra tre år siden kan fremdeles komme deg til topp 20.
Den siste gruppen Andre er alle andre fra Gmail (og muligens din Android-enhet, som jeg nevnte tidligere) som du noen gang har kontaktet.
Finn og slå sammen
Det beste handlingsforløpet er for meg å starte med å finne dupliserte kontakter i gruppen Andre kontakter (eller på tvers av alle Google-kontakter hvis du ikke har noen undergrupper ennå) og slå dem sammen.
Klikk på Andre kontakter, velg deretter Mer øverst på siden, og velg Finn og flett duplikater i rullegardinmenyen. Det vil vises et sammendrag som lar deg gå gjennom detaljer om potensielle fusjoner før du godtar handlingen. Sørg for å sjekke gjennom denne listen for vanlige navn som faktisk kan være to forskjellige personer.
Hvis listen nå er utrolig, overveldende lang, må du avbryte og gjøre om funnet / flette-funksjonen på en mindre undergruppe av kontaktene dine. Du kan bare velge en annen undergruppe fra den venstre skinnen, eller du kan gjøre et søk, for eksempel et søk etter domene (f.eks. Søke etter alle e-postadresser med pcmag.com). Uansett vil det gi deg en mer håndterbar skive potensielle duplikater å gjennomgå. Gjenta om nødvendig.
Ta en titt på de offisielle instruksjonene fra Google for å finne og slå sammen kontakter for mer informasjon.
Tildel personer til grupper, legg til detaljer
Rett under oppføringen for Andre kontakter kan du se Ny gruppe. Hvis du vil klassifisere kontaktene dine i forskjellige grupper, er dette det neste området i Google-kontakter som bør fange oppmerksomheten din.
Hvis du vil ha noen i en gruppe, må du også liste dem i Mine kontakter. Det er bare sånn det er.
For å legge til folk i grupper, bruk knappen med ikonet av tre hoder på den. Det er ganske selvforklarende derfra, men se Googles instruksjoner for redigering av kontakter for mer detalj.
Jeg blir ikke solgt på at grupper er virkelig verdifulle ennå, siden jeg bare har brukt dem i begrenset grad, men jeg kunne forutse noen scenarier der de kan være til hjelp. En gruppe jeg laget, for eksempel, er ledere av teknisk selskap. Hvis jeg noen gang har en frist og er desperat etter et tilbud, vil det sikkert hjelpe å vite hvem i teknologibransjen jeg har koblet direkte sammen (i motsetning til å koble til via et PR-firma) i det siste.
Hvis jeg hadde ubegrenset tid (hvem gjør det?) Ville jeg seriøst ønske "notene" -delen til enkeltpersoner. Klikk på en hvilken som helst person i kontaktlisten din, så kan du legge til typisk adressebokinformasjon, pluss et bilde og notater.
I min personlige Gmail-konto vil det være nyttig å legge til detaljer for PR-fagfolk, ettersom e-postadressene deres og til og med tidligere kommunikasjon ikke alltid hjelper meg å finne ut om de representerer et selskap eller et produkt som jeg trenger å undersøke.
Slå av Auto-Add-funksjonen
Hvis du, etter å ha gjennomgått listen over andre kontakter, innser at det for det meste er søppel (generiske "" adresser og slikt), vil jeg anbefale å slå av auto-add-funksjonen.
Gå til tannhjulikonet øverst til høyre og velg Innstillinger. Hold deg i fanen Generelt, og bla nedover for å finne "Opprett kontakter for automatisk fullføring" (det er to under profilbildet ditt).
Er du interessert i andre apper og tjenester?
La oss si at etter å ha lest denne informasjonen, bestemmer du deg for å bare ikke bruke Google-kontakter. Jeg kan ikke klandre deg. Her er noen andre steder å oppbevare adresseboken din som lar deg automatisk hente og legge til informasjon fra Google-kontaktene dine.
LinkedIn og LinkedIn kontakter. Det virkelige problemet jeg ser med å administrere din egen adressebok, er at det er vanskelig å holde informasjon oppdatert. Jeg burde ikke være ansvarlig for å oppdatere din stillingstittel og e-postadresse når du skifter arbeidsgivere. Det er på deg, kompis. Og det er derfor jeg elsker LinkedIn som en adressebok. Det er mye lettere å ha oppdatert informasjon hvis alle kontaktene dine er ansvarlige for vedlikeholdet.
LinkedIn fungerer ganske bra for å hjelpe deg med å finne kontakter og deres grunnleggende informasjon, men en spesiell app som heter LinkedIn-kontakter går litt lenger.
Hvis du kobler din LinkedIn-konto til Gmail, vil det profesjonelle nettverksnettstedet på nettet anbefale "folk du kanskje kjenner" basert på informasjonen den finner i Google. Noen mennesker hater det virkelig, men det kan være verdifullt, avhengig av hvor kjedelig din LinkedIn-konto er.
På baksiden har du også muligheten til å eksportere dine LinkedIn-kontakter og deretter importere dem til Gmail.
iOS-kontakter. Hvis du er en iPhone- eller iPad-bruker, kan det være lurt å synkronisere Google-kontaktene dine med iOS-enheten din, slik at du bare kan bruke Apples Kontakter-app som den primære adresseboken. Instruksjonene er litt forskjellige for Google Apps-brukere.
EasilyDo og iOS. En annen måte å administrere iOS-kontaktene dine på er med EasilyDo-appen og den nye (betalte) funksjonen som heter Catch All Contacts. Når du kjører Fange alle kontakter, skurer EasilyDo de to siste årene av e-posten din etter kontaktinformasjon fra meldingene, og lagrer den til iOS-kontakten-appen din. Mens EasilyDo-appen er gratis, koster denne funksjonen $ 39.99 (én gang) per e-postkonto. Dessverre er funksjonen ikke tilgjengelig for Android-brukere. om Enkelt for iPhone og EasilyDo for Android i respektive anmeldelser.
Fyll ut. Web-app og mobil-app Cloze forener alle innboksene dine, så vel som sosiale medier-feeds, og henter også interessant informasjon om kontaktene dine. Det er ikke akkurat en kontaktsjef, men den støtter den gode gamle Gmail. Cloze kan identifisere mennesker som er viktige for deg (slik at du kan øke deres ego ved å like Facebook-innleggene deres), så vel som folk du mister kontakten med. Som sagt er det ikke akkurat en kontaktadministrasjonsapp, men det er ganske ryddig for å gi deg innsikt i kontaktene dine på tvers av Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook og andre online kontoer.
Hvis du vil ha flere tips om kontaktadministrasjon, kan du se Bli organisert: 7 måter å automatisk organisere kontakter på. Og når du er klar til å ta i mot Gmail-innboksen din, kan du sjekke ut 30 Gmail-tips som hjelper deg å erobre e-post.
