Bli organisert: administrere digitale familiedokumenter

Folk er desperate etter å bli kvitt papiret i livet. Digitale arkiver har så mange fordeler. Du kan søke dem effektivt. Du kan sikkerhetskopiere elektroniske dokumenter til flere steder, slik at du kan få tilgang til dem når som helst og hvor som helst. Og å dele digitale dokumenter med familiemedlemmer, advokater og alle andre som trenger dem, er så mye enklere enn å kopiere eller faks papir.

Men før du begynner å skanne gjerningen til huset ditt og skyve alle månedlige regninger og kontoer til e-post, er det viktig å tenke gjennom hva det er du håper å oppnå ved å flytte til et alt-digitalt format, som de forskjellige tjenestene som kan hjelpe deg Dette vil automatisere mye av prosessen. Du vil også vite nøyaktig hva disse forskjellige løsningene gjør, fordi de alle gir deg veldig forskjellige utfall. Om du til slutt vil være fornøyd med disse resultatene avhenger i stor grad av de opprinnelige målene dine.

Filsynkroniseringstjenester (DIY-løsningen)

Du kan ganske enkelt lagre og administrere familiedokumenter på nettet ved å bruke Dropbox, Box, SugarSync eller andre skylagringsløsninger, men det er fordeler og ulemper med denne metoden.

Pros. Å bruke en filsynkroniseringstjeneste er sannsynligvis billig (du kan enkelt få 5 GB gratis), og ekstremt enkelt for visse typer dokumenter ( f.eks . Enkeltdokumenter, i stedet for tilbakevendende regninger eller kontoer), spesielt hvis du allerede har en filsynkronisering konto satt opp. Filsynkroniseringstjenester tilbyr samarbeidsfunksjoner, slik at du kan gjøre filene tilgjengelige for andre i familien, eller advokaten din, og så videre.

Ulemper. Hvis du vil lagre månedlige regninger og kontoer på denne kontoen, blir det ikke automatisk. Du må logge inn hver måned på alle kontoene dine og lagre PDF-filer lokalt i filsynkroniseringsmappen. Du vil heller ikke motta noen påminnelser om å gjøre dette, langt mindre for å betale regningene. Til slutt må du sjekke sikkerheten til den valgte tjenesten din for å forsikre deg om at dokumentene dine blir trygge.

Egentlig er det en løsning for disse ulempene, og det er FileThis (for tiden i beta). FileThis kobles til dine online kontoer og dumper alle viktige dokumenter i et depot som du kobler til det. Alternativene inkluderer Box, Dropbox, Google Drive, Evernote og til og med din egen datamaskin.

Spesialitetstjenester: Finansfokusert

Det finnes en rekke spesialitetstjenester som hjelper deg med å administrere husholdningsdokumenter papirløst, men de har en tendens til å tjene litt forskjellige formål, så det er virkelig viktig å tenke gjennom hva du virkelig trenger å gjøre.

Manilla (gratis), for eksempel, er en online konto som du kan konfigurere for automatisk å føre oversikt over alle månedlige kontoer, samt minne deg om å betale regningene. Den har også en fin funksjon som lar deg spore belønningsprogrammer, som hyppige flyers miles, og det kan pusse deg til å ta grep på en konto før poengene dine utløper. Manilla er flott for folk som trenger hjelp til å betale regninger i tide, eller alle som ønsker å sentralisere alle disse uttalelsene fra tjenesteleverandører, men det gjør ikke så mye mer enn det.

Doxo ligner Manilla, og samler uttalelser og regninger, men det lar deg også laste opp andre viktige husholdningsdokumenter, noe som gjør det til et mer generelt digitalt arkivskap. Jeg liker at Doxo kombinerer automatiseringen som finnes i Manilla med DIY-metoden for å skanne og laste opp alle andre dokumenter. Dessverre har Doxo langt færre partnere enn Manilla, så den kan ikke koble seg til et par store leverandører, som Chase Bank, Netflix, CapitalOne og noen få andre store navn. Doxo har en interessant funksjon som Manilla ikke har: muligheten til å eksportere innsamlede dokumenter til et annet sted, for eksempel en Dropbox-konto, slik at du kan sikkerhetskopiere dem.

Neat, som lager både NeatDesk og online lagringssenter NeatCloud (fra $ 5, 99 per måned), fokuserer på å hjelpe deg med å skanne og laste opp papirdokumenter du har i huset. Det er raskt, og veldig bra til å identifisere skatter og økonomiske papirer spesielt, og du kan klassifisere og organisere til en skybasert konto alt annet. Neat tilbyr imidlertid ingen automatisering for å hente inn gjentagende dokumenter slik Manilla og Doxo gjør.

Spesialitetstjenester: Livsfokusert

TheDocSafe ($ 5, 95 per måned) går i en litt annen retning. Den leder deg gjennom en lang liste med familie- og personlig informasjon som du kanskje ønsker å sentralisere, inkludert mange ting du kanskje ikke har på papir i utgangspunktet, for eksempel nødkontaktinformasjon. Ved første kontooppsett tar den deg gjennom det som egentlig er et spørreskjema for å sikre at det dekker alle dokumentene du måtte ha: Eier du et hjem? Er du gift? Har du barn? Har du en siste testament og testament? For hvert av disse spørsmålene kan du legge inn svar og laste opp relevante titler, gjerninger, attester og juridiske artikler.

Javont Vault er lik på noen måter, men er designet for å la deg videreformidle alle disse detaljene til en mottaker når du dør. Likevel fungerer det fantastisk for sikker sentralisering av mye viktig familie- eller personlig papirarbeid mens du er i live også. Du kan ta en oversikt over eiendelene dine, oppgi alle dine påloggings-IDer og passord på nettkonto og legge igjen detaljerte notater til kjære om hva du forventer at de skal gjøre med all denne informasjonen etter at du døde. Javont Vault er låst av et personnummer, så det er bare begrenset til USAs bruk.

Den viktigste delen? omtanke

Det viktigste trinnet du må ta før du digitaliserer og digitaliserer husstandens dokumenter, er å tenke gjennom hva det er du vil gjøre, eller hvilket problem du må løse. Hvis du begynner å gå papirløs uten et klart mål eller utfall i tankene, kan innsatsen din bli kastet bort, siden mange av de tilgjengelige løsningene tilbyr svært forskjellige tjenester.