Bli organisert: bruk asana i virksomheten

innhold

• Bli organisert: Bruke Asana i virksomheten
• Bli organisert: Asana in Business fortsatte

Når e-post og møter fortsetter å kaste bort tiden vår, er bedrifter og team innen bedrifter desperate etter å finne nye måter å jobbe på som stoler mindre på disse to demonene. "Asana eller byste, " sier Mark Arnoldy, administrerende direktør i Nyaya Health, en progressiv ideell organisasjon som omfavner effektivitet i selskapskulturen i navnet til å bringe helsehjelp til befolkningen i Nepal. Nyaya Health bruker en arbeidsflyt og prosjektstyringsverktøy kalt Asana i omtrent alle aspekter av virksomheten. De bruker den for å spore innsamlingsaksjoner, planlegge hvordan de kan få pasienter fra landlige Nepal til sykehus i Kathmandu, og til og med bruke det til å teste datakunnskaper til jobbsøkere.

"E-post er det viktigste verktøyet folk slutter å bruke i selskapet sitt når de begynner å bruke Asana, " sier Kenny Van Zant, som håndterer virksomhet og drift i Asana. Arnoldys erfaring bekrefter dette: Hans interne e-post utgjør nå bare 20 prosent av meldingene hans, og mange av disse meldingene er bare for moro skyld. Det virkelige arbeidet og kommunikasjonen skjer i Asana.

Selv om jeg har brukt Asana selv i en tid, ønsket jeg å utforske mer hvordan den kan brukes i bedrifter for å effektivisere kommunikasjon og effektivisere team. Jeg besøkte Arnoldy og administrerende assistent Monica Landy ved Nyaya Health hovedkvarter i New York for å få en bedre følelse av hvordan verktøyet faktisk fungerer i et ekte forretningsmiljø.

Hva er Asana?

Å beskrive Asana krever litt utpakking for de som aldri har brukt den. Det er delvis en oppgaveliste, og dels et komplekst samarbeidsverktøy. Du kan bruke den til prosjektstyring, eller til å spore en ansatt som søker gjennom ansettelsesprosessen. Det er åpent og fleksibelt på samme måte som Evernote er, som noen ganger betyr at førstegangsbrukere ender opp med å stirre på en tom skifer, usikker på hvordan de skal starte. Men når du først er i det, kan Asana, som Evernote, bli hva du trenger.

Asana bor i skyen, og det primære grensesnittet er online (på asana.com). Det er noen mobilapper, men nettgrensesnittet er langt bedre og mer kapabelt. Asana er gratis for opptil 15 personer til å samarbeide, med betalte kontoer som starter på $ 50 per måned og går opp derfra basert på antall teammedlemmer. Jeg anbefaler å bruke en gratis konto i minst to eller tre måneder med en liten gruppe mennesker for å teste vannene og lære tauene, ettersom bruk av Asana effektivt er avhengig av å matche det til arbeidsflyten og behovene dine.

Som du kan se i videoen øverst i denne artikkelen, i kjernen, lar Asana deg skrive oppgaver, tilordne dem til noen (inkludert deg selv), legge til en forfallsdato, lage notater om oppgaven og legge til følgere som kan hold øye med fremdriften din eller bidra til samtalen rundt det.

Oppgaver kan ha underoppgaver. Alle oppgaver kan dras og slippes til et passende sted. Og du kan legge til seksjonsoverskrifter i oppgavelistene for å indikere, vel, hva du vil. Seksjonsoverskrifter er avgrensningslinjer, og de er nyttige for å hjelpe deg med å bryte ned komponentdelene i en veldig stor eller komplisert prosess. Du kan lære mye mer om hvordan Asana fungerer generelt ved å se noen av opplæringsvideoene Asana gir.

Noe av den generelle bruken av Asana i virksomheten inkluderer

• rekruttering, ansettelse og sporing av søker
• opplæring av nye ansatte og sjekkliste for å komme i gang i selskapet
• prosjektledelse
• styring av arbeidsflyt
• liste-management
.

Da jeg møtte Nyaya Health-teamet, viste de meg hvordan noen av disse bruksområdene faktisk ser ut og fungerer i Asana-kontoene.

Asana i Business in Action

Nyaya Health har fem personer i New York, fire i Boston, en i Kathmandu, og rundt 165 ansatte og frivillige på bakken i Nepal, der Internett-tilkobling ikke alltid er tilgjengelig. Medlemmene av kjernekontorene i USA er de viktigste brukerne av Asana, selv om noen få ledere i Nepal også bruker systemet for å koordinere.

Administrerende direktør Mark Arnoldy begynte å bruke Asana til sin personlige oppgave i 2012, og noen måneder senere brakte han verktøyet i hus. I løpet av året siden har han opprettet en bedriftskultur rundt Asana og fortalt sine ansatte at det bare vil fungere hvis han har full innkjøp fra alle. Derfor "Asana eller byste."

Her er noen av måtene de bruker Asana som jeg fant ganske oppfinnsomme:

Liste: Ansvarsområder. En av måtene Arnoldys team bruker Asana er å føre en liste over ansvarsområder i organisasjonen og hvem de faller til. De har et prosjekt som heter Ansvarsområder, der hvert element eller oppgave i listen er et ansvar, for eksempel NYC Intern Program, Crowdfunding Care Coordination og 501c3 Audit. Den ansvarlige er oppført som mottaker av den aktuelle oppgaven. Alle i Nyaya har tilgang til dette prosjektet. Når noen trenger å bestemme hvem som er den rette personen i organisasjonen for en sak som er tilgjengelig, kan de bare se listen. Arnoldy sier at en sekundær fordel med denne listen er at folk føler mer eierskap til deres ansvarsområder når navnet deres vises ved siden av en, klar som dag, for alle å se.

Sporing: Jobbsøkere . Når en stilling i Nyaya er åpen, henvender ansettelsesteamet seg til et prosjekt de har for sporing av jobbsøker. Seksjonsoverskriftene i dette prosjektet viser de forskjellige stadiene i kandidatgjennomgangen. "Oppgaven" er jobbsøkerens navn. Alle merknadene knyttet til søkeren og hans eller hennes intervjuer forblir oppgaven som kommentarer. Når kandidaten passerer hvert trinn, trekker ansettelsesteamet personen / oppgaven nedover kjeden for å vises under neste passende seksjonsoverskrift. For eksempel, hvis en kandidat som heter Sandeep passerer e-postoppfølgingen og telefonintervjuet, blir "Sandeep" -oppgaven flyttet til neste trinn, "personlig intervju, " og så videre når han går videre til et jobbtilbud blir gitt. Når Nyaya finner store potensielle ansatte som ikke kan ta stilling for øyeblikket, flytter de dem til et annet prosjekt (igjen ved hjelp av dra-og-slipp-evner). Resultatet er atalent basseng for fremtidige ansettelsesmuligheter. Alle merknadene om kandidatens intervju er fremdeles lagret med oppgaven for oppbevaring, så det er lett å referere til en fil selv om det refererer til et intervju som fant sted for et år siden.

Test: Ny ansettelsesferdigheter. En annen oppfinnsom bruk av Asana i ansettelsesprosessen i Nyaya Health er å invitere kandidater til et Asana-arbeidsområde og tildele dem noen oppgaver. Hvordan svarer de på oppgavene? Hvor godt svarer de på spørsmål som blir stilt i kommentarene til oppgavene? Kan de finne ut hvordan de kan bruke Asana basert på det de ser i grensesnittet? I følge Arnoldy og Landy lar denne testen dem ikke bare se hvordan kandidater tenker gjennom tøffe problemer, men tester også datakunnskaper deres. De leter ikke etter kompetanse i Asana, men de ønsker bekreftelse på at de menneskene de ansetter er effektive til å lære og bruke nye teknologier.

Replikere programvare. Arnoldy innrømmet at selskapet noen ganger undersøker annen produktivitetsprogramvare som hans ideelle organisasjoner vil bruke, men vanligvis kan gjenskape kjernefunksjonaliteten deres i Asana, uten å bruke noe ekstra penger. Nyaya-staben vil bygge maler i Asana for en viss funksjon, og deretter duplisere malen og gi den nytt navn når de har et faktisk prosjekt å utføre. Navnekonvensjoner, det vil si hvordan man navngir prosjektet, står i maltittelen. For eksempel kalles en mal for et nytt utviklingsprosjekt: "SUBMISSION TEMPLATE; ENTITY: PROJECT TITLE: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." Du kan ikke bli mye tydeligere enn det.