Gotomeeting anmeldelse og vurdering

Takket være billig båndbredde og et bredt utvalg av videokonferansetjenester, er det ikke lenger den logistiske og tekniske arbeidsplassutfordringen det var å prøve å koordinere møter med klienter på forskjellige geografiske steder og samhandle med eksterne arbeidere. GoToMeeting (som begynner på $ 14 per måned, faktureres årlig) er en av de bedre kjente videokonferansetjenestene, sammen med Cisco WebEx Meetings og Editors Choice-tjeneste ClickMeeting. Men GoToMeeting, som ble anskaffet fra Citrix av LogMeIn i januar 2017, dominerer ikke lenger plassen, og kan til og med falle bak konkurransen på noen områder.

Hvis du noen gang har vært en del av en online demo eller sett en nettpresentasjon, er sjansen stor for at du har brukt GoToMeeting (eller Cisco WebEx Meetings, for den saks skyld). Derfor vet du allerede litt om hvordan denne typen programvare fungerer. Selv om tjenesten er i stand til skjermdeling, demonstrasjoner og til og med feilsøking på fjernsyn, fokuserer denne gjennomgangen på GoToMeets videokonferansefunksjoner.

GoToMeeting-pakker

GoToMeeting tilbyr tre versjoner av programvaren: Starter, Pro og Plus. GoToMeeting Starter (som som nevnt tidligere begynner på $ 14 per måned, faktureres årlig) støtter opptil 10 deltakere og GoToMeeting Pro (som begynner på $ 29 per måned, faktureres årlig) støtter opptil 150 deltakere. GoToMeeting Plus (som begynner på $ 39 per måned, faktureres årlig) kan håndtere opptil 250 deltakere på en samtale. Det er også en gratis versjon av GoToMeeting, som tilbyr begrensede funksjoner for opptil 50 deltakere. GoToMeeting krever ikke et kredittkort for å registrere deg for den gratis 14-dagers prøveperioden, en praksis jeg skulle ønske var mer utbredt blant forretningstjenester. Det tilbyr også 60-dagers refusjon, noe som også er uvanlig.

En stor del av appellen til GoToMeeting er at den er en del av en større "GoTo" -serie, inkludert GoToWebinar og GoToTraining. Det er ingen prisbrudd for å kjøpe flere produkter, men det er heller ikke et samlet alternativ å kjøpe. Men hvis du allerede bruker GoToWebinar for online arrangementer for opptil 2000 deltagere, er det fornuftig å bare holde seg i produktfamilien når du leter etter et mer fokusert produkt for mindre målgrupper.

Starter

Det eneste du trenger for å komme i gang med en prøveversjon av GoToMeeting, er e-postadressen din, navnet ditt og passordet for kontoen din. Skjemaet har også en rullegardinmeny for antall arrangørseter, noe som betyr brukere som kan sette opp møter. Den er standard til en, og jeg mente å endre den til to, men det var mulig å gå tilbake og endre det senere. Det hadde vært bedre å tvinge brukeren til å oppgi en verdi på forhånd fordi det er veldig enkelt å overse på siden.

Merkelig nok så jeg en advarsel som fortalte meg at profilens tidssone ikke stemmer overens med datamaskinens tidssone. Jeg vet ikke hvorfor den bestemte meg for at jeg var på Pacific Daylight Time. Det er ikke basert på IP-adressen min, siden en rask sjekk av geolokeringstjenestene for IP-listen oppførte min beliggenhet på østkysten. Heldigvis er det en enkel nok ting å fikse.

"Min konto" -side er ganske spartansk, og viser bokser for Planinformasjon, innlogging og personlig informasjon. Rettsaken er standard til GoToMeeting Pro-planen, som er begrenset til 150 deltakere. Du ser plantypen, utløpsdatoen og en støttelink for Workspace Cloud under "Plandetaljer." Workspace Cloud inkluderer app- og stasjonær service, livssyklusadministrasjonstjeneste, data- og delingstjeneste, mobilitetsadministrasjonstjeneste og resepsjonstjeneste.

Ved å klikke på "Mine møter" fra skjermen Min konto tar du deg til GoToMeeting brukergrensesnitt (UI). Det er knapper som lar deg planlegge et fremtidig møte, gå inn i et møte og opprette et møte akkurat nå. Første gang jeg logget på, så jeg også lenker for å ta en tur eller registrere meg for gratis trening. Turen var veldig enkel, og fremhevet knappene og menyen der alle andre innstillinger holdes. Etter at jeg hadde satt opp noen møter, inkluderte skjermen min et område som viste alle mine kommende og pågående møter og en historie med alle tidligere møter.

Overgangen fra Min konto til selve GoToMeeting-brukergrensesnittet rørte seg fordi de ser helt annerledes ut. Min konto-siden er på en overveiende hvit side, med grå bokser for planinformasjon, innloggingsinformasjon og personlig informasjon. GoToMeeting-brukergrensesnittet er en grå nyanse med lyse oransje bokser. Kontosiden føles datert, selv om UI tydeligvis prøver å være litt mer moderne.

Sette opp et møte

Når du klikker på "Planlegg et møte", ser du et vindu som ber deg om å oppgi navnet på møtet, dets frekvens (forekommer en gang, flere ganger), dato, tid og varighet. Deltakerne kan koble seg over Voice-over-IP (VoIP) så lenge de har en fungerende mikrofon og høyttalere, ringer et landsspesifikt direkte nummer eller bruker en egen konferansesamtale-tjeneste. Når du klikker på knappen for å bruke din egen tjeneste, ser du et tekstvindu der du kan lime inn informasjonen din.

Når du er tilbake i hovedgrensesnittet, ser du det nye møtet oppført på siden. Ved å klikke på møtet åpnes et modalvindu med alle detaljene, inkludert telefonnumre og lenker. Du må klikke på Kopier-knappen for å kopiere teksten til utklippstavlen, slik at du kan lime den inn i e-posten din eller et annet verktøy for å kommunisere møtedetaljene. Som med Microsoft Skype for Business, takler GoToMeeting ikke kommunikasjon med inviterte deltakere eller sporingsdeltakere. Det er opp til kalenderprogramvaren din. Hvis du ønsker denne muligheten, kan du vurdere StartMeeting eller ClickMeeting i stedet, som begge lar deg sende møteinvitasjoner direkte fra programvaren.

I testen syntes jeg det var rart at Copy-knappen bruker Flash. Jeg har Flash deaktivert som standard i nettleseren min, så jeg kunne ikke kopiere informasjonen med det første. Resten av vinduet og nettstedet bruker ikke Flash, så bare å sette Flash på den knappen (når det er så enkelt å kode kopiere og lime) virket rart.

GoToMeeting har både en Microsoft Outlook og en Google Kalender-plugin-modul. Ved å installere dette kan du legge til GoToMeeting til ditt arrangement i kalenderen. Med det kan du også invitere e-postkontakter til møter.

GoToMeeting tilbyr det det kaller et "personlig møterom." Du kan opprette en tilpasset URL som er lett å huske, for eksempel gotomeet.me/superfunchattogo. I stedet for å prøve å huske tilgangskoden og spesifikk informasjon, kan du alltid bare gå inn i møterommet. Dette er en flott funksjon for tilbakevendende møter. Dette ligner på alternativet "Møt nå" i Microsoft Skype for Business, bortsett fra at du får en unik URL for møtet.

Du trenger ikke å spesifisere når du oppretter møtet om det er en videosamtale, bare et taleanrop eller om du vil dele skjermen eller ikke. Alt dette blir håndtert på farten under møtet.

Fra brukergrensesnittet kan du også klikke på "Møt nå" for å starte møtet uten å planlegge det. Igjen vil GoToMeeting ikke sende ut møteinformasjonen til deltakerne. Du må kopiere og lime den inn selv eller stole på plugin-modulen for å integreres med e-posten din.

Møteopplevelsen

GoToMeeting-brukergrensesnittet har nylig blitt oppdatert til et mer moderne utseende. GoToMeeting kan være å foretrekke fremfor andre tjenester fordi det ikke krever at brukerne navigerer i noen menyer. På den annen side har den ikke avanserte møtefunksjoner, for eksempel avstemning eller løfting av en hånd, så husk det. GoToWebinar og GoToTraining tilbyr disse mer avanserte funksjonene. En håndfull konkurrenter tilbyr en "løft din hånd" -funksjon, inkludert ClickMeeting og Adobe Connect. ClickMeeting tilbyr også polling.

For deltakere er det ganske enkelt å delta på et møte i GotoMeeting. Klikk på lenken i møteinvitasjonen, og GoToMeeting åpner et helt nytt vindu. Eller du kan gå direkte til GoToMeeting-nettstedet og legge inn møtekoden. I det siste krevde GoToMeeting at Java ble installert. Dette er heldigvis ikke lenger tilfelle, men noe samarbeid på klientsiden er fortsatt nødvendig. Hvis dette er første gang du bruker GoToMeeting, vil nettstedet automatisk prøve å laste ned visningsprogramvaren og deretter be deg om å starte den. Hvis du bruker Chrome, kan det hende du blir bedt om å spørre om det er greit å starte appen. Hvis du vet at du ikke vil trenge video- eller skjermdelingsfunksjonene, kan du bare ringe til konferanselinjelinjen.

Du velger lydalternativet ditt (ring inn eller bruk datamaskinen) og venter på at programvaren skal starte. Hvis du begrenser nettleserinnstillingene dine til ikke å tillate popup-vinduer eller nedlastinger (som jeg gjør), må du gi datamaskinen tillatelse til å utføre hvert av disse trinnene. Det kan være kjedelig, men det er ikke vanskelig. Hvis deltakerne er på låste datamaskiner med begrensede tillatelser til å starte apper, kan de bli bedt om å oppgi et passord før seeren kan kjøre. Møtet starter ikke før møtearrangøren logger seg på og blir med på møtet.

Funksjoner for videokonferanser

GoToMeeting er en stabil, veletablert plattform og videokonferanser er en utvidelse av funksjonene. Problemet er at videokonferanser føles som en ettertanke i den. GoToMeeting tilbyr videokonferanser via HDFaces-funksjonen, som er inkludert i alle planer. Hver deltager klikker på delkamera-knappen for å slå på kameraet. GoToMeeting begrenser deg imidlertid til seks delte videoøkter. Det har ikke noe å si om du er på 25-seters eller 100-seters plan. Du kan ha folk i møtet som nettopp deltar via lyd og har 25 personer på videoen.

Du kan ikke bruke noen av verktøyene, for eksempel tegningsmodus, mens du er i video. Du kan imidlertid dele skjermen mens du fortsatt holder webkameraet i gang, noe som er bra for en presentasjon. Og du kan bruke tegningsmodus med skjermdelingen. Videokonferanseanrop kan ikke tas opp, noe som er synd, spesielt siden Microsoft Skype for Business har muligheten utenfor boksen.

GoToMeeting er ikke kresen når det gjelder nettleserkompatibilitet. Jeg testet det i fire separate nettlesere: Chrome, Firefox, Internet Explorer og Safari. Uansett om deltakeren var på trådløs eller Ethernet, var opplevelsen flytende og tydelig. Hvis virksomheten din ser alvorlig på videokonferanser, bør du også vurdere GoToConference, som er GoToMeets alt-i-ett-videokonferansetjeneste som kombinerer maskinvare med GoToMeeting videokonferanser i en enkelt pakke.

Egenskaper

Du kan også beskytte møtet ditt med et passord, men du må sende deltakerne separat. GoToMeeting vil ikke sende den informasjonen på dine vegne, noe som er fornuftig. Når arrangøren starter møtet og oppgir passordet, ber GoToMeeting deretter hver deltaker om å oppgi passordet for å gi dem tilgang. GoToMeeting hevder å ikke lagre møtepassordet. Sammen med denne funksjonen kan du låse møtet for å forhindre at deltakerne kommer inn før møtets starttid.

Programmet tilbyr en tegningsmodus, der personen som har kontroll over skjermen kan tegne. Verktøyene lar deg fremheve tekst, tegne piler, fokus på spesifikke elementer eller tegne fritt. Jeg trodde verktøyene virket skjult under GoToMeeting-logoen, men de var ikke så vanskelige å finne. Du kan ikke bruke tegneverktøyene på en videokonferanse. Hvis du trenger avanserte møtealternativer, for eksempel avstemning eller løfting av hånden, må du se på GoToWebinar eller andre plattformer.

GoToMeeting støtter kinesisk, fransk, tysk, italiensk og spansk. Når du bytter språkmodus, endres alle tekst- og menyalternativene med en gang. Som jeg nevnte tidligere, har jeg tilgang til Workspace Cloud, som lar bedrifter designe og levere arbeidsområde-tjenester for å la brukere få tilgang til apper, data og IT-verktøy i skyen. Dette er forskjellig fra desktop-deling under et møte. Med Workspace Cloud installerer, installerer og administrerer du appen i skyen, og leverer sikre virtuelle apper og stasjonære datamaskiner til hvilken som helst enhet. Ingenting kjører på den lokale enheten, men brukere får full brukeropplevelse (UX) uavhengig av enhet og nettverk.

GoToMeeting har apper for Android-, iOS- og Windows Phone-enheter. Du kan også laste ned Viewer fra Windows Store for Windows 8.1-enheter. Jeg testet videokonferansene fra Android og Windows Phone og fant kvaliteten høy og appene enkle å navigere. En av de nyeste funksjonene vil appellere til hyppige reiser. Kalt "Pendelmodus", gjenkjenner den når den mobile enheten din er i bevegelse og gjør demping og demping av en berøringsfunksjon. Dette reduserer risikoen for å være en distrahert sjåfør kraftig, så å si.

GoToMeeting har nylig lagt til en "Ring meg" -funksjon, som lar GoToMeeting ringe deg under et tidligere planlagt møte. Dette lar deg bli med på samtaler uten å måtte oppgi den lange oppringingsinformasjonen du normalt må oppgi. "Ett-klikk møte" er en annen ny funksjon som lar brukere starte et møte fra integrerte tredjepartsapper, for eksempel Microsoft Office og e-post.

Noe nytt med blandingen er en transkripsjonsfunksjon som bruker Google-teknologi for å transkribere innholdet i møtet for nedlasting. Dette er en flott funksjon og kutter i stor grad behovet for å ta minutter. Den er i stand til å identifisere og rope ut handlingselementer i tillegg til å oppsummere innholdet. Å gå hånd og hånd med dette er muligheten til å laste ned ethvert møtebilde som en PDF-fil for senere referanse. Dette lar deltakerne fokusere på å lytte fremfor å dele fokuset mellom å ta notater og ta hensyn til det som blir sagt.

Også nytt er videoopptak; dette inkluderer videomater og lyd også. Dette er kanskje det beste produktet i de vi har testet for denne funksjonen, ettersom den tilbyr ubegrenset skylagring for opptak.

Får hjelp

GoToMeeting har en tretrinns produktturné for å gå brukere gjennom plattformen og bli kjent med alle funksjonene. Det er også en egen treningsøkt, som tilbys til bestemte tider i løpet av uken. Du registrerer deg for en tidsluke og får en-til-en-trening i å planlegge møter og administrere funksjonene i løpet av sesjonen. Det tilbyr telefonstøtte for tekniske problemer og online salgsprat for hjelp når du evaluerer produktet.

Kunnskapsbasen og hjelpeteksten er omfattende og forumene er aktive. Det er lett å finne tidligere stilte spørsmål. I tillegg tilbyr den 24/7 support hvis du trenger å kontakte en teknisk supportrepresentant.

GoToMeeting har lagt opp spillet i løpet av de siste årene, økt antall mennesker det støtter på et gitt møte og lagt til støtte for mobile enheter. Økningen til 25 videofeeder er definitivt mer i tråd med konkurransen også. GoToMeeting var kanskje den mest grunnleggende videokonferanseløsningen tilgjengelig, men den har tydelig beveget seg utover det. Selv om det bare er sjenert for redaktørenes valg-betegnelse, gjør den det bare på grunn av de adskilte webinarfunksjonene som bare er tilgjengelige i GotoWebinar. For produkter som inkluderer denne funksjonen som standard, kan du vurdere å prøve et alternativ som ClickMeeting, vårt redaktørvalg for webinarfokuserte team.