Slik sikkerhetskopierer du e-postkontoen din og får tilgang til den offline

I en verden der Wi-Fi er overalt, er det lett å tro at e-posten din alltid vil være tilgjengelig for deg. Men til og med Gmail går av og til. Eller skolen eller arbeidet ditt kan redusere tilgangen til innboksen uten forvarsel. Hvis du konstant blir fast i et fly uten Wi-Fi, ville det være fint å i det minste ha tilgang til gamle meldinger.

Hvis du mister e-posten din som å miste en arm, kan du vurdere å ta sikkerhetskopi av innboksen slik at du får tilgang til den når webkontoen din ellers ikke er tilgjengelig. Du vil ikke kunne få tilgang til nye meldinger hvis Internett går ned, men du kan se hele arkivet, som noen ganger er alt du trenger for å fortsette å jobbe.

Slik sikkerhetskopierer du e-post

Det er noen få måter å sikkerhetskopiere e-posten din på, for eksempel skytjeneste Backupify eller Googles Takeout-tjeneste, som kan brukes til å laste ned et arkiv med dataene dine. For vanlig, offline sikkerhetskopi anbefaler jeg imidlertid å gå gammeldags og sette opp en desktop e-postklient, som Thunderbird.

Kjør den innimellom i bakgrunnen, og den vil laste ned meldinger fra alle e-postkontoer, så hvis du mister internett - eller, forby, kontoen selv - kan du fremdeles få tilgang til meldingene dine.



Legg til kontoene dine i Thunderbird

Last ned Thunderbird og installer det som du vil bruke andre applikasjoner - det er tilgjengelig for Windows, macOS og Linux. Når du starter den, vil den be om brukernavn og passord til e-postkontoen din.

Hvis du bruker en vanlig web-posttjeneste som Gmail eller Outlook, vil den oppdage de riktige innstillingene for deg; Ellers kan det hende du må klikke på knappen "Manuell konfigurering" for å angi serveren og portnumrene selv. (Du finner ofte disse i Hjelp-delen av web-posttjenesten din.)

Når du har lagt til kontoen din til Thunderbird, bør den begynne å laste ned meldingene. Dette kan ta litt tid, så la det gjøre sine ting og komme tilbake senere.



Konfigurer Thunderbird-protokollinnstillinger

Når du konfigurerer en e-postklient, kan det hende du må aktivere IMAP (Internet Message Access Protocol) og POP (Post Office Protocol) i innstillingene til webmailen din også. Gmail krever for eksempel at du aktiverer det på denne siden. Hvis du bruker tofaktorautentisering, kan det hende du må generere et appspesifikt passord i innstillingene til web-posten din. Igjen, sjekk dokumentasjonen til e-posttjenesten din hvis du har problemer.

Når du får valget mellom IMAP og POP, vil du vanligvis velge IMAP. IMAP prøver å speile hva som er på serveren, så hvis du sletter en melding fra innboksen din på Gmail.com, vil den e-posten forsvinne fra Thunderbird også. POP er derimot litt mer datert, og lager en helt egen database på datamaskinen din.

Du vil også sørge for at Thunderbird ikke sletter meldinger fra serveren etter å ha lastet ned dem. Du kan gjøre dette ved å høyreklikke på kontoen i Thunderbird, gå til Innstillinger> Serverinnstillinger og fjerne merket for "For maksimalt 14 dager" og "Til jeg sletter dem" under Legg igjen meldinger på serveren.



Konfigurer Thunderbird for å laste ned alle meldinger

Hver tjeneste bruker IMAP litt annerledes. Som standard kan det hende at mange laster ned innboksen, men ikke andre mapper, så du vil forsikre deg om at Thunderbird tar tak i alle meldingene dine hver gang den ser etter e-post på serveren.

Det er noen få måter å oppnå dette på, men den beste metoden er gjemt i Thunderbird's Config Editor. Gå til Thunderbird's Options og gå til Advanced> Config Editor, og klikk på "Jeg godtar risikoen" -knappen når du blir bedt om det. Søk etter mail.server.default.check_all_folders_for_new- innstillingen, og dobbeltklikk på den for å sette den til "True".

Fra nå av skal Thunderbird automatisk synkronisere hele kontoen, ikke bare innboksen. Hvis det ikke gjør det, kan det hende du må slutte og starte Thunderbird på nytt etter å ha lagt til en ny konto, eller vent til den får tak i meldinger for hver mappe. Igjen, dette kan ta lang tid hvis du har mange gamle meldinger, så fortsett å gjøre annet arbeid og la det gjøre sine ting.

Når du er ferdig, kan du sette PCen din i flymodus og rase rundt e-postmappene dine for å se om meldingene dine er lesbare. Igjen kan forskjellige webtjenester implementere IMAP litt annerledes, så hvis du ikke kan se meldingene offline, kan det hende du må gjøre litt graving og testing i løpet av noen dager for å få alt til å fungere ordentlig.

Når du er sikker på at Thunderbird laster ned all posten din, kan du bare la den løpe i bakgrunnen når du bruker datamaskinen. Hvis du foretrekker å ikke kaste bort ressurser, må du stille inn Windows 'oppgaveplanlegging for å starte Thunderbird en gang hver dag eller to, slik at den holder sin lokale database oppdatert med de siste meldingene. Hvis du noen gang mister internett, er det bare å starte opp Thunderbird, så kjører den i frakoblet modus, slik at du får tilgang til det nedlastede arkivet, slik at du kan holde deg produktiv.



Ta sikkerhetskopi av sikkerhetskopiene dine

Den bærbare datamaskinen er enda mer utsatt for tap av data enn e-posttjenesten, så når du har fått denne "sikkerhetskopien" etablert på systemet ditt, vil du sannsynligvis ta sikkerhetskopi av den sikkerhetskopien.

Dette skal være ganske enkelt, siden du allerede sikkerhetskopierer datamaskinen din, ikke sant? Hvis ikke har du mange alternativer. Bare sørg for at mappen C: \ Brukere \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird er inkludert i de vanlige sikkerhetskopiene. På denne måten, hvis PC-ens harddisk noen gang mislykkes, kan du gjenopprette den gamle profilmappen på den nye maskinen og fortsette slik ingenting har skjedd.

Dette kan virke som en rundkjøringsprosess for noe så sjeldent, men når det verste skjer, vil du være glad for at du setter dette på plass.