Hvordan kjøpe en videokonferansetjeneste

Firmaet ditt har bestemt seg for å flytte noe av kommunikasjonen til video. Du har hørt om store aktører som ClickMeeting, RingCentral, Skype og Vonage, men du vet ikke helt forskjellen mellom dem. Du har også hørt om forbrukerfokuserte verktøy som Facetime og Google Hangouts, men du er ikke helt sikker på at de er egnet for bedriftsbruk.

I vår sammenstilling av de beste videokonferanseløsningene, fordeler vi forskjellene mellom de beste verktøyene på markedet med en sammenligning av funksjoner for funksjoner. Selv om roundupen kan være nyttig for kjøpere som forstår hva disse funksjonene gjør, og hvordan de kan dra nytte av virksomheten deres, kan det være for avansert for team som nettopp starter innkjøpsprosessen for videokonferanser.

For å hjelpe, snakket vi med Brian Gilman, visepresident for produktmarkedsføring på Vonage, om hvilke faktorer nybegynnere bør tenke på når de velger en videokonferanseløsning. Vi diskuterte alt fra innholdsdeling og samtale kvalitet til back-end analyse. Bevæpnet med den kunnskapen du har gitt, bør du kunne gå tilbake til vår beste videokonferanseløsning med en bedre ide om hva du trenger og hvilken leverandør som kan gi deg det.

1 UC eller videokonferanse

Videokonferanser gir i seg selv mange forskjellige funksjoner og alternativer. Men i kjernen er videokonferanser ganske enkelt en måte for en bruker å kommunisere frem og tilbake med en annen bruker via en live videostrøm. Mer avanserte løsninger gir mulighet for ting som en-til-mange videosendinger, skjermdeling og til og med webcasting-funksjonalitet som kan undersøke publikumsmedlemmer og samle seerdata (men vi kommer foran oss selv).

Unified kommunikasjon (UC) tar videokonferanser og legger den til en større pakke med kommunikasjonsverktøy. Du vil kunne sende chat- og tekstmeldinger til medarbeidere. Du kan lage arbeidsflyter for prosjektledelse. Du vil kunne lage dokumenter og kjøre samtidige redigeringer på dem slik du ville gjort med en plattform som Google Drive.

Det viktigste aspektet av en UC-plattform er kanskje evnen til å integrere med tredjepartsløsninger for å hjelpe deg med å hente inn og eksportere data fra verktøy til verktøy. Hvis du for eksempel trenger å ringe en kunde og ønsker å få tilgang til hans eller hennes poster for å forbedre kommunikasjonen din, gjør integrering mellom Salesforce-kontoen og UC-verktøyet dette utrolig enkelt. Fra Salesforce-oversikten kan du starte samtalen, se kundens samhandlingshistorikk og legge til notater om hva som blir sagt under samtalen.

"Å ha en enhetlig plattform er helt klart noe som vil være av interesse, " sa Gilman. "En entall plattform for mobilitet, samarbeid og stemme er noe de fleste bedrifter leter etter i dag."

Gilman advarer om at det ville være kostnadsfor lite å bygge en kommunikasjonsplattform gjennom individuelle leverandører. I tillegg kan det hende at dataene ikke overføres fra system til system like enkelt som i en enkelt leverandørplattform. I tillegg, hvis noe går i stykker, må du bestemme årsaken ved å snakke med flere supportrepresentanter fra flere selskaper, noe som høres ut som et mareritt.



2 Brukervennlighet

Alle former for forretningsprogramvare har et spekter av brukervennlighet. Noen markedsføringsverktøy for e-post er så godt designet at de får det til å virke som om noen kan våkne og bli e-postmarkedsfører uten å ha noen formell opplæring. Andre verktøy er så kompliserte og tekniske at til og med de mest avanserte markedsførerne strekker seg etter støtteknappen.

Videokonferanser er ikke annerledes. Noen verktøy tilbyr rene og intuitive brukergrensesnitt (UI) som lar deg klikke på en persons navn og starte en samtale direkte. Noen lar deg planlegge møter på forhånd ved å klikke på en kollegas kalender og skrive inn navnet ditt. Det er verktøy som lar deg opprette et virtuelt konferanserom, sende en lenke og invitere hundrevis eller tusenvis av mennesker til det rommet uten noen forutsetninger for noen av gjestene dine. Dette er hva slags løsninger du vil vurdere når du kjøper.

"Mye tid, videokonferanser har mye nyanse fordi det brukes mange forskjellige protokoller i dag, " sa Gilman. "Du støter på utfordringer med å bringe inn arveplattformer, få inn tredjeparter som er utenfor stedet… det har vært utfordringen i mange år. Muligheten til å sende en lenke til en tredjepartsplattform og komme så raskt som til en samtale er veldig viktig for å lykkes. ”

I utgangspunktet, hvis du åpner videokonferanseprogramvaren og føler at du burde ha fått en ingeniørgrad, jobber du sannsynligvis med feil verktøy.



3 Samarbeid og deling

Selv om du velger å ikke kjøpe en UC-plattform, vil du kanskje fortsatt ha et videokonferanseverktøy som kan utføre grunnleggende deling av dokumenter og skjermbilder. Disse funksjonene lar brukerne dine sende filer til hvem som helst i konferanserommet eller til å spre et dokument fra et nettsted på skjermen for demonstrasjon.

"Behovet for samarbeid og deling av innhold er viktig, " sa Gilman. For at et effektivt møte skal finne sted, er deling av innhold nesten like viktig som å se ansikt til ansikt. Det kan være så enkelt som dokumentdeling, slik at brukere kan dele det de jobber med i sanntid. Det er en kritisk komponent i ethvert samarbeidsmiljø. ”

Når du har disse funksjonene, kan du også bruke videokonferanseverktøyet på måter du ikke hadde forestilt deg tidligere. Alle tenker på videokonferanser for teammøter, men hva med klientmøter, potensielle kjøpersamtaler eller partnersamtaler? "Når du begynner å vurdere hvordan video kan transformere hvordan selskaper kan gjøre forretninger, er det da adopsjonen blir mye mer utbredt, " sa Gilman.



4 Forbruker vs. forretningsverktøy

Hvis du er overbevist om at du bare noen gang vil bruke videokonferanseverktøy for en-til-en-kommunikasjon, kan det hende du også har lurt deg selv til å tro at en forbrukerfokusert app vil være nok til å få jobben gjort. I noen tilfeller kan du ha rett. Husk imidlertid at ikke alle samtaler vil bli gjennomført fra rammen av et kontor som leverer høyhastighets Ethernet. Faktisk vil de fleste av samtalene dine sannsynligvis bli utført på bærbare datamaskiner og nettbrett via Wi-Fi-tilkoblinger (hvorav noen er i bevegelse av kjøretøy).

Her klarer ikke standardforbrukerappen å levere verdien av et videokonferanseverktøy i bedriftsklasse. "Disse forbrukerappene er gode, men du får problemer med kvaliteten, " sa Gilman. De er ikke stabile nok til å håndtere pålitelighet og spenst når du snakker med en klient. Du ser på visse forbrukerplattformer hvis du er på en mobilklient i bilen; videokonferanseløsningen din må være forberedt på å håndtere en minst fellesnevner som sannsynligvis vil være en mobil enhet. Evnen til å håndtere pakketap uten video- og stemmeforringelse er viktig. ”

“Teknologien som kjører plattformer har blitt så mye bedre. Og når du kobler sammen det med nettverkskvaliteten vi kan tilby, har vi nettverket løst, sier Gilman. "Evnen til å dele en CAT-skanning over video ville vært lattermild for tre-fire år siden. Nå kan du se den mest detaljerte CAT-skanningen. ”



5 Back-End Administration

Siden du er den som velger systemet, hvorfor ikke velge et som gir deg kontroll over alt? Enterprise videoverktøy gir deg tilgang til funksjoner som opptak med ett klikk, samt statistikk som forteller deg hvem som ringer flest, hvor lenge folk holder seg på samtaler, når folk slapp samtaler og mye mer. Du kan også kontrollere hvem som har administrative tillatelser til å ta opp sitt eget anrop, hvem som kan hoppe på eller overføre samtaler til andre brukere, og hvem som kan undersøke anropskvalitet for å sikre at systemet leverer klare bilder.

"Sofistikerte administratorer vil ønske å vite hvordan pakketap var, " sa Gilman. “Var det helt i enden? Hvis det var lokalt, må du se på nettverket. "