Hubstaff anmeldelse og vurdering

Hubstaff (som begynner på $ 5 per måned per bruker) er omtrent som Editors 'Choice-vinnende TSheets ved at begge verktøyene fokuserer nesten utelukkende på tidsporingsfunksjoner. Hubstaff deler dette fokuset noe ved å legge til noen overvåkningsevner for ansatte, for eksempel overvåking av tastetrykk, men for det meste er det fokusert på tidssporing. Likevel henter det ikke helt opp TSheets i denne avdelingen fordi sistnevnte gjør det noe bedre når det kommer til mer avanserte funksjoner.

Mens rene spillløsninger som Hubstaff og TSheets appellerer til mange kunder, ønsker andre ofte et bredere funksjonssett som kan omfatte prosjektledelse (PM), kostnadsstyring eller fakturering, for eksempel. Verktøy som faller i denne kategorien inkluderer Mavenlink og vår andre tidsporing av Editors 'Choice-vinner Zoho Projects.

Priser og planer

Hubstaff ble bygget for å gi deg Big Brother-nivå tilsyn med når ansatte jobber, hva de gjør mens de jobber, og hva du trenger å betale dem når arbeidet er utført. Den grunnleggende $ 5-per-måneders-planen gir deg tilgang til enkle tidssporingsverktøy, en ansattes betalingsplanbehandler, 24/7 support og brukerinnstillinger som kan administreres på en ansatt-for-ansatt-basis. I tillegg lar denne planen følge med på om dine ansatte jobber ved å la deg spille inn skjermbilder mens de fungerer, samt overvåke tastatur- og museaktivitet under skift. Av de verktøyene vi testet i tidssporingsoppdateringen, er Hubstaff og Time Doctor de eneste verktøyene som tilbød dette nivået av innsikt i hvordan arbeidere utvikler seg. Selv om overvåking av tastatur og skjerm er nyttige (om enn overdreven) funksjoner for en skiftmonitor, overlater Hubstaffs implementering mye å være ønsket (mer om dette senere).

Premium-planen på 10 dollar per bruker per måned inkluderer alt du finner i grunnleggende plan, men du vil også få tilgang til Hubstaffs applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) for å integrere verktøyet med annen tredjeparts programvare. Premium-pakken kommer også med et lett planleggingsverktøy som gir administratorer makt til å tilordne skift og delegere oppgaver fra konsollen. Premium-kunder kan også bruke verktøyet til å opprette fakturaer og foreta PayPal-betalinger automatisk. Kunder som betaler årlig, vil få to måneder gratis (for begge prisnivåene).

Sammenlignet med TSheets, den nærmeste konkurrenten i vår runde, er Hubstaff rimelig, spesielt gitt de ekstra overvåkingsfunksjonene som ikke er tilgjengelige i konkurrerende verktøy. TSheets tilbyr en grunnleggende gratis konto, samt en $ 5-per-bruker-per-måned-konto som krever $ 20 basisgebyr per måned for lag med færre enn 100 brukere, og en $ 100 basisavgift per måned for lag med mer enn 100 brukere brukere. Basisavgiften, som Hubstaff ikke tar ut, gjør TSheets litt dyrere enn Hubstaff, selv på Hubstaffs Premium-nivå. Hubstaff planlegger å flytte bort en prisplan som grupperer antall brukere sammen i faste mengder som 5, 10 og 15, og i stedet vil være mer nøyaktig med prisfastsettelsen i henhold til antall brukere. For eksempel vil et selskap med 17 brukere spille for 17 brukere i stedet for å runde opp tallet til prisen for 20 brukere, som er $ 99 per bruker per måned.

Hvis du er mer interessert i de omfangsrike prosjektledelsesløsningene, må du pony opp litt mer penger. Mavenlink belaster 39 dollar per bruker per måned for sin billigste plan som inkluderer tidssporing. Zoho tilbyr sin billigste tidssporingsplan til $ 20 per måned for 10 brukere og 10 prosjekter (som er en anstendig avtale hvis du trenger alle de ekstra PM-funksjonene). Den billigste tidssporingsplanen fra Wrike koster 24, 80 dollar per bruker per måned.

Funksjoner og brukergrensesnitt

Hubstaffs brukergrensesnitt (UI) er designet med en attraktiv grå og blå navigasjonslinje på venstre skinne som etterlater god plass på høyre side av skjermen for datainnføring og analyse. Når du først logger deg på systemet, blir du ført til hovedpanelet, som gir deg en oversikt over hvor mange timer de ansatte har jobbet den dagen og hvor mange timer de har jobbet de siste syv dagene. Du vil også se en liste over hvert medlem, deres siste oppgaver og hvor aktive de har vært den siste uken. Dette er en solid datavisualisering av prosjektstyring som lar deg øyeblikkelig skille mellom arbeidshester og ikke-ting, og det ber øyeblikkelig om oppmerksomhetsprosjekter som får mer enn nok oppmerksomhet og prosjekter som blir neglisjert.

Vi inviterte brukere til å bli medlem av kontoen vår som medlemmer for noen få av våre aktive e-postadresser. Når de er lagt til riktig vises de ansatte som "Medlemmer" oppført i administratorvisningen. Men da vi la til en bruker for en av våre aktive e-postadresser, dukket brukeren frem under Inviter, men dukket ikke opp under Medlemmer. Vi har mottatt en e-postvarsel om "Utestående invitasjoner." Selv om vi allerede godtok invitasjonen til en e-postadresse, dukket den ikke opp i systemet som akseptert. Vi klikket på lenken i e-posten, som førte til listen over invitasjoner. Så valgte vi Handling og Resent Invite. En representant for Hubstaff fortalte at når vi godtar invitasjonen fra vår andre konto, må vi logge ut av Hubstaff og deretter logge på fra den andre kontoen. Når vi tok dette trinnet, var vi i stand til å legge det nye medlemmet til kontoen vår og få personen til å spore tid fra den separate kontoen.

Det er to måter å legge til tid i Hubstaff: Du kan lage manuelle timelister med forrige arbeidstimer, eller du kan bruke stoppeklokkefunksjonen. Tidligere tilbød Hubstaff bare stoppurfunksjonen i skrivebordsappen sin. Nå kan du bruke stoppeklokke-knappen i mobilappen, skrivebordsappen eller på nettstedet. Du legger til en oppgave å jobbe med, og klikker deretter på stoppeklokke-pilknappen for å begynne å timere arbeidet ditt. Hvis du vil endre oppgaver, klikker du på rullegardinmenyen i timer-widgeten for å bytte til en annen oppgave. For eksempel for "Nytt jernbanetunnelarbeid", ønsket vi å bytte oppgaver fra "Boring i berggrunnen" til "Utføre det elektriske arbeidet." Når vi endret rullegardinmenyen, stoppet tidtakeren. Så klikket vi på pilen for å starte stoppeklokken for den nye, men relaterte oppgaven.

Med tidsarkfunksjonen logger du timene dine slik du sannsynligvis gjorde med penn og papir i løpet av den analoge tidsperioden. I hovedsak jobber du skiftet ditt, legger du tid til timelisten og logger deg av på det. Dette er en ganske standard metode for sporing av tid. Dessverre, fordi Hubstaff ikke lar deg legge til fremtidig tid, kan du ikke bruke plattformen som skiftplanlegger. Administratorer kan la brukere redigere tidligere innsendte timelister manuelt, og de kan tvinge brukerne til å kreve en grunn til å sikre at de faktisk legger timer de jobbet. Administratorer kan også minne brukerne om å begynne å spore tid hvis de ikke har klokket seg inn på systemet på en stund.

Den native appen vil ta et bilde med tilfeldige intervaller på opptil tre bilder i timen, avhengig av hvor ofte administratoren vil spionere på arbeidere. Skjermbilder kan være delvis uskarpe for ikke å registrere sensitiv informasjon på hver enkelt gripe, men nok av skjermen blir ikke oppsagt at du fremdeles får en følelse av om skjermen er på arbeidsrelatert eller spillrelatert innhold. Dette er en irriterende komplisert og innviklet måte å spore tid manuelt, spesielt hvis du hopper fra oppgave til oppgave gjennom dagen. Hubstaff bør finne en måte å legge screengrab-elementene til i den skybaserte arkitekturen slik den gjorde med stoppeklokken for å forenkle brukervennligheten.

Fanen Planer lar deg tilordne datoer og klokkeslett for de ansatte å jobbe. Du kan angi et minimum antall timer for arbeid og lunsjpausevarighet. Med Hubstaff kan du også angi et tilbakevendende skifte. Verktøyets rapporteringsprogramvare har forbedret seg siden vår forrige gjennomgang, men fremdeles viser mer robuste verktøy som Zoho Projects. I Hubstaff vil du få tilgang til rapporter om jobbet tid, prosent av aktivitet og penger brukt. Siden vår forrige gjennomgang har Hubstaff lagt til en grafisk oversikt over en hel arbeidsflyt. Snart planlegger Hubstaff å legge til muligheten for å lagre filtre for et bestemt søk i stedet for å søke etter medlemmer hver for seg. Du kan se en rapport om tid og aktiviteter eller rapporter om ukentlig aktivitet, betalinger, skyldig beløp, prosjektbudsjetter, tidsavbrudd, fakturaer og mer. Hvis målet ditt er å lære og utvikle seg ut fra når og hvordan dine ansatte administrerer tid, vil du være bedre med å jobbe med Zoho Projects.

Administratorer mottar varsler når de har nådd ukentlig bemanning og budsjettgrenser. Fakturaer blir automatisk beregnet og opprettet basert på tiden hver ansatt jobbet, samt hans eller hennes tilhørende lønnsats. Du kan sette opp automatisk lønnsliste gjennom PayPal, som lar deg automatisere betalinger basert på tid sporet i verktøyet. Husk: Brukere trenger ikke å sende tid igjennom for godkjenning, så automatiske betalinger blir utført enten ansatte har rett eller galt om antall timer de jobbet. Det er ingen påminnelse for ledere om å dobbeltsjekke hver timeliste før automatiske betalinger går ut. Hvis du er bekymret for å utføre falske betalinger, kan du stille PayPal-betalinger til manuell.

Som en del av konfigurasjonsinnstillingene kan du kontrollere hvem som mottar varsler om en bruker, (administrasjon, en bruker, begge eller ingen). Vi synes det er smart at både ledelse og bruker vil motta dette. I mellomtiden, når det gjelder redigeringstid, lar Hubstaff deg angi en grunn for redigeringstid. Kanskje dette er nyttig når selskaper trenger å føre poster, slik at de ikke blir revidert.

Ansattes overvåking

Vi har berørt hvordan noen av Hubstaffs mer Big Brother-lignende funksjoner inngår i tidssporing. Men plattformen har også mange av kjennetegnene til overvåkningsverktøy for ansatte. Hubstaffs overvåkingsfunksjoner for medarbeidere inkluderer tastetrykklogging, URL- og applikasjonsovervåking, GPS- og stedsovervåking, og aktivitetsskjermbilder.

Når du har angitt brukerne dine, og de laster ned timer-appen til maskinen sin, sporer ikke skrivebordsappen tid, men tar skjermbilder tilfeldig eller med tilpassede intervaller, for eksempel tre skjermbilder i minuttet. Dette gjelder ikke bare brukerens hovedskjerm, men også påmonterte skjermer. Hubstaff logger ikke taster, men sporer aktiviteten som tilbys via mus og tastatur, og gir arbeidsgivere en beregning av hvor aktiv den ansatte er. Denne informasjonen avvikles alle på Hubstaff-instrumentbordet i kategorien Aktivitet. Det er her du kan velge en bruker fra rullegardinmenyen for å se skjermbildene deres korrelert med aktivitetsdata.

Når det gjelder applikasjons- og URL-overvåking, går Hubstaff utover bare å spore tid for å se hvilke nettsteder og apper ansatte har besøkt eller åpnet og hvor lange økter var. Rapporter-modulen kan deretter kjøre tilpassede spørsmål på vektorer som appbruk kartlagt mot tid og aktivitet. Hubstaff integreres med prosjekt- og oppgavehåndteringsverktøy som Asana og Trello for å filtrere rapporter etter spesifikke prosjekter eller oppgaver for å spore produktivitet.

En unik overvåkningsfunksjon for ansatte som tilbys er GPS-posisjonssporing gjennom Hubstaffs mobilapp. Selv om mobilappen i seg selv ikke kan ta skjermbilder (den mobile enheten kan) eller fange mobilapp og nettstedaktivitet, lar den deg spore og logge sted for ansatte som jobber i feltet. Selv om dybden i overvåkningsdataene og overvåkningsfunksjonene ikke kan måle seg med et kraftsenterverktøy som Teramind, vårt redaktørers valg for overvåking av ansatte, har Hubstaff et nyttig utvalg funksjoner for arbeidsgivere som ønsker litt mer tilsyn.

Mobil tilgang

Sporingstid i sanntid på Hubstaffs Android- og iOS-apper er nøyaktig det samme som på desktop-appen, men mobilappen gir et spesielt intuitivt grensesnitt. Mobilappen lar administratorer overvåke bevegelser via GPS-sporing. Dette gir deg en oversikt over hvor mye bevegelse som ble gjort av din ansatt ved å fange opp stedsdata i forskjellige stadier.

Først klarte vi ikke å starte tidtakeren for en oppgave fordi vi ikke aktiverte Location Services for Hubstaff. Når vi klikket på Tillat, kunne vi begynne å time prosjektet SEO Reports for XYZ Stores.

Det mobile dashbordet i Hubstaff var pent organisert. Grensesnittet i mobilappen var ganske bra, men du kan ikke se årsakskolonnen på timelisten. Du skal kunne bla over med berøringsskjermen.

Når du klikker på en vare, kan du se hvor mye penger som ble brukt, basert på hvor mye tid du har jobbet. På hovedpanelet kan du spore tiden og kostnadene for både individuelle medlemmer og et team. Mobilgrensesnittet var nær kvaliteten på TSheets, men den sistnevnte plattformen har et pent lagt ut timeliste med hver ansatt atskilt med regler. Vi liker også alternativene i TSheets mobilappen så langt som Take Break, Clock In og Clock Out. Hubstaff har en "ta en pause" -funksjon, men den var ikke synlig i testene våre.

Hva mangler

På slutten av 2018 ga Hubstaff ut noen oppdateringer som spesifikt adresserte visse funksjonssvakheter eller utelatelser, inkludert å legge til en webtimer, utpeke rapporteringsalternativer og legge til aktivitetsnivåer og skjermovervåking. Bortsett fra den drakoniske screengrab- og tastetrykksporing, gjør Hubstaff ikke en veldig god jobb som gir mulighet for dypere skiftovervåking som de større prosjektstyringsverktøyene. For eksempel tillater ikke Hubstaff avansert sporing. Hvis du driver et lastebilfirma og du er mindre bekymret for hvor mange timer en lastebil kjørte enn den kjørte distansen, er det ingen måte å administrere det på Hubstaff. I motsetning til Hubstaff, gir TSheets deg muligheten til å lage seks ekstra tilpassede avanserte sporingsfelt. Du kan også legge til et spørsmål for hver utkobling (dvs. "Var det en hendelse? Ja. Nei."), Og systemet tvinger brukeren til å svare på spørsmålene etter slutten av hvert skift, ellers vil de ikke kunne å klokke ut.

Imidlertid er Hubstaff mye forbedret når det gjelder rapporteringsfunksjoner. I det siste kan du legge til notater til en tom tekst som er arkivert, men nå vises disse merknadsfeltene i rapporter. Som de fleste tjenester kan du eksportere dataene i CSV- eller PDF-format.

Så hardcore som Hubstaff handler om å spore arbeid, tillater ikke verktøyet IP-adresserestriksjoner, noe som betyr at dine ansatte kan si at de jobber fra kontoret, men de kan faktisk jobbe fra et cruiseskip på Bahamas (med mindre de ' bruker mobilappen til å spore tid). Dette er en standardfunksjon som er tilgjengelig i nesten alle andre verktøy vi testet. Hubstaff lar heller ikke administratorer kreve at brukere klikker på et bilde når de melder om å jobbe. Vi antar at det er overdrevent å få noen til å ta en selfie rett før du begynner å spille inn skjermen og overvåke tastetrykkene deres, men TSheets lar deg stille dette som et krav (noe som er fornuftig, spesielt hvis du sporer oppgaver som er gjort utenfor en datamaskin, slik som detaljhandel, bygging eller underholdningsarbeid). Programvaren lar heller ikke brukere klokke seg inn via en telefonsamtale, som er et elementtjenester som TSheets, VeriClock og Zoho Projects gjør tilgjengelig for arbeidere som ikke har en smarttelefon.

Et anstendig tidssporingsverktøy med litt overvåking

Hubstaff er et enkelt å administrere, funksjonsrikt tidssporingsverktøy. Hvis du er flittig med å overvåke ansattes atferd mens du er på klokka, er det ingen bedre programvare tilgjengelig enn Hubstaff. Du kan logge skjermbilder, spore tastetrykkvolum og rute bevegelser via GPS-sporing.

Dessverre, hvis du leter etter en plattform som går en ekstra kilometer for å aktivere tilpasning, atypisk datainnføring eller en mer avansert rapporteringsstruktur, vil ikke Hubstaff være riktig for deg. Selv om det ikke kommer til TSheets, er den mye forbedrede Hubstaff et solid valg for en plattform med fokus på tidssporing.