Huddle gjennomgang og vurdering

Siden vi sist gjennomgikk Huddle, har det skybaserte samarbeidsverktøyet sett store endringer. Det er nå ikke plassert som et prosjektstyringsverktøy som akkompagnement til PM-programvare, et alternativ til SharePoint, spesielt for samarbeid på bedriftsnivå. Nettbasert Huddle gir verktøy for å dele filer og samarbeide med kolleger og partnere. Det tilbyr administrasjon av versjonskontroll, noe som betyr at når du og lagkameratene dine jobber sammen om filer. Huddle lagrer historien til arbeidet og tidligere versjoner av dokumentene - og kan administrere begrensningen forskjellige brukere har, så vel som arbeidsflyter og godkjenningsprosesser.

Mens Huddle tidligere har tilbudt en gratis versjon, er det ikke lenger tilfelle (noen eksisterende kontoer kan ha vært bestefar i, men de mottar ikke støtte, ifølge en representant for selskapet), og prisene varierer basert på en rekke faktorer, for eksempel antall av brukere. Grunnprisene starter på $ 20 per bruker per måned for små bedrifter, og $ 40 per bruker per måned for bedrifter. Du kan fremdeles få en gratis prøveperiode på 90 dager, som inkluderer 100 MB online lagringsplass og noen få andre begrensninger.

Mens tjenester som Zoho Projects og AceProject fungerer som Swiss Army Knives of online tools, er Huddle mer en skalpell. Der Huddle opererer, er det effektivt: filhåndtering er eksepsjonell, og online samarbeid er fint innstilt. Bare ikke forvent at det skal være alt-i-ett-prosjektledingspakken.

Tenk på Huddle som en mellomting mellom den mer fokuserte tilnærmingen til Basecamp og de bredere ambisjonene fra Zoho Projects. Mens funksjonen ble blekere i forhold til Zohos, tilbyr Huddle planer med mye online lagring (fra 1 GB til 25 GB) og gode opplæringsprogrammer. Eiere av små bedrifter som ønsker å investere i en serie produkter på lang sikt, vil finne at Huddle kommer til kort. Men hvis alt du trenger er et sentralt sted å samarbeide, er det ikke et dårlig alternativ.

Første blikk

Ved første øyekast kunne ikke Huddle være mer forskjellig fra Zoho Projects. Huddle har mindre, gjør mindre og ønsker å gjøre mindre. Men grensesnittet er rent, oversiktlig og veldig modulært. Det elektroniske Huddle-dashbordet ditt viser en rekke oppgaveadministrasjonsbokser eller widgets - filer som venter på godkjenning, Mine oppgaver, filer jeg jobber med, Min kalender, Mine varsler osv. - som du kan dra rundt på skjermen og omorganisere, kollapse, eller fjern det med et innfall. Fleksibiliteten kan ikke slå.

Huddle lar også betalende kunder laste opp sine firmalogoer for å tilpasse opplevelsen for de ansatte ytterligere (med gratis prøveversjon blir du bare møtt med Huddle-logoene).

"Workspaces" hjelper deg å nedbryte arbeidet ditt etter prosjekt, eller armer fra en bedrift, eller egentlig hva du vil. Hvert arbeidsområde har sin egen oversikt over instrumentbordet, og du bytter mellom dem via en rullegardinmeny øverst til venstre på skjermen.

Selv om Huddle har et strømlinjeformet og intuitivt grensesnitt, gir det også litt håndholding når du trenger det. Videoopplæringer, interaktive demonstrasjoner online og live webinarer kan coache deg gjennom hvordan du bruker forskjellige områder på nettstedet. Utvalget av læringsverktøy er rikelig, og innholdet verdt å utforske.

Hylle opp

Huddles navn kommer fra konseptet med å kruse seg rundt noe for å samarbeide om det, og med dette faktum i bakhodet er de fleste av Huddles primære funksjoner og funksjonalitet selvforklarende. Noen av hovedområdene inkluderer tavler, diskusjoner og møter. Typer ting du kan dele og samarbeide rundt er oppgaver og filer, og filer kan selvsagt reises i mapper med undermapper.

Whiteboards er den mest allsidige måten å samarbeide om et prosjekt med mindre struktur enn noen av de andre systemene. Tenk på Whiteboards som Wiki-sider. Du kan lage så mange du vil, legge inn bilder og legge ved lenker. Rediger hvilken som helst tavle, og Huddle vil beholde versjonsinformasjon slik at du kan skru tilbake klokken hvis du eller noen andre introduserer feil eller ved et uhell sletter informasjonen du ønsket å lagre.

En annen fin inkludering er People-delen, som fungerer som en adressebok, men som også raskt lar deg se hvem som gjør hva. Brukernes profil inkluderer navn, titler, selskaper, kontaktinformasjon, og om de nylig har vært aktive på Huddle (en inaktiv bruker kan være en rask indikator på at en person ikke lenger er i organisasjonen, eller kanskje ikke er i kontoret på en uventet permisjon). For større organisasjoner der ikke alle kjenner andre ansatte ved deres ansikter, kan folkefunksjonen tilføre mye verdi.

Filbehandling

Huddles virkelige styrke ligger i filstyringsfunksjonene, som er overraskende dyktige. I tillegg til å støtte mapper og undermapper, vil du se alternativer for å legge til kommentarer til filer og notifikasjoner, eller til og med be om brukerspesifikk godkjenning.

Det beste er imidlertid at Huddle oppfordrer deg til å jobbe med mange filer om gangen. Når filene er lastet opp - noe jeg fant overraskende raskt - kan du krysse av for bokser for å gjøre batchendringer: Velg flere filer du vil låse for redigering; zip, last ned eller slett. Filene trenger ikke å bli i Huddle. Du kan sende en eller flere filer til brukere utenfor systemet slik at de aldri trenger kontoer. For de som jobber i Huddle, kan du lage dokumenter og regneark på nettet gjennom det som ser ut som et Citrix-basert kontor. Selv om Huddle gir en sjenerøs 100 megabyte med online lagring gratis, fordi det var så enkelt å legge til filer, klarte jeg nesten å fylle det på to dager med testing.

Møter og oppgaver

Møter-delen fungerer for det meste som en standard online kalender. Du kan angi gjentakende møter, legge til medlemmer og ta med e-postadresser for brukere utenfor systemet. Når et møte er planlagt, mottar inviterte en kalenderforespørsel som de kan legge til i Outlook-kalenderen (denne integrasjonen kommer i tillegg til en uavhengig iCal-feed). Vanlig nok så langt. Hva som skiller Huddles er alternativene. Huddle tilbyr deg muligheten til å inkludere en konferanseoppringing, som er klar til å gå med flere internasjonale telefonnumre. Det er også et avsnitt for å legge til webinardetaljer til et møte (Huddle gir systemet valgfritt mot en avgift, eller du kan inkludere dine egne webinardetaljer i feltet hvis du bruker ditt eget system). Alle disse tilleggene vil koste deg, men så langt er Huddle den eneste programvaren for prosjektledelse som integrerer all denne kommunikasjonen direkte i kalenderfunksjonaliteten.

Til slutt fortjener oppgaver kort omtale. Det fine med en oppgave er at du kan koble den til dokument (er) i Huddle-filbeholdningen. Når som helst kan du eksportere alle oppgavene dine til en Excel-klar CSV-fil for bokføring.

Det som mangler er prosjektrapporteringsverktøyene du finner i større prosjektstyringssuiter og nettpratkassene som er tilgjengelige på sosiale medieplattformer, for eksempel Yammer.

Når du går tilbake og ser på funksjonaliteten til Huddle, virker programvaren best skreddersydd for multinasjonale selskaper, eller forretningsfolk som samarbeider sterkt med et ulikt team. Det blir lagt stor vekt på tidssoner og forskjellige metoder for elektronisk kommunikasjon, det være seg nett, lyd eller video.

Hylle inn

Huddle er ikke så fullverdig som Zoho Projects. Den har ikke brukerbasen til Basecamp. Og den lever ikke i et større økosystem. På en måte har det gjort et forsøk på differensiering gjennom spesialisering, blitt et veldig spesifikt verktøy for samarbeid og filhåndtering.

Til tross for disse manglene, hva Huddle gjør, gjør det godt. Grensesnittet er magert: enkle menyer, jevnlig brukergrensesnitt og rikelig tutorials gjør denne programvaren enkel å mestre. Huddles filhåndtering er ganske enkelt den beste av gruppen - og mengden gratis online lagring er bare den som AceProject leverer. Hvis du leter etter samarbeidsverktøy for geografisk spredte ansatte eller frilansere, lar Huddles valgfrie nett-, lyd- og videokonferanser deg koble til uten å forlate tjenesten.

Mer programvare for små bedrifter:

• Trend Micro Antivirus + Security

• PinnacleCart

• Shopify

• Zoho Cliq

• Vri

• mer