Gjennomgang og vurdering av Liquidplanner

Starter

Når du først registrerer deg for å prøve LiquidPlanner, åpnes appen med noen forhåndsutfylte data. Det er nok til å gi deg en følelse av appens struktur, men ikke nok til å se kraften. Noen få popup-bokser forteller deg hva som er hva, men det er bedre for deg å lese LiquidPlanners videoopplæringsprogrammer for en mer innholdsrik introduksjon.

Hvert par år siden eller så i 2014 gir jeg LiquidPlanner en ny prøvekjøring. Det er først nå i 2019 at nettstedet begynner å se datert ut. Hvis du sammenligner LiquidPlanners utseende og følelse med andre samarbeidsapper, er det litt bak tidene. Den bruker et blått og grått fargevalg med grønne eller oransje aksenter, og noen av skriftene er små små. Den er brukbar og full av informasjon på hver sving, men mangler personlighet.

LiquidPlanners standardvisning er Gantt-kartvisningen, selv om den også har kanbanbrettvisning og en grunnlinjevisning. Baseline-visninger lar deg sammenligne statusen til et prosjekt med det opprinnelige kurset du satte, slik at du kan finne ut hvordan, hvor og kanskje til og med hvorfor oppgaver falt utenfor sporet.

Det tar ikke lang tid å lære noe av det grunnleggende, for eksempel hvordan lage et nytt prosjekt og legge til oppgaver. Du kan legge til mange detaljer i enhver oppgave, og du kan også legge til tilpassede felt på oppgavekortene dine. LiquidPlanner støtter milepæler, selv om det tok meg et øyeblikk å huske hvordan du oppretter dem (svar: fra plustegnet øverst til venstre i prosjektvisningen). Noen av de andre funksjonene og oppsettet krever imidlertid mer krefter.

For å administrere prosjekter tilbyr LiquidPlanner alle verktøyene du måtte ønske eller trenger. Du kan opprette og navngi et prosjekt, legge til en beskrivelse, tildele forskjellige teammedlemmer å jobbe med det, angi tidsfrister, legge til milepæler og så videre. Oppgaver kan ha sjekklister, men ikke riktige underoppgaver. Med andre ord kan du opprette en sjekkliste for en hvilken som helst oppgave, men elementene i den sjekklisten kan ikke ha frister, vedlegg og andre detaljer lagt til dem slik oppgavene kan. Oppgaver kan også være avhengig av hverandre. Når det gjelder å se på fremdriften teamet ditt gjør med sine prosjekter og arbeider, kan du lage tilpassede dashboards som viser diagrammer, tabeller og annen grafisk informasjon. Det er lett å gå seg vill i overflod av alternativer.

Å administrere arbeid

Når det gjelder styring av prosjekter, har LiquidPlanner mange gode funksjoner, for eksempel muligheten til å raskt fremheve en kritisk bane til en oppgave eller få en prosjektfrist automatisk til å justere seg etter at folks forventede fullføringstid for oppgaver endres.

Men LiquidPlanner er ikke bare for å administrere prosjekter. Du kan også bruke den til ressursstyring og spore hvem som er tilgjengelig for å påta seg nye oppgaver og hvem som er planlagt å være ute av kontoret og når. Rapporter spiller en enorm rolle i ressursstyringsdelen av LiquidPlanner. Ved hjelp av filtre kan du generere noen ganske nyttige rapporter. For eksempel kan du gruppere personer etter jobbfunksjon eller ferdighetssett og deretter trekke opp en rapport som viser hvem blant dem som er tilgjengelige for å ta på seg nytt arbeid når du har en oppgave du må tildele.

Appen håndterer også ad-hoc-arbeid, det vil si oppgaver som ikke er en del av et prosjekt. Du kan også bruke den til å administrere billettkø.

LiquidPlanner er like mye en måte å jobbe på som det er en plattform for å holde oversikt over arbeidet. På et høyt nivå hjelper det større organisasjoner å administrere ressurser på tvers av prosjekter og i henhold til skiftende prioriteringer. Det er en del av hvorfor det appellerer mer til store organisasjoner enn små.

La oss for eksempel si at Genevieve har en to-timers oppgave som plutselig tar prioritet. Hvordan påvirker den endringen i prioritering alt det andre arbeidet som er tildelt Genevieve? Hvordan påvirker det alle oppgavene som er tildelt andre mennesker som er avhengige av Genevives arbeid? Og hva skjer når Genevives to timers oppgave slutter å ta fire timer i stedet? LiquidPlanner håndterer denne typen sjonglering nøyaktig.

Ansatte kan legge inn sine beste og verste fall-tider for oppgaver, og appen holder oversikt over både estimatene og den faktiske tiden for fullføring. På denne måten hjelper LiquidPlanner team med å lære over tid hvordan man mer nøyaktig kan estimere lengden på prosjekter og oppgaver.

LiquidPlanner bruker også andre data relatert til oppgaver. For eksempel kan du legge til prioriteringer, estimere hvor mye krefter som trengs for å fullføre oppgaver og tilordne ressursene som brukes til å fullføre dem. Derfra kan LiquidPlanner gjøre regnestykket for deg å bestemme realistiske ferdigstillelsesdatoer for prosjekter. Systemet er også smart nok til å forvente at estimater, ressurser og prioriteringer fra tid til annen endres. Noen ganger er endringene uforutsette og noen ganger planlegges de, for eksempel når en ansatt planlegger ferietid. Teammedlemmer kan legge inn den planlagte fridagen til LiquidPlanner og deretter se nøyaktig hva slags arbeid og ressurser som vil bli berørt når de er borte. Å kunne gjøre det gjør at ledere kan tilordne arbeidet på riktig måte.

Hvis ikke annet, er LiquidPlanner absolutt sofistikert. Å lære å bruke systemet tar ikke bare tid, men det samme gjelder å sette det opp passende for dine behov. Hva slags tilpassede felt trenger du? Hvilke instrumentpaneler fungerer best for deg? Hvordan skal du organisere prosjekter i mapper? Forvent å investere en betydelig mengde tid på å komme i gang. Det er ikke alltid tilfelle med prosjektstyringsverktøy designet for mindre team, for eksempel Teamwork Projects og Easy Projects. Disse andre appene lar deg komme raskt i gang, selv om de ikke gjør så mye som LiquidPlanner gjør.

I tillegg til å ha felt der du kan estimere hvor lang tid en oppgave vil ta, har LiquidPlanner et innebygd tidssporingsverktøy. Du kan slå den på og kjøre den i nettleseren mens du jobber. Når du er ferdig, stopper du tidtakeren og lagrer eller forkaster minuttene du har tatt. Tiden logger seg på oppgavekortet og et timeliste, som du kan eksportere for å bruke i et fakturerings- eller faktureringssystem, ettersom det ikke er inkludert. Hvis du glemmer å starte en tidtaker, kan du alltid legge inn tid arbeidet manuelt eller korrigere en tidslogg etter faktum.

I sin mer avanserte kapasitet gjør LiquidPlanner det enkelt å justere tidsplaner, oppgavelister og andre data etter hvert som prioriteringer og realiteter endres. Selv om du må gjøre noen av justeringene manuelt, er mange automatiserte. La oss for eksempel si at ett teammedlem har flere oppgaver tildelt henne på tvers av tre prosjekter, og at et av prosjektene hennes plutselig blir satt på vent. Alle oppgavene hennes fra de to andre prosjektene kan dynamisk justeres for å benytte tiden hun nettopp tjente tilbake fra det pausede prosjektet. Prosjektledere har alltid muligheten til å endre prioriteringer av oppgaver og prosjekter, og LiquidPlanner gjør det døde enkelt med dra-og-slipp-funksjonalitet.

Teammedlemmer og gjester

Når du legger til nye lagkamerater til LiquidPlanner-kontoen din, kan du gi dem full tilgang eller begrense hva de kan gjøre og se. Alternativene for roller er:

• Begrenset medlem, noe som betyr de som er begrenset til spesifikke prosjekter som en sameier definerer;
• Fullt medlem, som betyr samarbeidspartnere som kan se og oppdatere prosjekter, og få tilgang til rapporter om prosjektfanen og rapporter om arbeidsmengde for mennesker;
• Manager, som betyr enten prosjektleder eller funksjonsleder, som får tilgang til avanserte analyser og timelister; og
• Administrator.

I tillegg kan du gi klienter og andre mennesker et begrenset syn på LiquidPlanner slik at de kan se fremdrift på et prosjekt som passende, og uten å kunne berøre noe. For denne typen tilgang kan du ha et virtuelt medlem, portalgjest eller dashbordgjest. Ingen av disse rollene belastes som medlemmer på kontoen din. Virtuelle medlemmer er vanligvis personer som er eksterne for organisasjonen, for eksempel en entreprenør, som har fått en oppgave. De får ikke engang innlogging. De viser bare en lenke til relevant informasjon. En portalgjest får innlogging, men lar dem bare se spesifiserte prosjekter. De kan se noen detaljer og legge ut kommentarer, men det er alt. Dashbord Gjester er vanligvis ledere eller klienter, og de får bare tilgang til dashbord som du velger.

LiquidPlanner har en rekke utmerkede rapporteringsverktøy som alle ligger i Analytics-området. Mange av rapportene viser en balanse av loggede timer kontra estimerte timer som gjenstår i et prosjekt, som LiquidPlanner refererer til som Roll-Up-rapporter. Høres uklar for deg? Dashbordet har mange nyttige lenker til treningsvideoer og websider som lærer deg hva disse tingene er og hvordan du bruker dem.

Apper og integrasjoner

LiquidPlanner støtter integrasjon med flere tjenester, inkludert en rekke online kalendere, Box, Dropbox og Google Drive. Tidligere ble Salesforce støttet av profesjonelle og Enterprise-medlemmer, men den blir avviklet. Du kan koble til Zendesk, men det er ikke et ett-trykk-oppsett. Du kan opprette integrasjoner ved å bruke LiquidPlanners åpne API eller via tredjeparts automatiseringsapper, for eksempel Zapier og Cloudpipes. Disse tredjepartsappene kan hjelpe deg med å koble LiquidPlanner til verktøy selv om LiquidPlanner ikke har bygget en ett-trykk-integrasjon for dem.

Hvis det er et verktøy du vil koble til, må du kanskje gjøre et lite benarbeid for å sikre at det er mulig. LiquidPlanner Professional- og Enterprise-kunder har også tilgang til et åpent API.

For lag med mobil arbeidsstokk har LiquidPlanner mobilapper for iPhone, iPad og Android-enheter.

Tid er penger

LiquidPlanner er et dyktig online prosjektledelse og arbeidsstyringsverktøy med noen utmerkede funksjoner for å hjelpe team med å se gjennomarbeidet til ferdigstillelse. Imidlertid begynner det å vise sin alder, og jeg håper en oppdatering av nettstedet er i horisonten. Fordi LiquidPlanner er funksjonsrikt og bruker et unikt system for å prioritere og legge inn tidsanslag, kan det være mye å absorbere. Treningsvideoer og flotte rapporteringsverktøy jobber sammen for å gjøre det til en effektiv, forretningsinnstilt plattform. Det er på den dyre siden, men for store organisasjoner som ser alvorlig på produktiviteten og ønsker å endre hvordan de fungerer, er LiquidPlanner verdt investeringen.