Flertallet av ansatte mener at prosessene er ødelagte: nintex

Når de ble bedt om å definere selskapets mest ødelagte prosesser, sa 620 av 1000 heltidsansatte, amerikansk-ansatte, brutte IT-prosesser var et stort problem. 580 respondenter siterte ombordprosesser som ødelagte, i henhold til "Definitive Guide to Corporate America's Most Broken Processes", en rapport som ble publisert denne måneden, på oppdrag av prosjektledelsesautomatiseringsselskapet Nintex.

Blant de øverste ødelagte IT-prosessene, sa 59 prosent av respondentene i undersøkelsen at problemløsing av teknologi var deres største bekymring, mens 42 prosent hevder prosessen for å be om en ny datamaskin eller enhet ble ødelagt. Mer enn en tredjedel av respondentene (36 prosent) sa feilsøking av applikasjoner var et stort problem.

Ødelagte administrative prosesser ble også sitert som et viktig selskapsproblem. Femti og fire prosent av de spurte sa at de observerte ødelagte prosesser i selskapet sitt. Disse inkluderte mindre siterte overtredelser som å ikke få betalt i tide (9 prosent) og ikke kunne ta en sykedag (25 prosent). Men andre, mer forbannende menneskelige ressurser (HR) -relaterte spørsmål ble også adressert.

For eksempel ble prosessen for å gjennomføre årlige resultatanmeldelser sitert av 53 prosent av de spurte som en ødelagt administrativ prosess. Prosessen der hevinger og kampanjer ble forhandlet frem ble også sitert som brutt av respondentene (henholdsvis 47 og 53 prosent). Systemer for å identifisere problemer eller anbefale problemløsinger ble også sitert som ødelagte (henholdsvis 37 og 34 prosent).

Dokumenthåndtering (DM) ble også betraktet som et stort problem. Førti-ni prosent av de spurte sa at prosessen de lokaliserer viktige dokumenter ble brutt, og 43 prosent sa at prosessen for deling og godkjenning av dokumenter ble brutt. Selv etter at viktige handlinger, som å avslutte nysalg, hadde nådd punktet til sluttbehandling, sa 34 prosent av de spurte at prosessen for å fullføre og arkivere nytt papirarbeid ble brutt.

1 Hvem skal klandre?

"Når det gjelder ødelagte IT-prosesser som feilsøking av teknologi, er et betydelig flertall av respondentene raske til å skylde på IT-medarbeidere i stedet for bedriftsøkonomier, " heter det i rapporten. Faktisk legger 73 prosent av de spurte skylden direkte på de som administrerer prosessene i stedet for på ledere på C-nivå som kanskje ikke er direkte involvert i den daglige aktiviteten. "Bare 13 prosent av de totale respondentene klandrer selskapets administrerende direktør for IT-mangler."

Onboarding-svikt faller stort sett på skuldrene til HR-ledere. Femti-tre prosent av de spurte holder HR ansvarlig for problemer med å komme i gang i et nytt selskap. "Når det gjelder administrative prosesser - for eksempel kampanjer, løfte forhandlinger og det årlige resultatgjennomgangssystemet - er skylden jevn fordelt på administrerende direktører (34 prosent), HR-direktører (29 prosent) og direkte veiledere (26 prosent)."

For å få bukt med IT-mangler, sa 76 prosent av de spurte at de driver personlig forskning på nettet. 64 prosent sa at de ber kolleger som ikke jobber innen IT, og 19 prosent sa at de ber noen utenfor selskapet om hjelp.



2 Et vanlig tema

Data fra prosjektledelseselskapet Wrike fant at selskaper hadde vanskelig for å beholde ansatte på grunn av dårlig prosessledelse. Faktisk sa 42 prosent av de spurte på Wrikes egen undersøkelse at de hadde søkt etter en ny jobb av frustrasjon over driften på jobben, og rundt 15 prosent sa at de faktisk hadde sluttet. Trettifem prosent av de spurte fortalte Wrike at de ble koblet ut fordi de var frustrerte over operasjoner, og ytterligere 15 prosent har faktisk avslått oppdrag.

Tilsvarende viste en undersøkelse utført av markedsundersøkelsesgruppen Opinion Matters på vegne av NewVoiceMedia, at den gjennomsnittlige selgeren bruker 28 minutter per dag manuelt på å taste inn telefonnumre. På slutten av året er det 15 arbeidsdager bortkastet med å skrive inn informasjon i systemer.



3 Rapportens forslag

For å få tak i selskapets ødelagte prosesser, foreslår rapporten nærmere å knytte IT til bransjearbeidere (LOB). "For å forbedre problemer som mangel på hurtig IT-tjeneste og vanskeligheter med å be om nye enheter, må selskaper først lukke gapet mellom IT og resten av virksomheten, " heter det i rapporten. "Dette begynner med å sikre at IT-beslutningstakere får plass ved bordet ved høye forretningsdiskusjoner og er mer koblet til LOB-ansatte."

Rapporten foreslår også å eliminere papir fra onboarding-prosessen. "Fra ombordgående papirarbeid til arbeidsresultatdokumenter til påmeldingsformer for helsetjenester, dette er alle prosesser der papiret delvis har skylden for bortkastet tid og penger, " heter det i rapporten. "Enten du er en myndighetsavdeling eller et helseteknologiselskap, har å forfølge papirløse prosesser bevist resultater i å kutte kostnader og øke effektiviteten."

Automatisering kan ikke bare forbedre prosesser, men det kan også forbedre ansattes moral, ifølge rapporten. "Med mange av de ødelagte prosessene vi fremhevet, er det muligheter for effektivisering og automatisering for å spille transformative roller, " heter det i rapporten. "Fra å automatisere enkle prosesser som å sende inn PTO-forespørsler til mer sofistikerte som å avgrense en arbeidsflyt for årlige ytelsesgjennomganger, prosess- og innholdssentriske automatiseringsverktøy kan bidra til å drive virksomheter mot mer effektive, samarbeidsvillige og optimaliserte arbeidsflyter."