Microsoft dynamics 365 for økonomi og drift, gjennomgang og vurdering av forretningsutgaver

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Edition (Dynamics 365) ble startet i november 2016, og blir med i andre Microsoft Dynamics enterprise resource planning (ERP) applikasjoner, inkludert Dynamics GP og Dynamics NAV. Dynamics 365 er fokusert på små og mellomstore bedrifter (SME) og tilbys på en sky-bare distribusjonsmodell. Prisene begynner på $ 40 per bruker per måned, selv om hvert teammedlem (som er definert som brukere som bare trenger å observere, men ikke legge inn eller endre informasjon) kun betaler $ 5 per måned. Som med de fleste SME-fokuserte regnskaps- og ERP-systemer, må du forholde deg til en Microsoft Partner for å skaffe appen. På grunn av dette vet du bare de endelige kostnadene dine etter at partneren har lagt til kostnadene. Mens Dynamics 365 er et solid produkt, holder den nåværende mangelen på lønn, CRM- og prosjektstyring (PM) -funksjonene det bak redaktørens valgvinner Oracle NetSuite OneWorld og Syspro i vår ERP-gjennomgangsoppdatering.

Fin landing der

Microsoft ga meg en fullstendig, autonome testinstans av Dynamics 365, som var vert i Microsofts sky, slik som enhver annen kunde ville ha. Systemet initierte en destinasjonsside med fliser for et bredt utvalg av integrerte Microsoft sky-apper, inkludert Microsoft Office 365 og flere andre. Når du klikker på "Dynamics 365" -flisen, startes appen.

Som med en rekke andre SMB-regnskapssystemer jeg har gjennomgått, har landingssiden fliser som representerer åpne elementer og viktige ytelsesindikatorer (KPI). Microsoft kaller disse "signalene." Det er også et diagram på høyre side av vinduet der du kan spesifisere hvilke KPI-er, påminnelseslys og kartinformasjon du vil vise. Med kakediagrammet i testsystemet mitt, svever du over en skive de økonomiske dataene som er knyttet til den skiven. Ved å klikke på segmentet får du frem kunde, leverandør eller annen post tilknyttet den delen av grafikken. Som med andre elementer på landingssiden, kan du velge hvilke elementer du ønsker å tegne og endre størrelsen på alle eller alle elementene som vises. På landingssiden ligger også en kort sammendrag av prøvebalansen, en nyttig funksjon som jeg satte pris på. Tilpasningsmulighetene betyr at brukere i utgangspunktet kan designe sine egne innledende landingsportaler uten mye eller til og med hjelp fra IT.

Din viktigste navigasjonsmekanisme er en meny på venstre side av landingsvinduet. Hva som vises der, avhenger av rollen som er tilordnet den aktuelle brukeren. Tilgjengelige roller inkluderer regnskapsfører, administrator, forretningsfører, prosjektleder, salgsaktiviteter, salgs- og forholdssjef, salgsordrer og teammedlem. Som nevnt tidligere, kan et teammedlem bare se data, ikke legge inn eller redigere dem.

Jeg utførte denne anmeldelsen i rollen som regnskapsfører. I denne rollen besto den første menyen til venstre av ikoner for Advanced Finance, Approvals, Finance, Home, Purchasing and Sales. Hvert ikon ledsages av en kort beskrivelse av tilgjengelige funksjoner. Hvis du for eksempel klikker på finansikonet, kommer du til et vindu som lar deg samle inn og foreta betalinger, utarbeide kontoer og avstemme bankkontoer. Ikonet Advanced Financials bringer deg til vinduet der du kan administrere budsjetter, analysere kontantstrømmer, utføre driftsmidler og håndtere salgsanalyse.

Disse menyene forbedres av båndmenyer øverst på hver skjerm som presenterer forskjellige underoppgaver du kan utføre, avhengig av hvilket menyvindu du er i. I motsetning til noen av de andre ERP- og regnskapsprogrammene jeg har gjennomgått, for eksempel QuickBooks Enterprise Løsninger og Sage 300, Dynamics 365 gir ikke et navigasjonsalternativ for prosessflytskjema. Likevel er det lagt opp intuitivt nok til at jeg raskt ble kjent med appens navigasjonsprosess. Hvis du trenger å komme til en spesifikk funksjon og ikke er sikker på hvor den befinner seg, vil du øyeblikkelig få opp forskjellige alternativer, hvis du angir ønsket funksjon eller rapport i søkeboksen, hvorav ett vil bringe deg til ønsket sted.

Dynamics 365 har tilsvarende mobilapper tilgjengelig for Android og iOS, og jeg testet dem på et iPad Air og Lenovo Yoga nettbrett. Skjermene ser ut til å være identiske med PC-versjonen, selv om den er noe avkortet på grunn av den mindre skjermstørrelsen på nettbrettets skjerm, men fortsatt pent designet innenfor disse begrensningene.

Dynamics 365s robuste Chart of Accounts-struktur kan ha opptil 35 tegn totalt, 20 som det faktiske kontonummeret, og resten som noe Microsoft kaller "dimensjoner." Disse dimensjonene kan brukes til å avgrense ting som avdelinger og funksjon, noe som ligner på tilpassede felt i andre leverandørers regnskapssystemer.

Rapporter er rikelig og enkle å få tilgang til. Dynamics 365 har standardrapporter, inkludert sammendrag og detaljerte hovedbøker, prøvebalanser, en Working Trial Balance og standardregnskapet for balanse, resultatregnskap og kontantstrømmer. En fin bieffekt av den tette integrasjonen med resten av Microsoft Office og Office 365-pakken er at det er ganske enkelt å lage tilpassede rapporter med verktøy du sannsynligvis allerede vet.

Dynamics 365 har også utmerkede funksjoner for grafikk og kartlegging. Disse forbedres kraftig ved å la deg enkelt ta med ytterligere diagrammer og grafikk fra Microsoft Excel og enda mer komplekse datavisualiseringer fra Microsoft Power BI. Microsoft Power BI var imidlertid ikke aktiv på vurderingssystemet mitt, så jeg testet ikke denne funksjonen direkte, selv om funksjonen "Import fra Microsoft Excel" fungerte bra.

Solid salg og kjøp

Salg og innkjøpsfunksjonene til Dynamics 365 er ganske standard, bortsett fra én standard. På den grunnleggende funksjonalitetssiden kan du opprette tilbud og estimater og gjøre dem om til fakturaer. Du kan også enkelt opprette innkjøpsordrer. Både salg og kjøp er tett knyttet til varebeholdningen, så det er enkelt å si om du har tilstrekkelig lager for å fylle en ordre, eller om du må ombestille deler av eller hele en ordre og utstede en innkjøpsordre for å gjenopprette lageret ditt. Imidlertid er Dynamics 365 ikke helt et lagerstyringssystem på egen hånd, ettersom det foreløpig ikke støtter flere lager, strekkoding eller lignende funksjoner du kan forvente i den kategorien.

Utrolige funksjoner er Microsoft Dynamic 365 for Financials 'evne til å lage salgskurser og til og med fakturaer direkte inne i en Microsoft Outlook-e-post og få tilbudet eller fakturaen umiddelbart gjenspeilet i Dynamics 365. Dette er et resultat av den veldig tette integrasjonen med Microsoft Office 365, og rettferdiggjør enkelt å skaffe Microsoft Office 365 hvis du ikke allerede abonnerer. Når du er i Microsoft Outlook 365, er det en knapp med ikonet for økonomi. Ved å klikke på dette ikonet åpnes kundens post, og du kan opprette estimatet eller fakturaen direkte i Dynamics 365; den knyttes til et e-post svar sendt til kunden. Med de fleste andre regnskapssystemer, må du opprette dokumentet inne i regnskapssystemet, lagre det som et dokument av noe slag og deretter legge det til en e-post.

Ikke ganske PM

I tillegg til salg, kjøp og varelager, tilbyr Dynamics 365 det Microsoft kaller prosjektledelse. Men hvis du forventer et ekte PM-verktøy som støtter funksjoner som Critical Path Method (CPM), Diagram over programevalueringsteknikk (PERT), min / maks ressursallokering eller Gantt-diagrammer, vil du bli skuffet. Denne funksjonen kan mer nøyaktig kalles jobbstyring eller jobbkostnad. For å bruke det oppretter du Jobbkort og oppretter deretter oppgaver og priser for disse samt planleggingstider og et budsjett. Når det er gjort, kan du bruke ressurser på jobben.

Mens Dynamics 365s PM-funksjoner ikke inkluderer Gantt-diagrammer, kan du fremdeles sette milepæler og bestemme hvor godt jobben oppfyller dem. Du kan også legge inn tidskort og fordele disse tidskortutgiftene til prosjektet eller jobben. For mange små og mellomstore bedrifter (SMB) vil denne tilnærmingen fungere godt nok. Men hvis du trenger mer dybde, må du komme til Microsoft Project (selskapet tilbyr en skyversjon) eller et tredjeparts PM-verktøy.

Faste eiendeler er en fin tillegg

Det er ikke så vanlig å finne Fixed Asset-evner i et ERP eller regnskapssystem som er målrettet mot SMB-markedstrategiene. Men selv når en er tilgjengelig, er det ofte en ekstra kostnad, valgfri modul. Dynamics 365 inkluderer Fixed Asset-evnen som en del av sin Basic-bunt, som er en fin touch. Eiendeler føres inn i systemet på Asset Cards som inneholder en beskrivelse av eiendelen, anskaffelseskost og dato og ønsket avskrivningsmetode.

Dynamics 365 har standard avskrivningsmetoder inkludert rett linje, synkende balanse og avskrivning, beregnet ved bruk av halvårskonvensjonen. Du kan også spesifisere din egen avskrivningsmetode. Selv om faste eiendeler i Dynamics 365 ikke er så omfattende som i mange av de frittstående faste anleggsmodulene som er tilgjengelige for modulære ERP-systemer, for eksempel SAP Business One Professional, bør det være tilfredsstillende for de fleste av Dynamics 365s tiltenkte kundegrunnlag.

Beholdningen er litt begrenset

Dynamics 365s Inventory-meny representerer et ganske generisk undersystem for lagerstyring. Det ser imidlertid bra ut; i testsystemet jeg vurderte, ble hver inventarvare sammenkoblet med et bilde av den varen. Det er en fin touch, og det gjør det enkelt å visuelt bekrefte at du jobber med riktig vare.

På ulempen har Dynamics 365 bare en enkelt varekostnadsmetode, nemlig First-In First-Out (FIFO). Det kommer sannsynligvis ikke til å bli noen avtale for mange potensielle brukere, og en Microsoft-representant bekreftet for meg at selskapet mener FIFO er nok for sine tiltenkte kunder. Men jeg skulle gjerne ha sett i det minste også vektet gjennomsnittlig kostnadsmetode. Microsoft er i ferd med å legge til Kitting (opprette underenheter), selv om dette ennå ikke er en funksjon i versjonen av programvaren jeg vurderte.

Totalt sett, etter å ha testet denne første utgivelsen av Dynamics 365, tror jeg at det som er tilgjengelig, fint ble gjort. Imidlertid er appen veldig mye et arbeid som pågår. På det tidspunktet jeg testet programvaren, var den bare tilgjengelig i USA og Canada, så hvis du driver en virksomhet i andre områder av verden, bør du ta kontakt med Microsoft først. Fortsatt virker Dynamics 365 som en god passform for selskaper som ønsker å rykke opp fra et mer entry-level regnskapssystem, for eksempel FreshBooks. Den er meget skalerbar og vil forhåpentligvis få noen av de ekstra mulighetene som mange av konkurrenter på mellommarkedet tilbyr, spesielt lønn og en mer omfattende lagerstyringsevne.