Microsoft office 2019 gjennomgang og vurdering

Microsoft introduserte Ribbon-grensesnittet i Office 2007 og har ikke gjort noen relativt drastiske grensesnittendringer siden. Office 2019 skal se kjent ut for alle som har brukt hvilken som helst versjon fra Office 2007 og utover. Enkelt sagt, Word 2019 er en attraktiv, men ikke en overbevisende oppgradering. Hvis du er fornøyd med Office 2016, bør du tenke deg om to ganger før du bruker hardt opptjente penger på den nye versjonen, med mindre du vil eller trenger noen av den nye versjonens unike funksjoner. Word og Outlook får for eksempel et nytt sett med funksjoner - kalt "Læringsverktøy" - som gjør det enkelt å fokusere på tekst. Regneark-app Excel får nye funksjoner og diagrammer, inkludert en traktstil og 2D-kart, i tillegg til forbedrede pivot- og spørringsverktøy.

Nye funksjoner

Presentasjonskraftverk PowerPoint får en Morph-overgang som viser separate objekter som flytter til nye lokasjoner fra det ene lysbildet til det neste - samsvarer med Apples Magic Move-funksjon i Keynote. PowerPoint får også en Zoom-funksjon som lar deg hoppe til hvilket som helst lysbilde eller seksjon i presentasjonen, uten å følge den tradisjonelle lineære rekkefølgen - omtrent som de flytende, ikke-lineære presentasjonene som er pioner av Prezi, men med et klunkligere utseende.

Word, Excel og PowerPoint kan importere grafikk i det skalerbare SVG-formatet som er mye brukt på nettet - og ennå ikke støttet av Keynote eller Apples andre kontorapper. Office-apper kan også importere - med bare noen få klikk - 3D-modeller fra det Microsoft-opprettede nettstedet Remix 3D-fellesskapet.

En ny Sett inn et ikon-element dukker opp en meny med rundt fem hundre velutformede ikoner som du kan sette inn i ethvert Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. De er alle svart-hvitt som standard, men du kan endre fargen fra en hurtigmeny. Words elegante kraftige ligningsredigeringsprogram støtter nå LaTeX-syntaks, med noen få varianter fra standard syntaks - og Microsoft har uthevet Office sin online hjelp med komplette detaljer om ligningssyntax og mye annet, og eliminerer mest frustrasjonen i tidligere versjoner når du klikket på en Hjelp bare for å få beskjed om at hjelpen ikke var tilgjengelig.

Det siste ordet på Word

En godt skjult Speak-funksjon i Office 2016 har blomstret opp i det forbedrede Read Aloud-verktøyet som er tilgjengelig fra Review-båndet i Word. Det er også tilgjengelig fra den nye læringsverktøy-delen i View-båndet. Læringsverktøy-menyen inneholder alternativer for å vise tekst med vidt mellomrom for enkel lesing samt tekst med prikker som viser mellom stavelser. For det tidligere alternativet kan du enten vise den gjeldende linjen, eller en eller to linjer over og under den, med resten av teksten nesten usynlig. Alternativt kan du endre bakgrunnsfargen for lesbarhet eller invertere fargene (hvit tekst på svart bakgrunn).

Microsoft Word har alltid klassifisert alle andre tekstbehandlere i sitt utvalg av visningsalternativer - inkludert utkast-, nett- og distraksjonsfri lesemåter - og læringsverktøyene bygger på dette sterke grunnlaget. På en Mac krever læringsverktøyene merkelig nok et Office 365-abonnement, og er ikke en del av det frittstående Office 2019-produktet, slik de er på Windows. Den samme begrensningen gjelder for freeform Zoom-presentasjonsfunksjonen i PowerPoint.

Math-tastic

Office har hatt tegneverktøy så lenge jeg kan huske, men 2019-versjonen legger til blekkfunksjoner som konverterer mus- eller blyanttegnet skrap til geometriske former som sirkler eller trekanter, eller som konverterer håndskrevne formler til typografisk matematikk. Denne funksjonen fungerer selv med mine klønete forsøk på å skrive ligninger med en styrekule, men den er mest designet for bruk med blyant på et nettbrett, spesielt en Microsoft Surface-modell.

Office 2019 forbedrer digital blyantstøtte, med trykk- og vippefølsomhet og muligheten til å flytte tekst ved å dra den med en blyant.

Cross-Platform Excellence

Office 2019 er det jevneste, glatteste og kraftigste sett med kontorapplikasjoner som noen gang er skrevet, selv om det ikke betyr at det er det beste for måten du jobber på. På plussiden er Office-filformatene universelle. Hvis du deler et Word-dokument eller Excel-regneark, kan hvem som helst åpne det på en hvilken som helst moderne datamaskin, og også på en hvilken som helst moderne mobil enhet med gratis Office-mobilapper installert.

Hvis du bruker noen andre kontorpakker - som Apples iWork-apper, open-source LibreOffice eller Corel WordPerfect Office - trenger du nesten helt sikkert å eksportere filene dine i Office-formater før du deler dem med noen andre. Det samme gjelder online suiter som Google Docs. Du kan dele online tilgang til Google Docs-dokumenter ved å sende en delingslenke til hvem som helst, men hvis du vil dele selve dokumentet som en fil, må du laste det ned i Word eller et annet standardformat.

Kontorstyrker

Også på Kontors plusside er funksjoner og evner som ingenting annet kan matche. Excel håndterer større og mer komplekse regneark enn noen rival. PowerPoint er den eneste Windows-baserte presentasjonsappen som kommer i nærheten av å matche Apples Keynote i blendende overganger og andre effekter. Words funksjoner på profesjonelt nivå gjør det enkelt å begrense finne-og-erstatte-funksjonen slik at den bare finner tekst formatert med spesifikke skrifter eller mellomrom. Word tilbyr også et kraftig sett med godt integrerte tegneverktøy, slik at Windows-mengden kan bruke avanserte grafiske funksjoner som de som Apple tilbyr med sine Pages tekstbehandler for macOS og iOS.

Ulemper ved kontoret

Som alle langsiktige brukere vet, har Office noen negative aspekter. Hvis du for eksempel foretrekker å velge hvordan du skal formatere dokumentene dine (for eksempel overskrifter og innrykk), i stedet for å la Word bestemme, må du slå av et dusin alternativer som er skjult i Words auto-korrekte funksjon. Microsoft Word lagrer mange standardinnstillinger i Normal.dotm-malen. Mens avanserte brukere kan sikkerhetskopiere denne filen og lage forskjellige versjoner av den til forskjellige formål, hjelper Microsoft deg ikke med å finne ut hvor denne filen ligger på harddisken. (Den ligger i en skjult mappe i brukermappen din som heter AppData \ Roaming \ Microsoft \ Maler.)

Jeg er ikke den eneste brukeren som har blitt frustrert av Words hoveddokumentfunksjon, som lar deg legge inn separate underdokumenter i et containerdokument, samtidig som du lar deg redigere underdokumentene som separate filer. Denne funksjonen har en dårlig historie med å forlate innholdet i underdokumenter i et hoveddokument i stedet for å holde dem adskilt. Word 2019 ser ut til å være mer pålitelig med hoveddokumenter enn eldre versjoner, men etter å ha blitt brent i det siste, er jeg ennå ikke klar til å stole på denne funksjonen når jeg jobber med en bok med flere kapsler.

Én merknad om OneNote

En app du ikke vil se i Windows-versjonen av Office 2019 er en ny versjon av OneNote 2016. I stedet for å oppdatere skrivebordsversjonen av OneNote, bruker Office nå den moderne Microsoft Store-versjonen av OneNote som kommer forhåndsinstallert på Windows 10. OneNote for Windows 10 åpner automatisk OneNote 2016 bærbare PC-er lagret i skyen, men du trenger fortsatt OneNote 2016 hvis du bruker bærbare PC-er som er lagret på en lokal PC. OneNote 2016 fortsetter å være en gratis nedlasting fra Microsoft. Alt dette gjelder bare Windows. OneNote på Mac har ikke endret seg bortsett fra de vanlige månedlige mindre oppdateringene.

Nok en ny utvikling som vil ha betydning for IT-avdelinger: Office 2019 installerer seg selv gjennom den effektive klikk-for-kjør-teknologien som er kjent fra Office 365, ikke den tradisjonelle.MSI-installasjonsprogrammet i full skala som brukes av mest kommersiell programvare, inkludert tidligere versjoner av Office.

Office 2019 vs. Office 365

Hvis du, som de fleste Windows-brukere, har lagt mye av arbeidslivet ditt i Office, bør du kjøpe eller leie - kjøpe Office 2019 eller abonnere på Office 365? Bedriftskontorer og regjeringskontorer som rynker over å dele data på Microsofts servere, vil velge å kjøpe. Mange studenter og lærere kan få Office 2019 enten gratis eller til en lav pris (vanligvis $ 14, 99) gjennom nettstedslisenser forhandlet av skoler og høyskoler. Imidlertid er abonnementsbasert Office 365 det åpenbare valget for kontorer som bruker Microsofts økosystem for samarbeid og deling og alle som foretrekker å oppbevare dokumenter i skyen. Office 365 har en valgfri automatisk kontinuerlig lagringsfunksjon for dokumenter som er lagret i skyen, og som ikke er tilgjengelige i Office 2019, selv når du lagrer til Microsoft OneDrive. Og selvfølgelig lar Microsoft 365 deg redigere og samarbeide om skybaserte dokumenter fra en stasjonær maskin, mobil enhet eller nettleser.

Hvis du, som meg, tilpasser Office-appene dine ved å opprette makroer for å utføre komplekse, repeterende oppgaver, kan det hende du vil støte på gotchas som den som trippet opp min Office 365-versjon av Word for noen måneder siden. Jeg foretrekker å bruke den tastaturvennlige stavekontroll-dialogen fra eldre versjoner av Word i stedet for det vanskeligere korrekturpanelet i nyere versjoner. Som beskrevet på mange nettinnlegg om dette emnet, gjorde Microsoft det mulig å bruke den gamle dialogen som standard ved å skrive en makro og knytte den til den samme tasten som normalt åpner den nye korrekturruten.

I noen måneder i fjor brøt imidlertid en dårlig designet Office 365-oppdatering den makroen og gjorde det umulig for mange brukere å få tilgang til den gamle dialogen. Ingen utenfor Microsoft har noen gang funnet ut hvorfor noen brukere ikke ble berørt. Noen måneder senere ser det ut til at Microsoft endelig har fikset problemet i Office 365. Men brukere med Office 2016 har aldri møtt problemet i det hele tatt, fordi Office 2016 (som Office 2019) ikke får den typen regelmessig oppdatering som kan bryte eksisterende egenskaper.

Det problemet fikk meg til å bytte til "evigvarende" Office 2016, og nå Office 2019, for Windows-maskinene jeg bruker til oppgavekritisk arbeid. På Mac bruker jeg fortsatt Office 365 fordi Office 2019 for Mac mangler funksjoner som er innebygd i det abonnementsbaserte produktet, selv om jeg ikke ser noen god grunn til de forskjellige funksjonssettene i Mac og Windows Office 2019.

Kontoralternativer

Skal du til slutt bruke Office i det hele tatt, når Google Dokumenter er gratis for alle på alle plattformer, er LibreOffice gratis for alle stasjonære brukere, og Apples nydelige iWorks-apper (Pages, Numbers og Keynote) er gratis på Mac og iOS? For alle dens mindre feil, tårrer Office fremdeles over alle alternativer.

Google Docs, Sheets and Slides er det første valget for alle som foretrekker gratis programvare og uanstrengt deling, og for tilfeldige brukere som ikke ønsker å oppbevare dokumentene sine i filer på en stasjonær datamaskin.

LibreOffice er funksjonsrik, åpen kildekode og gratis, og åpner gamle dokumenter i flere formater enn noe annet, men etter flere tiår med utvikling er det fremdeles klønete og altfor utsatt for å krasje for å inspirere tillit.

Apples iWork-apper (som ikke selges som en kombinert suite) ser blendende ut og har unike funksjoner som Numbers-tabeller som kan flyttes rundt på et tomt lerret, i motsetning til et tradisjonelt regneark som bare bruker et enkelt rutenett. Men iWork har desktop-apper bare på Mac-maskiner, og tvinger deg til å eksportere dokumenter hvis du vil dele dem utenfor Apples økosystem.

Corel WordPerfect, bare tilgjengelig for Windows, tilbyr enestående presis kontroll over dokumentformatering og er mer praktisk enn Office for spesialiserte formål som å rydde opp i dokumenter opprettet av OCR-programvare, men WordPerfect vil alltid være et nisjeprodukt.

Fortsatt mester

Du klager kanskje over dette eller det hjørnet av Microsoft Office, men det er fremdeles de mest komfortable, kjente, kraftige og pålitelige produktivitetsappene på denne eller andre planeter. Hvis du er fornøyd med Office 365, trenger du ikke Office 2019. Hvis du er fornøyd med Office 2016, trenger du bare Office 2019 hvis du vil ha de nye funksjonene. På en eller annen måte vil du sannsynligvis ha Office på skrivebordet ditt, og selv om 2019-versjonen ikke er en helt nødvendig oppgradering, er det bare fordi den siste versjonen har holdt så bra opp. Uansett er Office 2019 den beste kontorpakken du kan kjøpe, og det er fortsatt et redaktørvalg.