Innholdsfortegnelse:
Video: Forget Inbox Zero (Do Email This Way Instead) (Oktober 2024)
innhold
- The Push for Zero Email
- Kommunikasjon Sans e-post
I 2011 uttalte Thierry Breton, administrerende direktør og styreleder for det franskbaserte Atos, den dristige uttalelsen om at han planla å utrydde selskapets e-post innen tre år. Ideen utløste like mye kontrovers som utmerkelser. Nå har de tre årene gått. Så hvordan gjorde selskapet det?
Jeg fanget opp Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager hos Atos, per telefon for å finne ut om selskapet slo sitt preg. Bovens forklarte at presset mot null e-post faktisk var del av et større fokus på ansattes velvære. Folk på Atos (som stort sett alle andre som sitter foran datamaskinterminalen hele dagen) følte seg overveldet av e-post, eller mer presist, av den informasjonsoverbelastningen som e-post forårsaker.
Atos er ingen liten oppstart. Selskapet sysselsetter mer enn 76 000 personer i 52 land. Atos er et internasjonalt IT-serviceselskap som jobber med et ekspansivt spekter av virksomheter - alt fra banknæringen til forsvar og sikkerhet. Hvordan får du alle disse menneskene, med et stort spekter av arbeid som de utfører, vekk fra å kommunisere med hverandre via e-post?
Jill Duffy: Det var 2011 da Atos kunngjorde målet om å bli kvitt all intern e-post i løpet av tre år. Det treårsmerket har nå gått, og jeg lurer på: Hvordan går det?
Marc Bovens: Treårsperioden ble avsluttet tidligere i år i februar. Vi oppnådde virkelig noen viktige milepæler for programmet, det viktigste for informasjonsoverbelastning.
Vi har allerede publisert og kommunisert at vi har oppnådd en reduksjon på 60 prosent i e-post. Og selvfølgelig kompenseres dette ved å jobbe på en annen måte og bruke et nytt sett med verktøy ved siden av Outlook for e-post.
JD: Kan du fortelle meg om noen av disse verktøyene du bruker?
Disse tre er tydeligvis godt integrert. Fra ZEN-BlueKiwi-plattformen har vi for eksempel integrert Lync for tilstedeværelse. Folk kan klikke på et hvilket som helst bilde og starte direktemeldinger eller starte en samtale over internett. Vi har en god integrasjon mellom lokalsamfunn og SharePoint-nettstedene, slik at folk enkelt kan koble seg til BlueKiwi-samarbeidssamfunnet.
For å adressere litt spørsmålet om hva som var fasene [med utrulling for null-e-postplanen], brukte vi det første året mye tid på det vi kaller "e-postetikette." Vi begynte også å trene ledergruppene våre.
JD: Når du sier "e-postetikette", mener du når det er hensiktsmessig kontra når det er upassende å bruke e-post til kommunikasjon?
MB: Riktig. På en positiv måte ønsket vi å motivere folk til å snakke ansikt til ansikt, for eksempel når det er best egnet. Vi hadde en kraftig økning i Lync-adopsjonen. Folk begynte virkelig å bruke direktemeldinger, men også applikasjonsdeling og videokonferanser over Lync. Egentlig var det en endring i oppførsel ved å bruke riktig verktøy for riktig applikasjon.
JD: Hvordan tror du det har endret kulturen i selskapet?
MB: Det har vært enklere å bli mye mer kundesentrisk. Atos er som kjent et veldig stort selskap. Vi har vokst mye gjennom årene ved anskaffelse. Vi er fokusert på det vi kaller gjentatte inntekter, så langsiktige kontakter. Dette [overgangen til å bruke andre kommunikasjonsverktøy] har virkelig brakt et nytt nivå til kundefokus. Hvorfor? Fordi det nå er så enkelt for folk å etablere kundesamfunn og ha et teamarbeid over hele kloden for å møte utfordringene til kunden i samfunnet. Tidligere, via e-post, vil du motta en unødvendig mengde e-poster, for eksempel forårsaket av at folk ikke jobber fullt ut. Så det er ett sentralt resultat av dette programmet.
Den andre er at vi har gjort Atos liten igjen. Det enkle faktum at du har en liste over profiler som folk opprettholder i bedriftens sosiale nettverk, selvfølgelig kombinert med Lync-tilstedeværelsen, gjør det så mye lettere å finne kollegene dine til å starte en diskusjon, eller delta i et samfunn som du tror er interessant. Så det gjør Atos liten, og den bygger tillit.
Vi har mange eksperter på forskjellige domener, men de er spredt over hele kloden. Det er lettere for folk å jobbe sammen når man har litt lit til forholdet, litt for å forstå hverandres kompetanse og å kunne jobbe mye lettere. Det har brakt tilbake dette - og kanskje jeg er for melankolsk - men det har brakt tilbake denne koselige følelsen av et selskap der folk kan samarbeide. Det er ikke noe du kan gjøre med bare e-post eller bare SharePoint.
Det er virkelig resultatet av måten vi har gjort det på, som fremdeles er ganske unikt. Mange selskaper har startet initiativ for sosialt samarbeid. De gjør en pilot. Så gjør de en annen pilot, og de prøver å utvide den til endelig å ende opp med hele virksomheten. Men vi har gjort det annerledes. Vi brukte virkelig mye tid i begynnelsen på å forklare folk at vi trenger å endre samarbeidets oppførsel, at vi for eksempel trenger at ledere endrer lederstil.
Vi har et stort opplæringsprogram for ledere for å forstå fordelen ved samarbeid, og for at de også kan jobbe smartere i denne sammenhengen med å jobbe sammen i lokalsamfunn i det sosiale sosiale nettverket.
JD: Da du bestemte deg for å redusere intern e-post, og jeg er glad for å høre 60 prosent; det er et virkelig imponerende tall - hva var den opprinnelige drivkraften til å gjøre dette?
MB: Det var det vi kaller program. En av ambisjonene til Atos er å rykke opp i rangeringen av å være et flott sted å jobbe ved å bruke tid og oppmerksomhet på hva som må forbedres basert på innspill og tilbakemeldinger vi får fra våre ansatte.
På det tidspunktet fikk vi virkelig sterke signaler om at e-post ble et problem - eller kanskje ikke "e-post" men overbelastning forårsaket av e-post.
Alle disse misbruk av e-post resulterte i at folk var veldig ukomfortable. Mengden tid folk brukte på e-post nærmet seg, i noen av teamene våre var 30 eller 40 prosent av selskapets tid!
Kombinert med det faktum at vi begynte å stille alle slags spørsmål som "Tror du dette er god tid brukt?" fordi det kanskje ikke er et problem at vi bruker 40 prosent av tiden vår på å jobbe med e-post, og sortere e-post, og reagere på e-post. Men generelt ble dette sett på som mest uproduktiv.
Så her er vi, ledelsen i et stort selskap, og dine ansatte forklarer at 40 prosent av det de gjør er tvilsom når det gjelder verdi for selskapet.
