Rubex av efilecabinet anmeldelse og vurdering

Rubex by eFileCabinet (som begynner på $ 15 per bruker per måned) er en Software-as-a-Service (SaaS) dokumenthåndtering (DM), skylagring og fildelingsløsning som er utviklet for å hjelpe bedrifter å gå papirløse og effektivt organisere filene sine dokumenter. Rubex by eFileCabinet er ideell for små og mellomstore bedrifter (SMB) som krever en skybasert løsning, og gjør det enkelt å dele dokumenter sikkert i en organisasjon og eksternt, samt å opprette dokumentoppbevaring og samsvar. Rubex av eFileCabinet holder også automatisk en historie med dokumentets levetid, inkludert hvilke endringer som ble gjort, hvem som gjorde det og når. Den lagrer proaktiv all informasjonen som trengs for fremtidige revisjonsspor.

Rubex av eFileCabinet kan skryte av en omfattende søkefunksjon, automatiserte arbeidsflyter, maloppretting og fildeling med versjonskontroll med sikte på å øke effektiviteten som samsvarer godt med Microsoft SharePoint Online, våre redaktørers valg for DM-løsninger. Du vil også finne et bredere utvalg av samarbeidsalternativer fra Ascensio System OnlyOffice, som er vårt andre valg av redaksjonens valg i vår DM-programvareomtale.

Dokumenthåndtering og sikker lagring

Rubex by eFileCabinet er en integrert DM- og fildelingsnettportal som setter funksjonene i selskapets eFileCabinet Online og SecureDrawer-tjenester til en moderne, nettbasert løsning. Rubex by eFileCabinet har som mål å hjelpe små og mellomstore bedrifter å bli papirløs og øke effektiviteten, og har smart dokumentorganisering, lagring og delingsfunksjonalitet. Den legger også til granulære kontroller for filtillatelser og styring av policyer for datalagring.

Rubex av eFileCabinet er designet rundt samarbeid, og er den siste utviklingen av eFileCabinet Online, som har en komplett pakke med DM-funksjoner for å dele filer sikkert. For å styrke sikkerheten for lagring og deling av dokumenter, bruker Rubex av eFileCabinet 256-bit kryptering og bruker Amazon Web Services (AWS).

Rubex av eFileCabinet er veldig nytt; eFileCabinet-nettstedet fremhever fremdeles de eldre, men mer gjenkjennelige eFileCabinet- og SecureDrawer-tjenestene, som kan være forvirrende. Fremtiden er helt klart Rubex av eFileCabinet, som tilsynelatende tilbyr alle funksjonene de to applikasjonene har, men i et friskt nytt brukergrensesnitt (UI). EFileCabinet Online-appene for Android og iOS refererer på lignende måte til eFileCabinet Online, selv om det de får tilgang til er Rubex av eFileCabinet.

Priser og evner

Rubex by eFileCabinet begynner på $ 15 per bruker per måned og har sikker fildeling med 25 GB lagringsplass, men ingen DM-funksjoner eller funksjonalitet. Oppstartabonnementet er Advantage-nivået som koster $ 30 per bruker per måned med en inkludert 1 TB lagringsplass. Dette er et mer robust tilbud som vil appellere til de fleste SMB-er, men bare kan nås med minimum tre brukere. Fordelabonnement inkluderer eFileCabinet DM-systemet, sikker fildeling, SideKick-appen, oppbevaring (styring), tofaktorautentisering (2FA), individualiserte sikkerhetsinnstillinger, samsvarsverktøy og integrering av e-signaturer. Det inkluderer også Microsoft Office-integrasjon, API-integrasjon, applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt, revisjonsspor, support og service og mobil tilgang. Funksjonssettet for dette nivået vil være ideelt for de fleste små og mellomstore bedrifter som utnytter sine DM-behov. Prisingen er omtrent gjennomsnittlig for et produkt i dette sortimentet, men kravet om å ha minimum tre brukere for å få tilgang til det føles som en strategi for å tvinge brukere opp i neste nivå.

Det neste nivået er Business-abonnementet, som koster $ 55 per bruker per måned og inkluderer 5 TB lagringsplass. Business-nivået har alle funksjonene i Advantage-nivået, og inkluderer også forretningsprosessautomatisering, sonet optisk karaktergjenkjenning (OCR), arbeidsflytautomatisering, arbeidsflytdesigner og automatiseringsbiblioteker. Dette nivået inkluderer også ombordverktøy, godkjenninger, tidsrammeprosess, prioritert prosess automatisk eskalering, dataspesifikk filruting, og automatisk filnavn og lagring. Det er også et foretaksalternativ tilgjengelig, men prisene for dette avhenger av spesifikke krav til tilpasning og lagring. Alle prisplanene for Rubex av eFileCabinet faktureres årlig.

Funksjonalitet Fokusert på organisering

Rubex by eFileCabinet er fokusert på organisering og effektivitet i digitalisering, administrasjon og deling av dokumenter. Nettstedets nøkkelfunksjonalitet og kontroll begynner fra venstre side av skjermen og blir mer kornete når du beveger deg mot høyre side. Den elektroniske løsningen presenterer en attraktiv og intuitiv brukeropplevelse (UX). Den øverste linjen, som er farget en mørk blå, har en tre-strips hamburgermeny for å få tilgang til undermenyer Hjem, Admin, Søk, Filforespørsler, Sjekket ut og Mine innstillinger. Denne menyen kan enkelt skjules for å maksimere skjermplass.

Administrasjonsdelen er der du kan legge til brukere, gjester og grupper. Herfra kan du administrere lisenser for brukere og gjester, og se brukerøktene. Administrasjonsdelen er der maler kan legges til, og hvor styrings- og sikkerhetspolitikk kan bestemmes. Sikkerhetspolitiske alternativer er omfattende med forskjellige komplekse passordkrav, passordendringsfrekvens og to-faktor autentisering (2FA) valg tilgjengelig for optimal sikkerhet.

Den blå linjen har også rullegardinmenyer for Ny, Del, Rediger og en snarvei for bruk av maler. En oransje "Trenger du hjelp?" -knappen påkaller ofte stilte spørsmål (FAQs), og en stor søkefelt er fremtredende på høyre side. Det er også koblinger til en QuickStart-guide for nye brukere, og et oppgaveikon avslører Aktivitetssenter-delen som viser nyere opplastinger og varsler.

Tre hovedikoner faller inn under Rubex-logoen. Den første er et husikon for Hjem, som får opp Min konto, som har et bygningsikon for å utpeke en virksomhet. Brukere kan lage flere skap for å lagre filene sine; det er mulig å lage nestede skuffer også i arkivskapene. Å bygge en intuitiv og logisk filstruktur er enkelt.

Det andre hovedikonet er My Shares. Den består av sammenkoblede prikker og lister ned alle de delte dokumentene og statusen deres for hvorvidt de har fått tilgang til eller ikke, og hvor lenge de forblir tilgjengelige. Det tredje ikonet, en koffert, er for Mine porteføljer, hvor du kan lagre alle dokumentene som er knyttet til et bestemt prosjekt eller en klient.

I delen Min konto er det pop-up-ikoner helt til høyre, inkludert detaljer, kommentarer (der brukere kan legge igjen virtuelle post-it-notater), profil og tillatelser (for å veksle tillatelser for lese, skriving og sletting av tillatelser for Brukere og grupper). Det er et popup-vindu for styring for å beskytte filer mot å bli redigert (eller slettet), automatisering og revisjonslogger. Styring blir en kritisk funksjon etter hvert som flere ansatte får tilgang til viktige dokumenter. Et godt styringsoppsett sørger for at ledere kan se hvilke filer som er blitt slettet og av hvem, pluss at det krever godkjenning fra ledere før filer blir fullstendig makulert fra systemet.

Blandingen av tydelige og lagdelte navigasjons- og ikonbaserte kontroller gjør det enkelt for brukere av alle ferdighetsnivåer å bli kjent med Rubex av eFileCabinet. Men det vil være en læringskurve for brukere som kommer fra den eldre eFileCabinet Online UI som hadde flere verktøy og alternativer tilgjengelig ved første øyekast. Sammenlignet med eFileCabinet Onlines brukergrensesnitt, er Rubex av eFileCabinet visuelt minimalistisk, men likevel mer funksjonell dynamisk. Mens eFileCabinet Online ser ut og føles som en egen app i Microsoft Office-stil, komplett med et UI for bånd, ser Rubex av eFileCabinet ut som en mobilapp som krever noen flere klikk for å komme til noen menyelementer. Noen brukere kan sette pris på det rene utseendet, men det er en fordel å ha flere menyalternativer til stede til enhver tid.

Ledsagere av eFileCabinet iOS- og Android-apper gir litt bekvemmelighet, og lar brukere laste opp bilder og dokumenter direkte fra sine mobile enheter. Imidlertid har forskjellige brukere rapportert om problemer med pålogging eller opplasting av filene sine. Jeg brukte Android-appen under testingen og fikk problemer med å laste opp filer også.

Sette kraften i søk i DM

Å bruke ikoner for skap, skuffer og mapper bringer reell kontorarkivering og organisering av konferanser i det digitale rommet. Dette gjør arbeidet med DM kjent, og det er mulig å lage pent organisert og nestet struktur for filer. En av de største funksjonene i Rubex av eFileCabinet er dens optiske karaktergjenkjenning (OCR) -motor, som kan ta skannede dokumenter og PDF-filer og gjøre innholdet søkbart. Når du høyreklikker på et dokument i Rubex av eFileCabinet, kan du velge innstillingen "Make it Searcheable (OCR)" for å legge til innholdet i det dokumentet i søkebasen. Ved å bruke Zonal OCR, som er inkludert i Business-abonnementet på 55 dollar per bruker per måned, trekker det bare ut de viktigste datafeltene fra et skannet dokument og lagrer de ekstraherte verdiene i strukturerte databaser.

Det er også muligheten til å legge til metadata, koder og profilnavn for å bedre hjelpe arkivering og søk i dokumenter. Søk sparer mye tid etter hvert som volumet av filer og dokumenter vokser. Brukere kan angi metadata, koder og profilnavn kan hjelpe deg med å skreddersy det som blir søkt mest etter, avhengig av hva et selskap trenger. Søkefunksjonen fungerer raskt og nøyaktig, og hjelper til og med med å finne nøkkelord som er i skannede PDF-dokumenter.

Det er ikke mulig å redigere dokumenter og filer direkte fra Rubex av eFileCabinet, men det er en innsjekkings- / utsjekkingsprosess som lar brukere sjekke ut dokumentet og gjøre endringer i dokumentets originale format. Når brukere sjekker dokumentet inn igjen med endringene de har gjort, vil Rubex av eFileCabinet opprette en ny versjon av dokumentet for mer nøyaktig versjonskontroll og revisjon. Rubex by eFileCabinet lar brukere kommentere, redigere og e-signere dokumenter mens de er i programmet, men faktiske endringer må gjøres utenfor.

Det er mulig å legge til e-signaturer for dokumenter, men nettstedet spretter brukere utenfor stedet for bekreftelse fra Citrix RightSignature; integrasjon med DocuSign er også tilgjengelig. Deling av funksjonalitet er integrert i høyreklikkmenyen. Når du mouser over en fil i en skuff eller et skap, kan du høyreklikke for å få opp flere alternativer. Når du klikker på Del-alternativet, åpnes det et vindu som fremhever den delte filen, og lar deg legge inn en e-postadresse og en melding til mottakeren. Delte filer er skrivebeskyttet som standard, men hvis du klikker på fanen Avansert, vises forskjellige alternativer, inkludert lese-, skrive- og slettillatelser. Last opp, last ned og slett varsler, samt en utløpsdato via et brukervennlig kalender-brukergrensesnitt.

En omfattende løsning for SMB

Rubex av eFileCabinet slår sammen allsidigheten til eFileCabinet Online og den sikre lagrings- og delingsfunksjonaliteten til SecureDrawer, og legger til kraftige OCR og omfattende søkefunksjoner. Med fokus på organisering av dokumenter, enkel revisjon og administrasjonskontroll, er Rubex av eFileCabinet en ganske omfattende DM-løsning som kan hjelpe SMBer mot deres mål om å modernisere og utvikle seg til et effektivt papirløst kontor. Men hvis du trenger et bredere utvalg av samarbeidsalternativer, kan du først sjekke ut redaksjonens valg Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.