Gjennomgang og vurdering av ark

Funksjoner og brukergrensesnitt

Det er to viktige måter å sette av tiden din i TSheets: Den ene er ved å klikke på Planlegg-ikonet fra menyen til venstre, og en annen er å velge tidsplan, deretter Handlinger og deretter Legg til skift. Når du oppretter et skifte, dukker det opp en melding der du spør om du vil varsle den ansatte. I kalenderen kan du se etter ansatt eller etter jobb. Det finnes også en widget for tidssporing, som lar deg spore tidskortet, hvem som jobber og verktøy. For å slå ut, trykker du på Time Clock og trykker deretter på den røde knappen "Clock Out" på Time Clock. Eller du kan klikke på Time Clock og deretter velge jobben og endre Clock In til Clock Out eller omvendt.

I januar 2018 kjøpte Intuit TSheets, og dette oppkjøpet brakte en integrasjon med Intuit QuickBooks Online. Brukere trenger ikke å kjøre en nettkontakt for å få forbindelse med QuickBooks Online, men de vil trenge en for QuickBooks Desktop hvis de kjører en versjon fra 2016 eller eldre.

En nøkkelfunksjon vi likte i TSheets, er widgeten "Hvem jobber", som viser hvilke enkeltpersoner som er på klokka, hvilke grupper som jobber, og et kart over hvor folk er pålogget over hele verden. Dette er filtrerbart slik at du bare velger hvem du vil se. Du kan også klikke i boksen for å manuelt sjekke ansatte i arbeid.

Kartfunksjonen bruker GPS fra mobilappen for å spore plassering og bevegelse mens du er på klokka. Vi var i stand til å være innenfor 53, 5 meters nøyaktighet. Laptop og stasjonær sporing gjøres basert på IP-adresse (og derfor ikke like nøyaktig). Du kan se hvilken enhet og hvilket operativsystem dine ansatte bruker. Du kan automatisk slå ansatte utenfor hvis GPS-en deres faller ut.

Tillatelser faller under fire nivåer: administrator, lønnssjef, tilpasset og ansatt. Under Ansatt, som er det vanligste tillatelsesnivået, har du ni tillatelsesnivåer, inkludert mobil tidsregistrering, administrerer timelister for alle ansatte, administrerer jobber og administrerer andre brukerkontoer. Du kan legge til tilpassede regler for hver ansatt, inkludert ting som Overtid, PTO-koder og mobilalternativer, eller du kan gjøre begrensninger, for eksempel å slå av mobilapper for visse arbeidere. Det samme er tilfelle for ethvert nivå, inkludert lønnsjef, som først og fremst er i systemet for å godkjenne og avvise timelister og betalinger.

Systemet lar deg legge til IP-adresser for å begrense plasseringene der folk jobber. For eksempel: Hvis du vil garantere at folk bare jobber på kontoret, kan du begrense alle andre IP-adresser. Hvis du vil la noen jobbe hjemmefra, kan du gi dem en IP-adresse for hjemmet, forutsatt at den er statisk.

Clock-in gjøres via et flyteklokke stoppeklokke. Dette er en fin funksjon fordi den lar deg se tidtakeren gå, men du kan jobbe andre steder i systemet. Knappen "Ta en pause" lar deg pause klokken i en viss periode uten helt å slå ut. Arbeidsgivere kan konfigurere hva disse pausene er, og de kan automatisere det slik at appen varsler en bruker om at pausen er i ferd med å avslutte. Brukere kan også legge inn tid via et manuelt tidskort. Tidskortet justeres automatisk når brukere legger til nye oppføringer eller registrerer nye klokker via stoppeklokken.

Robust rapportering

Rapporteringsfunksjonene er enestående. En rapport som er spesielt nyttig, er "Planlagt kontra utarbeidet rapport." Du kan få en sammenligning av planlagte og arbeidstid for en bestemt uke eller lønnsperiode. Alternativene inkluderer visning etter uke, lønnsperiode eller tilpasset utvalg. Du finner dette ved å klikke på Planlegg rapporter fra menyen på venstre side> Planlagt vs. Arbeidet. Velg deretter en betalingsperiode eller tilpasset datoområde og klikk Kjør rapport. Å gå til rapporter> Planlegg rapporter> Tardies gir deg et syn på personer som var for sent, og du kan spesifisere at de var sent innen 0, 1, 5, 10 og 20 minutter.

Det er noen tillegg som Punch In / Punch Out Time Card og manuelt Time Card, Time Slider, Timesheet Editor og Betalt Time Off Tool. Verktøyet har et bredt utvalg av utmerkede pre-canned rapportering basert på ansattes timefordeling, lønn, GPS-plassering og i utgangspunktet alt annet som systemet gir deg et datafelt for. Det som er utrolig med TSheets, er muligheten til å spore avanserte data og deretter gjøre avanserte data om til "tilpassede" rapporter. Vi kunne velge en timelistelogg og laste ned en CSV-fil organisert etter lønnsperiode. Det er en pent arrangert CSV-fil med informasjon om når brukere klarte inn, klikket ut og byttet jobbkoder.

Mobilapp

Den opprinnelige mobilappen heter TSheets Time Tracker. Det er utrolig enkelt å bruke. Når du logger deg på, får du en tidsskjerm med bare bein, med alternativer som Date and Time In, Job and Notes. Mobilalternativene under "annet" er Oversikt, tidsklokke, timelister, timeplan og mer.

Vi likte hvordan Time Clock på mobilappen er det første alternativet. Etter at du har koblet deg inn på mobilen, vises et kart over stedet for å vise hvor du er. Du får et alternativ med rød knapp for å slå på, og den grønne knappen for å bytte tid og jobb. Til venstre ser du en oversikt over den totale tiden klokka og til høyre gjeldende klokkeslett logget under skiftet.

I tillegg til Clock In og Clock Out-knappene, kan du legge til et oransje alternativ for Take Break. Når du har funnet dette alternativet, er det et praktisk tillegg til alternativer for tidssporing. For å legge til en "Lunch Break" -knapp, går du bare til "Feature Add Ons" og deretter "Breaks", og legger deretter til regler for bestemte ansatte med en viss pauselengde.

Du har muligheten til å gjøre pausen automatisk eller en manuell pause med ansatte som starter eller stopper en pause. Vi kunne legge til Take Break-knappen på datamaskinen, men kunne ikke få den til å vises på telefonen. Dette problemet ble utbedret da vi logget ut og logget oss på igjen. Et triks er at du må slå av "automatisk" for lunsjpause og "hvilepause."

Vi var i stand til å legge et bilde til vårt mobile tidsskifte. Mobilappen presenterer en oversiktlig oversikt over arbeidsskift på forskjellige prosjekter for uken. Vi opprettet prosjektene "Juridisk assistentarbeid", "Oppgradering av elektrisk infrastruktur for XYZ City", "Kabelselskapstekniker", "maling av myndighetskontorer" og "SEO rapporter for XYZ Stores."

Når du klikker på Plan-knappen på mobilen, kan du se Min timeplan til venstre eller Full plan for ansatte. Hvis du klikker på en jobb og den ikke er tilordnet deg, får du en feilmelding. Lederen må tildele jobben til den ansatte. "Denne jobben er ikke tildelt deg. Kontakt manageren din for å løse dette problemet." Hvis du prøver å lagre et tidsskjema og det er i konflikt med en annen tid, får du "Konflikt funnet."

GPS-sporings- og geofencingfunksjonene er viktige funksjoner i TS-ark. Du kan se plasseringen i skrivebordsversjonen av hvor noens mobile enhet befinner seg. Geofencing lar deg spore den geografiske omkretsen til hvor en ansatt befinner seg sammenlignet med GPS-sporing, som sporer et enkelt sted.

Avansert sporing og tilpasning

De fleste sporingsløsninger baserer løsningene nesten utelukkende på tid. Det er 24 timer i døgnet, multiplisert med syv dager, multiplisert med omtrent fire uker, multiplisert med 12 måneder. Ta alle dataene som er samlet inn innenfor disse parametrene, og skyv dem inn i fakturaer, rapporter, betalinger og arbeidsmengdeprosjekter. Dette er logikken som driver andre tidsporingssystemer. Det TSheets gjør ekstraordinært godt er å erkjenne at arbeid kan utføres og måles utenom den vanlige timen, dagen, uken, måneden, årskalkylen.

Verktøyet tilbyr avansert sporing av mengder, som, hvis du er en lastebilsjåfør eller en håndverker, faktisk kan være mer fordelaktig enn å spore timene du har jobbet. Med TS-ark kan du lage seks felt som kan tilpasses fullt ut, og deretter bruke dem som ledetekster for hver utkobling. Hvis du driver et byggefirma, kan du be spørsmålet: "Var det en hendelse? Ja. Nei." Hvis arbeidere ikke svarer, vil de ikke kunne slå ut. Du kan spørre truckers hvor mange kilometer de kjørte. Disse feltene blir deretter trukket inn i rapporter for å gi deg et rikere syn på hvordan arbeid blir utført, hvor produktive team er og all annen relevant arbeidsplassdata du måtte trenge for å lage et fullstendig bilde av en arbeidsdag eller skift. Du vil ikke finne dette nivået av avansert sporing på Mavenlink, Zoho Projects eller Wrike. Bare husk at disse verktøyene tilbyr prosjektstyringsfunksjoner som er miles mer avanserte enn de tilsvarende funksjonene du finner på Hubstaff og TSheets.

Arbeidsgivere kan også bruke denne funksjonen til å kreve et bilde ved inn- og utkobling. Kanskje er du interessert i om folk rengjør arbeidsplassen sin eller om produkter ble flyttet fra det ene stedet til det andre. Denne muligheten gir administratorer og ledere ekstra tilsyn (uten den drakoniske spionprogramvaren du finner på verktøy som TSheets). Hvis du virkelig trenger å overvåke ansatte på minutt-for-minutt-nivå, kan du bruke det åpne APIet for å bygge sporing via en tredjepartsapp.

Tidsporingsfleksibilitet

TSheets lar arbeidere bruke telefonsamtaler for å klokke seg inn. Dette er en tilleggsfunksjon som er $ 1, 50 per måned per bruker. Det er ideelt for lavtlønnsarbeidere som kanskje ikke har en smarttelefon eller en datamaskin som er hendig, men trenger å slå på jobb. De ringer et avgiftsfritt nummer, sier navnene sine, sjekker inn og legger på. Hvis du ønsker ekstra sikkerhet for denne funksjonen, kan du også få taleoppringinger konvertert til tekst for $ 0, 05 per transkripsjon.

Når du kommer inn i TS-ark, får du en skjerm for å angi hvorfor du sporer tiden din, noe som betyr å planlegge arbeid, spore prosjekter, kjøre lønnsrapporter eller regningskunder. Du har et valg om å spore tiden din i mobilappen, på datamaskinen eller i en tidskiosk. Vi fant konfigurasjonsskjermene enkle å bruke. Som standard er et konfigurasjonsskjermbilde satt for å "la ansatte korrigere sin egen tid." Nyttige opplæringsprogrammer dukker opp når du logger deg på. Oversikten viser deg hvordan det vil se ut når du logger deg på mobilappen. Funksjonen Who's Working er nøkkelen. Du kan klikke på navnet for å se på kartet der den ansatte er.

Fra Komme i gang-menyen kan du sette opp ditt firma, ansatte ombord, spore prosjekter, forberede deg på lønn og se gjennom turer og trening. Vi var enkelt i stand til å legge til prosjekter som "Oppgradering av infrastruktur for elektrisitet for XYZ City." Vi ble bedt om å angi hvordan vi skal lønnsregulere. Vi innstiller den til hver uke.

Vi la inn tid for det falske prosjektet "SEO Reports for XYZ Stores" for uken 11. mars 2019. Da ønsket vi å gå bakover og gå inn for uken før. Du klikker "(ingen jobb)" for å få frem en meny med jobber du kan spore. Når tiden endres fra grå til "rød", betyr det at du gikk overtid. Vi syntes at fargekodingen var en nyttig funksjon.

Programvaren har robuste konfigurasjonsalternativer. Under Min profil kan du angi påminnelser om når du skal klokke inn og ut, og når et tildelt skift er blitt publisert eller endret. Du kan også merke at du glemte å klokke inn etter at et skift startet. Under varslinger kan du også registrere deg for det månedlige nyhetsbrevet, den ukentlige fordøyelsen eller brukerinvitasjonsvelgeren.

En begrensning vi møtte var da vi prøvde å legge inn fremtidig tid for en ansatt ved bruk av Timesheet Editor. Da vi prøvde å legge inn fremtid, fikk vi popup-meldingen "Du har ikke lov til å lage timelister i fremtiden." Vi tror denne muligheten kan være nyttig hvis et team trenger å styre hvem som skal jobbe skift de kommende ukene. Vi forstår imidlertid faren ved utilsiktet fakturering for fremtidig tid.

Et hakk over

TSheets er den beste rene spilletid-sporingsløsningen på markedet. For det meste ser TSheets enkelt ut å bruke. Det er godt organisert med venstre meny av Time Clock, Schedule, Who’s Working, Time Entries, Betid Time Off, Approvals and Reports. Selv om det mangler PM-elementene du finner på løsninger som Mavenlink, Wrike og Zoho Projects, har den nok arbeidsstyrke-projeksjon og tidsstyringsfunksjonalitet til å få deg gjennom grunnleggende skiftstyring og prosjektbemanning. TSheets tilbyr heller ikke spyware-funksjonaliteten som du finner på et verktøy som Hubstaff, så hvis du trenger skjermbilder av ansattes arbeid innebygd i et tidssporingsverktøy, vil du sannsynligvis lete andre steder.

Hvis det du trenger er muligheten til å måle tid, produksjon og andre fakturerbare kriterier i et brukervennlig system, er TSheets det beste verktøyet vi har testet. Det er tilpassbar, brukervennlig og svært intelligent.