Vericlock-gjennomgang og -vurdering

VeriClock (som begynner på $ 15 per måned) er en sterk tidssporingsplattform med et uten frills design. Det gir deg et imponerende antall konfigurasjonsinnstillinger over hvordan og når ansatte logger seg, og det er rimelig. Du vil ikke finne samarbeids- og prosjektstyringsfunksjonene (PM) for en omfattende plattform, for eksempel Zoho Projects, som er et av våre redaktørvalg i vår PM-programvarevurderingsoppdatering, eller de velutformede klokkeknappene til TSheets, våre redaktørers valg i vår tidssporing av programvare gjennomgang. Imidlertid, mens det mangler noen mindre funksjoner, gjør VeriClock en utmerket jobb ved tidsporing, og bør være på evalueringslisten din hvis du leter etter noe spesialbygget og ikke altfor funksjonstungt.

Priser og planer

VeriClock koster $ 5 per bruker per måned med en kontosatsavgift på $ 10 (for totalt $ 15 per måned). Priser per bruker og kontoutgifter endres ikke uavhengig av hvor mange brukere som jobber i systemet, så multipliser $ 5 med antall brukere du har, og legg deretter til $ 10, og det er prisen du betaler for systemet. Som sådan er VeriClock blant de rimeligste tidssporingsløsningene vi testet. Imidlertid, hvis du er en enkelt bruker som ønsker å følge med på tid for dine egne prosjekter, tilbyr Time Doctor en gratis, introduksjonsplan, kun på skrivebordet som ikke gir tilgang til rapportering.

TSheets er et annet rett tidssporingsfokusert verktøy som også starter med en gratis plan rettet mot en bruker. Det har en plan for opptil 99 brukere som koster $ 5 per bruker per måned med en basisavgift på $ 20 per måned. Imidlertid tilbyr ikke disse verktøyene noen av de grunnleggende fakturerings- eller utgiftssporingselementene du finner i konkurrent TimeSolv Pro.

Funksjoner og brukergrensesnitt

Det første du vil legge merke til når du logger på VeriClock, er det minimale, noe triste, tappetunge brukergrensesnittet (UI). Denne programvaren kommer ikke til å vinne noen designpriser, noe som er en av grunnene til at den ikke helt stemmer overens med Editors 'Choice-vinnende TSheets.

Ansattkontoen er mye mer bare sammenlignet med den administrative siden. Brukergrensesnittet er vanlig sammenlignet med Hubstaff og TSheets. Det er mye hvit plass, spesielt på Clock In og Clock Out-sidene. Det du vil finne skjult i den tilsynelatende uendelige mengden hvit plass, dristige svarte og kjedelige blues av VeriClock er en skattekule av funksjonalitet som vil gjøre sporingstiden enkel.

Et problem vi la merke til med å legge til tid for et tidligere skifte, var da jeg prøvde å lagre en timeliste for en ansatt, vi fikk feilmeldingen om at noen tilpassede felt har valideringsfeil. Vi tror dette er feil med seksjonen Egendefinerte felt.

VeriClock gjør en god jobb med fokus på å automatisere manuelle repeterende prosesser. Når du for eksempel først begynner å bruke verktøyet, vil du være i stand til å gruppere opp ansatte. Når de ansatte er i systemet, kan du sjekke inn jobber som gruppe. Tenk på hvor viktig denne funksjonaliteten er for en mobil arbeidsstokk som reiser fra sted til sted for oppdrag. Et konstruksjonsteam, for eksempel, vil kunne laste opp sin liste over 500 arbeidere via en Microsoft Excel-fil, og deretter sjekke hver enkelt arbeider til en jobb med et enkelt klikk på en knapp. Dette blir tydeligvis mer komplisert når variabler legges til, for eksempel timepriser, men det er den desidert beste batchingen vi har sett på noe verktøy vi har gjennomgått.

VeriClock gjør en utmerket jobb slik at brukere kan klokke seg inn via verktøyet de ønsker. Brukere kan klokke seg inn for å jobbe via en tradisjonell desktop nettleser eller mobil nettleser via Android eller iOS. De kan også ringe inn for å klokke inn med tale eller sende SMS-meldinger for å klokke inn, for en ekstra $ 3 per bruker per måned. Fordi VeriClock har et åpent applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API), kan utviklingsteamet ditt bygge VeriClocks innlåsningsknapp til et hvilket som helst annet åpent tredjepartsverktøy. Andre apper i vår roundup, som TSheets, Hubstaff og TimeSolv, tilbyr også denne åpne API-funksjonaliteten.

Siden vår siste gjennomgang har VeriClock lagt til flere funksjoner knyttet til kartlegging. Du kan nå spore den sist kjente stillingen til alle innkjørte ansatte, og selskapet har forenklet kartvisningen ved større zoom skalaer for å gjøre brukergrensesnittet renere. I tillegg har VeriClock forbedret varslingsfunksjonaliteten for å spore om ansatte klokker seg inn på stedene de skal jobbe.

VeriClock tilbyr også geofencing, en funksjon som du også finner i tidssporingsprogramvare som TSheets og Hubstaff. Når du forlater en spesifisert geografisk radius, kan du automatisk slå ut av et arbeidsskifte. I tillegg kan du stille VeriClocks geofence til selvdestruksjon når du klokker ut. Du kan få VeriClock til å sende deg en advarsel hvis du er i ferd med å forlate en geofenceradius og ikke kan klokke inn. Ledere kan få et varsel hvis en ansatt gikk for langt unna. Du kan bruke en skala til å angi avstand for geofence. Geofencing er en hendig funksjon som folk kan bruke til å overvåke om de befinner seg i eller ut av en omkrets av et sted som et kontor. I testene mine satte vi skalaen slik at folk ville være logget inn eller ute hvis de befinner seg omtrent 1 kilometer fra kontoret sitt (ca. 5 289 fot).

Å legge til tid i VeriClock er ganske standard. For å begynne å spore valgte vi Clock In øverst til høyre under navnet mitt. Så valgte vi jobben og valgte deretter Clock In igjen. UI-en er barebones og ikke et fancy stoppeklokke som i TSheets, men det får jobben gjort. TSheets gjør et stoppur tilgjengelig til enhver tid hvis du bestemmer deg for å raskt spore tid fra prosjekt til prosjekt. Vi vil gjerne se VeriClock legge til en stoppeklokke som viser deg til det andre. I mobilappen kan du se en stoppeklokke som viser timer og minutter, men ikke sekunder.

For å legge inn tidligere tid, klikker du på Legg til tid, velger navnet ditt og velger navnet på jobben du klokker inn i. Deretter velger du dager og timer arbeidet. VeriClock gjør det enkelt å redigere skift, slik at du kan legge til eller trekke fra hvor mye tid en skift finner sted hvis du gjør en feil.

Spesielt for administratorer

VeriClock har robuste konfigurasjonsalternativer, spesielt på den administrative siden. Du kan opprette kontoer for nye ansatte, og angi passord og daglige budsjettimer. Programvaren har intuitive innstillinger som å legge til og redigere tid, visningstid og visningsdetaljer for jobber og serviceelementer. Neste trinn er å legge til jobber ved å klikke på Legg til jobb. Vi la til et budsjett for de forskjellige prosjektene. Du kan angi All Time Budget, Monthly Budget, Weekly Budget, Daily Budget og Lønnsbudsjett. Du kan også spesifisere om prosjektet er fritatt for overtid. Alternativene for å velge disse budsjettpostene skiller seg ut blant konkurrenter som TSheets og Hubstaff. Som med TSheets, kan du angi om en jobb er en forelder eller en barnjobb. Et eksempel er regjeringskontormaling (foreldre) og (Maling av XYZ City Supreme Court Building som barn). Men da vi la til denne barneoppgaven, dukket ikke jobben opp i listen - bare i en skjult rullegardinmeny. Å legge jobbene i VeriClock innebar også litt matte, men vi liker de totale budsjettfunksjonene.

Innstillinger-fanen gir administratorer et tilsynelatende uendelig utvalg av alternativer og tilpasninger (sikkert mer enn noen av de andre rene verktøyene for sporingssporing vi vurderte). Innenfor denne fanen vil du kunne administrere varsler, angi lønnsstandarder, tilpasse visningen av hovedpanelet, administrere dokumentlagring og bygge ut tidskortene dine for bestemte jobber. Det vil ta for lang tid å fordele hver tilpasning, så vi bruker resten av denne delen for å fremheve de viktigste og mest unike tilpasningsalternativene.

Du kan angi om du vil at jobbkodene skal kreves under Innstillinger. Under Innstillinger> Tilbehør kan du også velge hvor mye lagring du ønsker. Jeg la merke til at servicekoder ikke dukket opp fordi de var deaktivert under innstillinger. Så jeg byttet til Valgfritt. Det er ikke klart hva servicekoder er, selv om selskapet forklarte det for oss. Under Basic kan du velge å integrere med QuickBooks som TSheets. VeriClock integreres også med Sage 50 Canada og Sage 50 US.

VeriClock inneholder en nyttig innstilling der du kan legge til regler for varsler. En No Show-regel, for eksempel sender en melding ut til utpekte ansatte via e-post eller SMS hvis noen ikke dukker opp på et bestemt tidspunkt.

Vi fikk en glitch når vi la til en tilpasset innstilling og fant ut at UI forvirrende. Vi så til feltet på venstre side under Custom Fields, men vi kunne ikke skrive noe der. Vi måtte legge den inn til høyre under Feltinnstillinger.

Administratorer kan kreve at brukerne legger ved bilder til klokkene sine før og etter skiftstart. Dette er ideelt for administratorer som ønsker å måle produksjonen så mye som de vil følge med på arbeidstid. Hvis du for eksempel driver et hotell og vil at servicemedarbeidere skal bevise at de betjente rom, kan du kreve at de knipser et bilde før og etter hvert rom de betjener.

I tillegg, og kanskje viktigst, lar VeriClock deg legge til så mange tilpassede felt du vil. Så hvis du er mer bekymret for hvor mange kilometer truckers kjørte i stedet for hvor lang tid det tok dem å kjøre, kan du legge til et felt som krever at de skal gå inn i total kjørelengde når de klokker ut av skiftet. Alle disse tilpassede feltene kan slås av for jobber som det ikke er relatert til. Du finner bare dette nivået av kontroll på flere avanserte verktøy, for eksempel Clarizen, TimeSolv Pro og TSheets.

VeriClocks Jobb-fane lar deg tilordne ansatte, blokkere ansatte og opprette månedlige tildelinger for dollar eller timer for hver jobb. Dashbordet lar administratorer vite hvor de er med jobber i sanntid for å forstå arbeidskraftskostnader og forhindre for høyt arbeid. Du kan til og med bytte system for å blokkere ansatte fra å klokke seg inn i en jobb hvis budsjettet ditt er oppfylt.

Systemet tilbyr fem forskjellige varsler for administratorer for å sikre - i nær sanntid - at oppgaver blir fullført og at budsjetter blir overholdt. Hvis noen er i ferd med å inngå overtid, vil administratorer motta en e-post eller tekstmelding som gir beskjed om det. Du kan overvåke spesifikke ansatte for å se om og når de klokker inn eller ut via varsling. Time Guard varsler vakter mot ansatte som glemmer å slå seg ut på slutten av dagen, og No Show-varselet lar ledere se hvem som ikke dukket opp og oppgaven de ble tildelt. Jobbkostnadsvarslene advarer deg når du er i nærheten av å gå over budsjettet for en bestemt jobb.

Ansattes overvåking

VeriClock har også en solid funksjonalitet for overvåking av ansatte. Som de fleste verktøyene jeg har gjennomgått, kan du begrense innkjøringer fra bestemte IP-adresser, noe som er ideelt for kontorer med fast sted som ikke vil at folk skal klokke inn hjemmefra. Du kan også flagge klokker for å se hvor noen logget inn på systemet. Dette er en mye mer sivilisert overvåkningsfunksjon for ansatte enn hva du finner i verktøy som Hubstaff og Time Doctor, som begge tilbyr Big Brother-esque overvåkingsverktøy som lar deg se websidene som er besøkt, apper som brukes og museaktivitet for alle aktive ansatte. I tillegg sporer VeriClock GPS for smarttelefonklokker, som er en industristandardfunksjon. Med denne funksjonen vil du se hvor de ansatte var under turnus, en viktig funksjon for for eksempel folk som driver transportfirma.

VeriClock har også tre forskjellige tillatelsesnivåer: administrator, leder og ansatt. Dette er viktig for å opprettholde data- og personvernkontroll når det gjelder overvåking av ansatte. I Innstillinger-fanen kan du for eksempel gruppere ansatte under en bestemt leders tilsyn slik at leder bare kan se sitt eget lags data i VeriClock-dashbordet. En annen fin funksjon er muligheten til å batch-laste opp ansatte gjennom din regnskapsprogramvare. VeriClock integreres med Intuit QuickBooks, Sage og andre.

Verktøyets overvåkningsfunksjoner for ansatte er først og fremst delt opp i datainnsamling i sanntid, verifisering av steder, notater og bilder, tilpassede datafelt, varsler og rapporter. Det VeriClock imidlertid gjør best er sporing av tid og sted.

På Aktivitetssiden i kategorien Tid på dashbordet kan du se alle ansattes innkjøringer i sanntid. Du kan se hvor ansatte befinner seg, basert på den nyttige ikonlegenden (et bærbart ikon for en web-klokke-inn og et klodeikon for en smarttelefon-klokke-inn). Du kan spore de ansattes beliggenhet enten med IP-adresse eller GPS. Du kan klikke deg inn på Location for å se en kartvisning av hvor ansatte er innenfor en diameter på 21 meter. VeriClock lar deg også blokkere IP-adresser fra å klokke seg inn ved hjelp av alternativene for klokke-tilgangsregler i Innstillinger. Her kan du hvitliste eller svarteliste spesifikke telefonnummer og IP-adresser, og legge til jobbspesifikke regler.

VeriClock-tjenestebransjer som rengjøring, bygging og landskapsarkitektur, slik at du kan angi spesifikke regler for tilgang eller hviteliste basert på en ansattes jobb. På smarttelefoner er det også et kontinuerlig sporingsalternativ for å overvåke en ansattes beliggenhet til enhver tid, selv om det er mer tappende for batteri og data. Når den er slått på, vil VeriClock vise en oransje brødsmulespor på kartvisningen for å vise en ansattes bevegelser.

I tillegg kan ansatte legge ved notater og bilder til sine klokker og klokker for tilleggsovervåkningsdata. For eksempel kan en arbeider laste opp en gasskvittering eller et bilde fra arbeidsplassen sin for å bekrefte at de er på det angitte stedet. Hvis du vil se bilder eller aktivitetsnotater, kan du kjøre et søk i kategorien Ansatte med en datointervall. Det finnes også en rekke varsler, inkludert en som heter TimerGuard, som sender en ansatt et varsel hvis de glemmer å slå seg ut etter at skiftet er over, eller, hvis det er på en mobil enhet, hvis GPS-plasseringen deres indikerer at de forlot et arbeidssted.

rapporter

Rapporteringsmessig tilbyr verktøyet ganske grunnleggende, men tilpasses rapportoppretting gjennom tilpassede filtre og maler. I kategorien Rapporter er det alternativer for å kjøre rapporter for lønningsliste, jobbkostnader, arbeidstider og sammendrag av ansattes kostnader. Du kan også klikke på Maler-fanen for å lage dine egne. Malfiltrene i Rapporter-delen er komplekse med innstillinger som "Bruk globale avrundingsinnstillinger" og "Bruk globale planlagte fradragsinnstillinger."

På denne siden opprettet vi en testrapport som vi kunne dra og slippe de forskjellige feltene jeg ønsket, for eksempel informasjon om ansatte og jobber, IP- og GPS-adresser, og stillingsbudsjettering og lønnsartikler. Disse sistnevnte elementene kan grupperes etter ansatte, jobbfilter eller serviceelementer. Du kan deretter generere og eksportere rapporten i Microsoft Excel-, CSV- eller PDF-filformat, og deretter planlegge den som en gjentakende rapport eller bare lagre rapporten.

Under "Viste felt" og "Grupp etter" klikker du på ruten for feltene du ønsker. Til høyre for hvert element er det et hamburgermenyikon, men dette tjener ingen formål. Det ser ut til å være en designfeil. Hvis innstillingene ikke er angitt, vil den si "Kolonne utilgjengelig."

En fordel med VeriClock er at du kan inkludere IP-adressen i rapporteringen. Denne funksjonen er nyttig for å se om en ansatt virkelig klokker inn der de sa at de gjorde det. Det siste feltet på rapportkonfigurasjonssiden er "Filters." Vi mener at dette alternativet bør ligge høyere opp på Rapportkonfigurasjonssiden fordi det er der du får en popup-vindu for å spesifisere de ansatte som skal inkluderes i rapporten. Deretter kan du generere rapporten og planlegge denne rapporten.

Når rapporten er generert, har du muligheten til å eksportere i CSV-, PDF-, XLS- og XLSV-format. Du kan også skrive ut og lagre. Det er ikke den mest spennende visningen av en rapport sammenlignet med hva du får i TSheets eller i bedriftsfokuserte programmer som Zoho Projects, men den er tilstrekkelig og enkel å følge.

Det er ikke en offisiell rapport, men under Time kan du se et rutenett over tidsavlesningene for ansatte i en viss periode. Du kan eksportere til PDF og Microsoft Excel. Det er et mappeikon ved siden av administrasjonskontoen som indikerer at det er en rapport tilgjengelig, men dette vil være en rapport i en rapport, så det er forvirrende. Likevel liker vi designen av ikonene.

Endelig har VeriClock tilpassede felt for å spore flere typer overvåkningsdata. Vi diskuterte egendefinerte felt i administrasjonsdelen av denne gjennomgangen tidligere, men de er like viktige for overvåking av ansatte. Fra kategorien Tilpassede felt i Innstillinger, kan en administrator eller leder sette opp et tilpasset tekst-, nummer- eller datofelt som de ansatte skal fylle ut når de klokker ut og inn for å spore mer detaljert arbeid.

I nummerfeltet kan du for eksempel angi et valgfritt eller påkrevd felt som ber ansatte om en kilometertellerlesing i begynnelsen og slutten av et skift, hvis jobben deres krever bilkjøring. Du kan også opprette et flervalgsfelt for å hjelpe arbeidere til å krysse av av en sikkerhetskontrolliste eller oppgaveliste hvis de jobber på en byggeplass. Som i Hubstaff og Time Doctor er VeriClock et rent sporingstidsverktøy med noen overvåkingsfunksjoner innebygd.

Testing av mobilapper

Når du logger deg på mobilappen, ser du innskjermbildet med en gang, noe som er praktisk. Den firelinjede hamburgermenyen i øverste venstre hjørne fører til en meny med all hvit tekst på svart bakgrunn. Designet er litt kjedelig, men lett å lese menyalternativene samtidig. På klokke-menyen øverst til høyre ser du et GPS-ikon på mobilappen. Når du klikker på det, vil du se et vakkert kart med levende grønne farger. Kartet (nedenfor) viser gjeldende skiftlokasjoner.

Menyen under hamburgerikonet øverst til venstre er godt organisert. Når du velger Grupper fra denne menyen, får du en liste over dine ansatte med et alternativ for å slå dem inn eller ut. Dette er en hendig funksjon for administratorer for å hjelpe ansatte som kanskje jobber og glemte å slå seg på eller de jobber, men ikke har tilgang til telefonen sin.

Vi fant mobilappen enkel å bruke og på nivå med den fra Hubstaff og Editors 'Choice-vinneren TSheets. Egenskapen til å klokke rapporter og inn var en funksjon som virket overlegen TSheets og Hubstaff.

For å se både en administrasjonskonto og en ansattkonto eller legge til flere kontoer i mobilappen, klikker du på hamburgerknappen og deretter Administrer kontoer og Legg til konto. Dette er en nyttig måte å logge på flere kontoer. Hendelsessiden i mobilappen er grei.

Du kan se en ukentlig rapport om arbeidsskift for den uken. Du kan klikke på hvert skift for mer info. Når du klikker på hendelsen, kan du se mer informasjon for det skiftet, redigere timer, endre navnet på jobben som jobbet den uken og legge til notater.

Selv om vi likte mobilgrensesnittet til VeriClock, var TSheets litt mer robuste. Du kan se hele planen for ukens teammedlemmer mens det ser ut til at VeriClock bare kan vise hva som skjer den uken for en ansatt av gangen. TSheets har en anstendig visning av timelister for uken. Du kan bla opp og ned for å gå gjennom listen. Hubstaff har det flotteste mobile dashbordet blant TSheets og VeriClock. Den har plass til bilder ved siden av hvert medlem og liten prosentandel av tidsarbeidede merker ved siden av hver oppgave. VeriClocks mobilapp er litt trist sammenlignet med de andre, men den er enkel å bruke.

Et solid verktøy med en uinspirert brukergrensesnitt

Det er tre store problemer med VeriClock: For det første trenger brukergrensesnittet forbedring. Heldigvis trenger ikke programvare å være pen; den må være funksjonsrik, en kvalitet som absolutt kan tilskrives VeriClock. For det andre kan brukere bare laste opp 1 gigabyte (GB) til systemet uten ekstra kostnader (du kan få ytterligere lagringsplass på 10 GB for $ 20 per måned). Tenk på hvor raskt 1 GB lagringskapasitet blir spist hvis du krever at alle brukerne dine skal knipse bilder når de sjekker inn på en jobb. Dette er litt upraktisk, spesielt sammenlignet med verktøy som TimeSolv Pro, som er et dokumentstyringsverktøy så vel som et tidssporingsverktøy. For referanse: TimeSolv Pro tilbyr sine brukere en ubegrenset mengde dokumentlagring. For det tredje kan du ikke planlegge fremtidig tid. Dette problemet er en headscratcher, og en vi forestiller oss at VeriClock snart vil bøte på.

Hvis ingen av de tidligere utgavene er belastende for deg, bør du absolutt ta med deg VeriClock på den 30-dagers gratis prøveperioden. Det er en brukervennlig, godt planlagt, funksjonsrik tidssporingsløsning som kan gjøre livet enklere for administratorer og brukere.