Arbeidende gjennomgang og vurdering

Workful er det nyeste online lønningssiden vi har testet. Den ble utviklet av det samme selskapet som produserer TaxSlayer, en online personlig forberedelsesapplikasjon som startet som en liten, familieeid skattebedrift i 1965. Det har kommet en god start i denne nye retningen, og tilbyr noe som konkurrenter ikke tilbyr for gratis: en innebygd tidsklokke. Nettstedet tillater ubegrenset lønnskjøring og dyptgående ansattes poster og portaler, samt tilgangstillatelser som i noen tilfeller kan defineres ned til skjermnivå. Et utmerket brukergrensesnitt og navigasjonsverktøy gjør det enkelt for selv uerfarne lønnsledere å takle. Det ville imidlertid være lettere hvis hjelp på nettet var mer robust og hvis Workful tok ansvar for å sende inn lønnsskatt, slik Editor's Choice Gusto og andre gjør.

Odd Prising

Workfys priser likner ingen av konkurransene. Det er ingen grunnpris; Du blir bare belastet $ 10 per ansatt per måned (hvis betalt månedlig; $ 8 per måned hvis årlig), med et minimumsgebyr på $ 50 per måned. Hvis du har færre enn fem ansatte, betaler du fortsatt for fem. Dette gjør Workful til et av de dyrere nettstedene som er vurdert her. Bare lønningslister for full service fra QuickBooks koster mer, til $ 80 per måned pluss $ 4 per ansatt per måned. Den grunnleggende versjonen av Patriot Software er den absolutt billigste til $ 10 per måned pluss $ 4 per ansatt per måned; nettstedet sender imidlertid ikke inn lønnsskatter på dette nivået.

Sette opp Arbeidende

Når du har opprettet et brukernavn og passord, ber Workful om firmanavn, antall ansatte og kontaktinformasjon. Deretter blir du bedt om å velge funksjoner som er viktige for deg (tidsspor, rapportering, en ansattportal og så videre), men dette trinnet er valgfritt. Når du har klikket forbi det, går du inn på Startsidig hjemmeside, der du blir spurt om du vil ha livehjelp med oppsett.

Så er det en liste over fire trinn ombord i et popup-vindu som du kan jobbe deg gjennom, for eksempel å sette opp tidsklokke og betalingsplan. Du trenger ikke å gjøre dette direkte fra skjermbildet. Du kan bare lukke vinduet og gjøre oppsett ved hjelp av innstillingene på hovednettstedet, men dette gir deg en god ide om hva som må gjøres før du kjører en lønn.

Det første trinnet er Set Time Clock. Workful leveres med en innebygd tidsklokke som du må angi parametere for. Dette er unikt blant lønnssider vi har gjennomgått. Du oppgir firmaets kontortid og angir om timer automatisk trekkes inn i lønn og om pauser vil bli inkludert. Du må også fortelle Workful hvordan du finner ansatte slik at de kan klokke inn og ut. Det er to alternativer: Du kan tillate dem å gjøre det bare når de er på selskapets Wi-Fi-nettverk, eller hvis de befinner seg innenfor et visst antall meter fra et av kontorstedene dine.

Dette kan høres komplisert ut, men det er det ikke. Du angir ganske enkelt navnet på Wi-Fi-nettverket ditt eller oppgir den fysiske adressen til virksomheten din, sammen med den maksimale tillatte nærheten (hvor mange meter fra det faktiske kontoret kan de være og fortsatt klokke inn og ut?). Lønnsplanen din kommer dernest. Hva vil hyppigheten av lønnsreglene dine være? Ukentlig? Annenhver uke? Hvilken dato vil markere slutten på din første lønnsperiode, og hva blir den første lønnsslokkingsdatoen?

Utmerkede medarbeiderrekorder

Deretter blir du bedt om å legge inn ansattes poster. Jeg liker måten Workful viser medarbeiderinformasjon i individuelle poster. Det er seks divisjonsfanen, hvorav et par jeg ikke har sett på konkurrentenes nettsteder - Utgifter og tidsklokke. Klikk på fanen Profil for å se standard kontaktinformasjon, fødselsdato og personnummer. Fanen Tidsklokke viser klokker og innstillinger i en uke av gangen.

Dokumenter-skjermen er et depot for personalfiler, for eksempel håndbøker for ansatte og evalueringer av ansatte. Hvis arbeidstakeren har levert utgifter, vises de under fanen Utgifter, sammen med godkjenningsstatusen. Fanen Time Off åpner den beste, mest omfattende informasjonsskjermen jeg har sett for dette formålet. Du kan veksle mellom de tre typene som støttes: ferie, syk og PTO. Denne siden viser også - i både tall og en graf - hvor mange timer som har påløpt og hva gjeldende saldo er (dette kan justeres manuelt). Den forteller deg også hvor mange timer som er godkjent og brukt, og hvor mange som venter. En tabell nedenfor viser arbeidstakerens avspaseringshistorie.

Du finner nøkkel-og-bolt-detaljene du trenger å inkludere for den ansatte under fanen Lønning: direkte innskuddsinformasjon, føderal og lokal forskuddstrekk, inntjeningstyper og startbeløp for eventuelle tidligere utfylte lønn. Flere inntjeningstyper kommer som standard, og ferie og syketid er inkludert, men du kan ikke legge til dine egne typer som du kan i OnPay og andre.

Entreprenørjournaler blir håndtert separat. Du trenger bare å oppgi navn og e-postadresser; Workful sender entreprenører en e-post som tar dem med til en skjerm hvor de kan fullføre ombordgående.

Til slutt legger du inn informasjonen som kreves for å koble bankkontoen din til Workful for direkte innskudd. Du må oppgi banknavn og kontotype, rutingsnummer og kontonummer. Du må også oppgi informasjon om hovedansvarlig (navn, fødselsdato og personnummer) og bilder av et ACH-autorisasjonsskjema og førerkort for administratoren, så vel som den enkeltes personnummer.

Omfattende navigasjonsverktøylinje

Når du lukker nettstedets ombordverktøy, uansett om du har fullført alle trinnene eller ikke, vil du kunne se hovedbrukergrensesnittet. Nyttig åpnes for instrumentbordet; Du kan alltid komme tilbake til dette ved å klikke på ikonet, som er den første i en serie koblinger som renner nedover den venstre vertikale ruten. Workful's Dashboard er ikke så robust som SurePayroll. Varsler om oppgaver som trenger oppmerksomhet (forespørsler om permisjon, for eksempel) vises øverst. Informasjon om nylig avsluttede lønnsregler og anslag for de neste er nedenfor, med lenker til vanlige lønningsløp og utenfor syklusen. En liste over ansatte vises i høyre vertikale rute, sammen med gjeldende tidsklokke-status (klokket inn / klokket ut).

Den andre koblingen ned åpner en komplett ansatteliste med gjeldende tidsklokke-status for hver enkelt arbeider. Klikk på et navn, og den tilsvarende ansatteposten åpnes. Du kan legge inn nye poster herfra og koble til et organisasjonskart som Workful oppretter automatisk ved å se på hvilken leder som er tilordnet hver enkelt arbeider - en uvanlig og velkommen funksjon. Entreprenørposter lagres bortsett fra ansatte i Workful. Hver post er delt inn i to områder. Den første er en grunnleggende kontaktprofil, og den andre inneholder finansiell informasjon som bankinnstillinger (for direkte innskudd), betalingssats og betalingshistorikk.

Fanen merket Document Warehouse åpner et clearinghouse for personaldokumenter som du har lastet opp, både offentlige og private. Neste lenke ned er Lønn; mer om det senere. Time Off åpner en listevisning av alle ansatte og hvor mange timer de har påløpt og brukt, samt gjeldende saldo og fravær i påvente eller godkjennelse. Du kan legge til og redigere retningslinjer her. Workful gir også en grafisk kalender som sporer hendelser som bursdager og høytider, lønningsdager og dager spesifikke ansatte er ute av kontoret. Et annet skjermbilde viser en listevisning av utgifter og deres godkjente / avslått status.

Workful's Reports er ganske skimpy. Disse vil sannsynligvis modne, men foreløpig oppfyller de ikke standarden som er satt av nettsteder som OnPay. Det er bare syv av dem, og de er stort sett bare listevisninger av data, som kan tilpasses bare etter datoperiode. Den ene er en enkel liste over ansatte med leiedatoer, bursdager og telefonnummer. en annen viser utgifter til ansatte. Andre tilbyr mer dybde, for eksempel lønnsregisterdetaljer og skatteplikt. I tillegg til disse manglene, kan ikke rapportene eksporteres til noe annet format, bare sett på nettstedet.

Det siste ikonet på navigasjonsverktøylinjen åpner nettstedets firmainnstillinger. Det er her du drar hvis du ikke fullførte oppsettet eller når du måtte endre noe. Utover innstillingene jeg allerede har diskutert, er det to av merknadene her: For det første kan du konfigurere integrasjonen din med QuickBooks Online (ingen andre integrasjoner støttes). Og du kan tilordne brukerrettigheter som gir eiere, administratorer og ledere muligheten til å få tilgang til eller endre, se og godkjenne bestemte elementer på nettstedet. Disse rollene er mer detaljerte enn på andre nettsteder jeg har gjennomgått - selv enn i Gusto. I noen tilfeller kan du begrense tillatelsene til skjermnivå.

Gode ​​medarbeiderportaler

Hver lønnstjeneste vi har gjennomgått i 2019 tilbyr ansattportaler - passordbeskyttede nettsteder der hver arbeiders personlige informasjon er lagret og kan nås. Arbeidskraftige er bedre enn de andre jeg har sett på. De ser ut og fungerer som det viktigste admin-nettstedet, med en veldig lik vertikal navigasjonsverktøylinje. Ansatte kan se sine profiler og kontaktinformasjon for kolleger; deres tidsklokkehistorie og dokumenter; og deres kalendere, utgifter og fritid. Avsnittet om økonomi viser inntektsrente, bankinformasjon, lønnsstenger og forskuddstrekk. Den eneste rapporten gir en oversikt over utgifter og kjørelengde. Ansatte kan spore personlige utgifter i Workful uten å måtte sende dem inn.

Portalenes instrumentpaneler gir ansatte en rask titt på litt nøkkelinformasjon. De viser gjeldende klokkestatus og ukens historie, så vel som meldinger fra administratoren, påminnelser om ufullstendige ombordoppgaver og et diagram som viser PTO-totaler.

Hovedhendelsen: Kjøre en lønn

Som det er tilfelle med hver lønnstjeneste, er orkestrering av en faktisk lønningskjøring den enkle delen når du har fått alt satt opp. For å komme i gang med å betale, klikker du på Kjør lønn på Dashbordet eller velger Lønnsikonet i venstre vertikale verktøylinje. Hvis det er utestående godkjenning av utgifter, advarer Workful deg og gir deg en sjanse til å løse dem før du kjører lønningslisten. Da åpnes skjermbildet for lønnsløp med bare en ansattes kompensasjon, ferie og syketid (Gusto gjør at du besøker et nytt skjermbilde for dette), og forhåndsdetaljer blir synlige. I motsetning til konkurrenter, som viser en listevisning av alle ansatte med bare arbeidstimene, annen kompensasjon (bonus, provisjoner) og fradragene som er gjort for skatter og fordeler, må du klikke på hver ansattes navn i den venstre vertikale ruten for å gjøre lønnsslipp informasjon vises.

Dette er en uvanlig tilnærming, men det vil fungere for en lønnssjef som ønsker å se alle detaljene før du godkjenner et lønningsløp. De fleste nettsteder tilbyr en forhåndsvisning av lønnsstubben som et alternativ før du autoriserer lønningslisten, noe jeg tror er en bedre måte å håndtere dette på. Hvis du har mange ansatte, vil det ta ekstra tid å bla gjennom listen i Workful.

Til høyre på skjermbildet Lønningskjøring er en rute som viser totaler for lønn og skatt for hele løpeturen. Hvis alt ser riktig ut, klikker du på Send. Skjermbildet for lønningsløpsdetaljer vises igjen, og viser hver ansattes inntekter og fradrag. Du kan skrive ut sjekker eller stubber fra dette skjermbildet. Men ingen steder forteller det deg nøyaktig hvor mye penger som vil bli trukket fra din brukskonto for direkte innskudd og skatter, og på hvilken dato. Det er totalt beløp for betalte lønn og subtotall for de forskjellige lønnsskattene, men ingen store summer.

Selv om Workful beregner lønnsavgiften din, overfører dem til skjemaer eller arbeidsark, og minner deg om når innlevering skal betales, sender den dem ennå ikke inn for deg slik de fleste konkurrenter gjør. Du må fortsatt skrive sjekkene og sende dem eller sende betalingene elektronisk. Selskapet tester for tiden å administrere denne prosessen for brukere i en tilstand, og håper å få ut flere stater i løpet av de kommende månedene.

Workful Er svak på mobil

Du kan ikke kjøre en lønningsliste fra Workfuls mobilapper (tilgjengelig for både Android og iOS) som du kan i QuickBooks Lønn. Det er ingen admin-app, bare en som er designet for at ansatte skal bruke når de trenger å klokke inn og ut, og når det er på tide å sende inn en utgift. Når det er sagt, er ansatt-appen like intuitiv som den er attraktiv. Det åpnes for Time Clock, hvor ansatte bare må klikke på en kobling for å slå i. De kan også se opptil en ukes arbeidstid verdt. Ved å klikke på navigasjonslenken øverst til venstre og velge Send utgift fanger du et kvitteringsfoto og oppretter en post med betalingsmottaker, beløp og kategori.

Håpfull om arbeidsfullt

Workful har noen eksepsjonelle funksjoner (ansattportaler, tidsklokke, granulerte brukerrettigheter) og noen store underskudd (mobil, rapporter og lønnsavgift). Men den er ung, og vi gleder oss til å se den når den modnes. I mellomtiden anbefaler vi vårt Editors 'Choice, Gusto, som utmerker seg på alle områder og tilbyr en eksepsjonell brukeropplevelse - sammen med funksjonene som ofte er behov for både nye og erfarne lønnsledere.