X1 søk gjennomgang og vurdering

Noen mennesker ser ikke behov for et desktop search-verktøy som X1 Search ($ 49, 95, pluss $ 19, 95 per år for valgfri premium support). De foretrekker å stole på en nøye vedlikeholdt, hierarkisk mappestruktur og følge dem religiøst. Disse menneskene mister utvilsomt aldri bilnøklene. For resten av oss er verktøy som X1 Search den ideelle måten å finne filene, e-postmeldinger og andre digitale elementer vi trenger når vi trenger dem og med minimal anstrengelse.

Da Microsoft la Windows-søk til OS, understøttet det noe av behovet for desktop-søkeprogrammer. Akkurat som X1 Search og konkurrenter som Lookeen Desktop Search, oppretter det en indeks du kan søke gjennom, slik at den kan finne resultater mye raskere enn å søke i fullteksten til hver fil hver gang. Den finner til og med e-postmeldinger fra Outlook, slik at du ikke trenger å bruke Outlook's wimpy søkefunksjon. Og fordi det er innebygd i Windows, er det gratis. Uansett fordelene med Windows Search, er det imidlertid ganske enkelt ikke i samme liga som et fullskala skrivebordsøkverktøy. Windows tilbyr ikke det samme nivået av raffinement, og det gir ikke muligheten X1 Search har til å indeksere og finne informasjon på e-post- og fillagringssky-nettsteder som Gmail, Yahoo Mail og Box.

Going Beyond the Desktop

X1 Search støtter Windows 7 til og med 8.1 på dette tidspunktet og vil støtte Windows 10 med en kommende utgivelse innen kort tid, ifølge selskapet. Den støtter også offisielt både 32- og 64-bitersversjoner av Outlook 2007 gjennom 2013. For testene mine installerte jeg versjon 8 av programmet på et system som kjører Windows 7 64-biters og Outlook 2003, og det fungerte uten problemer. I følge X1 vil det fungere med Microsoft Exchange Server 2007 og senere direkte, for eksempel, så vel som ved å indeksere OST-filer som sitter på harddisken din. Dypet i skyen kan den indeksere meldinger på IMAP-servere, med innebygde konfigurasjonsrutiner for tilkobling med AOL, Gmail, Outlook.com og Yahoo, pluss et generisk IMAP-valg for enda andre e-postlagringssteder. I tillegg kan den indeksere og søke etter filer som er lagret i en boksekonto.

Fordelaktig for forretningsbruk, kan du også sette opp X1 Search for å fungere som en klient med Microsoft SharePoint, Vault (et arkivprogram på e-postnivå fra Symantec) og X1 Rapid (X1s eget indekseringsprogram på bedriftsnivå som kjører fra - og lagrer indeksfiler på - en server).

Setup

Grunnleggende oppsett for programmet kunne ikke være enklere. Last ned installasjonsfilen fra X1s nettsted og kjør den. Når installasjonen er ferdig, vil X1 Search bygge en indeks i bakgrunnen, inkludert alle filene og Outlook-oppføringene fra kontakter til kalenderoppføringer til oppgaver. Hvor lang tid indekseringen vil ta, avhenger av datamaskinens hastighet og hvor mye det er å indeksere, men du kan fortsette å jobbe mens det skjer i bakgrunnen.

Utover det grunnleggende oppsettet, kan du bla gjennom menyalternativer for å tilpasse innstillinger og legge datakilder til, eller fjerne dem fra indeksen. Hvis du for eksempel jevnlig arkiverer Outlook-dataene dine på slutten av hvert år, kan det være lurt å indeksere en eller flere av arkiv-PST-filene. Å legge dem til er en enkel sak å fortelle programmet hvor du finner dem på harddisken. Du kan også velge om du vil starte X1 Search automatisk når du starter Windows, hvor ofte du skal indeksere og detaljer om hva du skal indeksere. Du kan for eksempel angi hvilke mapper du vil inkludere eller hoppe over, eller du kan endre innstillinger for å ignorere, si, Outlook-kalenderoppføringer eller spesifikke filtyper.

Søker

Programmets søkefunksjon er imponerende, både for brukervennlighet og avanserte funksjoner. X1-søkevinduet inneholder flere tekstbokser som du kan angi søkefraser i. Skriv inn tekst i hovedsøkeboksen (på grunn av mangel på et bedre begrep), og programmet vil porere om hele indeksen og finne alle samsvar med om teksten er et filnavn, i fullteksten til et dokument, en e-postadresse eller en kontaktoppføring; eller i et hvilket som helst felt i Outlook-elementet.

De andre tekstboksene lar deg søke i spesifikke felt. For e-poster inkluderer for eksempel valgene Fra, Emne, Dato og Navn-felt. For filer inkluderer de Navn (på fil), Datoendring og Sti.

Forutsatt at programmet allerede kjører i bakgrunnen, er alt du trenger å gjøre for å starte et søk, å trykke Ctrl to ganger - eller dobbeltklikke på X1-ikonet i varslingsområdet - for å åpne søkevinduet, og skriv deretter inn et søk setning eller uttrykk i en eller flere av tekstfeltene. Du kan også velge å begrense søket ved å utheve en type element - e-post, kontakt eller dokument for eksempel - i en liste til venstre på skjermen.

Hvis jeg for eksempel lette etter hvert element på datamaskinen min relatert til X1-søk, ville jeg angitt X1-søk i hovedsøkeboksen. Hvis jeg bare ønsket å finne denne anmeldelsen, kunne jeg velge dokumenttype og angi X1 i Navn-boksen. Hvis det dukket opp for mange treff, kunne jeg begrense søket ytterligere ved å legge til all annen informasjon i den aktuelle tekstboksen, for eksempel den omtrentlige datoen den ble skrevet, som etter 2015-06-10, eller en sannsynlig setning i filen, som "I følge X1" (komplett med sitatene) . Sitatene rundt det siste eksemplet forteller programmet om å finne en nøyaktig matchning til uttrykket. Uten dem vil resultatene også omfatte enhver fil som inkluderer hvert av ordene hvor som helst i filen.

Avansert søk

For mer sofistikert søk kan du lage komplekse søkefraser ved hjelp av og , eller , ikke , eller i nærheten (for å finne to ord atskilt med ikke mer enn et spesifisert antall ord mellom dem), og pre (lik nær, men også spesifisere hvilke ord kommer først). Du kan også bruke parenteser: (hund eller katt) og mat , for eksempel vil du finne gjenstander med både ordene hund og mat , samt gjenstander med ordene katt og mat , mens hund eller (katt og mat) vil finne alle elementer med ordet hund pluss alle gjenstander med ordene katt og mat .

Mye som Outlook - eller Lookeen for den saks skyld - X1 Search viser listen over elementene den finner sammen med en forhåndsvisningsrute, slik at du kan bla gjennom listen og se en forhåndsvisning av hvert element når du fremhever det. Når du har funnet varen du ønsker, kan du dobbeltklikke på den eller trykke Enter for å åpne den med programmet det er tilknyttet, forutsatt at det er installert et på systemet ditt. Selskapet sier at programmets forhåndsvisning støtter mer enn 500 filtyper, slik at du kan se filer i riktig format enten du har et program installert som lar deg jobbe med filen eller ikke.

Konklusjon

Selv om du ikke er overbevist om at du trenger noe mer enn Windows Search for å finne elementer på harddisken, anbefales det at du prøver X1-søkets 14-dagers gratis prøveversjon eller Lookiens gratisversjon for å se hva du savner. Odds er at du raskt vil bestemme at både Lookeen og X1 Search er langt bedre søkeverktøy enn Windows Search. Hvis du bare er opptatt av å søke etter filer på harddisken din, vil Lookeenes gratis versjon sannsynligvis være det beste valget. Hvis du også vil finne Outlook-e-postmeldinger, vil enten Lookeen Standard eller X1 Search gjøre det.

Når det er sagt, hvis du kan dra nytte av X1 Search muligheten til å utvide rekkevidden til SharePoint eller skybasert e-post og boks eller benytte seg av evnen til å bygge mye mer sofistikerte søkefraser enn Lookeen kan håndtere, er X1 Search det åpenbare valget. Disse tilleggsfunksjonene - sammen med enklere oppsett enn Lookeen for noen funksjoner og et like brukervennlig grensesnitt - gjør det til vårt redaktørers valg for desktop søkeverktøy.