Gjennomgang og vurdering av zip-bøker

Dette er andre året vi har gjennomgått ZipBooks, en relativt ny regnskapsapplikasjon for små bedrifter. Nettstedet har utvidet raskt det siste året, og har lagt til funksjoner som regningslønn, integrasjon med Gusto-lønnstjenesten, en ny iOS-app og oppgavebaserte brukertilgangstillatelser. ZipBooks har et av de lettere å navigere brukergrensesnittene mellom regnskapsløsninger for små bedrifter, og omtrent to tredjedeler av funksjonene som tilbys av de beste slike tjenester. Du kan opprette poster for kontakter og elementer, sende fakturaer; og tjenesten kan spore tid, prosjekter og oppgaver. Dessverre mangler det noen funksjoner som konkurrerende nettsteder tilbyr, for eksempel robuste kontaktposter, et bibliotek med integrerte tilleggsprogrammer og sporing av lager.

Priser og planer

Prisene på ZipBooks kan gjøre det attraktivt for eneeiere eller mikroforretninger. En gratis Starter-versjon tillater ubegrenset kontakter og fakturering, en bankstrøm og inntekts- og kostnadsstyring. Nivået vi vurderte, Smartere ($ 15 per måned), legger til verktøy som tidssporing, vareposter, teamsamarbeid, regning-betaling og ubegrensede bankforbindelser. Den sofistikerte planen ($ 35 per måned) legger til tagging, kontoavstemming, deling av dokumenter og avanserte rapporter. For $ 125 per måned gir ZipBooks deg en personlig bokholder som oppretter månedlige rapporter, gjør noen skatterettighetsanalyser og gir anbefalinger. Det er en gratis 30-dagers prøveperiode på alle betalte versjoner.

Hjelp trenger hjelp

ZipBooks tilbyr minimal online konfigurasjonshjelp, men ingen andre konkurrenter enn Sage Business Cloud Accounting er veldig sterke i den forbindelse. Etter en kort introduksjon til hver seksjon, hopper du inn og begynner å utforske. Nettstedet har faktisk ikke noe støtte bortsett fra en chatboks, som hevdet at spørsmål blir besvart på omtrent fem minutter. På første forsøk ventet vi 35 minutter uten at vi ble sett, og måtte lukke chatboksen for å gjøre noe annet, men vi fikk en grundig respons mye raskere på et annet tidspunkt på dagen.

Et ord om chat-støttefunksjonen her: Vi ble overrasket over å høre når vi ba om hjelp at representanten allerede visste at vi hadde kommet inn i den samme kontakten fire ganger. Kontakter er ikke utpekt som kunder eller leverandører før du betaler en regning eller mottar betaling på en faktura; de er bare generiske kontakter, som er en uvanlig, forvirrende måte å håndtere dette på. ZipBooks lar sine kundestøtterepresentanter få tilgang til begrenset informasjon for å gjøre chat-økter mer effektive og raskere.

En representant kan for eksempel vite at du opprettet en kundeoppføring eller faktura eller importerte 100 transaksjoner. Denne policyen fremskyndet støtteøkten vår, men det er litt oppsiktsvekkende å vite at representanten visste noe om firmafilen vår. En representant for selskapet forklarte at dette er tillatt i henhold til personvernreglene, og at ingen spesifikke økonomiske detaljer er tilgjengelige for støttepersonell. Det ville være nyttig hvis ZipBooks stavet dette ut et sted på selve nettstedet, kanskje i Innstillinger. Billy, derimot, krever at du merker av i en rute for å gi tilgang til supportpersonalet for feilsøking.

Det er en liten KnowledgeBase på selskapets hjemmeside, men ingen kobling til den fra nettstedet når du er logget inn. ZipBooks er enkel å bruke, men ingen økonomiske nettsteder - spesielt en som er rettet mot bedrifter - skal være uten flere hjelpealternativer. Zoho Books tilbyr for eksempel mange, inkludert telefon-, chat- og e-posthjelp, i tillegg til robust online dokumentasjon.

Innstillinger og offentlige profiler

Hvert regnskapsnettsted har en innstillingsdel som lar deg skreddersy løsningen etter bedriftens egne behov. ZipBooks er bra i denne forbindelse, og ber om informasjon som noen andre ikke har (forretningsstruktur og årlige inntekter, for eksempel), men det er ikke så dyptgående som Zoho Books. Du kan opprette organisasjonens profil; sette opp en betalingsprosessor (fire tilbys); legge til teammedlemmer og tildele tillatelser etter oppgavetype (ny fleksibilitet her); legge ved dokumenter; og etablere Innstillinger (valutatype, standardbetingelser, tekstmeldingstekst for e-postmelding med mer).

ZipBooks tilbyr en uvanlig funksjon du vil møte når du går gjennom Innstillinger-skjermbildene: Offentlige profiler. Dette er mini-nettsteder laget for deg ved bruk av data og grafikk du leverer. Dette verktøyet er helt gratis og helt valgfritt; det gir ganske enkelt en annen måte for deg å utvide din tilstedeværelse på nettet. Ingen konkurrenter vi har vurdert tilbyr noe lignende.

Dashbord og brukeropplevelsen

ZipBooks hjemmeside - oversikten - åpner for en graf som viser bedriftens inntekter, utgifter og resultat for de siste 12 månedene. Den viser også ytterligere diagrammer og tall for sporet tid, salg etter kunde, månedlig inntekt og utgifter. Den tildeler deg en Business Health Score basert på en analyse av økonomien. Dette er en utmerket samling av selskapets økonomiske data, men det mangler gjøremål påminnelser som de du finner inXero.

ZipBooks bruker effektiv bruk av farge, grafikk og skjermlayout; den totale brukeropplevelsen er ganske bra. Og fordi funksjonssettet fortsatt er ungt (selv om det har vokst det siste året), er navigasjonen veldig enkel. Nettstedet har to verktøylinjer. En vertikal rute til venstre inneholder koblinger til primære applikasjonsområder: Fakturaer, transaksjoner, rapporter, kontakter, sporing og to nye: Lønn (Gusto) og vekst. Denne siste er en ny og unik funksjon. ZipBooks hjelper deg med å oppmuntre brukerne dine til å gjennomgå virksomheten din, og deretter plassere innholdet på Facebook, Yelp og Google, og deretter rapportere om fremgangen din. Det er et interessant alternativ, men det starter på 49 dollar per måned.

Fire ikoner øverst på skjermen dupliserer noen av menyalternativene, men det er også en More-knapp. Klikk på dette, og en serie ruter slipper ned i et vindu, dupliserer verktøylinjen til venstre, men bryter hvert område ned i individuelle oppgaver. Mange nettsteder gjør det samme, og gir flere måter å komme til de samme skjermbildene. Når du er på en oppgaveside, bruker du de samme konvensjonene du er vant til, for eksempel knapper, nedtrekkslister og utfyllingsfelt. Kudos to ZipBooks for å vise en advarsel når du skal forlate en uferdig skjerm uten å fullføre eller lagre den. Ikke alle tjenester gjør dette.

Opprette poster

ZipBooks er fremdeles ung, men det har kommet en god start på å levere kontaktoppføringsmaler til kunder og leverandører. Når du har lagt inn grunnleggende kontaktinformasjon, viser den ferdige posten totalen til dato for inntekter og utgifter, samt en liste over nyere fakturaer, estimater og gjentagende profiler. Zoho Books inneholder imidlertid mer informasjon i sine kontaktposter, for eksempel en inntektsgraf, en fullstendig aktivitetshistorikk, en kundeoppgave og en liste over e-postutveksling.

Elementoppføringsfunksjonen illustrerer også ZipBooks ungdom, selv om postene sporer mer data enn de gjorde for et år siden. Du kan angi det grunnleggende, for eksempel navn, beskrivelse, pris, SKU og kategori. Hvis du kjøper varer og selger dem på nytt, kan du ikke oppgi en kjøpesum og konto. Og du kan ikke spore lagernivåene dine. Intuit QuickBooks Online Plus og Xero tilbyr alle disse funksjonene.

Transaksjoner og fakturering

Hver enkelt regnskapsnettsted vi har testet, inkludert ZipBooks, støtter online tilkoblinger til finansinstitusjoner. Du oppgir innloggingsinformasjon for bankens nettsted, og ZipBooks henter inn transaksjonene som er slettet siden forrige import. I likhet med konkurrentene oppfordrer ZipBooks deg til å kategorisere disse transaksjonene, som du trenger for meningsfulle rapporter og skatteforberedelser. Standardkategorier er innebygd, men de kan redigeres. Som mange konkurrenter gjør nettstedet utdannede gjetninger om hvordan noen transaksjoner skal kategoriseres. ZipBooks støtter også online avstemming av kontoer.

Faktura- og estimeringsoperasjoner er ganske vanlig pris, selv om ZipBooks har noen påfunn. Når du har valgt en kunde fra den oppgitte listen, sjekket dato og fakturanummer og oppgitt et innkjøpsordrenummer om nødvendig, må du legge inn en forfallsdato manuelt, selv om du har opprettet et i Innstillinger. Formen består av oppgaver og varesalg (de fleste nettsteder blander disse sammen). Du kan også ta inn tid og utgifter som må faktureres til den nåværende kunden. Når du har valgt en vare fra produkt- og tjenestepostene du opprettet, oppgir du enten hastighet og timer eller pris og antall. Dessverre holder ZipBooks ikke oversikt over lagermengder - det er ikke så nær sofistikert som Zoho Books når det gjelder lagersporing.

Det er ikke noe felt på fakturaskjemaet for omsetningsavgift og ingen innstillingsverktøy for denne kostnaden, men hvis du klikker på tannhjulikonet på slutten av hver linje, kan du opprette og redigere skatteposter i vinduet som glir ut fra høyre side av skjermen. Du kan deretter legge til omsetningsavgift og en rabatt hvis du vil. Sage Business Cloud Accounting gir ikke bare et felt for omsetningsavgift, men det angir også passende avgiftssatser for hver geografiske region.

ZipBooks oppsummerer alt og setter inn det totale beløpet nederst. Du kan lagre fakturaen eller fullføre den for sending i høyre side vindu; det siste innebærer å sjekke e-postadressen og meldingen og legge ved fakturaen som en PDF eller et annet filformat. ZipBooks støtter tilbakevendende transaksjoner og påminnelser fra kunder. Den tilbyr også en betalingsport (mot ekstra kostnad), slik at kundene dine kan betale fakturaer med kredittkort.

Du kan også registrere og betale regninger nå i ZipBooks. Når du har opprettet en eller flere, vises de i en liste som kan vises etter status (Åpen, Forfallen, Delvis og så videre).

Sporing, rapporter og apper

ZipBooks tilbyr sporing av tid og prosjekter. Det lar deg ikke spore kostnader per prosjekt slik Kashoo gjør, men du kan opprette et prosjekt ved å spesifisere navn, kontakt, faktureringsmetode, timepris, budsjett og teammedlemmer. Du kan enten legge inn tid manuelt eller bruke nettstedets tidtaker, og tilordne arbeidstimer til brukere, kontakter og prosjekter. Alle disse kan betegnes som fakturerbar. ZipBooks har også muligheten til å merke transaksjoner, kontakter og prosjekter.

Nettstedet har lagt til flere nye rapporter siden vi sist vurderte det. I tillegg til standard økonomiske rapporter som resultatregnskap og balanse, tilbyr den flere alternativer i fire kategorier: salg, team og sporing, regnskap og skatt og utgifter. Tilpasning er minimal, men tilstrekkelig, med tanke på ZipBooks samlede omfang.

ZipBooks 'iOS-app (det er ingen Android-app ennå) er ganske bra. Du kan legge til og se kundeposter, estimater og fakturaer og tid / prosjekter. Det er et dashbord og en e-postkobling for å få hjelp. Listen over banktransaksjoner vises her, og du kan legge til utgifter ved å legge inn detaljene manuelt eller ta et bilde av kvitteringen. Du kan ikke gjøre alt du kan på nettstedet, for eksempel kjøre rapporter, men appen gir mye av funksjonaliteten du trenger når du er borte fra kontoret.

Fremgang, med rom for å vokse

ZipBooks økte i våre rangeringer i år; det er nå et trestjerners nettsted. Nettstedets gratis eller smartere lag kan være gode valg for en veldig liten, servicebasert virksomhet, gitt deres brukervennlighet og sporingsfunksjoner. Men for $ 35 per måned kommer den sofistikerte planen fremdeles ikke under hva noen konkurrenter tilbyr det samme prispunktet. For å konkurrere med de mer avanserte dobbeltoppføringsregnskapsløsningene vi har gjennomgått, må det legges til en rekke funksjoner, inkludert mer integrerte tillegg, mer detaljerte kontakt- og vareposter, ekte lagersporing, bedre omsetningsavgiftsautomasjon, en Android-app, og et utvidet støttesystem.

QuickBooks Online, årets Editors 'Choice, har alle disse egenskapene og mer. Det er litt vanskeligere å bruke på grunn av den kompleksiteten, men dens tre-nivå abonnementstjeneste, eksepsjonell mobilapp og hundrevis av tilleggsprogrammer gjør det mulig å starte i det små og utvide etter hvert som bedriften din vokser.