Zoho prosjekter gjennomgang og vurdering

Zoho Prosjekter Oppsett og grensesnitt

Zoho Projects-nettstedet har et rent og oppdatert utseende. Nettstedet er intuitivt nok til at hvis du kan bruke de fleste grunnleggende online-apper, for eksempel webmail, vil du kunne finne ut Zoho Projects om noen minutter. Denne brukervennligheten og enkelheten er nødvendig for små bedrifter som ikke har en dedikert prosjektleder på personalet.

Bedriftseiere og teamledere vil sette pris på at Zoho Projects ber folk om å aktivere tofaktorautentisering for å holde kontoer tryggere og sikrere. Tofaktorautentisering hjelper deg med å holde all bedriftsinformasjonen du legger inn i Zoho-kontoen din mer sikker.

Zoho Projects 'oppsett gir relevante alternativer til fingerspissene til rett tid. Det tar minutter å sette opp en konto, opprette ditt første prosjekt, legge til milepæler og oppgaver og invitere flere til å bli med deg. Når nye mennesker blir med, gir nettstedet dem interaktive hint om hvordan de kommer i gang og hva de skal gjøre videre.

Et tilpassbart dashbord lar deg se hvilke diagrammer eller oppdateringer som er mest relevante for deg, slik at når du logger deg på Zoho Projects-kontoen, får du et øyeblikksbilde av prosjektene eller statusen som betyr noe. Du kan for eksempel legge til en oppgavestatus-widget som viser både et kakediagram og et antall tall for hvor mange oppgaver som er åpne kontra lukket. Enten du er opptatt av timelister eller individuelle arbeidsmengder, kan du endre instrumentpanelet ditt tilsvarende.

Kommunikasjon og samarbeid

Noen av våre favorittfunksjoner i Zoho Projects har å gjøre med kommunikasjon og samarbeid. Appen gir deg rikelig med verktøy, hvorav noen du kan velge å inkludere eller ekskludere under det første oppsettet. En av grunnene til at du kan ekskludere noen av disse verktøyene, er hvis teamet ditt bruker noen andre apper for mer transparent teammelding eller samarbeid, og du ikke vil at kommunikasjon skal skje et annet sted.

Et av verktøyene vi liker er en chatboks som er innebygd i arbeidsområdet. Å ha en chatboks betyr at du kan stille kolleger spørsmål om prosjektene eller oppgavene du jobber med uten å måtte bla til en annen app.

Zoho Projects har også fora, der du kan chatte med kolleger asynkront, en statusoppdateringsboks for å fortelle kollegene hva du gjør, og en aktivitetsfeed der du kan se all aktivitet på tvers av et prosjekt i omvendt kronologisk rekkefølge.

Et annet kommunikasjonsverktøy vi liker er nesten sømløs integrasjon med Zoho Meeting. På visse sider ser du en knapp som sier Meet Now øverst. Trykk på den, og lar deg lage et online video- eller lydmøte i en ny fane. Før møtet starter, vises en invitasjonsmelding slik at du kan legge til folk i møtet ditt. Kollegaene dine mottar et varsel som inneholder invitasjonen og lenke til møtet i sanntid. De kan bli med uten å måtte åpne andre ekstra apper eller skrive inn en møte-ID.

Generelt er varslene fra Zoho Projects godt implementert fordi noen av dem er interaktive. Du kan for eksempel svare på eller kommentere viktige saker fra varslingsboksen, i stedet for å lenke til siden der den opprinnelige informasjonen vises. Det er bra for produktiviteten.

Viktige prosjektledelsesfunksjoner

Avsnitt for oppgaver og milepæler lar deg legge inn og oppdatere de fine detaljene i prosjektets arbeid. Hver oppgave kan ha en start- og sluttdato, i stedet for bare en tidsfrist. Du kan estimere hvor nær ferdig du er med en oppgave ved å legge inn en prosentandel.

Når du dykker ned i detaljene til en oppgave, er det en innebygd timer for å spore tid brukt på oppgaven, selv om den er begrenset til folk på Express-kontoen og høyere planer (det vil si at den ikke er i gratis- eller standardplanene). Hvis bedriften din fakturerer etter time, vil du like muligheten til å registrere tid på oppgaven som fakturerbar eller ikke-fakturerbar.

Et annet alternativ lar deg stille et prosjekt til å være på en "streng" tidslinje, noe som betyr at du ikke kan tildele forfallsdato for milepæler som er utenfor prosjektets tidsomfang.

Zoho Projects har avhengigheter, selv om det ikke er så intuitivt å finne ut hvordan du konfigurerer dem, som å bruke resten av appen. I noen andre prosjektstyringsapper, for eksempel LiquidPlanner, kan du opprette avhengigheter mellom oppgavene ved å tegne en linje fra den ene til den andre i Gantt-kartvisningen. I Zoho-prosjekter må du åpne en oppgave og deretter velge å legge til en avhengighet. Et lite vindu åpnes der du skriver navnet på oppgaven du vil knytte til den gjeldende, og den nye oppgaven må være i samme oppgaveliste som den andre.

Programvaren har lagt til en kanban-visning som lar deg se oppgaver som kort i kolonnene. Det er ikke så nyttig som en ekte kanban tavle-app fordi du ikke kan tilpasse kolonnene i Zoho Projects. Snarere kan du velge mellom noen forhåndsinnstilte alternativer, for eksempel Åpne og lukkede (ikke den mest nyttige visningen), Prioritet eller Prosent fullført. Det er noen prosjektstyrings- og oppgavestyringsapper som inkluderer kanban-visninger, og Asana er den som kommer til hjernen, men du må velge å bruke kanban før du oppretter prosjektet. Når du har bestemt deg for å bruke denne metoden, er det ingen tilbakevending. Kanban er egentlig ikke en "visning" så mye som en metodikk som du trenger å holde fast ved når du har valgt å bruke den.

En annen viktig prosjektledelsesfunksjon i Zoho Projects er en ressursstyringsrapport. Det hjelper deg å se hvilke av teammedlemmene dine som har til oppgave å gjøre for mye arbeid, ikke nok arbeid, eller bare riktig mengde i forskjellige tidsperioder. Det presenteres visuelt i et stort diagram, med litt balanse (som en teeter totter) som indikerer hvor mye eller lite arbeid hver person har tildelt dem i løpet av en uke. For små team fungerer en så uvanlig presentasjon av data helt fint. For store team med 50 eller flere ansatte i en gitt avdeling, ville det være et mareritt å bla gjennom og se etter svikt i balansen. Store team med behov for solide ressursstyringsverktøy bør ta en titt på LiquidPlanner. Det er en av appens styrker.

Vi har nevnt Gantt-diagrammer kort, men det hjelper å vite hvor du finner dem: under Rapporter-knappen helt til venstre på appen (hvis den er skjult, klikk på de tre prikkene for å avsløre den). Det er det samme området hvor du finner ressursutnyttelse, planlagte versjoner og faktiske rapporter og oppgaverapporter. I Gantt-sjøkartene kan du dra og slippe kanten av en oppgavnøkkel for å endre lengde, og det er en vinkel som viser den kritiske banen. Hvis du spør deg selv: "Hva er en kritisk vei?" denne definisjonen fra 2020ProjectManagement.com kan hjelpe: "den lengste rekkefølgen av aktiviteter i en prosjektplan som må fullføres i tide for at prosjektet skal fullføres på forfall."

Tidsporing funksjonalitet

Zoho Projects tilbyr grunnleggende tidssporing som en del av en omfattende prosjektledelsesfokusert pakke som Mavenlink. Når du dykker ned i oppgavens detaljer, er det en innebygd tidtaker i øverste høyre hjørne for å spore tidsbruk på oppgaven, og det vil fortsette å tikke hvis du forlater siden. Timeren er begrenset til brukere på Express-kontoen og høyere planer (det vil si at den ikke er tilgjengelig i gratis- eller standardplanene). Hvis virksomheten faktureres etter time, vil du like muligheten til å registrere tid på oppgaven som fakturerbar eller ikke fakturerbar.

Vi la til en oppgave kalt "Government Office Painting" i Prosjekter slik at vi kan spore tid. For å logge tid, kan du klikke på klokken i øverste høyre hjørne eller legge inn tid i timelisten med tilbakevirkende kraft. Vi fant alternativet Ukentlig loggtid som en enkel måte å spore tid på. Du finner Weekly Log Type ved å gå til Timesheet og deretter, øverst til høyre hjørne, endre rullegardinmenyen fra Add Log Time to Weekly Log Time. Du kan bla gjennom feltene og angi antall timer for hvert prosjekt. Å klikke på en oppgave i kalenderen er også en god måte å se prosjektets historie på. Du kan knytte en deloppgave, logge timer, legge ved dokumenter og følge med på problemer.

En annen funksjon vi likte i Zoho Projects, er muligheten til å merke en jobb som en kritisk oppgave. Dette fungerer som en god påminnelse om å logge inn og få jobben gjort. Et pluss med Zoho Projects er muligheten til å slå på flere oppgaver samtidig. Du finner ikke denne funksjonen i andre tidssporingsapplikasjoner, for eksempel Hubstaff eller VeriClock, eller til og med TSheets, våre andre redaktørers valg. Zoho Projects tilbyr mer robust prosjektledelse og tidssporingsfunksjoner, men vi fant produkter som TSheets lettere å bruke. Du vil heller ikke kunne spore fremtidig tid som i andre programmer, for eksempel Wrike.

Zoho Projects har sterke admin-time tracking-funksjoner. Du kan spore godkjenninger ved å se etter det lille ikonet ved siden av Timesheet-modulen. Hvis du klikker på ikonet, vil du se alle oppgavene og godkjenningsforespørslene. Zoho Projects lar deg også merke alt arbeid som kan faktureres eller ikke fakturerbart, noe som hjelper med bokføring.

I motsetning til TSheets, lar ikke Zoho Projects deg skille kontoer for å spore tid for en administrator eller en ansatt. Du angir rettighetene på hvem som kan se hva. Zoho Projects gir imponerende konfigurasjonsalternativer som VeriClock gjør. I Zoho Projects kan du blokkere ansatte fra å legge til et tidsskjema, eller du kan angi tillatelser slik at de bare kan se sine egne.

Vi logget inn på Zoho Projects mobilappen, og fant Feed- og hjemmesidene godt organisert. På Feed-siden kan du se en liste over tiltak som er utført, for eksempel tilordne oppgaver. Hvis du vil endre tid i mobilappen, velger du Timesheet og velger en oppgave du vil redigere. Klikk på Rediger, så kan du klokka. Deretter klikker du avmerket i øvre høyre hjørne. Vi vil gjerne se en stoppeklokke som er lett tilgjengelig i mobilappen. Imidlertid sier Zoho Projects at brukere ute i feltet kan logge seg etter at skiftene er over, siden klienter kan rase over arbeidere som ser på telefonen sin mens de er på jobb som ombygging av hjemmet. Vi vil fremdeles se denne funksjonen.

Totalt sett fant vi at tidssporingsfunksjonaliteten i Zoho Projects var litt vanskeligere å navigere enn Hubstaff og TSheets, som begge fokuserer på tidssporing. Det er grunnen til at Zoho Projects får en femstjerners Editors 'Choice-vurdering i vår prosjektledelsesoppretting, men faller litt bak TSheets for Editors' Choice i vår tidssporing av programvareoppdatering. Tatt i betraktning den fulle funksjonaliteten som Zoho Projects tilbyr, bør tidssporingsverktøyet ha større prominens. Imidlertid gir Zoho Projects fortsatt et dypt og imponerende funksjonssett.

Feilsøking, Utsporing av problemer

Hvis du er et programvareutviklingsteam som trenger streng bugsporing som en del av prosjektstyringsappen din, har du noen få alternativer. For det første kan du importere bugs til Zoho Projects fra CSV-, XLS- og XLSX-filer, samt fra JIRA. Et annet alternativ er å bruke den medfølgende IssueTracker som følger med Zoho Projects. Dette verktøyet hjelper deg å sende inn, spore, organisere og fikse de problemer dukker opp i et programvareutviklingsprosjekt. Ikke alle i kontoen din får tilgang til detaljene som er lagret i IssueTracker. Bare administratorer og ledere har lov til å konfigurere status og arbeidsflyt for problemer.

Zoho selger også IssueTracker som en frittstående app kalt Zoho BugTracker. Det er en gratis versjon for veldig små lag, men ellers kan du forvente å betale $ 480 per år for opptil 15 personer, pluss ytterligere $ 36 per år for hver ekstra person.

Integrasjoner og apper for Zoho-prosjekter

Zoho lager en hel pakke med forretningsapper. Det følger at mange av sine egne programmer er tett integrert med Zoho Projects eller i det minste kan være det.

Vi har allerede nevnt hvordan videokonferanseverktøyet Zoho Meeting vises når du trenger å møte kolleger. Du kan også integrere Zoho-prosjekter med Zoho Books og Zoho-faktura for å administrere regnskapet.

Zoho Projects fungerer også med Google Apps. Når de to er integrert, kan du laste opp filer direkte fra Google Drive til Zoho Projects og eksportere kalenderhendelser fra den ene til den andre. Du kan til og med bruke Gmail til å lage oppgaver og logge arbeidstid.

Andre støttede integrasjonsalternativer inkluderer Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket og Zapier. Det er ikke en særlig lang liste, men den dekker mange av de grunnleggende.

Zoho har mobile apper for mange av verktøyene sine, inkludert Zoho Projects og Bug Tracker. Appene er på både Android og iOS. Apper for mobil prosjektledelse er ikke erstatninger for hele webappen, men de lar i det minste folk følge med på viktige diskusjoner og se hvilken fremgang alle gjør med prosjektet uansett hvor de er.

En godt balansert prosjektstyringsapp

Zoho Projects er en godt balansert prosjektstyringsapp. Den tilbyr alle verktøyene som er nødvendige for å administrere et komplekst prosjekt, for eksempel Gantt-diagrammer og en tidssporingswidget, med en rimelig pris og intuitivt grensesnitt. Det er spesielt attraktivt for små bedrifter som administrerer noen få prosjekter og personer, men ikke hundrevis. Det tar litt tid å lære de finere poengene til Zoho Projects, men ikke mye. Totalt sett er Zoho Projects et utmerket prosjektstyringsverktøy og fortsetter å være et PCMag Editors 'Choice.