Bli organisert: 11 tips for å administrere e-post mer effektivt

E-post kan få oss til å føle at vi sliter med å holde hodet over vann. Er innboksidene lange? Begynner du hver dag med å lese e-post, og tenke at du vil svare på de viktigste meldingene, bare for å slå opp og innse at det har gått en time og du ikke har gjort noe så langt? Har du tom for plass til e-posten din noen få dager? Føles e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsmorder?

Det tar bare noen få enkle triks for å bli mer effektive til å håndtere e-post, slik at du ikke føler deg tynget av det. Noen av disse tipsene er avhengige av funksjoner som finnes i de fleste e-postprogrammer, men andre er måter å endre dine egne vaner på, slik at de små hverdagslige interaksjonene du har med e-post hjelper deg å holde styr på å håndtere det.

Tenk på det som å rense tennene. Det er forskjell på daglig tannhygiene og å gå til en tannlege, men du må gjøre begge deler. Du bør børste to ganger om dagen og tanntråd en gang om dagen, og disse vanene er ekstremt viktige for å ha sunne tenner. Hvert halvår bør du også besøke en tannlege for en grundigere rengjøring, røntgenbilder og annen forebyggende pleie. Daglig hygiene forhindrer større problemer i å bygge seg opp. Besøk hos tannlegen hjelper deg med å få tak i og rette opp spirende problemer før de kommer ut av kontroll.

Selv med tenner kan selvfølgelig ting gå galt. En ulykke kan slå dem ut, eller genene dine kan ende opp med å påvirke dem, akkurat som et nytt prosjekt eller endring i stillingsposisjon plutselig kan føre til en eksplosjon av e-post. Uansett betyr det ikke at du bør slutte å tanntråd eller se en tannlege regelmessig - eller rydde opp e-posten din hver dag. Hvis du har et uventet problem, må du fortsatt følge gode vaner for å holde alt i sjakk.

Når du endrer hvordan du samhandler med e-post på kort sikt - når og hvordan du sjekker den, hvor ofte du sletter meldinger og så videre - gjør det livet ditt enklere på lang sikt.

Her er noen tips for å gjøre e-post mindre belastende. La meg advare deg om at disse tipsene er forankret i sunn fornuft og ikke gir en magisk kule, noe som betyr at de ikke vil blåse tankene dine eller bli en sensasjon over natten. Men heller ikke tanntråd.

1. Slett først

Den første tingen å gjøre når du åpner innboksen er skanning for å se hva du kan slette. Se på emnelinjen og avsenderen. Er det søppel? Er det en reklamemail som du aldri kommer til å lese? Er det et varsel fra din kollega som sier på emnelinjen at de vil være ute i dag, og det er nesten ingen sjanse for at ytterligere informasjon i e-postadressen vil være relevant for deg? I så fall, kast den ut.

Alle meldinger du identifiserer som uviktige, bør velges og flyttes til søppel i bulk. Hvis du ikke har det travelt en bestemt morgen, kan du til og med prøve å identifisere en eller to vanlige e-postmeldere å melde seg ut av.

Hvorfor betyr det noe å gjøre dette trinnet først? Når du sletter irrelevante meldinger umiddelbart, gjør du det lettere å se de gjenværende meldingene. Når du kan se de gjenværende meldingene, kan du triage de viktige meldingene raskere. Hvis du kan identifisere til og med fem eller ti prosent av den daglige innkommende posten som "veldig sannsynlig ikke krever handling", slik at du kan slette den omgående, vil du være i mye bedre form for å starte dagen produktivt.

2. Bruk mer enn en e-postadresse

Jeg kan ikke tåle markedsførings-e-post eller leveringsbekreftelser, men mindre påminnelser fra banken min om å betale kredittkortregningen når den allerede er konfigurert for automatisk betaling. (Grr.) Alle disse meldingene ville rotet innboksen min og gjøre det vanskeligere å oppdage viktige e-poster, bortsett fra at jeg har en strategi for å håndtere dem.

Jeg bruker en egen e-postadresse for alle disse meldingene av lav betydning.

Det er noen måter å gjøre det på. Du kan sette opp en ny e-postkonto helt for dette formålet, det er slik jeg gjør det, eller du kan opprette en alias-adresse ved å bruke din nåværende konto. De fleste e-postleverandører lar deg gjøre det. Deretter oppretter du en regel eller filter i e-postkontoen din slik at alle meldinger som sendes til aliaset hopper over innboksen og går inn i en annen mappe. Kall det innboks 2 eller lav betydning eller hva du måtte ønske.

En fordel med å bruke en egen e-postadresse til dette formålet er at du beholder denne ikke-helt søppelposten, noen ganger kalt grå post, atskilt fra den viktige posten din. I tillegg, hvis et selskap selger e-postadressen din til en annen distribusjonsliste, havner heller ikke nye og uønskede markedsføringsmeldinger i den primære innboksen. En tredje fordel er at du ikke blir distrahert av disse meldingene, med tanke på at du må logge deg på et annet e-postprogram eller navigere til en annen innboks for å få tilgang til dem.

3. Skriv kort

Når du skriver e-postmeldinger, skal du si hva du mener, være tydelig og være konsis. Hvorfor? Å skrive kort hjelper folk som leser meldingen din til å komme til poenget og behandle e-posten deres mer effektivt. Det kan hende de tar seg opp i tonen og svarer i slag, noe som vil gjøre livet enklere for deg.

Noen situasjoner krever komplette setninger og formelt språk, men fragmenter kan være ekstremt effektive i e-post. Bruk dem når det er fornuftig. Grammatikspolitiet kommer ikke etter deg. Noen ganger må du være svært detaljert og dra nytte av papirstien ved e-post - det er en oversikt over alt. Generelt sett er imidlertid standard et kortfattet, tydelig og greit språk.

Ikke alle er dyktige på kortfattethet, og det kan bli en kurt. For å unngå å høres uvennlig ut, kan du legge til en emoji eller utropstegn. Eller bare la folk få vite at du prøver å være kortfattet i e-post, og at de ikke bør ta det personlig.

4. Bruk grupper eller distribusjonslister

Hvis du sender en melding til samme gruppe mennesker gjentatte ganger, kan du sette opp en gruppe- eller e-postalias. I Outlook kalles det en distribusjonsliste. I Gmail går du til Kontakter (contacts.google.com), velger personene du vil legge til en gruppe og klikker på etikettikonet. Gi gruppen et navn. Når det er lagret, kan du skrive det navnet for automatisk å komponere en melding til alle i gruppen.

Å bruke grupper sparer ikke bare tid ved å eliminere behovet for å skrive inn hver enkelt persons navn når du sender en gruppe, men setter deg også opp for enkel sletting av taktikker, slik jeg forklarer litt senere.

5. Lag maler eller hermetiserte svar

Hvis det er en melding du sender om og om igjen, ikke skriv den fra bunnen av hver gang. Bruk det du allerede har skrevet på nytt ved å lage en mal eller et hermetisk svar, som Gmail kaller det.

Noen få eksempler på meldinger som folk ofte sender er på følgende:

• Takk for at du nådde ut, men jeg er ikke interessert,
• Bekrefter kvittering. Takk og gi meg beskjed hvis du trenger noe annet fra min slutt
• Det høres ut som en jobb for vår juridiske avdeling. Det beste kontaktpunktet er…

Når du har satt opp noen maler, kan du svare på meldinger som normalt tar unødvendig tid uten å tenke mye på det, slik at du kan fortsette med viktigere arbeid.

6. Gjenbruk gjenstander

Gjenbruk av sendte meldinger via maler og hermetiske svar øker effektiviteten din ved å minimere skrivingen. Gjenbruk av emnelinjer lar deg lettere og raskt slette eller arkivere gamle meldinger. Jeg skal forklare hvordan det neste.

7. Sorter for å slette

Datagrenser kan snike seg på hvem som helst, også høyt organiserte mennesker. Måten å frigjøre litt plass på er å slette meldinger du ikke trenger i bulk. Dette er den typen oppgave du kan tenke på å være som å gå til tannlegen. Du trenger ikke å gjøre det hver dag, men å gjøre det med jevne mellomrom og regelmessig vil bidra til å forhindre større problemer. Jeg synes tre metoder for å slette er spesielt nyttige.

Sorter først den sendte e-posten din etter filstørrelse eller vedlegg, og kast de største du ikke trenger. Årsaken til at jeg fokuserer på sendte meldinger er fordi hvis jeg sendte et vedlegg, er det en god sjanse for at jeg eier filen, og derfor har jeg en annen kopi lagret et annet sted.

Den andre metoden er å sortere sendt post etter emnelinje og se etter meldinger du sender regelmessig. Hvis du sender en ukentlig melding med emnelinjen "Kjøleskap rengjøring klokka 16 i dag", kan du raskt se, velge og slette dem på en gang.

For det tredje, sortere meldingene etter mottaker. Du har sannsynligvis noen få kolleger, venner eller grupper av mennesker som du ofte e-post. Det er sannsynlig at mange av meldingene som sendes mellom deg og dem ikke er veldig viktige. Hvis du aldri trenger dem igjen, velger du flere meldinger samtidig og sletter dem masse.

8. Slå av varsler, lukk e-post til fokus

Det er utrolig forstyrrende og distraherende å få et varsel på skjermen om hver innkommende melding. Jeg vil gjette at det overveldende flertallet av arbeidere ville ha det bedre med e-postvarsler helt deaktivert. Det er bare nyttig i de sjeldneste tilfeller. Så, slå av varslene.

På samme måte kan du lukke e-postprogrammet eller nettleserfanen din når du trenger å gjøre veldig fokusert arbeid i minst 30 minutter. Det smerter meg å skrive det tipset, vel vitende om at nesten ingen vil følge det. Svært få mennesker gjør det faktisk, men jeg skulle ønske jeg kunne overbevise flere om å prøve. Forestill deg hvor mye lettere det vil være å finne flyten din når du ikke blir distrahert via e-post.

Tenk tilbake på forrige gang du jobbet offline, enten det var i et fly uten Wi-Fi eller når internett ditt var nede. Eller kanskje har du jobbet fra en tidssone der du ikke har mange andre kolleger og derfor ikke hadde noen e-postavbrudd i en lang strekning av dagen din. Ved å lukke e-post, kommer du i nærheten av å kopiere opplevelsen av å ikke bli avbrutt, samtidig som du kan få tilgang til annen online informasjon etter behov.

9. Velg autosvar

Når det gjelder forrige tips, la oss si at du ikke vil lukke e-postvinduet fordi du er bekymret for at noen vil prøve å kontakte deg med en presserende sak, og at du vil savne det. Løsningen? Sett opp en utenforstående eller automatisk svarmelding som sier "Hvis dette er en veldig presserende sak, vennligst tekst / ring / meld meg på…" og gi telefonnummeret ditt, slakk håndtak eller foretrukket linje med kommunikasjon.

10. Slett! Eller arkiver post i mapper

En tilbakelevert e-postadresse er ofte en god intensjon som har blitt oppfylt. Vet når du skal gi slipp. Ikke heng på meldinger hvis du sannsynligvis aldri vil gjøre noe med dem. Å forlate uviktige meldinger i innboksen er svært uproduktiv, distraherende, og minner bare om hva du vil gjøre i en perfekt verden, men ikke kan.

De gir deg ingen fordeler ved å være i innboksen.

Hvis det virker alvorlig å slette meldinger, flytter du dem til en ny mappe i stedet. Ring den mappen Venter eller gode intensjoner. Det viktige er å få dem ut av innboksen. Vent noen måneder. Se hvor mange du noen gang har gravd opp eller svart på. Hvis svaret er null, kan du vurdere å slette dem på nytt.

11. Tøm papirkurven med jevne mellomrom

Tøm papirkurven med jevne mellomrom. Hvis du sletter søpla, blir det plass. De fleste e-postprogrammer, inkludert Outlook, har en innstilling for å automatisk dumpe søpla når du avslutter appen. Hvis du aldri husker å dumpe søpla, anbefaler jeg å slå på den funksjonen.

De fleste trenger sannsynligvis ikke å tømme søpla mer enn en gang i måneden eller en gang i kvartalet. Det er en fare ved å slette søppelet for ofte, da søppelet er der du går for å redde e-postmeldinger som du trodde du ikke trenger, men det viser seg at du gjør det. Jeg har reddet mange meldinger fra papirkurven, vanligvis samme dag som jeg la den der.

Slik trekker du i nødledningen

Nå, hvis du er desperat etter en ren skifer med innboksen, er dette det siste trikset du kan prøve:

1. Lag en ny mappe. Navn den gamle innboksen eller e-posten før juli 2019 (eller gjeldende måned og år).

2. Velg alt i innboksen. Flytt det hele til den nye mappen.

• 38 Gmail-tips som hjelper deg å erobre e-post 38 Gmail-tips som vil hjelpe deg å erobre e-post
• The Push for Zero Email The Push for Zero Email
• 4 måter å bekjempe e-postoverbelastning på kontoret 4 måter å bekjempe e-postoverbelastning på kontoret

Voilà. Du er på innboksen null, og du trenger ikke engang kaste ut en eneste melding.

Ingen forventer at du overhalt en kaotisk innboks over natten. Tilpass noen positive vaner litt etter litt. Gjør noen få av de periodiske handlingene, for eksempel å tømme papirkurven eller slette masseutsendt post, for å hjelpe deg med å føle deg fremgang.