Video: Odoo Documents: Document Management System (Oktober 2024)
Hvis selskapet vurderer programvare for forretningsadministrasjon, la tallene guide deg. Jada, du er sannsynligvis bekymret for nok en evigvarende lisensavgift for programvare, som vil legge til måned etter måned og år etter år, men være trygg på at disse verktøyene til slutt vil spare mer penger enn de koster. Et redigeringsvalgverktøy som Zoho Docs gir deg mer fleksibilitet, samarbeidsfunksjoner og lagringskapasitet som du noen gang har med papir, filmapper og lagringsskap.
Jeg snakket med Lisa Croft, Group Product Marketing Manager hos Adobe Document Cloud, et dyktig og kostnadseffektivt verktøy for forretningsdokumentadministrasjon, om de mange måtene forretningsdokumenthåndtering kan spare bedriften din tid, plass og enda viktigere, masse penger. Her er de fire mest åpenbare måtene disse verktøyene gir utmerket avkastning på.
1. Kostnadene for utskrift
Hvis du er i stand til å kvitte deg med papirdokumenter helt ved å gjøre hele operasjonen digital, vil du ende opp med å kjøpe mye mindre papir enn konkurrentene. I tillegg vil du avvikle å bruke mindre penger på utskrift, som inkluderer energikostnader, blekk og porto forbundet med fysisk sending av dokumenter til eksterne steder.
Bedrifter som skriver ut 10.000 dokumenter, vil spare omtrent 2.740 dollar ved å bytte til digitale dokumenter (10.000 dokumenter er omtrent 1/6 av en GB; mer om dette senere), ifølge Adobes beregninger. Hvis kostnadene for papir ikke svir deg, tenk på hvor mye du vil hjelpe miljøet. Ti tusen dokumenter krever 11 427 liter vann, 961 kilo avfall og 3, 725 kilo trevirke for å produsere. Det er mye skade på økosystemet vårt.
"Forsøk å ikke skrive ut i det hele tatt, " sa Croft. "Når du har skrevet ut et dokument, innfører du en kostnad for administrasjonen av det dokumentet. Hvis du holder det digitale fra ende til annen, sparer du penger fra starten av."
2. Lagringskostnader
Kostnaden for næringseiendom i Midtown Manhattan, hvor PCMags kontorer ligger, er omtrent $ 73 per kvadratmeter. Hvis du bare bruker 100 kvadratmeter til dokumentlagring, bruker du omtrent 7 300 dollar per måned, eller 87 600 dollar per år, bare på å lagre papir.
Men hvis du fullstendig digitaliserer den papirbaserte operasjonen, vil du kunne lagre 64 800 Microsoft Word-dokumentsider på mindre enn 1 GB digital skylagring. Med Zoho Docs, for eksempel, vil du kunne betale bare $ 96 for 100 GB lagring per år. Hundre gigabyte tilsvarer 64 800 000 Word-sider. Med Zoho Docs vil du også få tilgang til funksjoner som gruppefildeling, online og samtidig teamredigering, og til og med revisjonslogger som forteller deg nøyaktig hvem som har tilgang til og gjort endringer i dokumentene dine (mer om dette senere).
3. Gjør mer for mindre, og gjør det raskere
Jeg har tidligere nevnt noen få digitale funksjoner som gjør styringssystemer for forretningsdokumenter mer verdifulle for bedriften din enn standardpapirdokumenter. I denne delen vil jeg gå litt mer i dybden. Med Adobe Document Cloud kan du for eksempel sende en enkelt fil til flere brukere og be om signaturer fra hver mottaker. Tenk på hvor mye mer kompleks og kostbar prosessen ville vært med papir og United States Postal Service. Multipliser nå kostnaden med hvor mange ganger du kanskje gjentar prosessen gjennom året.
"Å signere et dokument elektronisk sparer deg for penger, " sa Croft. "Du trenger ikke å FedEx det. Du trenger ikke å vente på at det blir sendt tilbake. Dette reduserer tid og ekstra kopier av dokumentet. Du eliminerer også problemer med folk som endrer dokumentet, slik at du kjenner dokumentet som gikk ut og ble signert er dokumentet du faktisk har sendt ut. " Jeg kommer i sikkerhet i neste avsnitt.
Hva med redigering av grupper? Med verktøy som Zoho Docs, kan du få en gruppe sammen og gjøre samtidig endringer i dokumenter uten å måtte sende dem frem og tilbake fra medlem til medlem. Selv om du allerede brukte Microsoft Word og e-post, ville denne prosessen være mye tregere og mindre samarbeidsvillig. Du vil sannsynligvis opprette et dokument, og sende det opp kommandokjeden for flere anmeldelser, på hvilket tidspunkt dokumentet vil bli sendt tilbake til deg for revisjoner. Med forretningsdokumenthåndteringsprogramvare kan alle de investerte parter gjøre endringer i dokumentet på en gang, alt sammen i samme dokumentvisning.
"Å kunne samarbeide om et dokument er en fordel, definitivt, " sa Croft. "Verdien med det er at det sparer penger for reiser, og det reduserer også gjennomgangssyklusene. Du tar et dokument fra begynnelse til slutt gjennom en ganske kompleks syklus. Når du kan redusere den tiden, sparer du penger. De perifere tingene folk ikke tenker på, men sparer penger i det lange løp."
4. De mange fasetter av dokumentsikkerhet
Det er umulig å tallfeste hvor mye dokumentsikkerhet som kan spare bedriften din før det er for sent. For eksempel: Hva hvis noen tar en kontrakt du sendte til dem på et fysisk papir og gjør ubekreftede endringer i avtalevilkårene? Det er mulig du ikke vil se endringene gjenspeiles i det uredelige dokumentet før du signerer det. Nå er du juridisk ansvarlig for vilkårene i den nye og falske avtalen.
Hva i tillegg, hvis noen mister et papir som inneholder viktig bedriftsinformasjon, og at informasjonen kommer i gale hender? Du kan miste konkurransefortrinnet ditt, eller du kan bli saksøkt. Selv om det ikke er noen måte å sette et tall på hva denne skaden kan koste virksomheten din, er det nesten helt sikkert mindre enn prisen på et årlig abonnement på forretningsdokumentadministrasjon.
Business "dokumenthåndteringsverktøy lar deg få vite hvem som har tilgang og hva kan de gjøre med et dokument, " sa Croft. "Jeg kan sende deg en fil og fortelle når du åpnet den, hvis du så på den, skrev du den ut. Jeg vet hvor dokumentet er. Er dette dokumentet i gale hender? Disse verktøyene eliminerer risikoen helt. Det er noe du ikke tenker på å spare penger på, men på sikt kan det kanskje."
Finn det rette verktøyet for deg
Selv om Zoho Docs og Adobe er blant de beste verktøyene på markedet, tilbyr andre produkter som Google Drive, Microsoft SharePoint og Dropbox Business unike funksjonssett som kan passe bedre til dine behov.
For eksempel: Google Drive tilbyr full online tilgang til dokumenter, kan lese Microsoft Office-filer og tilbyr ubegrenset lagring for mer enn fem brukere. SharePoint er det ideelle verktøyet for selskaper som først og fremst er avhengige av Microsoft Office 365-verktøy som Word, PowerPoint og Excel. Dropbox er best til å lagre, administrere og overføre filer. Selskapet har til og med nylig lagt til IT-administratorverktøy for å gi deg mer fleksibilitet over hvem som ser hvilke dokumenter.
