Bli organisert: 5 apper du trenger for å bli papirløse

Å gå uten papir trenger ikke å være vanskelig, spesielt hvis du vet hvilke verktøy som kan hjelpe deg med å gjøre det. Hvis du prøver å gi opp papir helt, er det minst fem verktøy du trenger for å få det til å fungere.

Hvor i livet bruker du fremdeles papir? Kanskje holder du oppgavelisten din i en notisbok, eller kanskje har du en bunke med dokumenter du trenger for å logge på blekk. Du kan eliminere nesten alt papiret i livet ditt når du har disse fem verktøyene:

1. en oppgaveliste-app,
2. en skanne-app,
3. en filsynkroniseringstjeneste,
4. e-signaturverktøy, og
5. en dokumentleveringstjeneste.

La oss se nærmere på hvert av disse verktøyene og hva de gjør. Jeg gir også anbefalinger for spesifikke apper du kan bruke for å hjelpe deg i gang.

1. Oppgaveliste-app

Jeg vil aldri vende fingeren mot noen som bruker en oppgaveliste hvis de synes det fungerer for dem. Hvis du prøver å gå papirløs, er imidlertid et av de beste stedene å begynne å flytte alle oppgavene og listene dine til en app.

De beste oppgavelisteappene er så mye mer effektive enn papirlister. Med papir sitter du fast med tverrsnitt, og du kan ikke lett omorganisere oppgaver når prioriteringene dine endres. Du kan heller ikke tildele oppgaver til andre mennesker og få varsler så snart de fullfører dem.

Med en oppgaveliste-app får du påminnelser om kommende forfallsdatoer, varsler når noen andre fullfører en oppgave, muligheten til å omorganisere listen når som helst og mange andre fordeler. De tre beste valgene mine blant oppgavelisteappene er:

• Todoist Premium
• Asana (vist over)
• Any.do

Hvis du prøver å gå papirløs, må du finne en oppgaveliste-app som fungerer for deg og holde deg med den i noen uker.

Begynn med å lage tre kategorier med lister: arbeid, personlig og husholdning. Du kan alltid endre dem senere hvis de ikke stemmer overens med dine behov. I arbeidsdelen din, skriv ned oppgavene på jobben du må fullføre denne uken. I den personlige listen din, skriv ned noe personlig du trenger å gjøre, for eksempel å sende et takkekort eller planlegge en avtale om hårklipp. Bruk husholdningsavsnittet for å starte en liste over dagligvarer.

Det er nok for å komme i gang. Når du bruker oppgaven din, vil du finne ut hvilke strategier som fungerer best for deg når det gjelder å organisere lister, sette opp påminnelser og tildele oppgaver til andre mennesker. De første par ukene er det imidlertid best å holde listene korte og greie. Å bruke en oppgaveliste-app for første gang er som å ta i bruk en ny vane; hvis det er for komplisert, kan det hende du ikke holder det. Når du virkelig har fått vanen ned, kan du begynne å avgrense oppgavelistestrategiene.

2. Skanne-app

En skanne-app er uvurderlig for å gjøre viktige papirdokumenter om til digitale filer. Når du digitaliserer dokumenter, lager du en sikkerhetskopi av dem, noe som betyr at du kan makulere eller resirkulere originalene, eller arkivere dem trygt. Noen av varene du kanskje vil digitalisere er papirskattearkiver, identifikasjonsdokumenter, offisielle attester (som fødsel, død, ekteskap eller vitnemål), garantier og kvitteringer, oppskrifter og til og med ikke-papirer, for eksempel detaljer og instruksjoner skrevet ut på undersiden av hjemme-wifi-ruteren.

Skanne-apper gjør telefonens kamera om til en skanner. Selv om du kan bruke hvilken som helst skriver med en skanner til å digitalisere dokumenter, er apper for mobil skanning så mye mer praktisk, for ikke å nevne, bærbare. Du kan klikke et bilde av hva som helst hvor som helst.

De beste skanne-appene oppdager ikke bare kantene på elementet du skanner, men også hva slags element det er, enten det er en side fra en bok eller et visittkort. De aller beste inkluderer også optisk karaktergjenkjenning (OCR) -teknologi, slik at du i løpet av et minutt fra skanning av et dokument kan kopiere og lime inn teksten fra den. En god skanne-app skal også kunne sammenstille flere sider til en enkelt fil.

To skanne-apper som oppfyller alle disse kravene og er tilgjengelige for både Android og iOS er:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonnement fra $ 9.99 per år; eller $ 59.99 for å eie det direkte) og
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. Verktøy for e-signatur

Hvis du går papirløs, må du kunne signere dokumenter uten å skrive dem ut. Det er nesten ingen grunn til å skrive ut og signere et papir som noen sender deg elektronisk. Du bør kunne signere de fleste dokumenter digitalt, med svært få unntak. For å gjøre det, trenger du en app som lar deg lage en digital signatur og bruke den på filer.

Noen få eksempler på programvare som inkluderer verktøy for e-signatur er:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, og
• Forhåndsvisning av macOS (vist over).

For å komme i gang, må du først lage en signatur, som ofte er den vanskeligste delen fordi signaturer ser ut til å være slurvete når de er laget med en mus, en finger og berøringsskjerm eller pekepenn. Den gode nyheten er at du bare trenger å gjøre dette trinnet en gang. Etter at du har opprettet og lagret en signatur, kan du bruke den om og om igjen. For mer informasjon om to av de mest populære metodene, kan du få mer informasjon om PCMags historier om hvordan du signerer en PDF ved hjelp av Acrobat Reader og hvordan du signerer en PDF i forhåndsvisning av macOS.

Hvis du synes du sliter med å signere navnet ditt med en mus, en finger eller en pekepenn, kan du sjekke om det er et alternativ å knipse et bilde av en penn-og-papir signatur som du kan laste opp.

4. Filsynkroniseringstjeneste

En filsynkroniseringstjeneste gjør alle dokumentene tilgjengelige for deg uansett hvilken enhet du har for hånden. Her er et eksempel på hvordan en filsynkroniseringstjeneste er uunnværlig: Jeg var på flyplassen for noen år siden og søkte om Global Entry. Intervjueren min ba meg om bevis på postadresse. Det står ikke på førerkortet mitt, og jeg hadde ikke med meg noen mail for å vise ham. Så husket jeg at jeg hadde skannet og lagret et eiendomsdokument som hadde blitt sendt til meg på adressen jeg trengte. Jeg åpnet mobilappen til filsynkroniseringstjenesten min og dro opp dokumentet for å vise intervjueren. Han var fornøyd, og jeg fikk Global Entry.

Tre av de mest kjente filsynkroniseringstjenestene - og jeg nøler ikke med å anbefale noen av dem - er:

• Eske,
• Dropbox, og
• Google Disk.

Mange filsynkroniseringsprogrammer lar deg også lagre offline kopier av dokumenter på enhetene dine, noe som er ekstra nyttig for alt du måtte trenge i en semi-nødsituasjon, for eksempel forsikringssertifikater, en ID eller navn og telefonnumre i et telefontre.

Noen av de aller beste filsynkroniseringstjenestene har også verktøy for deling av dokumenter, som vi kan komme nærmere inn på.

5. Dokumentdelingsverktøy

En vanlig måte å sende digitale dokumenter på er å knytte dem til en e-post. Dette alternativet er imidlertid ikke alltid ideelt, fordi du ikke alltid kan si når eller om mottakeren fikk dem. (Du kan bruke lesekvitteringer, men de fungerer bare hvis mottakeren ikke har blokkert eller avslått dem.) Et annet problem med e-post er at noen filer er for store, eller e-postprogrammet ditt nedjusterer automatisk originalkvaliteten.

En alternativ måte å sende digitale dokumenter på er å dele dem gjennom en annen skybasert tjeneste. Filsynkroniseringstjenester, for eksempel de som er nevnt i forrige seksjon, lar deg vanligvis dele en fil ved å generere en kobling til den du deretter kan sende, men du vil. Cloud lagringstjenester (hvorav mange ikke kan skilles fra filsynkroniseringstjenester) har vanligvis også disse.

Vanligvis legger du filene du vil dele i en mappe i synkroniserings- eller skylagringsappen, og høyreklikker for å få en lenke du kan dele. Fra den koblingen kan mottakeren laste ned filene. Avhengig av hvilken tjeneste du har, kan du ha muligheten til å se når eller hvor ofte personen laster ned filen. Noen tjenester, inkludert Dropbox, lar deg til og med opprette en utløpsdato for tilgang.

Se fremover, start i dag

Et siste råd om å gå papirløs er å starte i dag og se fremover enn baklengs. Det jeg mener med det, er ikke å bli hengt opp på å digitalisere uansett papiropphold du har. I stedet bør du adoptere noen få apper som vil hjelpe deg med å starte papirløst nå , og du kan komme deg videre med de nye vanene dine.