5 Feil å unngå når du velger regnskapsprogramvare

Hvis du får i oppgave å finne den beste programvaren for å administrere bedriftens bøker, er det mange viktige faktorer du må ta hensyn til. Først og fremst er det avgjørende at du bestemmer om selskapet ditt trenger en online regnskapstjeneste for små bedrifter eller enterprise-class programvare som kan skaleres etter hvert som driften vokser. Når du har tatt den avgjørelsen, er det en rekke gode løsninger tilgjengelig for å gi deg nøyaktig det du trenger for å holde regnskapet i topp topp.

For de av dere som bare trenger noe lite og kvikk, kan du ikke gå galt med Intuit QuickBooks og Freshbooks. Begge systemene er ideelle for små mom-and-pop-butikker som ikke krever mye back-end raffinement. Imidlertid, hvis du har bestemt deg for at den store organisasjonen din trenger litt regnskapshestekrefter, bør du sjekke ut Intacct.

Uansett valg, er det fem avgjørende feil du bør unngå når du implementerer regnskapsprogramvaren din. Du må vite hva de er, hvorfor du kan unngå dem, og hvordan du får mest mulig ut av det nye systemet ditt.

1. Ikke vær billig

Som jeg nevnte ovenfor, store bedrifter trenger store systemer. Sure, Intuit og Freshbooks tilbyr rimelige og dyktige løsninger som er enkle å implementere. Men selskaper med store ansatte og multinasjonale operasjoner vil ønske å bruke litt mer mynt på et system som kan skalere og integrere med verktøy fra andre bransjer. For eksempel: Enterprise-class systemer kan håndtere spørringer fra til og med den mest ekspansive BI (Business Intelligence), prosjektledelse og CRM-systemer.

I tillegg gjør det mulig å lage et unikt system basert på bedriftens spesifikke behov. De tilbyr forskjellige alternativer for forskjellige vertikaler, og kan skreddersys for å passe til forskjellige geografier og valutaer. Men hvis du velger billigere programvare, blir du sittende fast ved hjelp av et plug-and-play-system som passer til alle størrelser.

2. (Sannsynligvis) Ikke kjøp lokaler

Hvis du forventer at virksomheten skal vokse, vil du ikke kjøpe et system som er avhengig av datasenterinfrastrukturen. Med skybaserte systemer vil du avvikle med å betale en liten avgift for å øke leverandørens infrastrukturkrav, men det er ingenting i forhold til hva du betaler hvis du må oppgradere ditt eget økosystem i hjemmet.

Å øke omfanget av lokal regnskapsprogramvare krever at du betaler mer i lisens- og vedlikeholdsgebyr. Du må også kontinuerlig oppgradere maskinvaren din til mer dyktige og ekspansive servere for å håndtere de ekstra datakravene, og dette betyr mer energikostnader og mer programvare for å overvåke nettverksytelsen. Som jeg tidligere nevnte, vil skybaserte løsninger fortsatt kreve at du betaler litt mer etter hvert som dine behov vokser, men kostnadene vil ikke være på langt nær så dramatiske som med et lokalt system. Hvis du nå har råd til å oppgradere over hele linjen, eller bare føle deg mer komfortabel med å huse dataene dine i ditt eget datasenter, ignorerer du alt i denne underdelen.

3. Ignorer ikke databasen

Uansett om du velger programvare for lokal eller lokal virksomhet, vil du være oppmerksom på databasen du bruker for å lagre all informasjonen din. Hvis du velger en enkelt bruker eller et hylle-system, vil du sannsynligvis stole på leverandørens database for å huse alle dataene dine. Noen leverandører begrenser datamengden du kan lagre på systemene sine, så du må bytte programvare hvis selskapet utvides dramatisk.

Heldigvis kan de fleste løsninger i enterprise-klassen håndtere en rekke databaser, så det er viktig å avgjøre om databasen og systemet kan fungere godt med hverandre for å maksimere back-end-ytelsen. Microsofts SQL Server er et dyktig og standard valg mange av dere allerede bruker. MYSQL er et annet populært valg. De fleste regnskapssystemer stemmer overens med begge databasene ganske bra. Arbeid med IT-avdelingen og regnskapsteamet ditt for å finne ut hvilket system som er det beste valget for å synkronisere med dataene dine, spesielt hvis bedriften bruker en nisje eller et unikt programmeringsspråk for databaser.

4. Ikke glem å inkludere HR

Administrasjonsprogramvaren din for HR (HR), for eksempel Editors 'Choice BambooHR, vil samhandle med regnskapsprogramvaren din mer enn de fleste andre systemer du bruker. Unnlatelse av å sikre en jevn integrasjon mellom begge verktøyene vil nesten garantere at du trenger å bytte det ene eller det andre i kort rekkefølge.

Ved å kombinere disse to systemene får du et fugleperspektiv av hvordan dine ansatte påvirker bunnlinjen. Du vil kunne forstå crossover-effekten av alt fra kostnadsstyring, kostnadene for rekruttering og kostnadene ved permittering. Du kan overleve uten å integrere systemene, men operasjonen din vil være tregere, mindre intelligent og mindre automatisert enn konkurrentene som fulgte dette rådet.

5. Forsøm ikke salgsstedet (POS)

Du vil bli overrasket over hvor mange regnskapsløsninger som ikke tilbyr POS-integrasjon. Dette er et stort problem, spesielt for mur- og mørtelfirmaer og restauranter som driver med en mengde små transaksjoner på flere steder.

Den rette løsningen vil automatisk kunne samle, organisere og synkronisere transaksjoner i din regnskapsløsning. Denne integrasjonen reduserer dramatisk mengden manuell datainnsats som kreves fra regnskapsteamet, og det gir økonomiteamene dine tilsyn med hvor og når inntektene genereres. For ikke å snakke om hvordan denne kapitalen umiddelbart kan brukes på selskapets utestående saldo.