5 Ting du må vurdere når du velger programvare for tidssporing

Hvis bedriften din leter etter en tidssporingsløsning som kan hjelpe den bedre å overvåke hvor mye tid de ansatte bruker på spesifikke oppgaver, vil du gjerne høre at det finnes dusinvis av løsninger som kan hjelpe. Fordi så mange tjenester finnes, kan det dessverre være skremmende fordi det finnes så mange tjenester. Faktorer som prosjektledelse (PM) -funksjonalitet, ansattes tilsyn, tilpasning og selvfølgelig pris er hensyn som har like og intens utredning.

, vil vi fordele de viktigste tingene du må vurdere når du velger programvare for tidssporing. Vi forklarer hver faktor i detalj, og vi vil fortelle deg hva du bør se etter for å ta riktig beslutning. God jakt!

1 1. PM vs. Pure Play

Programvare for tidssporing kommer i to forskjellige smaker. Du kan kjøpe verktøy som er små deler av overordnede PM-suiter, eller du kan kjøpe programvare som gjør lite mer enn å registrere, spore og hjelpe til med å betale ut for jobbet tid. PM-verktøy er ideelle for profesjonelle serviceselskaper som ønsker å gjøre ting som skybasert fildeling, oppgavehåndteringsdelegering, prosjektanalyse, utgiftsrapportering, budsjettprognosering, fakturering, innbetalinger, sporing av fakturerbare timer og lage anslag for fremtidig bemanningsbehov. Middels størrelse til store selskaper har en tendens til å bruke disse verktøyene mer enn små bedrifter og uavhengige entreprenører gjør. I denne kategorien finner du verktøy som Mavenlink, Wrike og Zoho Projects - som hver representerer det beste av PM-markedet, med innebygd tidssporing.

For frilansere og selskaper som er mer fast bestemt på å følge med på hvem som jobbet og når, er det en annen kategori av programvare for tidssporing som sannsynligvis gir mer mening. I denne klassen finner du programvare som Hubstaff og redigeringsvalget TS-ark. Disse verktøyene gjør lite mer enn å la deg legge til og spore tid, redigere allerede innlogget tid, rapportere om jobbet tid og føre tilsyn med en stab av arbeidere. Begge verktøyene utfører disse oppgavene usedvanlig bra. Dessverre vil ikke verktøy for sporing av spilletid gi deg PM-funksjonaliteten du finner i sistnevnte kategori. Dette betyr at større selskaper som krever PM-verktøy, vil måtte gå med et tredjepartsverktøy hvis de velger en tidssporing for rent spill.



2 2. Pris og planer

Rene spilletidsporingsløsninger er rimeligere enn tidsporingsløsninger knyttet til PM-suiter. TS-ark starter med en gratis plan rettet mot en bruker. Denne planen er ideell for frilansere som trenger å spore tid mens du jobber med prosjekter. TSheets har også en plan for opptil 99 brukere som koster $ 4 per bruker per måned, med en basisavgift på $ 16 per måned. Hubstaff starter med en grunnleggende $ 5-per-måneders plan som gir deg tilgang til enkle tidssporingsverktøy, en ansattes betalingsplanansvarlig, 24/7 support og brukerinnstillinger som kan styres på en ansatt-for-ansatt-basis. Hubstaff tilbyr også en Premium-plan på 9 dollar per måned per bruker, som inkluderer alt du finner i grunnleggende plan, men du vil også få tilgang til Hubstaffs applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) og et grunnleggende planleggingsverktøy.

Fordi du får så mye mer funksjonalitet fra PM-fokuserte verktøy, bør det ikke være noen overraskelse at du kommer til å betale mer. Den billigste planen fra Mavenlink som inkluderer tidsporing koster $ 39 per bruker per måned. Zohos billigste tidssporingsplan koster $ 25 per måned for et ubegrenset antall brukere, men bare 20 prosjekter. Wrikes billigste tidssporingsplan koster 24, 80 dollar per bruker per måned.



3 3. Overvåking av ansatte

Noen løsninger går utover for å sikre at ansatte jobber der og når de sier de er. Noen verktøy, for eksempel Hubstaff, registrerer skjermbilder mens ansatte er på klokka, og sender deretter skjermbildene til ledere før ansatte kan godskrives å ha fullført et skift. Disse verktøyene kan også registrere en logg over aktivitetsvolumer på tastatur og mus under skift. De fleste verktøyene vi testet, lar deg overvåke ansattes bevegelser via GPS-sporing når de bruker verktøyets mobilapper, og noen lar deg kreve at brukere knipser en selfie når de kommer eller forlater steder.

Hvis du trenger dette nivået (skumle) tilsyn, vil feltet ditt være smalt. Ikke hver gang sporingsverktøy vil tilby dette som en innebygd funksjon, og PM-baserte verktøy pleier ikke å tilby denne funksjonen i det hele tatt. Husk å spørre hver leverandør om de tilbyr dette før du begynner å prøve ut produkter.



4 4. Tilpassede felt

De fleste verktøyene er helt basert på sporingstid. Noen verktøy lar deg imidlertid ta med i flere datasett for selskaper og enkeltpersoner som kan være mer fokusert på produksjon fremfor varighet. Dette er spesielt nyttig for konstruksjon, transport og produksjonstjenester som er like tilbøyelige til å måle etter strukturer som er opprettet, tilbakelagte avstander og gjenstander som er produsert som det er timer. Med TSheets kan du for eksempel bygge seks helt tilpassbare felt som kan legges til som en ledetekst for hver utkobling. Hvis du driver et byggefirma, kan du be spørsmålet: "Var det en hendelse? Ja eller Nei." Hvis arbeidere ikke svarer, vil de ikke kunne slå ut. Eller du kan spørre truckers hvor mange kilometer de bare kjørte. Disse feltene blir deretter trukket inn i rapporter for å gi deg et mer dimensjonalt syn på hvordan arbeid blir utført, hvor produktive team er og all annen relevant arbeidsplassdata du måtte trenge for å lage et fullstendig bilde av en arbeidsdag eller skift.

Selv om Wrike ikke gir deg samme avanserte sporing som TS-ark, vil du fortsatt kunne samle viktige data fra ansatte ved begynnelsen og slutten av skift. Med Wrike kan du legge til tilpassede felt i oppgavelinjen, slik at når du går over rapportene dine, kan du se ting som "fakturerbarhet", jobbhendelser, kjørelengde osv. Dessverre vil disse elementene vises i overordnet oppgavevisning fra PM-konsollen, men dataene vil ikke vises i tidsoppføringsrapportene.

Hvis bedriften din er mer tilbøyelig til å måle produksjonen enn arbeidstimer, kan en løsning med tilpassede felt være bedre for deg. Husk å spørre leverandøren om hvilken tilpasning de tilbyr, samt hvordan disse tilpasningene inngår i rapporter.



5 5. Integrasjoner og utvidelser

Den største fordelen med Zoho Projects er å få tilgang til Zohos programvareøkosystem, som inkluderer kundeforholdsstyring (CRM), e-postmarkedsføring og HR-programvare og styringsverktøy. Du kan enkelt gjøre disse produktene om til en omfattende løsning som mater data fra det ene til det andre uten manuell inngripen. Dette er utmerket til betalingsbehandling, prosjektbemanning, fakturering og nesten alt annet som kombinerer arbeidet med tid som vises i annen programvare.

Husk å spørre leverandørene dine om de integreres med tredjepartsverktøy. Hvis du liker to leverandører likt, men den ene tilbyr flere av disse organiske integrasjonene enn den andre, bør du gå med de førstnevnte. Husk: De fleste tidssporingsløsninger tilbyr et åpent applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API), noe som betyr at ditt interne utviklingsteam kan bygge integrasjoner med andre åpne API-verktøy. Imidlertid, hvis du driver et lite selskap, eller hvis du bare ikke har den tekniske tekniske dyktigheten, vil du sannsynligvis trenge at disse integrasjonene blir levert organisk gjennom leverandøren.