Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy (Oktober 2024)
George Weiner skulle ønske at han visste for et år siden hva han gjør i dag med å velge HR-teknologi. I stedet lærte grunnleggeren og administrerende direktøren av Whole Whale, et digitalt markedsføringsbyrå for ideelle organisasjoner, på den harde måten at det billigste alternativet for å administrere medarbeidersdata ikke alltid er det beste, selv når det er et navnemerke.
Weiner's problemer startet da han meldte seg inn hos en kjent, skybasert nasjonal lønnsleverandør (som han takket nei til å navngi posten). Brukergrensesnittet (UI) var datert, systemet følte seg brosteinsbelagt sammen, og i løpet av ni måneder hadde han tre forskjellige kontoadministratorer. Weiner hevder leverandørens feil førte til at han gikk glipp av å ha lovlig påkrevd arbeidskompensasjon i flere måneder, noe som resulterte i en bot på 500 dollar. Feil kommunikasjon mellom leverandøren og en tredjepart som den pleide å behandle 401 (k) bidrag til pensjonsparekontoer førte til flere feil.
Etter mindre enn ett år ga Weiner kausjon og byttet byrå til et mindre oppstartslønnsselskap som han sier har bedre brukergrensesnitt, brukervennlighet og kundeservice. Hans råd til andre små bedrifter som kjøper HR-teknologi: "Ikke handle på pris fordi du får det du betaler for."
Pris er bare en av flere faktorer å vurdere hvis du oppgraderer fra eldre HR-teknologi eller ønsker å flytte fra regneark til skybaserte tjenester for første gang. Hvis jeg har lært noe fra min tid på å gjennomgå HR-teknologi for PCMag.com og intervjue leverandører og bedriftseiere som Weiner for denne kolonnen, er det at en smart shopper er en informert shopper. Hvis du ser på søkeresporingssystemer (ATS) eller performance management (PM) eller HR management software, kan du spørre følgende seks kritiske elementer når du skal vurdere potensielle tech-partnere:
1. Pris
Pris er kanskje ikke alt, men det er viktig, og leverandører tar forskjellige tilnærminger for å prissette hva de tilbyr. Mange tar en avgift per bruker per måned, men leverandører klassifiserer ikke alltid brukere på samme måte; noen leverandører koster basert på et virksomhets totale antall ansatte, mens andre bare betaler for ansatte som vil bli dekket av systemet. Atter andre leverandører betaler bare for HR-personalet som vil bruke systemet (dette er vanligst i ATS eller rekrutteringsprogramvare).
Når du handler, kan du spørre om volumrabatter; noen leverandører gir en foretaksgrad for kunder med mer enn et bestemt antall ansatte eller brukere. Mange tilbyr lagdelte funksjoner og priser, slik at du kan starte med små og legge til funksjoner når du trenger dem eller når du blir komfortabel med plattformen.
2. Demoer og prøvekontoer
Du ville ikke kjøpe sko uten å prøve dem, og en ATS- eller HR-administrasjonsplattform kan koste mye mer enn et nytt par Nikes. Demoer er gode for å få en smak av hva et program kan tilby (men du og jeg begge vet at de egentlig er salgsplasser og ikke alltid reflekterer eiendommen ved å bruke programvaren.)
En sunn del av skybasert HR-teknologi for små til mellomstore bedrifter (SMB) tilbyr en slags gratis prøveperiode med begrenset tid. Mange lar deg konvertere en prøvekonto til en betalt konto slik at du kan lagre alle dataene du la inn i løpet av utprøvingsperioden. Selgere som Stedfortreder og Humanitet har sandkassekontoer designet for spesifikke typer virksomheter eller bransjer, slik at du kan se hvordan selskaper som din kan bruke plattformene sine.
3. Oppdateringer
Det er ikke sikkert at du kjøper en ny bil hvis du visste at produsenten planla en om-til-tå-redesign av den modellen året etter. På samme måte kan det hende du ikke registrerer deg på en programvareplattform hvis du visste at utvikleren var i ferd med å foreta en større overhaling. Det er vanskelig nok å få et HR-team og ansatte raskere på en ny plattform, enn si å måtte gjøre det på nytt for en ny brukergrensesnitt kort tid senere.
Bruk visningsprosessen for å finne ut om en leverandør har et brukergrensesnitt eller andre endringer i verkene, slik at du kan bruke den informasjonen i beslutningsprosessen. Selv om en utvikler ikke har store endringer planlagt, kan du finne ut hvor ofte de gjør plattformoppdateringer (hver dag, annenhver uke, mer?), Slik at du kan bruke informasjonen til å bestemme om det er for ofte, eller ikke ofte nok, til din bedrift.
4. Ansattes filer
Med mindre du er en oppstart, har du sannsynligvis lagret personaldata et sted, selv om det bare er i Microsoft Excel eller Google Drive. I de fleste tilfeller vil det være enklere og raskere å laste opp dataene til en ny leverandørs plattform enn å legge inn ansattdata på nytt eller la ansatte logge på og fylle ut profiler selv (med mindre eksisterende data er ganske skitne).
Mange HR-plattformer for små bedrifter jeg har gjennomgått har innebygde funksjoner for import av data fra Microsoft Excel og andre formater som koster ingenting ekstra å bruke. Det er litt mer komplisert for mellomstore og større selskaper; Hvis du har hundrevis eller tusenvis av ansatte, kan du ende opp med å betale et gebyr for en leverandør for å laste opp eksisterende ansattdata for deg. Noen ganger vises denne informasjonen på prissiden på en leverandørs nettsted, og noen ganger gjør den det ikke, så husk å spørre.
5. Mobilapper
Ansattes planlegging og skiftplanleggingsprogramvare jeg nylig har gjennomgått, kjørte hjem hvor viktige mobilapper har blitt for selskaper og deres ansatte, inkludert timearbeidere. Når det gjelder mobilapper, er HR-teknologileverandører overalt. Mange tilbyr apper for Android- og iOS-enheter, men ikke alle apper dekker alle funksjonene til leverandørenes nettbaserte plattformer. Noen leverandører velger å gjøre nettstedene sine mobile responsive i stedet for å opprette separate apper. Hvorvidt den ene er bedre enn den andre, avhenger av din bedrift, hvilken type ansatte du har, og hvordan disse menneskene jobber.
De aller fleste HR-tech-apper er gratis tilleggsprogrammer som kunder får når de registrerer seg - men ikke alltid. Minst en HR-teknisk leverandør jeg gjennomgikk i planleggings- og skiftplanleggingsoppdateringen, koster ekstra for apper, forutsatt at de fleste av kundenes ansatte heller vil logge på via et mobilvennlig nettsted.
6. Støtte
Leverandører av skybasert HR-teknologi for små bedrifter går ut av deres måte å tilby gratis støtte gjennom videoopplæringer, webinarer, vanlige spørsmål, brukerfora, blogginnlegg og annet online materiale. Det er i deres beste interesse å tilby selvbetjeningsstøtte fordi det koster mindre enn å bemanne live chat og telefonstøtte eller tilordne kontoadministratorer til bestemte kunder.
Vet å gå inn på hva slags støtte du ønsker, og om du vil være komfortabel med å finne ut av ting på egenhånd. Hvis du foretrekker å snakke med noen når du trenger det, kan det være den avgjørende faktoren mellom å gå med en leverandør som gir det du trenger og en som ikke gjør det. Finn også ut hvilken støtte, onboarding og trening som dekkes i plattformens abonnementsavgift - og hva du må betale ekstra for.
Avhengig av virksomheten din, kan du ha andre faktorer å vurdere. Dekker plattformen ikke-amerikanske valutaer og høytider? Er det tilgjengelig på andre språk enn engelsk? Har den et åpent applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) som gjør det enklere å integrere med annen HR-teknologi du allerede bruker? Hvor mye tid og penger bruker en leverandør på å legge til nye funksjoner, og hvor mye tid og penger på å fikse feil når de dukker opp?
"Sett sammen kriterier for det du leter etter, " sa Weiner. "Spark dekkene på UX. Still grunnleggende spørsmål. Snakk med kontosjefen."
