Bli organisert: 6 tips for å komme i gang med prosjektledelse

Prosjektledelse er en tøff jobb. Lag og organisasjoner prøver å jobbe slankere, og ofte betyr det å eliminere rollen som en dedikert prosjektleder. Selv om det fremdeles er mulig å få en avansert grad i faget, er det ikke uvanlig at personer med liten eller ingen erfaring finner seg selv presset inn i rollen som prosjektleder, ofte på toppen av sin offisielle jobb. Selv om dette kan være en overveldende opplevelse, er det så mye kraftig programvare for prosjektledelse på markedet at et lite prosjekt eller to kanskje ikke trenger en prosjektleder i det hele tatt.

Hvis du ikke har mye erfaring med å administrere prosjekter, er her noen tips for å komme i gang. Tusen takk til Peter Clarkson, tidligere fra Maestro Development, og Jason Westland, administrerende direktør i ProjectManager.com, for deres innsikt i en tidligere versjon av denne artikkelen.

1. Sørg for at du har et prosjekt

Før du begynner å prøve å styre et prosjekt, må du sørge for at du har et prosjekt! Dette rådet kan høres altfor enkelt ut, men jeg har hørt det gang på gang fra dyktige prosjektledere.

Et prosjekt er et sett med oppgaver som har en startdato, sluttdato og leveres. En leverbar er alt som blir levert på slutten av arbeidet, for eksempel et fysisk produkt eller et fungerende nettsted. Å bygge et hus er et prosjekt. Å omdesigne et nettsted (som skissert på skjermen fra ProofHub, nedenfor) er et prosjekt. Hvis du i teorien kunne overlevere alle oppgavene til prosjektet til noen andre og motta noe tilbake fra den personen, er det et prosjekt.

Noen ganger forveksler folk pågående arbeid med prosjekter, så la meg gi noen eksempler på pågående arbeid for å gjøre det klart. Å skrive nytt innhold på en nettside hver uke er pågående arbeid, selv om du kan se på produksjonen av ett eneste stykke forfatterskap som sitt eget lille prosjekt. Å tilby vedlikeholdsstøtte for kode ved kontinuerlig å fikse det, er pågående arbeid. Besvarelse av kundemails eller telefonsamtaler er pågående arbeid.

2. Ha en oppdagelsesperiode

Før noen starter et prosjekt, anbefaler noen folk det som kalles oppdagelse. Oppdagelse av prosjektledelse er forskjellig fra funn i juridisk forstand. For vårt formål er det en periode hvor personene som ber om prosjektet utforsker hva de vil gjøre eller lage og hvorfor. Det kan være et møte, en serie møter eller en åpen periode for fri tenking og utforsking.

Nedenfor er noen spørsmål du kan utforske mens du oppdager.

• Hva blir prosjektet? Hvor konkret kan du definere det?
• Hva er dens formål?
• Hvilke utfall ønsker du?
• Hvilke ressurser har du å ta på dette prosjektet?
• Når trenger du sluttproduktet, og er fristen din rimelig gitt ressursene dine?

3. Definer omfanget

Du hører kanskje en erfaren prosjektleder si dette: "Hvis det ikke er i omfanget, er det ikke i prosjektet."

Hvert prosjekt trenger et tydelig omfang. Prosjektomfanget definerer nøyaktig hva prosjektet vil innebære. Det er en låst liste over alle fasetter, eiendeler, funksjoner, leveranser og andre detaljer knyttet til prosjektet. Når den er låst, kan du ikke legge til den. Hvis du for eksempel bygger et hus, vil omfanget definere hvor mange historier huset vil inneholde, dets firkantede opptak, hvor mange vinduer det vil være, hvor mange trapper, lysbrytere og så videre.

Årsaken til at prosjekter trenger et klart omfang før du begynner dem, er slik at ingen prøver å legge til noe som er utenfor omfanget når prosjektet har startet. Å legge til prosjektets omfang etter at det har startet kaster tidslinjen, budsjettet og tilgjengelige ressurser. Hvis du fortsetter å legge til oppgaver til et prosjekt, kan det til og med slutte å bli et prosjekt - det kan bare bli pågående arbeid.

Å definere omfanget kan skje i et oppdagelsesmøte, eller det kan ganske enkelt komme fra samtaler mellom klienten eller personen som ber om prosjektet og potensiell leder eller leder av prosjektet.

4. Hold et Kickoff-møte

Et kickoff-møte er der alle som vil jobbe med prosjektet blir introdusert for det. Dette møtet setter tonen for arbeidet fremover og sørger for at alle i prosjektgruppen har klar informasjon om hva det er de vil gjøre og hvorfor.

Legg merke til hvordan det å holde et kickoff-møte ikke engang er i nærheten av det første du gjør når du leder et prosjekt! Fordi kickoff hjelper deg med å få alle på samme side, vil du være sikker på at du har et tydelig grep om prosjektet og omfanget, slik at du leverer det til alle andre med selvtillit.

I løpet av et kickoff-møte bør prosjektledelsen definere minst disse fire tingene:

• Prosjektomfang,
• Spillerne og deres roller,
• Leveranser, og
• Milepæler.

Vi har allerede snakket om prosjektomfang. For spillere og deres roller vil prosjektledelsen introdusere de forskjellige lagene og bidragsyterne til hverandre. I tillegg er kickoff-møtet et ideelt tidspunkt for å diskutere hierarki, det vil si hvem som rapporterer til hvem og hvem som melder seg på jobb.

En diskusjon av leveransene vil overlappe hverandre med diskusjonen om hierarki fordi du må svare på spørsmålet "Hvem vil motta hver leverbar?"

Milepæler (som vist i Editors 'Choice prosjektstyringsprogramvare Teamwork Projects, ovenfor) er punkter i et prosjekt som viser tydelig fremgang mot det endelige målet. Når du bygger et hus, kan poenget når du har et fundament strømmet og satt være en milepæl. Når du har rammen på plass, er det en annen milepæl. På tidspunktet for et avsparkmøte, bør du vite hva prosjektmilepelene blir, selv om du ikke har datoer fastlagt for dem ennå. Noen ganger trenger du andre teameksperter, for eksempel programmeringsledning eller designledning, for å finne ut nøyaktig når disse milepælene skal falle. Det er bra å gå i et kickoff-møte med en grov idé om milepælfristene, men gi hvert lag en sjanse til å veie inn og gjøre justeringer av dem.

5. Kartlegg prosjektets frister

Tidligere snakket vi om hvordan hvert prosjekt har en startdato og sluttdato. Avsparken kan være din offisielle startdato. Sluttdatoen skal markere den absolutte avsluttingen av alt arbeidet. Intet arbeid med prosjektet skjer etter den datoen. Det er et sant, øyeblikkelig blyant.

Nå som du har hatt et kickoff-møte, kan alle nøkkelspillerne (som prosjektleder og teamledere) finne ut de nøyaktige milepælene og leveringsdatoene og plotte dem inn i en kalender mellom startdato og sluttdato.

Hvis du bruker prosjektstyringsprogramvare, er det her du begynner å bruke den. Legg alle viktige datoer i appen. Du kan også laste opp annen dokumentasjon du har opprettet så langt, for eksempel prosjektomfanget. Nå er det også riktig tidspunkt å begynne å invitere alle spillerne til å bli med i programvaren. Når folk blir med i prosjektledelsesappen, kan de motta oppdrag, oppdatere fremdriften og samarbeide på andre måter. Et eksempel på all denne informasjonen, kartlagt i et gantt-diagram i TeamGantt, kan sees nedenfor. For mer informasjon om Gantt-diagrammer, kan du lese artikkelen min om 5 enkle trinn for å komme i gang med Gantt-diagrammer.

6. Angi forventninger til kommunikasjon

Både etter avsparkmøtet og gjennom prosjektets gang er det viktig å holde kommunikasjonslinjene åpne. Enten gruppen din har en prosjektleder på heltid eller ikke, den som er hovedpunktet for kontakt for prosjektet, må være den som oppmuntrer og letter kommunikasjon. Det er ikke en dårlig idé å holde et nytt møte med alle hender før prosjektet fullstendig ramper opp slik at folk kan stille spørsmål som gjenstår.

Sett forventninger til kommunikasjon tidlig. Vil teamledere sende en ukentlig oppdatering av lagets fremgang? Hvor mange møter med alle hender vil du ha i løpet av prosjektet - noen ganger er de ikke nødvendige i det hele tatt; hva trenger prosjektet ditt? Ofte har mindre team i et prosjekt, for eksempel designteamet eller programmeringsteamet, gjentatte innsjekkingsmøter der alle gjenerobrer hva de har gjort nylig og reiser potensielle problemer. Jo flere mennesker gir stemme til potensielle problemer tidlig, jo bedre er alle sjansene for å hindre dem eller takle dem.

Går videre

Bevæpnet med disse tipsene for å komme i gang, kan du nå grave i kjøttet av prosjektet. Programstyringsprogramvare gjør en lang vei for å bidra til å holde alle involverte i prosjektet oppdatert om fremdriften. Det krever imidlertid også en god mengde menneskelig interaksjon, og så mye klarhet om prosjektet og dets detaljer som mulig.