Bli organisert: 7 enkle tips for endelig å bli papirløse

Hvor mange papirbiter er det på kjøkkenbenken, spisebordet eller et annet sted der de ikke hører hjemme? Henger du på kvitteringer i tilfelle du trenger dem igjen? Er det en bunke med papirer fra veterinæren som du oppbevarer i tilfelle du trenger å huske nøyaktig hva medisiner kjæledyret ditt tok for tre år siden? Alt det papiret sitter der og venter på en tid hvor du kan håndtere det, uansett hva det betyr. (Det betyr å kikke på hver side og deretter skyve dem alle sammen i papirkurven.) Det er på tide å bli kvitt papiret og all skylden som hoper seg sammen med den. Det er på tide å gå papirløs.

Jeg har vært papirfri i nesten et tiår. Med papirfritt mener jeg ikke det er null papirstykker i livet mitt. Jeg trenger fortsatt naturligvis fødselsattestet mitt, og jeg bruker en liten papirnotisbok til en språkklasse som jeg tar. For det meste henger jeg imidlertid ikke på papir. I stedet skanner jeg viktige dokumenter til en lagringstjeneste og oppbevarer digitale notater i en notat-app. Jeg skriver også oppgavelisten og handlelisten min på telefonen, og legger fast restaurantens anbefalinger til et online kart. Det er mange enkle måter å fjerne papir fra livet ditt på.

Å gå digitalt er enkelt. Den vanskelige delen er ikke å la papir begynne å krype igjen. Hvis du er klar til å bli kvitt det meste av papiret i livet ditt, er det du trenger å vite for å komme i gang og holde det oppe.

1) Glem etterslepet

Det kan høres ut som noe intuitivt, men det første trinnet i å gå papirløs er å glemme alt papirbehov du allerede har samlet og i stedet fokusere på de nye vanene du trenger å ta i bruk for å gå papirløst fra nå. Ikke se bakover: Vedta en fremover-tilnærming.

Du kommer til eksisterende papirhauger en dag - eller ikke. For nå, ikke la papirene holde deg tilbake. Å måtte takle et etterslep kan føles overveldende, og når folk føler seg overveldet, utager de. Så glem det for nå. I stedet må du forsøke å sikre at etterslepet ikke blir større.

2) Få disse fem appene

Det er fem apper eller tjenester du trenger for å gå papirløs. De er:

• en oppgaveliste-app,
• en skanne-app,
• en online lagringstjeneste, og det er her du vil legge dine digitale filer (mer om dette på et øyeblikk),
• e-signaturverktøy (Adobe Acrobat er et godt eksempel) for å signere digitale dokumenter uten å skrive dem ut, og
• en dokumentleveringstjeneste for sending av offisielle dokumenter uten å trykke dem.

Se anbefalingene mine for hver type app her.

3) Velg en lagringstjeneste

La oss grave litt mer på den tredje appen, en lagringstjeneste, fordi den er mer komplisert enn de andre. Lagringstjenesten er der du vil oppbevare digitale versjoner av papirene dine.

Ideelt sett ønsker du en lagringstjeneste som gjør filene dine tilgjengelige uansett hvor du er og sikkerhetskopierer dem. Et alternativ er å bruke en online lagrings- og fildelingstjeneste, for eksempel Dropbox eller Microsoft OneDrive.

Et annet alternativ er å bruke en tjeneste som er designet spesielt for folk som ønsker å bli papirløse. Neat og FileThis er to eksempler. De har spesielle verktøy for folk som blir papirløse, for eksempel muligheten til automatisk å merke og merke dokumenttyper den gjenkjenner, for eksempel skatt. FileThis har også en "hent" -tjeneste som automatisk kopierer viktige dokumenter den finner i e-postkontoen din.

Uansett hvilken tjeneste du velger, velg en og hold deg til den slik at du kan legge alle digitale dokumenter på ett sted.

4) Registrer deg for e-postuttalelser og digitale betalinger

Hvis du fremdeles mottar papirregninger og uttalelser, kan du registrere deg for å motta dem via e-post i stedet hvor du kan. Hvis du fremdeles sender sjekker regelmessig, kan du se om du kan bytte til å betale online på stedet.

Mens hjelpefirmaer og banker har hedret digitale betalinger i årevis, er de siste holdouts som ikke alltid godtar dem utleiere og administrasjonsselskaper. Hvis du sitter fast i denne vanskeligheten, kan du prøve å forklare at de vil få pengene sine raskere og mer pålitelig når de godtar digitale betalinger. Selv de minste virksomhetene kan akseptere direkte bankoverføringer med lite eller ingen gebyrer. Når du kan betale alle regningene dine digitalt fremfor med sjekker og konvolutter, kommer du ett skritt nærmere det å være papirløs.

5) Skann og makulering

Nå er det på tide å begynne å utvikle nye vaner. Skanning og makulering eller gjenvinning er det du sannsynligvis vil gjøre mest. Jeg foretrekker mye å skanne ved hjelp av en mobilapp, men du kan også bruke en stasjonær skanner eller skannefunksjonen på en multifunksjonsskriver.

Lag en regel for deg som går slikt ut: Når jeg får et nytt stykke papir som jeg trenger å digitalisere, skal jeg bruke telefonen min til å skanne den med en gang og deretter plassere papiret i gjenvinnings- eller makuleringshaugen. Enda bedre, kast den direkte i makuløren. Hvorfor vente?

Det kan være vanskelig å tvinge deg selv til å følge den vanen. "Jeg har ikke tid til å skanne dette akkurat nå, " kan du si. Øv din nye vane ved å skanne et dokument eller to fra etterslepet, bare for å prøve det. Hvor lang tid tar det? Hvilken app brukte du? Du kan også oppleve at skanning av dokumenter i naturlig lys går glattere enn å gjøre det med innendørsbelysning. Når du har fått en følelse av hvordan du gjør det og hvor mye tid det tar, har du kanskje enklere tid å følge gjennom.

6) Utvikle andre arbeidsflyter

Skanning og makulering er en arbeidsflyt. Når du blir komfortabel med din papirløse livsstil, vil du oppdage at du trenger flere arbeidsflyter for andre situasjoner.

Her er et eksempel: Når du kjøper et nytt produkt, kan du ta bilder av brukerhåndboken, kvitteringen, garantien og serienummeret eller annen relevant informasjon. Last opp bildene til lagringstjenesten din, og kvitt de utenomliggende papirene.

En annen arbeidsflyt du kan lage, er å lagre en bunke med papirer som du synes du burde makulere, men ikke er sikker på akkurat nå, og deretter gå gjennom dem på en dedikert dag. Velg en tid og en dato, enten hver lørdag eller den første søndagen i måneden, og bruk den tiden til å rydde ut stabelen din.

Noen ganger kan det være lurt å skanne papirer mens du også beholder originalene, i tilfelle forsikringssertifikater, huseiers dokumenter og så videre. Ved å digitalisere dem oppretter du en sikkerhetskopi og sikrer at du har tilgang til informasjonen de inneholder, selv om du ikke får tak i originalen.

7) Ikke overdriv

Det er noen dokumenter du vil stille spørsmål om du vil beholde originalene eller digitalisere og makulere dem. Når du står overfor en tøff samtale, ikke tenk på det. Å være papirløs bør gjøre livet ditt enklere og enklere - ikke mer stressende. Sett originalen i en mappe, trekkspillperm eller arkivskap. Ingen kommer til å ta papirløse klubbkortet ditt hvis du henger på noen få papirer.

Medisinske poster er vanskelige, da du bare skal digitalisere og lagre dem elektronisk hvis du har et HIPAA-kompatibelt system. Du kan bestemme deg for å bare skyve dem i en mappe eller trekkspillperm og sil gjennom den en gang i året for alt som er klart til å kaste.

Når det er sagt, ikke henge på eller bry deg om å digitalisere papirer som ikke har noe formål. Hvis du er den typen person som flittig henger på papiret og tror at du gjør den ansvarlige tingen, kan det føles skummelt å makulere og resirkulere hva som helst . Men vil du noen gang ha behov for kvitteringen for en sandwich eller en forklaring på fordeler uttalelser fra to år siden? Makul dem og la det gå.