7 tips når du velger en VoIP-tjeneste for din smb

Sikker, Voice-over-IP-leverandører (business-grade) er det mest populære valget blant små bedrifter og oppstart i disse dager. Tross alt får du all funksjonaliteten til en storbedrift-PBX for en brøkdel av pengene, og som faktureres månedlig og per bruker i de fleste tilfeller. På toppen av det får du et helt nytt landskap med fleksibilitet fordi telefonsamtalene dine nå er data.

Det betyr at de kan integreres med andre systemer, som CRM (Customer Relationship Management) eller helpdesksystem, og de kan også utvinnes for ny innsikt i hvordan kundene dine føler om virksomheten din og hvilken demografi som utgjør din kjernepublikum.

Hvis du har bestemt deg for å oppgradere til en VoIP-tjeneste, men du lurer på hvor du skal starte, er det korte svaret: Gå sakte, gjør leksene dine, og ikke koster det viktigste. Det er en rekke fantastiske VoIP-systemer der ute, men hver og en har et annet sett med funksjoner og en annen prisstruktur, så det kan være vanskelig å velge. RingCentral Office er et av våre valg av redaktørvalg, men det betyr ikke at du automatisk skal løpe til nettstedet deres for å kjøpe det. Faktisk kan andre systemer fokusere på forskjellige funksjoner, som Freshcaller med sin spesialisering i call center-funksjoner.

Så du må gjøre leksene dine for å forsikre deg om at VoIP-tjenesten du velger er den rette for din virksomhet. Med det i bakhodet har vi samlet denne listen over viktige kriterier du må ta hensyn til før du velger et forretnings-VoIP-system.

1. Planer og priser

Vi kan like gjerne starte med den viktigste egenskapen: kostnad. Hva er det som er å velge en virksomhets VoIP-tjeneste med alle klokkene og fløytene hvis du ikke har råd? AT&T Collaborate, vår andre vinner av Editors Choice Choice, har et fantastisk utvalg av funksjoner, men det starter på $ 34, 95 per bruker per måned for sin Basic Voice Solution-pakke, selv om denne reduseres til $ 17.48 per bruker per måned hvis den kjøpes online. RingCentral tilbyr lignende grunnleggende og mellomliggende priser fra $ 19.99. Hvis du går over til premium-nivået, begynner du på $ 44, 99 per bruker per måned, men dette nivået fører med seg nye kapabiliteter, inkludert auto-ledsager på flere nivåer, inngående ID-navn, samtaleopptak og noen identitetsstyringsfunksjoner.

Det er billigere løsninger enn våre redaktørvalg, for eksempel gresshoppe, som begynner på $ 26, 00 per måned (ikke per brukeraspekt), men du vil bytte funksjoner her. For eksempel, med Grasshopper, vil du ikke kunne transkribere talemeldinger, og systemet vil ikke automatisk registrere hver samtale for ettertiden. Dette er gode tjenester for selskaper som gjør alt fra bærbare datamaskiner eller nettbrett, men de er ikke like gode som RingCentral eller AT&T Samarbeid for selskaper som håndterer et stort volum av innkommende og utgående samtaler.

Hvordan vet du hva som er riktig for deg? Slutt å fokusere på pris og tenk bare på funksjonene du trenger. Når du har kartlagt funksjoner til forretningsprosessene som trenger stemme, vil du vite hva den minimale stemmeplattformen din trenger for å støtte. Derfra er det bare sammenligningsshopping.

2. Tilpassede mobilapper

Ansatte dine er sannsynligvis på farten i det minste noe av tiden, så du vil ønske deg en VoIP-tjeneste som kan reise med dem. Dessverre tilbyr ikke alle VoIP-leverandører mobilapper som leverer samme verdi og tjenester som desktop-appene. De fleste systemene vi har gjennomgått tilbyr både Apple iOS og Google Android mobilapper, men kvaliteten varierer, og det samme gjør funksjonen som er satt mellom det som tilbys på den fullverdige stasjonære softphone og det du finner i mobilklienten. Noen ganger vil for eksempel ikke appen kunne opprette en logg for disse samtalene, og heller ikke opprette uttalelser fra telefonsvarer hvis samtalen ikke blir besvart.

3. Samtalehåndtering

Når VoIP-plattformer modnes, blir funksjonssett skreddersydd for bestemte målgrupper. Det betyr at du ikke nødvendigvis vil finne de samme mulighetene selv i produkter som konkurrerer direkte med hverandre. For organisasjoner som investerer i VoIP på grunn av programvarens "hjerner", betyr det at du må være veldig forsiktig for å være sikker på at de smarte forretningsbehovene dine faktisk er i produktet. Samtalehåndtering er et godt eksempel, da dette er en paraplybegrep for nesten alt systemet kan gjøre med en typisk telefonsamtale.

For eksempel, hvis du har et stort volum av samtaler som kommer inn i et bestemt sett med telefonnumre (som en serviceavdeling) eller treffer systemet på et bestemt tidspunkt av året (høytidssamtaler), kan det hende du trenger anropskø der VoIP systemet kan intelligent distribuere samtaler mellom forskjellige utvidelser basert på tilgjengelighet, geografi eller andre kriterier. Et annet eksempel kan være utvidelsesadministrasjon, der systemet ikke bare tildeler utvidelser til enkeltbrukere, det kan også administrere en navnekatalog som integreres med IT-avdelingens nettverkskatalog.

4. Integrering av tredjeparter

Dette er en VoIPs nøkkel tegner. Fordi det er programvare, har disse systemene ofte en liste over forhåndsbygde integrasjoner med hvilke apper leverandøren tror kundene deres liker. RingCentral tilbyr for eksempel en sunn dose utvidelser, inkludert Desk.com, Dropbox og Google Drive.

Ved å bruke disse utvidelsene kan kunder bygge tilpassede arbeidsflyter som hjelper dem å jobbe mer effektivt. For eksempel kan en innkommende kundetelefonsamtale via RingCentral avspore RingCentral-softphone inne i Desk.com-helpdesk-appen. Tjenesterepresentanten kan ta samtalen, og fyll ut en problembillett som blir lagret på Dropbox som en standardfil som standard en filfil som også er knyttet til billettnummeret i Desk.com-databasen. Men som en del av integrasjonen, kan du også lagre en automatisk innspilling av samtalen som en.wav-fil som er koblet til både billetttekstfilen og Desk.com-billettnummeret, så når noen ringer opp denne billettoppføringen, er begge disse filene vises som underlagsdokumentasjon.

Hvis du vil utvikle dine egne tilpassede integrasjoner, kan du se etter leverandører som støtter integrasjons-API-er, enten som ekstrakostnadsalternativer eller fritt tilgjengelig for nedlasting til kunder. Vanligvis vil disse samsvare med REST-standarden, som har blitt en veldig vanlig måte å integrere forskjellige skytjenester.

5. Støtte

Som med ethvert produkt, er servicenivået du mottar avgjørende for hvor godt tjenesten din fungerer. RingCentral tilbyr døgnåpen telefonsupport for kunder med planer for to eller flere brukere. Hvis du er en bruker, vil du bare kunne få noen på hornet i løpet av 13 timers blokkering mandag til fredag. RingCentral tilbyr også 24/7 live chat support. Hvis du driver en global virksomhet med døgnåpne behov, vil du finne en tjenesteleverandør som kan garantere at spørsmålene dine vil bli besvart umiddelbart (eller i det minste på rett tid). Hvis de ikke kan tilby det, kan det være lurt å se andre steder, spesielt hvis telefonsystemet ditt er den viktigste metoden for å kommunisere med klienter.

Vær forsiktig når du legger til muligheter til telefonsystemet ditt, men spesielt når det gjelder tilpassede integrasjoner som er nevnt over. Bare fordi RingCentral tilbyr en god kundestøttepolitikk, betyr ikke det at leverandøren av hva du har integrert med RingCentral gjør. Og selv om de gjør det, er det lite sannsynlig at de vil støtte en integrasjonsmekanisme som ble utviklet internt. Se på hver komponent i det generelle talekommunikasjonssystemet, og sørg for at du vet hvem du skal ringe, når du skal ringe, og hvorfor. Hvis du også skal utvikle tilpassede integrasjoner, er det en god ide å se på premium supportalternativer. Ja, det er ekstra penger, men å ha eksperter tilgjengelig både under utvikling og daglig drift kan betale stort utbytte i fremtiden.

6. Sikkerhet

Sikkerhet er et must for alle skybaserte tjenester som er koblet til virksomheten din, og angrepsvektorene utvikler seg hver dag. For en internett-tilkoblingsapplikasjon som VoIP, en som fungerer som knutepunktet i din forretningskommunikasjon, er innsikt og sikkerhetstiltak enda mer avgjørende. Gjør din due diligence hos leverandører for å vite hvor ansvaret ligger for data som er lagret i en skybasert tjeneste, og om mulig forhandle sikkerhetsvilkår i kontrakten din. Se etter tjenester som tilbyr ende-til-ende-kryptering, kryptering for data i ro (hvis det er noen), og ikke bare grunnleggende autentisering, men også avanserte alternativer, spesielt flerfaktor-autentisering og biometri.

Bak brannmuren din, snakk med IT-staben, og sørg for at sikkerheten også er i høysetet. Forsikre deg om at den lokale nettverksmaskinvaren din er VoIP-klar og har sikkerhetsfunksjoner i virksomhetsklasse… og sørg for at de er aktivert der de trenger. For eksempel brukes virtuelle LAN (VLAN) ofte for å skille ut taletrafikk av samtalekvalitetsgrunner, ettersom det å ha et dedikert nettverk for den trafikken, betyr at andre nettverksapps data ikke kan forstyrre og forårsake lydgjenstander under samtale eller til og med droppet anrop. Men VLAN-er er også bra for å sikre VoIP-samtaler så lenge IT setter dem opp med det i tankene. For mer kan du sjekke denne listen over gjør og ikke når det gjelder å sikre VoIP-kommunikasjonen.

7. Unified Communications

VoIP-tjenesteleverandøren din kan også være en one-stop-shop for alle dine kommunikasjonsbehov, og de fleste har implementert denne muligheten under navnet enhetlig kommunikasjon som en tjeneste (UCaaS). Dette betyr å integrere chatfunksjonaliteten, konferansesamtaler, e-postmeldinger, telefonsamtaler, videosamtaler og telefonsvarer i en app. Alle tjenestene vi vurderte tilbyr en form for denne typen tjenester, men ikke alle VoIP-leverandører håndterer det på samme måte.

For eksempel har plattformer som våre vinnere av Editors 'Choice, AT&T og RingCentral, veldig rike enhetlige kommunikasjonsfunksjoner som dekker alle kanalene nevnt ovenfor, så vel som smarte møteplasser og lignende samarbeidsfunksjoner. Flere programvareorienterte leverandører, som Dialpad, vil tilby svært avanserte og meget enhetlige softphones, men de vil ikke kunne integrere maskinvaretelefoner like enkelt. Til slutt vil veldig rimelige leverandører, som Grasshopper, ikke tilby noen enhetlig kommunikasjonsbestemmelse eller bare en eller to ekstra kanaler, for eksempel faks og tekst.

Å finne ut hvilke kanaler virksomheten din bruker hver dag for å få gjort arbeid, er nøkkelen til en effektiv enhetlig kommunikasjonsimplementering. Hvis alt du bruker er stemme, trenger du ikke bekymre deg for det, men i dag er det praktisk talt en enhjørning. Hver virksomhet kommuniserer ved å bruke flere kanaler som bare taler, og å ha et enhetlig system betyr å kunne bruke disse kanalene mer effektivt. Uten en UCaaS-app kjører du forskjellige systemer på tvers av SMB-en din, uten måte å følge med på hvem som har mottatt hvilken melding, på hvilken enhet og gjennom hvilket medium.