7 måter å gjøre telekomoppgraderingen din uten forstyrrelser

Enten du flytter fra et gammelt, vanlig gammelt telefonsystem (POTS) eller bare overfører din eksisterende Voice-over-IP (VoIP) -tjeneste til en annen leverandør, er det både vanskelig og potensielt farlig for dine ansattes produktivitet å bytte taletjenester. Det er avgjørende at du forbereder deg. Det er flere viktige trinn du må ta før tjenesten din aktiveres for å sikre jevn drift. Båndbredde, anropslaster og beredskapsfare er blant de viktige faktorene du må ta i betraktning under forberedelsesprosessen.

Vi snakket med Jeff Valentine, Chief Marketing Officer hos NetFortris Fonality, en av våre redaksjoners Choice-tjenester for VoIP for virksomheten, for å diskutere trinnene virksomheten din bør ta før en VoIP-oppgradering for å garantere at den er uten forstyrrelser. For det meste er oppsettingsprosessen for VoIP mer vitenskap enn kunst. Dette er gode nyheter for deg, fordi det betyr at hvis du følger Valentins råd og den valgte VoIP-tjenesten og internettleverandøren (ISP), bør du ha en enkel implementering.

1. Forsikre deg om at Internett-tilkoblingen din er klar for VoIP

Hvis du har anstendige internetthastigheter for et kontor uten VoIP-oppsett, bør du kontakte Internett-leverandøren din og VoIP-leverandøren din for å avgjøre om den kan håndtere den ekstra belastningen VoIP-samtaler vil sette på den.

"Den viktigste årsaken til problemer er dårlige internettforbindelser, " sa Valentine. Han anbefaler deg å teste tilkoblingen din for hastighet og kvalitet, og hvis du finner ut at den ikke vil kunne håndtere belastningen på VoIP-data, er det to ting du kan gjøre for å forbedre samtalekvaliteten uten å endre tjenester. For det første, for å finne ut om forbindelsen din kan håndtere VoIP, råder han deg til å kjøre en prøve med leverandøren du ønsker.

"Hvis det høres bra ut, har du større sannsynlighet for å ha en god forbindelse, " sa han. Hvis du oppdager at forbindelsen din forårsaker forstyrrelser, foreslår han en privat linje mellom virksomheten din og VoIP-leverandøren din for å opprette en privat båndbreddeforbindelse som ikke vil bli forstyrret av andre kontorprosesser.

For det andre råder Valentine sine kunder med dårlige tilkoblinger om å installere et hybrid VoIP / analogt system for å holde arbeidsmengden til et absolutt minimum. Den generelle tommelfingerregelen for å installere et VoIP-system er at du bør øke båndbredden med 100 Kbps. Så for hver tiende bruker, bør du ha 1 Mbps båndbreddeoverføring tilgjengelig på nettverket ditt.

2. Kjøp en ruter med servicefunksjoner

Noen rutere er i stand til trafikk spredning av Quality of Service (QoS). Denne funksjonen er designet for å segmentere VoIP-båndbredde fra all den andre nettverksbåndbredden. I utgangspunktet lar det deg velge spesifikke applikasjoner som kjører i nettverket ditt basert på trafikksignaturen deres, og deretter la IT-administratoren tilordne prioriteringer eller en garantert prosentandel av den totale rørkapasiteten til disse appene basert på hvor viktige de er for bedriften din. Dette betyr at VoIP-trafikken alltid kommer gjennom, slik at du ikke blir avbrutt i samtaler hvis noen bestemmer seg for å streame Netflix i løpet av lunsj. I dag er det veldig få rutere som ikke er i stand til QoS i noen form, men du bør snakke med leverandøren din for å se om de har en foretrukket partner.

Én ting å huske er at rutere ikke kan hjelpe deg hvis VoIP-leverandørens nettverk er overbelastet. De vil bare hjelpe hvis det interne nettverket ditt er problemet, som fører oss til vårt neste viktige punkt.

3. Sjekk leverandørens pålitelighet

Denne er en ikke-brainer fordi, hvis VoIP-tjenesten er deaktivert, spiller det ingen rolle hvor billig den er eller hvor tydelig samtalene dine er. De fleste skybaserte VoIP-tjenester lar deg se hva deres gjennomsnittlige oppetid er for å bestemme hvor ofte hele systemet mislykkes. Hvis de ikke offentliggjør denne informasjonen på nettstedet, bør du spørre dem direkte.

Hvis den foretrukne leverandøren din har en plettpost for å administrere oppetid, kan du miste telefontjenesten på det viktigste tidspunktet på dagen eller året. Et tjenesteavbrudd som dette kan være ødeleggende for telefonbaserte virksomheter.

4. Separat VoIP-trafikk via VLAN

I tillegg til QoS-rutere, kan du bruke et Virtual Local Area Network (VLAN) til å segmentere taletrafikk. Du kan tenke på et VLAN som et nettverk i nettverket. VLAN-er kan være basert på flere egenskaper, inkludert plassering, enheter, brukergrupper og, ja, trafikktype. Når det gjelder VoIP, vil et VLAN ganske enkelt segmentere den trafikken innenfor den samlede nettverkskapasiteten din for å gi mer umiddelbar respons. Dette er spesielt nyttig for selskaper med mer enn 50 ansatte som bruker en VoIP-tjeneste.

Det kan også være lurt å prøve et programvaredefinert bredt nettverk (SD-WAN), som gir en internettforbindelse som sitter på toppen av din eksisterende internettforbindelse. Hvis du for eksempel har Time Warner-internett, vil en SD-WAN-ruter traktere trafikk gjennom et virtuelt privat nettverk (VPN) over Time Warner-trafikken for å sikre at trafikken kommer til det stedet der det er mest nødvendig. Eller det vil tillate deg å koble en andre ISP-tjeneste til VPN-en din for å finne ut hvilken tjeneste som fungerer best for øyeblikket for å dirigere trafikk til nettverket.

5. Bestem riktig samtalelast

Valentine anbefaler et 1 til 1-forhold mellom antall ansatte som bruker VoIP og den totale samtalelasten som er tilgjengelig på systemet ditt. Dette betyr at VoIP-tjenesten din skal kunne håndtere hver eneste ansatt som tar en VoIP-samtale på nøyaktig samme tid.

Dette vil kreve litt framsyn fra din side, da du kan trenge å utvide eller trekke fra antall ansatte i din bedrift. Så hvis du planlegger en større ansettelsesrunde eller hvis du planlegger permittering, må du tenke på hva den maksimale anropsbelastningen skal være.

6. Evaluer mer enn én SIP-telefon

Den primære protokollen som knytter VoIP-anrop og periferiutstyr sammen er SIP (Session Initiated Protocol). Nesten alle VoIP-enheter - inkludert rutere, brytere og håndholdte enheter - støtter SIP med mindre de er en del av en proprietær løsning som bruker sin egen protokoll. Når du leter etter håndsett som er i stand til VoIP, vil SIP være en protokoll du nesten alltid vil se oppført som "støttet." Men det er ikke alt som er til VoIP-håndsettet.

Du bør absolutt teste flere forskjellige varianter av SIP-telefon for å se hvordan de fungerer med din valgte VoIP-leverandør. Din leverandør vil vanligvis ha foretrukne maskinvarepartnere og kan til og med ha en tjeneste som vil forhåndskonfigurere disse telefonene før du sender, slik at du bare kan plugge og spille når de kommer. La imidlertid ikke den bekvemmeligheten svinge deg unødvendig, da det er andre hensyn.

For det første bør du teste håndsettene dine for å se hvordan de fungerer med den valgte rutingsplattformen din, så vel som eventuelle apper du har som kjører som sitter på toppen av VoIP-nettverket ditt eller kobler til det - ting som helpdesk-plattformen, kunden din Relationship Management (CRM) -app, og absolutt IT-styringsverktøyene dine. Til slutt, hvis du leverer trådløs VoIP-anrop til mobile enheter, og noe av dette kommer fra leverandøren av håndsettet, bør du også teste dem grundig. Voice er en kritisk kommunikasjonsplattform og absolutt en moden teknologi, men VoIP har fremdeles mange fallgruver for det uprøvde eller det uvettige; pass på at du ikke er blant dem.

7. Etablere en nødtelefonplan

Hvis du følger trinnene ovenfor, vil du sannsynligvis ha en enkel overgang. Imidlertid bør du være forberedt på katastrofescenarier. En måte å garantere at du alltid har oppetid på er å bygge et hybrid lokal / skybasert VoIP-system. På den måten, hvis leverandørens sky går ned, kan du bruke de interne ressursene dine til å overføre samtaler. Eller hvis det er en flom i nabolaget ditt, kan du overføre all arbeidsmengden din til leverandørens sky.

"Dette skjer med økende frekvens, " sa Valentine. "Hvis en bygning mister strøm, er en virksomhet som er avhengig av telefoner ute av drift. Hvis du flytter til skyen, kan du unngå problemet med lokale strømbrudd. Men hvis skyen har strømbrudd, kan leverandøren din kunne sende ringer over telefonlinjer i stedet for internettforbindelsen."

Hvis telefonsystemet er nede på både skyen og lokalt nivå, er det avgjørende at du dirigerer telefontrafikk til andre kommunikasjonsmetoder som chat og e-post. Kundene dine vil fremdeles være sinte, men de vil sannsynligvis velge å gi uttrykk for misnøye til chatagentene dine i stedet for å lufte seg på sosiale medier.