Abacus gjennomgang og vurdering

Et solid kostnadssporingsapplikasjon gir muligheten til å håndtere flere oppgaver. Spesielt slik når avkastningen på investeringen (ROI) er avhengig av teamprosjekter og kunder; i så fall må det hjelpe et virksomhets finansavdeling og ledere å forene utgiftene på mange måter. Abacus (som begynner på $ 9 per bruker per måned) gjør en god jobb med å dekke alle disse basene for selskaper som driver virksomhet i USA med sitt trendy, brukervennlige grensesnitt. Abacus-mobilgrensesnittet kommer på et øyeblikk nær de av Editors 'Choices Certify og Rydoo. Selv om det ikke helt kan samsvare med deres internasjonale omfang eller muligheter for policy og regler, er Abacus refusjonsverktøy helt topp som en del av en omfattende utgiftssporingsplattform for innenlandske virksomheter.

Priser og planer

Abacus-priser begynner på $ 9 per bruker per måned for sin startpakke, som inkluderer automatiserte policy-kontroller, integrasjoner med Intuit QuickBooks, og ubegrenset datalagring, blant andre. For $ 12 per aktiv bruker per måned (faktureres årlig), legger Abacus til programmerbar godkjenningsruting, integrasjon av kommersielle kort og tilleggsstøtte. Den tilbyr også en tilpasset plan for bedrifter. "Aktiv" bruker betyr at du bare betaler for brukere når de har godkjent en utgift i måneden.

Abacus tar ikke betalt ekstra for en ansatt som utgifter tungt heller. Abacus tar heller ikke betalt for din regnskapsfører, implementering eller kontinuerlig support (e-post til startplanen; telefon og live chat for Professional og Enterprise). Selskapet dekker også betalingsgebyr for automatisert clearing house (ACH) uten ekstra kostnader.

Du kan registrere deg for en 30-dagers gratis prøveversjon av Starter-planen ved å kontakte selskapet. En del av Abacus-tjenesten og verdiforslaget er selskapets tro på at det det leverer er i ACH direkte refusjon av godkjente utgifter. Akkurat nå jobber Abacus bare med amerikanske banker, så internasjonale transaksjoner er ute. I motsetning til ExpensePath, gjør kunden alle sine egne innstillinger for kontooppsett. Av sikkerhetsgrunner ble Abacus-demokontoen befolket ved å bruke sine egne økonomiske data. Når den opprinnelige kontoen var satt opp, inviterte jeg meg selv som bruker til å bli med via andre e-postadresser.

Et friskt utseende

Bedriften er ung. Som et resultat er både nett- og mobilgrensesnitt designet med det siste innen moderne utseende, følelse og mobilopplevelse i tankene, noe som skiller det fra konkurrenter med vanskeligere brukergrensesnitt, som Expensify. Nettgrensesnittet samler det mobile grensesnittet sterkt sammen i form, skriftstørrelse, brukervennlighet og funksjoner. Grensesnittets likhet gjør at det føles lett å flytte fra det ene til det andre.

Abacus 'oversikt over oversikt over nettadministratorpanel omfatter Expense List, Chart View og Kvitteringsvisning-rullegardinmenyer, sammen med en søkeboks. Helt til høyre er en knapp for å legge inn en ny utgift og filtrere, sortere og eksportere alternativer. På venstre side kan du enkelt bytte fra administrator til dine egne personlige funksjoner. Nedenfor er lenker til hovedskjermene: Innboks, Venter, Godkjent, Innboks med advarsler, Innboks uten advarsler og Godkjent - Siste 6 måneder. Du kan også se utgiftsrapportene for forskjellige turer, sjekke kredittkortene som er tildelt teamet ditt, se alle personene i teamet ditt, administrere bedriftens utgiftspolitikk og finpusse kontoen din og generelle innstillinger.

Mobilapper er tilgjengelige for Android og ioS. Mobilgrensesnittet er enkelt og lett å forstå. Etter at du har svart på managerens invitasjon til å registrere deg hos Abacus, blir du deretter invitert til å laste ned appen; Jeg lastet ned Android-appen.

Du får to valg: For det første kan du, hvis du ønsker det, ta et bilde av en kvittering som skal brukes senere. I motsetning til iOS-appen gir ikke Android-appen en transkripsjon av kvitteringen på appen. Du kan imidlertid hente kvitteringen på nettgrensesnittet, der leverandøren og beløpet vil bli lagt inn for deg.

Det andre valget ditt er å legge inn informasjonen for hver utgift manuelt på mobilappen. Når du oppgir leverandørnavnet, vil appen lete etter og liste opp lignende navngitte bedrifter i ditt område (som kan være upraktisk hvis den aktuelle virksomheten er ny og ikke i ditt område). Du kan knytte utgiftene til en tur som ble opprettet ved hjelp av nettgrensesnittet.

Hver utgift, når den er ferdig, blir umiddelbart sendt inn uten å måtte vente med å opprette en rapport. Da jeg sendte inn tre utgifter ved hjelp av en fiktiv ansattkonto, dukket de opp nesten umiddelbart i lederkontokontoen. en, som ble sendt inn uten kvittering, ble på riktig måte flagget som "Med advarsler." Jeg kunne deretter sende en melding tilbake med spørsmål om den manglende kvitteringen, som den ansatte mottok i e-posten sin. Derfra kunne den ansatte logge seg på nettkontoen og sende svar.

Mens Android-appen er pent designet, gjør den ikke så mye mer enn å opprette og sende utgifter. Dette i motsetning til tjenester som Concur Expense, som tilbyr full funksjonalitet på mobilappene sine.

Enkel refusjon for utgifter

Ansatte som sender inn utgifter med jevne mellomrom kommer til å like Abacus. Jeg satte pris på at jeg kunne levere utgifter en om gangen for refusjon uten å måtte fylle ut en fullstendig rapport med mange typer utgifter. Denne prosessen skiller seg fra apper som ExpensePath, som bare lar deg sende utgifter via rapporter. Enda viktigere er at de fleste ansatte ikke vil være i stedet for å bære selskapets utgifter i flere uker.

Med Abacus er snuoperasjonen for refusjon omtrent to dager. Det kan være mindre tidkrevende å ta seg tid til å opprette en rapport enn å sende inn en utgift om gangen, men hvis godkjenningsprosessen sparker tilbake en hel rapportgodkjenning for refusjon for bare ett element, vil de ansatte like det? Ikke så mye.

På administrasjonssiden av ligningen fant jeg innstillingsregler enklere enn ExpensePath. Innstillingsdelen inneholder alle advarsler og blokkeringsregler, kjørelengde og automatisk kostnadsutgift jeg kunne bruke og deretter noen. Det er ekstremt enkelt å godkjenne utgifter, enten enkeltvis eller i gruppe, og å sende dem tilbake til den ansatte med en kommentar. Den ansatte får umiddelbart beskjed om kommentaren via e-post, og kan svare på tur. Det er også enkelt å overføre en godkjenning til en annen leder.

Fra et regnskapsmessig synspunkt satte jeg pris på at Abacus ga meg flere alternativer enn Certify. Den synkroniseres automatisk med Xero, QuickBooks og Oracle NetSuite regnskapsprogramvare. Jeg likte også at Abacus lagrer data og tillater tilgang i den påkrevde IRS-perioden på 7 år, og ga en full revisjonsspor. Når lederen og administratoren godkjenner utgiftene for refusjon, utføres ACH-betaling innen en 24-timers periode.

Abacus tar også ekstra sikkerhetstiltak for å sikre kundens Admin-kontoer. Noen dager etter at jeg begynte å teste Abacus, sendte selskapet meg en e-post med beskjed om at refusjonsutbetalinger var blitt suspendert i påvente av identitetsbekreftelse, og ba om de fire siste sifrene i testerens personnummer. Disse ekstra trinnene er irriterende på ett nivå, men betryggende på et annet.

Kostnaden for å drive virksomhet (med andre ord utgifter) er den nest største posten under lønn for de fleste selskaper. Å sikre at dette blir gjort nøyaktig er kritisk, og det begynner med å gjøre innsendingsprosessen mindre tyngende. Abacus selvoppsett, brukervennlighet og rask direkte refusjon er et pluss, forutsatt at kunden er i orden med å røpe sensitiv bankinformasjon for å få dette til. Det er et solid valg for SMB-er uten internasjonal tilstedeværelse som leter etter rask kostnadssporing uten problemer og refusjon av ansatte.