Video: Using Accellion's Secure Shared Folders (Oktober 2024)
For virksomheter som arbeider med store filer som kan inneholde sensitiv informasjon, kan det være en utfordring å dele og sende disse filene. Å knytte dem i en e-post fungerer ikke hvis den mottakende e-postserveren avviser filene for å være for store. Hvis de inneholder sensitive helsejournaler eller proprietær, konfidensiell forskning, utelukkes offentlig skylagringstjenester. Dette er hvor sikker administrert filoverføring (MFT) -tjenester lyser da de gir virksomheter en sikker måte å enkelt overføre filer på.
Accellion Kiteworks Business, som begynner på $ 15, 00 per bruker per måned, gir grunnleggende kontroller av personvern, brukerstyring og noen MDM-funksjoner. Accellion Kiteworks Business kan ikke samsvare med vårt redaksjonelle valg Citrix ShareFile Business for brukervennlighet eller våre andre redaktørers valg Globalscape EFT Cloud Services for omfattende funksjoner, men det gir solid ytelse til en anstendig pris.
MFT-tjenester gjør mer enn bare å sende lenker til store filer, som hightail (tidligere kjent som YouSendIt) gjør det. MFT-tjenester gjør også mer enn bare å lagre fil, som Eske gjør. MFT-programvare leveres med innebygde filsporingsverktøy for å la bedrifter spore hvor filene gikk og hvem som åpnet dem. Det lar også bedrifter sette grenser som utløpsdatoer og antall ganger filene kan lastes ned. Accellion Kiteworks Business tilbyr et administratorpanel som viser alle filene som ble lastet opp og lastet ned til systemet, samt alle brukerne som er tilknyttet kontoen. Programvaren tilbyr rapporter som er ganske grunnleggende, men nyttige for feilsøking (for brukere som har problemer med tjenesten).
Akseptpakker og gratis prøveversjon
Accellion tilbyr tre forskjellige Kiteworks-planer: Business, Enterprise og Enterprise Connect. Forretningsplanen på startnivået, som begynner på $ 15, 00 per bruker per måned, er begrenset til fem til 500 brukere. Hver bruker får 1 TB lagringsplass, og hver fil er begrenset til 2 GB i størrelse. Enterprise og Enterprise Connect-planene har tilpassede prisplaner, så du må ringe Accellion for nøyaktig prisfastsetting. Disse to planene fjerner alle filstørrelsesgrenser, lagringskvoter eller brukerkapsler. Hvis du har mindre enn 500 brukere, men trenger å ha filstørrelser på mer enn 2 GB (for eksempel mediefiler), kan Accellion Kiteworks vise seg å være for begrensende - eller for dyrt - for deg.
Accellion tilbyr en 14-dagers gratis prøveversjon for Enterprise-planen, men du er begrenset til bare fem brukere i løpet av prøveperioden. Det er ingen filstørrelsesgrenser, men lagringskvoten er avkortet på 1 TB. Du har ikke tilgang til alle funksjonene i prøveversjonen heller, men du har verktøy for fildeling, automatisering, mobilapper og integrasjon med Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) og Single Sign-On (SSO) verktøy.. For denne anmeldelsen så jeg på den gratis prøveversjonen av Enterprise; denne gjennomgangen fokuserer imidlertid bare på funksjoner som er tilgjengelige i forretningsplanen. Det kreves ikke et kredittkort for den gratis prøveperioden, noe som gjør det enkelt å prøve programvaren og se om det passer dine behov.
En ting å huske på med forretningsplanen er at den er rent skybasert. Alle filene som overføres lastes opp til og lastes ned fra offentlige skyservere. Enterprise planen gir deg muligheten til å ha programvaren helt på stedet (omtrent som hvordan Linoma Software GoAnywhere MFT Standard fungerer), ha den på en privat sky med et virtuelt apparat, eller på en hybridsky, som drar nytte av lokal og offentlig infrastruktur. Citrix ShareFile Business tillater også en hybridløsning, men til et lavere prispunkt enn Kiteworks.
Accellion Kiteworks Business kan være nyttig hvis du har mange brukere som regelmessig sender filer til partnere og klienter utenfor organisasjonen. Alt du trenger å gjøre for å komme i gang med den gratis prøveversjonen er å gi Accellion navnet og e-postadressen din. Accellion sender deg deretter koblingene til admingrensesnittet og brukergrensesnittet (UI) for den offentlige skyen, sammen med et passord via e-post.
Komme seg rundt Accellion Kiteworks Business
Når du logger deg på administrasjonspanelet for første gang, viser Accellion Kiteworks Business deg et tomt instrumentbord. Det er veldig enkelt og faktisk kan det være litt for enkelt. Jeg ventet stadig å se menyalternativer som var i venstre område. Etter hvert fant jeg ut at Person-ikonet øverst er for brukerstyring, Mappe-ikonet er for filhåndtering, og kakediagram-ikonet er for rapporter.
La oss snakke litt om rapportene. Rapportene viser hvor mye plass hver bruker bruker, noe som er nyttig siden Accellion begrenser lagring hvis du har en forretningsplan. Du kan også se hvor mange filer som er lastet opp. Aktivitetsloggen viser informasjon som påloggingsforsøk, slik at du kan fortelle når noen spiller gjet-passord-spillet for å bryte inn på en konto. Det kan ikke tilpasses veldig, men er fortsatt en interessant innsikt for IT-sjefen.
Det første jeg gjorde var å lage noen brukere til å bruke denne plattformen. Brukersiden skiller ikke mellom ansatte og klienter på den måten som ShareFile gjør. Jeg har bare lagt inn alle brukerne som regelmessig skulle få tilgang til Accellion Kiteworks Business. Jeg syntes prosessen var mye enklere enn den var i Globalscape EFT Cloud Services eller Citrix ShareFile Business. Jeg skrev nettopp e-postadressen og definerte personen som en bruker (og ikke som en applikasjonsadministrator). Når personen ble opprettet i systemet, kunne jeg klikke på navnet og endre profilen til å være bare en mottaker, om nødvendig. Jeg kunne også tilbakestille passord, suspendere / slette brukere og tilordne brukerpolicyer.
Enkelheten er imidlertid i fangst: Du kan ikke tilordne granulære tilgangskontroller. Accellion Kiteworks Business handler om profiler. Systemet leveres med tre profiler som standard: Standard, Begrenset og Mottaker. Du kan også opprette andre profiler med forskjellige nivåer av begrensninger (for eksempel filkvote).
Accellion Kiteworks Business har omfattende Active Directory- og LDAP-integrasjon, men det er begrenset til Enterprise og Enterprise Connect-planene. For forretningsplanen er kontrollene for grunnleggende. Hvis du vil ha fleksibilitet i brukertilgangskontroller, er Globalscape EFT Cloud Services et langt bedre alternativ.
Accellion krypterer alle filene som er i transitt, så vel som i resten på serverne. Enterprise-brukere har muligheten til å administrere sine egne nøkler slik at Accellion ikke har tilgang til dataene. Inntil mottakeren laster ned filen, beveger filene seg ikke noe sted, slik at du ikke trenger å bekymre deg for kopier av filene som blir lagret på postserver og andre mellomleddstopp.
Som bruker vil mesteparten av tiden din bli brukt i brukergrensesnittet, som ser helt annerledes ut enn administratorgrensesnittet. Skjermen ser ut som de fleste filbehandlere, med en meny, et mappetre og hovedruten som viser alt innholdet. Det venstre sidefeltet er en meny, med alternativer for å vise alle filer, delte mapper, favoritter, nylige aktiviteter og e-post. Det siste alternativet, Flytt skuff, åpner en egen rute som viser filer som blir flyttet. Når du klikker på en mappe i mappetreet, ser du innholdet i mappen i hovedruten. Det er intuitivt fordi folk er vant til å jobbe i denne typen grensesnitt.
Dele filer med Accellion Kiteworks-virksomhet
Accellion Kiteworks Business føles veldig som Dropbox når du sender filer. Faktisk, som de fleste MFT-programvare, beveger filene seg ikke noe sted etter å ha blitt lastet opp til skyserveren. For å sende filer, oppretter du en mappe og tildeler brukere til mappen. Når du har lagret data i mappen, sender systemet automatisk en e-post til mottakerne med lenken der filen er lagret. Så lenge du har personen lagt til i mappen, vil hver gang du lagrer noe, den personen få et varsel. Det er ingen formell svar-mekanisme, selv om brukeren alltid har rettigheter, forutsatt at brukeren alltid har rettigheter, kan legge filer til den delte mappen.
Accellion Kiteworks Business tilbyr en plug-in for Microsoft Outlook, noe som gjør at e-posten blir sømløs. For å få SharePoint-integrasjon, må du ha Accellion Kiteworks Enterprise. For å samarbeide med andre nettskyleverandører eller SSO-plattformer, må du ha Kiteworks Enterprise Connect. Jeg skulle gjerne sett noe sånt som Citrix ShareFile Business tilbyr, der lenken sendes til brukeren og informerer dem om stedet for å laste opp filen.
Støtte, integrasjoner og ledelse
Accellion Kiteworks Business er noe av en latecomer for MFT-partiet, men det gjør opp for forsinkelsen ved å ta hensyn til mobilappen. Android-, iOS- og Windows Phone-appene lar deg lage filer, synkronisere kopier med serveren og enheten og sende og motta filer. MDM-verktøy fra MobileIron, Symantec og Good Technology er tilgjengelige gjennom Accellion Kiteworks Business, som kan gjenkjenne enheter og synkronisere filer med kontoen. Hvis du senere bestemmer deg for at disse enhetene ikke lenger skal ha filene, kan du bare trekke tilbake tillatelsene. Det er også koblinger til tredjeparts lagringstjenester som Google Drive, SharePoint, Box og Dropbox - men de er begrenset til Enterprise Connect-brukere. Det hadde vært fint å se denne funksjonen på forretningsplanen slik Citrix ShareFile Business tilbyr den.
At Accellion ikke tilbyr 24/7 support var litt skuffende med tanke på at Citrix gjør det. Så hvis du er typen som ikke vil vente til morgen med å få hjelp, vil du finne Accellion Kiteworks Business frustrerende. Det er en nettprat, men da jeg klikket på den etter timer, fikk jeg beskjed om at den ville sende en e-post til supportteamet, og jeg vil motta et svar senere. For å være rettferdig fikk jeg svar godt innen 12 timer. Det er også et gratis telefonnummer, men det er heller ikke tilgjengelig 24/7. Online-dokumentasjon finnes, men verktøyet er enkelt nok til at du virkelig ikke trenger det. Likevel virket det som om dokumentasjonen var litt mangelfull sammenlignet med andre tjenester.
Del trygt og enkelt med Accellion Kiteworks-virksomheten
Accellion håndterer alle sikkerhetsmessige hensyn for brukere av forretningsplaner, men gir organisasjoner muligheten til å administrere sine egne krypteringsnøkler for større sikkerhet (i Enterprise plan). Sammenlignet med våre redaksjoners valg Globalscape EFT Cloud Services eller tilbudene på stedet som Linoma Software GoAnywhere MFT Standard, tar Accellion Kiteworks Business bare babytrinn. Hvis du er ute etter et produkt som etterligner arbeidsflyten for hvordan folk allerede jobber, vil Accellion Kiteworks Business være tiltalende. Det er ikke så allsidig som våre redaksjonelle valg Citrix ShareFile Business eller Globalscape EFT Cloud Services, og noen organisasjoner kan hode mot filstørrelseskravene i forretningsplanen, men generelt sett er Accellion Kiteworks Business en solid utøver og godt egnet for de fleste virksomheter.
