Evaluering og vurdering av Activtrak

Priser og oppsett

ActivTrak er gratis for overvåking av opptil tre arbeidsstasjoner med 3 gigabyte (GB) lagringsplass. Den gratis planen (som inkluderer annonser i brukergrensesnittet) kommer også med ubegrenset konto-ID-er, aktivitetslogg CSV-eksport, HDD-basert datalagring, ett skjermbilde per aktivitet, samt tilgang til sanntidsvisning og blokkering av nettsteder. Selv om produktet hadde grunnleggende og avanserte planer tilgjengelig da vi først testet det, har selskapet siden redusert nivåene til bare to: Freemium-nivået og et som heter Advanced.

Den avanserte planen inneholder alle funksjonene som er mest mellomstore for større selskaper, som flere alarmer på skjermbilder, ubegrenset datalagring, det eksterne Windows-installasjonsprogrammet, SSD-basert datalagring og e-poststøtte uten annonser for å nevne noen få. Prisnivået for denne planen starter på $ 7, 20 per bruker per måned, så lenge du registrerer deg for en årskontrakt.

Selskapet har også det det kaller tilleggsfunksjoner, som det faktureres separat. Disse inkluderer ting som videoavspilling, flagging av skjermbilder, redaksjon av skjermbilde og tilgang til rå data. Du må diskutere eksakte priser med en ActivTrak-representant, og hva du enn velger å legge til, blir lagt inn i din årlige regning, ettersom disse funksjonene bare er tilgjengelige for årsabonnenter. Det er litt mindre fleksibelt enn da vi først så på ActivTrak, men det tilbyr fortsatt langt rimeligere prisordninger for små til mellomstore bedrifter (SMB) enn den heftige bedriftsprising av et verktøy som Veriato 360.

Så langt som oppsettet gikk, var ActivTrak-agenten omtrent like enkel å installere som Teramind. ActivTrak sporingsagent er tilgjengelig for Windows, macOS, Chrome O og en Chrome nettleser som er installert på ethvert desktop-operativsystem (OS), inkludert FreeBSD, Linux og andre. På test Windows 10-maskinen min logget jeg meg inn på admin-kontoen min og klikket på Install Agent-knappen øverst til høyre. Når du først konfigurerer en konto og logger deg på, gir ActivTrak deg en popup-vindu med en rask YouTube-video som leder deg gjennom agentinstallasjonsprosessen.

Når den er lastet ned, åpnet ActivTrak-installasjonsveiviseren på testmaskinen min og fullførte installasjonen på et minutt eller to, med null bryderi på slutten. ActivTrak-agenten er stealthy, noe som betyr at søknads- og filprosessene har inkognitonavn, slik at de ikke blir lagt merke til. Så når installasjonen var fullført og jeg logget av admin-kontoen, var maskinen klar til overvåking og dukket opp umiddelbart i administrasjonsgrensesnittet. Sammenlignet med multistep-installasjons- og kompatibilitetsproblemer som sto overfor når du konfigurerte agenten i verktøy som InterGuard, var ActivTrak en lek.

Ansattes overvåking

Sammen med Teramind sportet ActivTrak det mest intuitive, skybaserte admin-brukergrensesnittet av noen av de ansattes overvåkningsverktøy i denne runden. ActivTrak kan synkronisere med Google-kontoen din for pålogging og tofaktorautentisering, en fin innlogging og sikkerhetsberøring som ikke finnes i andre verktøy. Når du først logger deg på, gir Home-oversikten deg en rekke statistikker og datavisualiseringer med et øyeblikk for å få en følelse av teamets eller organisasjonens produktivitet.

ActivTrak gir tid til å spore opp, og viser samlet produktiv og uproduktiv tid brukt i apper og nettsteder, selv om du enkelt kan filtrere resultatene for å vise spesifikke brukere eller grupper. Hvis du blar ned, finner du et utvalg av de siste ansattes skjermbilder fulgt av et filtrerbart produktivitetssøylediagram og brukerdiagram som fordeler produktiv, uproduktiv og inaktiv tid. Under det viser kakediagrammer en oversikt over de beste appene og nettstedene du har besøkt. For alle apper registrerer ActivTrak tittellinjeteksten, men for nettlesere samler den et ekstra datafelt som inneholder hele URL-en.

Du kan ikke tilpasse dashboard-widgetene som du kan i InterGuard og Veriato 360. ActivTrak har heller ikke målrettede visninger som Teraminds Risiko- og Fokus-dashbord. Men det er en sanntidsfane for å se hvilke apper og nettsteder de ansatte bruker for øyeblikket (sammen med enhet, OS, IP-adresseinfo, etc.), med muligheten til å ta et skjermbilde i sanntid ved å trykke på Kamera-ikonet ved siden av brukeren. Derfra kan administratorer til og med zoome inn og lese en ansattes skjerm.

Hovedoversiktenes diagrammer - og egentlig alle produktivitetsberegningene ActivTrak samler - stammer fra hvordan programvaren håndterer kategorier. Du administrerer kategorier via Innstillinger-fanen og kan klassifisere apper og nettsteder som er produktive og uproduktive. Men det er ikke alt: administratorer kan også gruppere aktiviteter etter type, inkludert bank, e-post, underholdning, spill, shopping, sosiale nettverk og sport. Kategoriene og produktivitetslistene i Innstillinger lar bedrifter opprette og sortere sine egne tilpassede kategorier samt legge til eller slette apper og nettsteder manuelt med et enkelt klikk. Det listebaserte administrasjonsgrensesnittet er enkelt, men kraftig, og lar meg enkelt legge til og fjerne nettsteder. Du kan også se en liste over for øyeblikket udefinerte apper og nettsteder som er klare til å bli sortert. Dette ligner Work Examiner, selv om ActivTrak også har en Blokkering-fane for å ta produktivitetsklassifisering et skritt videre ved fysisk å blokkere domener for å øke ansattes produktivitet.

Utenfor hoved- og sanntids-dashbordene, er det meste av mer detaljerte overvåkningsdata funnet i Rapporter-fanen og delen Skjermbilder. Så langt skjermdumpene går, lar ActivTrak deg se de nyeste skjermdumpene av brukeren, som jeg klarte å klikke i et lysbildefremvisning-lignende visningsprogram gjennom skjermbildene som ble tatt av testmaskinen min. Du kan også se på en historisk oversikt over skjermbilder filtrert etter bruker-, dato- eller produktivitetskategorier. Det er ingen live eller innspilte videomater du kan ikke se historiske avspillingsopptak som du kan gjøre i Teramind. Men skjermdumpfunksjonen i sanntid er bra for å fange fotobevis for en ansattes arbeid (eller mangel på det) med et øyeblikk. Skjermbilder kan konfigureres på en bruker-for-bruker-basis og kan klikkes hvert 5. sekund på et minimum. Etter behov kan du spille av, pause eller laste ned skjermdumpene. I tillegg kan du merke av i en boks for å ta flere skjermbilder av gangen. En manglende funksjon her er muligheten til å uskarpe skjermbilder for personvern, slik du kan gjøre i Desktime Pro. Men hvis du leter etter DLP-tillegget (forklart senere), vil ActivTrak ta ekstra skritt for å sikre personvern for sensitive data. ActiveTrak tilbyr også en aliasfunksjon for å endre navnet på en bruker i rapportene du oppretter. Det samme aliaset kan brukes til flere maskiner. Du finner aliasfunksjonen under Innstillinger.

En viktig merknad ved ActivTraks overvåking er at plattformen med vilje ikke logger tastetrykk. Selskapet sier at overvåkningsplattformer for ansatte som registrerer keylogging noen ganger er klassifisert som ondsinnet av antivirusprogrammer (som jeg opplevde, irriterende, under installasjon og testing av InterGuard). I stedet for å registrere tastetrykk, legger ActivTrak større vekt på skjermbilder og sporer mus- og tastaturbevegelse (bare ikke spesifikke taster og kommandoer) for å avgjøre om en brukerøkt er aktiv eller inaktiv. I motsetning til Teramind, mangler ActivTrak imidlertid muligheten til å kjøre optisk karaktergjenkjenning (OCR) på skjermbilder for å søke etter bilder etter bestemte nøkkelord. Imidlertid bekreftet selskapet at det jobber med et innholdsanalyseverktøy for å gjøre nettopp det.

Rapportering og varsler

Du kan navigere til spesifikke rapporter ved å klikke deg inn i hvert diagram i hovedpanelet. ActivTrak har imidlertid også en liste over datafordelinger i Rapport-fanen i navigasjonsmenyen på venstre side. Rapporten Toppnettsteder, Toppprogrammer, Toppkategorier og Toppbrukerne er selvforklarende. De viser deg sporet av produktiv og uproduktiv tid på siden og deretter en liste over nettsteder, apper, kategorier eller brukere, med varigheter og bruksprosenter filtrert av brukere eller datamaskiner. Det er også noen nyttige sammenbrudd, for eksempel muligheten til å klikke på undersider og sidetitler, søke etter et skjermbilde eller lage en alarm relatert til aktivitetsoppføringen du har identifisert.

Det er også en produktivitetsrapport, som kan vise deg en tidsstemplet fremdriftslinje for en ansattes produktivitet i løpet av en enkelt dag, uke, måned eller til og med år. Endelig er det Aktivitetsloggen, en mest omfattende rapport som viser hver tidsstemplet ansatt-handling på tvers av apper, nettsteder osv., Med tilsvarende skjermbilder hvis relevant. Så hvis en ansatt har brukt en time på Reddit, kan du gå inn på undersider for å se hva de så på eller se på uproduktiv aktivitet i større sammenheng med arbeidshverdagen. Alle rapporter kan enten lastes ned som en CSV-fil eller lagres direkte på Google Drive. Når du sorterer og eksporterer rapportdata, kan du kontrollere hvilke datafelt du vil at rapporten skal inkludere ved å klikke på kolonnen-fanen øverst til høyre.

ActivTrak har ikke søk etter skjermbilder på OCR-søkeord ennå, men det tilbyr nøkkelordsporing gjennom varsler (referert til som alarmer). I kategorien Alarmer klarte jeg å sette opp varsler for å utløse med litt automatisert logikk, for eksempel om en beskrivelse eller URL inneholdt et bestemt søkeord eller uttrykk eller om en bruker utfører en bestemt handling, for eksempel å koble til en USB-enhet. Etter at alarmen går, lar ActiveTrak-agenten deg registrere hvor lang tid en USB-enhet ble koblet til.

Jeg var i stand til å stille testvarslingen til å ta flere skjermbilder hvert 10. sekund hvis uttrykket "jobbsøking" dukket opp i en ansattes aktivitet, og til og med kunne vise en tilpasset popup-melding til den ansatte for å fortelle dem at handlingen deres ikke er tillatt (for eksempel hvis de overskredet den tildelte daglige tiden på nettsteder for sosiale medier). ActivTrak lar deg også konfigurere både e-post og Webhooks-varsler for alle varsler. Du kan også sende andre e-postbaserte rapporter og varsler, inkludert en Weekly Digest-rapport over alle kontoraktivitets- og produktivitetsberegninger.

Google Analytics for ditt kontor

ActivTrak gjør det vanskelig å unngå å bli stemplet som spyware eller Big Brother-aktig, og inneholder en rekke funksjoner for å kjøre dette punktet hjem. I stedet er det som en "Google Analytics for kontoret." I Innstillinger-fanen var jeg i stand til å angi en tilpasset agentplan slik at ActivTrak bare overvåket aktiviteter i arbeidstiden, noe som er spesielt nyttig for eksterne arbeidere. Og programvaren inkluderer både grupper og tilgang-faner for administratorer til gruppebrukere i bestemte team eller avdelinger, og gir bare ledere tilgang til å se overvåkningsdata relatert til de ansatte de direkte har tilsyn med. Det er også en revisjonslogg som viser all administrator- og lederaktivitet i systemet, og viktigst av alt, en ikke spore-funksjon som vil stoppe all overvåking på en maskin selv om en agent er installert.

Den viktigste personvernfunksjonen er imidlertid hvis organisasjonen din kaster for DLP-funksjonen som er tilgjengelig som et alternativ under fanen Skjermbilder. Her lar ActivTrak deg faktisk redigere elementer som e-postadresser og telefonnumre, pass- og kredittkortnummer, personnummer, forsikringsinformasjon og andre sensitive personlige og økonomiske data slik at de ikke blir logget eller lagret. Dette er bare tilgjengelig i den avanserte planen som en tilleggsfunksjon.

ActivTrak har ikke dybden av overvåking av Editors 'Choice Teramind eller andre bedriftsaktører som InterGuard, StaffCop Enterprise og Veriato 360, og det er etter design. Av de tre verktøyene vi testet med fokus på produktivitetsmålinger - ActivTrak, Desktime og Work Examiner, er ActivTrak det enkleste å konfigurere og bruke. Det tilbyr mest personvernfunksjoner, gode produktivitetsmålinger og rapporter, og automatiserte varsler. ActivTrak er prisgunstig etter skalert volum, og er vårt redaktørvalg for bedrifter som ønsker å drive produktivitet og effektivitet på sine kontorer med målrettet datainnsamling, men ikke trenger eller vil betale for en full-on, Big Brother-lignende ansatt overvåkningsplattform.