Vurdering og vurdering av Acumatica

Mange tilpassede alternativer

Som med mange av de små og mellomstore regnskapssystemene som jeg vurderte, har Acumatica omfattende tilpasningsmuligheter. Og som med nesten alle de andre, er det bedre å la partneren du jobber med å gjøre det tunge løftet på dette. Du kan filtrere på mange av dataskjermene og rapportene, hvorav det er hundrevis av tilgjengelige. Jeg fant noen av dataregistreringsskjermene bare litt opptatt, og dette kan være et sted du ber partneren din om å gjøre litt finjustering. Som med AccountMate, kjøper lisensen deg tilgang til all appens kildekode. Appen er skrevet under Microsoft.NET, og hvis du har en IT-avdeling, kan de være komfortable med å bruke Visual Studio for å gjøre litt optimalisering.

Import og eksportfunksjoner er lett tilgjengelig, og systemet er Open Data Protocol (OData) -kompatibelt, slik at du kan eksportere data til andre apper, for eksempel Microsoft Power BI. Det er nyttig i tilfelle du trenger å gjøre ytterligere analyse, gjengi forskjellige datavisualiseringer eller tilfredsstille et tredjeparts revisjonsprogram.

Kontostruktur er lett å forstå. Kontoer består av en femsifret kontokode som lokaliserer hvor i diagrammet kontoen faller under (Eiendeler, aksjer, utgifter, inntekter og forpliktelser), og du kan legge til opptil 10 ekstra tre-tegns underavdelinger til disse. Siden Acumatica er i stand til drift av flere selskaper og konsolideringer, kan disse underavdelingene eller underkontiene brukes til å definere selskaper, avdelinger, divisjoner og mer.

Acumatica på flukt

Fordi det er nettleserbasert, kunne jeg få tilgang til Acumatica på alle tre av mine mobile enheter ved å bruke Chrome-nettleseren. Mens skjermen var betydelig overfylt på en 10-tommers skjerm, var den brukbar ved å dra skjermen til området jeg ønsket tilgang til. For smarttelefonbruk er nettleserens brukergrensesnitt bare for klønete. Heldigvis tilbyr Acumatica apper for Android og iOS.

Mobilappene for Android og iOS er identiske, og har en annen brukergrensesnitt enn når du får tilgang til appen i en nettleser. Appen har ikoner for spesifikke oppgaver som å legge inn tidskort, utgiftskrav, utgiftsrapporter, salgsordrer eller innkjøpsordrer (POs). Jeg fikk tilgang til iOS-appen på en Apple iPad Mini og Android-appen på et Lenovo Yoga-konvertibelt nettbrett, men de er virkelig strukturert for smarttelefontilgang.

Uvanlig prissetting

Nesten alle appene jeg vurderte bruker en eller annen måte å lisensiere per sete; Acumatica gjør det ikke. Snarere er lisensavgiftene basert på ressursforbruk. Når du abonnerer på Acumatica, jobber du med SaaS-modellen, som betyr at du får tilgang til infrastruktur som kjører på Acumaticas skyservere. Acumatica fakturerer deg basert på hvor mye av ressursene din bestemte forekomst av appen bruker. Lisensavgiften er omtrent $ 1000 per måned (faktureres årlig) for en typisk liten bedrift med et moderat antall samtidige transaksjoner.

Et Private Cloud-abonnement bruker en sky-stil-arkitektur, men kjører på infrastrukturen din (enten lokal eller i en egen skyinnstilling, for eksempel en klynge virtuelle servere som er vert på AWS eller Microsoft Azure). Et Private Cloud-abonnement løper omtrent $ 850 per måned, faktureres årlig, igjen uten brukerbegrensninger. Lisensavgiften begrenser prosessering av prosessorer, så hvis du virkelig presser behandlingsevnen til appserveren, kan du oppskalere ved å lisensiere flere kjerner (forutsatt at serveren din har flere kjerner tilgjengelig).

Endelig er det en Private Cloud Perpetual License for en engangsavgift på omtrent $ 30.000 pluss en 18 prosent årlig vedlikeholdsavgift. Igjen, alle disse prisene er estimater jeg samlet fra Acumatica, og tilbys uten tilleggskostnader du vil pådra deg fra hvilken verdiøkende partner du bestemmer deg for å kjøpe programvaren. Partnere vil legge til gebyrer basert på tjenester de leverer, inkludert installasjon, konsulent før salg, tilpasning, programvarekonfigurasjon og opplæring, for å nevne noen.

Acumaticas uvanlige prismodell er litt vanskelig å pakke hodet rundt med det første, men den ivaretar virkelig et selskap hvis brukerbase svinger, enten gjennom utmattelse, vekst eller sesongutvidelse. Hvis disse behovene endres, er det enkelt å overføre fra en skymodell til en lokal installasjon eller omvendt. Par det sammen med fleksibel navigasjon, robust rapportering og enkel nettleserbasert tilgang, og du har et økonomisk system som er ekstremt brukbart og gir en stor verdi.

Utvide seg til ERP

Selv om det absolutt er verdig Editors 'Choice-prisen som et regnskapsprodukt for SMB-hovedbøker, endrer ting seg litt når vi ser på Acumatica som en ERP-plattform. Selv om det fremdeles er et solid valg som ERP-leverandør, får det ikke vårt redaktørvalg valg nikk her, som i stedet går til NetSuite OneWorld.

Acumatica skjev sin ERP-implementering hovedsakelig mot industri og distribusjon. Mye av Acumaticas økonomiske regnskapssystem tilbyr allerede funksjoner som er attraktive for denne typen selskaper, for eksempel et forbedret varelager som gir støtte for flere varehus, samt lagerkostnad ved å bruke standardkostnader, Moving Average, First In First Out (FIFO) og Specific Kostnadsmetoder. Acumatica støtter ikke Last In First Out (LIFO), selv om det ikke er så ille, siden denne metoden har falt utenfor fordel og foreløpig ikke brukes mye utenfor USA under GAAP (General Accepted Accounting Principles). Siden mange ERP-systemer vil bli brukt av multinasjonale enheter, vil dette sannsynligvis ikke bli noen avtale.

Acumatica støtter også nummer- og serienummerering, som er nyttig i produksjonssporing samt overføring i to trinn, slik at gjenstander som er under transport spores ved å slette varen fra varelageret på den opprinnelige plasseringen, øke varen i Transit (GiT) -kontoen, og justerer deretter GiT-kontoen når lagerbeholdningen kommer og sjekkes inn på destinasjonslageret. Dette er en vanlig praksis, men ikke alle lagersystemer håndterer det godt.

Inventory forbedres ytterligere med Acumaticas Bill of Materials (BOM) og routingfunksjoner. Som forventet blir disse funksjonene ofte brukt av produksjonsbedrifter. BOM-en inneholder en liste over alle delene som går til produksjon av en gjenstand - ned til siste festemiddel, mutter eller skrue. Som en del av BOM støtter Acumatica også kitting, som utføres når ferdigstillelse av en produsert vare krever bruk av underenheter som må forhåndsmonteres før selve gjenstanden kan bygges. Disse underenhetene blir deretter innlemmet i BOM.

Håndtere inventar med Acumatica

Inventarsystemer kan være generiske, eller designet for å operere i en bestemt type enhet. Testimplementeringen av Acumatica som jeg vurderte, var sterk i distribusjons- og lagringsområdet. Å bruke flere lager er intuitivt, og du kan enkelt opprette salgsordrer som sender forskjellige varer fra forskjellige lagre som en del av en enkelt ordre. GiT kan spores til individuelle lastebiler om ønskelig, noe som er nyttig hvis du har lange transporttider, og en GiT-rapport er også tilgjengelig.

Acumatica gjør det enkelt å spore gjenstander og komponenter ned til et veldig granulært nivå om nødvendig. Bit- og loddetall er enkle å implementere og strekkoding er tilgjengelig ved hjelp av en USB-strekkodeskanner eller til og med en smarttelefon. Acumatica støtter en BOM, men hvis du trenger mer granularitet enn en BOM, er det også kitting, som lar deg bygge komponentene som går inn i en BOM. Om ønskelig kan inventarelementer ha bilder festet til posten, noe som er nyttig hvis du har lignende elementer som noen ganger må identifiseres med øye.

Inventory-modulen har også robuste kostnadsmetoder. Acumatica støtter alle de populære metodene bortsett fra Last-in First-Out (LIFO), en metode som har falt utenfor fordel de siste årene. Tilgjengelige metoder inkluderer standardkostnadsutvikling, flytting (eller vektet) gjennomsnitt, først-inn først-ut (FIFO) og spesifikk varekostnad. Ulike varelager kan ha forskjellige kostnadsmetoder. Det er også mye variasjon i å opprettholde lagernivået. Du kan sette opp en vare ved å bruke min / maks, som spesifiserer minimums- og maksimumsnivåene for ønsket vare, eller bruke økonomisk ordenskvote (EOQ) til å forutsi forventet varebehov. Ulike lager kan ha forskjellige tilnærmingsnivåer på lager.

Akkurat som rapporteringen på andre områder, lyser også Acumaticas rapportering om varemodul. Beholdningsrapporter er rikelig, pent utarbeidet og enkle å forstå. Rapportfiltre gjør tilpasningen av produksjonen ganske enkel, men du vil sannsynligvis samarbeide med forhandlerpartneren din for å gjøre opp rapportoppsett vesentlig forskjellig fra de mange tilgjengelige standardformatene.

For de med mangfoldige behov når det gjelder lagerstyring, kan du også få en MRP (Materials Requirement Planning) modul, som er målrettet mot produksjons- og produksjonsenheter. Acumatica ERP og Inventory-modulene integreres også med Avalara Sales Tax-programvare for å spore omsetningsavgifter der det er relevant, spesielt nyttig for eiendom og mange e-handelsoperasjoner. Avalara er bare ett eksempel på Acumaticas ganske store partnerøkosystem, så hvis din virksomhetsdrift krever ekstra eller tilpasset funksjonalitet, må du undersøke Acumaticas partnerprogram for å se om dine behov kan oppfylles av en kontrollert tredjepart.

Klatring i forsyningskjeden

Innkjøps- og salgsordrefunksjonene i Acumaticas finansregnskapsmodul knytter seg også godt til forsyningskjedeadministrasjonen. Supply Chain Management-prosessen følger elementer som kreves for å bygge produkter fra kjøpet gjennom frakt eller bestilling, og til slutt, for å få dem lagt inn i lagersystemet, om nødvendig.

Acumatica, som mange andre ERP-leverandører, sprer Supply Chain Management-funksjonene på flere moduler. I tillegg til innkjøps- og salgsordreregistrering, finner du disse forsyningskjedefunksjonene i en egen MRP-modul (Materials Requirements Planning) samt i en valgfri produksjonsmodul.

MRP balanserer salgs- og produksjonsordrer, produksjonsordrer og produksjonsplaner for å generere tidsplaner og rapporter som spår når selskapet trenger å legge inn bestillinger av materiale og varer (for å sikre at varelageret er tilstrekkelig for å dekke etterspørsel) I noen ERP-systemer inneholder MRP eller Inventory ofte Just-In-Time (JIT) Inventory-funksjonalitet for å minimere tiden som varer faktisk lagres (men Acumatica tilbyr foreløpig ikke denne funksjonen).

Også likt mange andre ERP-leverandører, samarbeider Acumatica med partnerprogramvareprodusenter for å utpasse tilbudene og skreddersy det til spesifikke vertikaler. Det er mange tilbud fra tredjepart som er oppført på Acumaticas hjemmeside, men interessant nok, Acumatica private merker Produksjonsmodulen fra JAAS Systems. Vi hadde ikke sjansen til å gjennomgå det, men vi nevner det her fordi det sannsynligvis vil være et krav for selskaper som produserer varer.

Andre ERP-funksjoner

Produksjon og distribusjon er ikke de eneste områdene der Acumatica er sterk. Det er en god, grunnleggende produktstyringsmodul (PM) som lar deg planlegge og følge prosjekter og oppgaver i virksomheten. Som en del av finansregnskapets kjerne er Time and Expense management bånd en enkel å bruke funksjon. Selv om jeg ikke gjennomgikk denne modulen, tilbyr Acumatica også en valgfri Service Management Suite som lar deg balansere serviceforespørsler med tilgjengelige ressurser. Service Management inkluderer planlegging, utsendelse, rutestyring (som optimaliserer ruten som servicepersonell kjører til en kunde), administrasjon av vedlikeholdsregister for utstyr og styring av service- og garantikontrakter. I tillegg gir det personalpaneler som kan mailes til ansatte for å vise hendelser som planlagte bestillinger og avtaler. Noen av disse funksjonene, inkludert rutestyring og vedlikehold av utstyr, er også tilgjengelige i separate moduler.

Customer Relationship Management (CRM) er en annen kjerne ERP-funksjon og er tilgjengelig i det grunnleggende økonomistyringssystemet. Det er et eget dashbord for salgssjefen, og du kan oppgi potensielle kunder, lage masse e-postmeldinger og klager og følge kontakter. En ekstra Customer Management Suite legger til salgs- og markedsføringsautomatisering samt salgsprognoser og analyse.

For å oppsummere, selv om vi ikke kunne tildele Editors 'Choice til Acumatica som et ERP-produkt, tildelte vi det Editors' Choice i kategoriene Enterprise Accounting og Inventory Management. Produktet utmerker seg i begge disse områdene, og hvis du er i markedet for et ERP-system med utmerkede finansregnskapsmuligheter og er skjevt mot produksjons- og distribusjonsindustrien, er Acumatica fortsatt et godt valg der, og tjener fortsatt sine Utmerket vurdering.