Tilbake til virksomheten: en sjekkliste for begynnelsen av året for smbs

Hvis du administrerer et typisk kontor for små og mellomstore bedrifter (SMB), er det viktig å starte året på høyre fot. SMB er nødt til å bevege seg raskt for å reagere på nye muligheter når de oppstår, og å ha et solid kontorfundament for å utføre dette arbeidet er avgjørende for å lykkes. Heldigvis kan du sørge for at virksomheten er i toppform, oppnås ganske raskt. Det er sant at det er et overflødighetshorn av tilsyn; bare være takknemlig for at ingen av dem kommer fra skattemyndighetene. Følg sjekors-sjekklisten nedenfor, og kontoret ditt vil være klart til å ta på seg enhver utfordring 2016 kan gi deg.

1. Gjør deg klar for skattesesongen

I forretningsverden forbereder du deg nesten alltid på å betale skatt på en eller annen måte. Men begynnelsen av året (hvis det faller sammen med selskapets regnskapsår) er spesielt viktig. Begynn med å sette deg ned med det økonomiske hodet for å gjøre et stort bilde revisjon av fjorårets bøker.

Jada, det kan hende at du bryter ut i en kaldsvette når ordets "revisjon" og "økonomi" brukes i samme setning, men kommer over det: vi snakker ikke om å plassere surly IRS-agenter. Dette er en revisjon designet for å gi deg, ditt lederskap og eventuelle nåværende eller potensielle investorer som økonomien din - og i forlengelse av organisasjonen - fungerer slik de skal være. Du verifiserer det siste års tall, vurderer forretnings- og økonomiske prosedyrer og samsvarer med hva som virkelig skjedde mot både det du forventet å skje, så vel som det du rapporterte om. Du kan få revisjonen utført av dine interne regnskapsføringsledninger eller av et eksternt firma eller CPA. Du kan til og med opprette en liten arbeidsgruppe for å gjøre arbeidet som en gruppe. Det du leter etter inkluderer:

Alle inntekter fra året før og fra hvilken kilde,

Alle utgifter som ble gjort året før, ved å bruke hvilke betalingsmetoder, hvilke betalingsmottakere og tildelt hvilket budsjett; være spesielt oppmerksom på utgifter til kontor, teknologi, tredjeparter og forretningsinfrastruktur,

Oversikt over kontoutskriften,

IRS og statlig / kommunal skatt (hvis noen) innleverer anmeldelser,

Kontroller at riktige regnskapsprosedyrer blir fulgt; hvis ikke, forstå hvorfor fordi det kan skyldes en spesifikk forretningsprosess som kan trenge revisjon, og

Sett tilsynsresultatene i en tett rapport (dette er et verktøy du faktisk vil bruke i løpet av året, så gjør det kort, organisert og verdifullt - ikke så omfangsrikt at du ikke finner noe).

Gjort riktig, dette tilsynet bør ikke ta mer enn en uke, og rapporten gir et grunnleggende verktøy for å bruke alt - fra innkjøpsplaner til salgsmål.

2. Revisjon av maskinvare

Fra et kontorsjefperspektiv blir det bare første skritt å vite hvor pengene ligger. Nå må du også vite hvor alt annet er. Start med teknologihårdvare. Dette høres kanskje opplagt ut, men det blir raskt en faresone for mange små og mellomstore bedrifter - spesielt de som lener seg mer mot mellomstørrelsen enn de små. Det er på grunn av uttrykket Bring Your Own Device (BYOD). Så mange IT-fagpersoner hater, og så mange brukere bruker å bruke hvilken maskinvare de kan få tak i - fra alle kilder og ofte betalt for på underlige eller uhyggelige måter. I det minste legger du denne informasjonen i et organisert regneark som du kan henvise til i løpet av dette året og neste år. Enda bedre, legg informasjonen inn i en dedikert desktop management app som Microsoft System Center Configuration Manager eller MMSoft Pulseway.

Begynn med tilsynsrapporten fra trinn 1, da den skulle gi en offisiell liste over maskinvarekjøp. Deretter kan du spore hvilke enheter som faktisk blir ansatt (det er garantert at du finner noen overraskelser). Noen ansatte vil bruke personlige enheter de har betalt for å utføre arbeid, mens andre vil bruke forbrukerenheter til både arbeid og personlige oppgaver som selskapet har betalt for. Finn ut hvem som har hva, om det brukes riktig, og det vil hjelpe deg å avgjøre om det kan være en bedre måte å betale for det.

Og når du har gått igjennom denne muligheten med ny teknologi, ikke glem å gjøre den tradisjonelle maskinvarerevisjonen for å se etter PCer, servere, skrivere og annen kontormaskinvare som nærmer seg levetid eller slutt. leieavtale slik at du vet hva som må oppdateres i år og når. Arbeid med representanter for maskinvaresalg og regnskapsavdelingen din for å utvikle en plan for å trekke deg tilbake denne eldre maskinvaren og erstatte den med nye enheter.

3. Revisjon av programvare

Programvarerevisjoner har samme grunnleggende mål som en maskinvarerevisjon: Finn ut hva du har installert, hvor den er installert, hvordan den ble betalt for (noe som betyr, til hvilket budsjett det ble tildelt), og hvilke lisenser eller abonnementer som kommer for fornyelse. Sørg for å merke dem i kalenderen.

Akkurat som en maskinvarerevisjon har imidlertid moderne tider gjort en programvarerevisjon litt mer komplisert. I likhet med ansatte som bruker personlige enheter for arbeid, bruker mange også sine egne skybaserte tjenester. Dette kan skje fordi en enkelt bruker bestemmer seg for å registrere seg for en bestemt tjeneste, eller til og med at et helt team distribuerer en skytjeneste bare imellom.

Ofte betales disse tjenestene via tilbakevendende kostnader som er tildelt personlige eller firmakredittkort, og regnskap kan ha det vanskelig å finne ut hva som blir kjøpt. Dette kan føre til regnskapsfeil, men de er mindre sammenlignet med potensielle IT-problemer når disse skytjenestene ber brukerne laste ned programvare (som ikke bare ikke ble testet av IT, men omgått dem helt). Røtt ut slik programvare, sørg for at den blir betalt for riktig, og bestem deretter om du vil beholde den eller erstatte den med en mer effektiv løsning.

På en mer tradisjonell front, bruk programvarerevisjonen for å være spesielt oppmerksom på sikkerhetsprogramvare - antivirus, virtuelt privat nettverk (VPN) og kryptering er tre eksempler. Dette er løsningsbyggesteiner som kan stoppe en prosess i sporene hvis lisensene deres glir, så sørg for at du vet når lisenser og abonnement må fornyes og hvilke brukere som trenger dem.

Rundt programvare revisjon tid, er det også en god ide å undersøke data sikkerhetskopiering og datasikkerhetsprosedyrer. Dette involverer vanligvis både maskinvare og programvare, men det er et krav for de fleste programvareprosesser, så ikke gi det kort oversikt. Gjør testkjøringer for sikkerhetskopiering og katastrofegjenoppretting (DR) planer om å sørge for at de fremdeles fungerer, revisjon sikkerhetskopiert data både lokalt og i skyen for å sikre at de ikke er ødelagt, og se på hva du har betalt for disse løsningene i året før. se om du kan gjøre det bedre.

4. Nettverksrevisjon

Du trenger IT-ledelsen for å hjelpe deg med denne. En nettverksrevisjon lar deg:

Vet hvilken nettverksinfrastruktur du bruker for øyeblikket (både fysisk og i skyen),

Match den infrastrukturen mot forretningsprosessene som kjører på den for å bekrefte kapasitet, og

Evaluer ikke bare hva du betaler, men om du får det du betalte for; Dette er spesielt viktig for alle Internett- og mobilnettleverandører.

Analyser Internett-tilkoblingen din, ikke bare til kontoret, men også til alle eksterne webservere, skytjenester eller telekommunikere og eksterne nettsteder. Har du fått ytelsen du har betalt for? Hvis den interne IT-avdelingen din er usikker på hvordan du tester for denne informasjonen, snakk med en tredjeparts nettverkskonsulent. Til slutt, sørg for at IT oppdaterer kontorrutere, brytere og annen nettverksmaskinvare slik at de kjører den nyeste firmware - og sørg for at det hele er testet med din nåværende pakke med forretningskritiske apper før du ruller ut alt. Hvis du har eksterne nettsteder eller telekommunikere som kobler seg hjemmefra, må du sørge for at nettverksmaskinvaren deres er blinket og sikker.

5. Ta en tur rundt kontoret

Dette høres kanskje ut, men det er et alvorlig skritt. Du kan ikke finne ut alt du trenger å vite om virksomheten din gjennom et regneark eller et administrasjonspanel. Stå opp og ta turen. Snakk med ansatte om hvordan de gjør jobben sin, spesielt team- og prosessledere. Å forstå hvordan arbeid blir utført er nøkkelen ikke bare å distribuere det rette verktøyet for riktig jobb, men ofte for å oppdage nye muligheter for sparing eller inntekter.

På den mer hverdagslige siden, ta oversikt over hvordan kontoret ditt ser ut og fungerer på et fysisk nivå. Følg med på:

Kontor møbler,

Break room forsyninger og kjøkkenapparater,

Konferanserom tavler, skjermer, telefoner og

Delte kontorapparater - makuleringsmaskiner, skrivere, faksmaskiner.

Forsikre deg om at disse tingene er nødvendige, i god funksjon og at de er utstyrt med utstyret de trenger for drift (f.eks. Toner, papir, etc.).

6. Analyser forretnings- og markedsplanene dine

Du har gått nedover på tallene. Nå er det på tide å ta hodet opp og se på organisasjonens store bilde, og det starter alltid med forretningsplanen din. Sett deg ned med ledergruppen din, og gå gjennom planen din i detalj. Er du der du skal være (noe som betyr at planen din sier at du vil være)? Er måten du driver med forretninger fremdeles den mest effektive? Still dette spørsmålet uavhengig av om virksomheten klarer seg optimalt eller ikke; det kan alltid være en bedre måte. Liste over forretningsprosessene dine, rådfør deg med sentrale ansatte om disse prosessene, kartlegg dem trinn for trinn og vurder dem deretter i detalj. Er det mer effektive verktøy, programvare eller tjenester du kan bruke for å være mer konkurransedyktig? Er de rette menneskene som gjør disse jobbene? Er prosesser effektive eller overflødige? Målet her er ikke å avfyre ​​folk eller mikro-administrere; det er å forstå hvordan bedriften din driver forretning, suppe til nøtter.

Gå gjennom fjorårets markedsplan med et lignende øye. Sjekk resultatene og spør om du virkelig er hvor du skal være når resultatene blir sammenlignet med utgiftene. Hvor er du svak og hvordan kan du forbedre deg? Vær spesielt oppmerksom på:

Markedsundersøkelser,

Markedsføring og reklame,

Arrangementer, og

Presseforhold.

Som en del av denne øvelsen, ikke glem å analysere dine profiler på nettet og sosiale nettverk. Er de å nå de rette kundene? Er de oppdatert? Har produkter eller tjenestebeskrivelser, priser og til og med utøvende navn blitt oppdatert? Sjekk disse detaljene grundig fordi ingenting slår av nettkunder raskere enn å treffe et nettsted de tror ikke blir vedlikeholdt.

Jada, det er lettere å skrive disse seks trinnene enn det er å gjøre dem. Vi snakker om en betydelig mengde arbeid, ingen tvil. Men hvis du spenner deg sammen og får de rette menneskene til å hjelpe, kan det hele oppnås om et par uker. Og de to ukene kan betale betydelig prosess, utgifter og til og med overskuddsutbytte for bedriften din for resten av året.