Business intelligence for alle

Business intelligence (BI) er varmt akkurat nå. Full stopp. Enkelt og greit. Blant annet gir selskapet mitt bemanningsressurser til store selskaper, og de siste ni månedene er lett halvparten av mulighetene vi har blitt bedt om å fylle, BI-relatert.

Store selskaper har ressurser til å ansette BI-spesialister, men en del av det som gjør BI til et så varmt tema i dag, er at BI-spesialister ikke lenger er et absolutt krav for at bedrifter skal få verdi av denne teknologien. Vi jobber i en gullalder med selvbetjeningsteknologi som gir ikke-tekniske mennesker muligheten til å samhandle direkte med en rekke teknologier som tidligere krevde spesialisert kunnskap: IT, sikkerhet og sikkert BI.

Og hvis du er BI-spesialist, ikke bli skremt. Ideen bak selvbetjenings-BI er ikke å gjøre unna jobben din. Det er å finne måter å få ny verdi fra eksisterende data. Ved å gi brukerne i frontlinjen muligheten til å spørre organisasjonens datalagger direkte, er teorien at de vil komme med nye måter å se på virksomheten på. Dette ugyldiggjør ikke på noen måte dataspesialister gjør i dag, da disse spørsmålene alltid vil være nødvendige. Men med selvbetjenings-BI, kan frontlinjebrukere administrere spørsmål på høyt nivå på egen hånd som er mer sannsynlig å relatere direkte til jobbene sine, slik at dataspesialister får mer tid til å fordype enda dypere i økende tidevann av nye data og skaffe seg enda mer innsikt. den veien.

For de som jobber med små og mellomstore IT-budsjetter (SMB), representerer selvbetjenings-BI også en måte å få tilgang til teknologifordeler som tidligere var utenfor rekkevidde bare fra et kostnadssynspunkt. Det er en fantastisk utvikling, spesielt nå som selv de minste virksomhetene genererer store mengder minneverdige data gjennom ting som kundeforholdsadministrasjon (CRM), e-postmarkedsføring, online sporing av kundeadferd, overvåking av nettsteder og mye mer. Verktøy som disse genererer enorme datamengder som kan gi alle slags innsikt om bedriften din via selvbetjenings-BI. Alt du trenger for å utnytte kraften i selvbetjenings-BI, er (1) data, (2) det riktige verktøyet, og (3) noen kontekstuell ide om hvordan du ser på dataene dine.

Det er mer data enn du tror

Å få dataene er jobben din, og selv om jeg ikke kan hjelpe deg med det direkte, kan jeg fortelle deg at de fleste SMB-er sitter på langt mer data enn de skjønner. Du trenger bare å analysere de forskjellige programvaresystemene bedriften bruker, og du vil raskt komme over mange viktige data. Ta økonomi som et eksempel, snakk med økonomifolk og IT-personell for å finne ut om selskapet bruker Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle eller Exact for økonomiske data. Kanskje Salesforce, Siebel, eller kanskje Zoho CRM for salgskontakt og mulighetsadministrasjon. Adobe Analytics eller Google Analytics for nettstedsberegninger. Listen fortsetter og fortsetter.

Men like viktig som å identifisere hvilken programvare som genererer data, er å lære (1) hvordan dine medarbeidere bruker disse verktøyene for å generere data og (2) hvor disse dataene er. For å forstå førstnevnte, bør du sette deg ned med dem og få dem til å lede deg gjennom hvordan de bruker programvare for å utføre arbeid - det er den beste måten å få en forståelse på høyt nivå av hvilke data som lagres. Når du har vasset gjennom det, kan du jobbe med IT for å sørge for at BI-verktøyet med selvbetjening har tilgang til de riktige datalagrene med de riktige tillatelsene.

Masse verktøy og mer hver dag

Hvis du står fast for hvilke verktøy du skal bruke, publiserte PCMag nylig en gjennomgangsoversikt over selvbetjenings-BI-verktøy, så sjekk det ut. Imidlertid har jeg noen få egne favoritter som er verdt å nevne. Først opp er Microsoft Power BI først og fremst fordi det er flott for de med et lite budsjett (du kan få det meste av funksjonaliteten gratis), men fortsatt veldig kraftig og absolutt det enkleste å lære av alle verktøyene jeg har brukt så langt. Imidlertid liker jeg også Zoho Reports, og jeg har funnet ut at mange av kundene mine som jobber på finanssiden av ting som Tableau. Som vanlig, jo mer du er villig til å bruke, jo større liste vil du kunne vurdere. Men hvis du bare begynner, anbefaler jeg sterkt Microsoft Power BI eller Zoho Reports, da begge verktøyene gjør en god jobb med å lette nye brukere i grunnleggende om BI.

Ting å se på

Det er her jeg kommer inn. BI handler om å se - se på tallene dine, se på forhold, se på ting mens de skjer og mer. Tenk på følgende en oversikt og grunnleggende av selvbetjenings BI-verktøy og beste praksis.

Visuelle representasjoner:

Det er vanskelig å gi mening om en mengde tall på en skjerm, men å se diagrammer lyser umiddelbart trender og annen verdifull innsikt. Gode ​​BI-verktøy leveres med forhåndskonfigurerte diagrammer og rapporter for å fremheve kritiske forretningstrender. Nettstedsbesøk, salg etter dag / uke / måned, markedspriser via e-postpriser og så videre. Du trenger ikke å vite hva du skal se på som et godt BI-verktøy som vil hjelpe deg å male etter tall - bokstavelig talt.

Jeg lever meg som konsulent, så jeg hater å si det, men gode BI-verktøy kan erstatte noe av det konsulenter gjør. Tidligere var et av bidragene som en god konsulent ville bringe til bordet, anbefalinger om hvilke dataforhold å se på for å få forretningsinnsikt. Gode ​​BI-verktøy automatiserer opprettelsen av rapporter som viser disse forholdene. Det er som å ha en gratis konsulent på skjermen foran deg. Bedre ennå, bedrifter som lager BI-verktøy, kan ansette ledende konsulenter som veileder dem i rapportene de oppretter for deg. (Gitt, en god konsulent kan fremdeles legge til verdifull innsikt fra erfaring. Det er min plugg for den løpende verdien av mitt yrke, men BI-verktøy kan vise seg å være et kraftig hjelpemiddel i å hjelpe deg å forstå virksomheten din.)

Konsoliderte visninger:

BI-verktøy viser vanligvis rapportene sine i dashbord. Én skjerm kan inneholde flere visninger av salgsrelaterte data. En annen kan gi deg innsikt i de interne ressursene dine ansatte får tilgang til på forskjellige tider av døgnet (og fra forskjellige typer enheter). Å ha flere, relaterte diagrammer og rapporter på den samme skjermen sparer ikke bare deg tid, men å se relaterte beregninger side om side kan hjelpe deg å se trender og forhold som du ellers kan gå glipp av.

Sanntidsinnsikt:

Noe av det store ved BI-dashbord er at representasjonene og rapportene er dynamiske. Når nye data strømmer inn, oppdateres diagrammer og rapporter automatisk. Noen dashboards viser målere som bokstavelig talt svinger mens du ser på dem når nye data mottas. Andre frisker opp på et angitt intervall, eller når du trykker på en knapp for å oppdatere visningen. Det avhenger virkelig av virksomheten din, hvor mye data du trenger å analysere, hvor raskt nye data kommer inn og hvilke typer innsikt du trenger å få.

Ekte, sanntid:

Vil du være i sanntid ? (Slik som når ett av barna mine spurte den andre: "Liker du ham eller liker du ham?" På en eller annen måte utgjør den ekstra liken hele forskjellen.) For å være sanntid trenger du ikke bare sanntid tilgang til datakildene dine, trenger du et BI-verktøy som lar deg få tilgang til rapportene dine i sanntid - og det betyr at du trenger et BI-verktøy som har mobile apper.

Enda bedre, velg et verktøy som lar deg sette opp varsler slik at du blir proaktivt varslet når nøkkeldata endres. På den måten kan du være fysisk og mentalt til stede på datterens basketballkamp i stedet for å se på BI-dashbordet på din iPhone hele tiden. Men du kan fortsatt være trygg på at hvis noe kritisk skjer, vil du bli varslet, og du kan raskt sjekke instrumentpanelet på enheten din.

Eksporter rapporten:

Å se på en BI-rapport er verdifullt i seg selv, men det som er bedre er å kunne dele interessante diagrammer med dine medarbeidere. For dine mindre informerte medarbeidere kan det se ut som om du måtte bruke timer på å knuse tall og lage diagrammer. Men med riktig BI-verktøy, vil du begynne å få kraftige visualiseringer nesten umiddelbart. Noen verktøy gjør det også enkelt å publisere resultatene dine på nettet for å dele med verden.

Drill-Down-evner:

En annen kraftig funksjon ved BI-dashboards er muligheten til å bore dypere i dataene. Kanskje du ser at kostnadene for solgte varer (COGS) økte som en prosentandel av salget forrige uke. Hvorfor? Et statisk diagram ville ikke hjelpe. Men et godt BI-instrumentbord gir deg muligheten til å bore inn i dataene for å forstå hvorfor.

Ekte spørsmål, ekte svar:

I de første dagene med nettsøking måtte du legge inn kryptiske tekststrenger for å finne det du lette etter. Hvis du kan legge til noen boolske operatører, kan du være en ganske effektiv AltaVista-bruker. (Bonuspoeng hvis du har noen anelse om hva AltaVista var; doble poengene hvis du noen gang har brukt det.) I dag er det bare å stille en søkemotor et spørsmål, og Bing, Cortana, Google eller Siri vil gi deg relevante data. Noen BI-verktøy blir smarte nok til å la deg gjøre det samme med dine egne data. Bare spør "Hva var overskuddet mitt med produktlinjen forrige måned?" og la verktøyet bringe dataene (og innsikten) til deg.

10 dataforhold for å komme i gang

Tidligere nevnte jeg at gode BI-verktøy vil være forhåndsinstallert med gode rapporter. Disse rapportene er automatiserte konsulenter som hjelper deg med å forstå virksomheten din. Så vurder denne listen over 10 rapporter eller visualiseringer som skal gjennomgås for å være en grunnleggende for å hjelpe deg i gang (forutsatt at systemene dine kan gi deg disse dataene og BI-verktøyet du velger kan hjelpe deg å visualisere dem):

1. Hvilken prosentandel av kundene dine kansellerer tjenesten din innen x dager / uker / måneder, og går den prosentandelen opp eller ned over tid?

2. Hvilke produkter (eller produktlinjer) gir den høyeste bruttomarginen?

3. Hvilke dager i uken (eller månedene i året) gir ditt beste salgsresultat, og har du hatt en tendens opp eller ned over tid for salg på de dagene / månedene?

4. Basert på hvilken side på nettstedets kunder kunder besøker først, hvor lenge blir de på nettstedet ditt? Hva er bra med sidene som får brukerne til å bli lenger, eller hva er dårlig med sider som driver besøkende bort raskere?

5. Hvilke av selgerne dine har den høyeste lukkeprisen på tilbudene de inngår i rørledningen?

6. Hvilke avdelinger har det høyeste antallet samtaler til IT-help desk?

7. Når jeg sammenligner salg fra kunde med antall helpdesk-anrop, hvilke kunder koster deg mest i helpdesk-relaterte kostnader?

8. Hvilke kunder snakker mest om deg i sosiale medier, og er kommentarene deres generelt positive eller negative?

9. Hvilke nettsteder besøker dine ansatte ofte om dagen, og i hvor lang tid?

10. Hvor mange prosjekter fullførte i tide og, for de som ikke gjorde det, hvor mange dager / uker / måneder var de forfalte.

Med tilgang til de riktige dataene, et verktøy som kan hjelpe deg med å forstå det hele (og for mindre tid ut av dagen enn du kanskje tror), kan du bli datagjengen eller -jenta for teamet ditt, avdelingen din eller din selskap. Og hvem vet, neste gang selskapet mitt ønsker å fylle en rolle for en BI-spesialist, banker vi kanskje på døra.