Sertifiser anmeldelse og vurdering

Problemfri oppsett

Oppsett for småbedriftssertifiseringsplanen er selvbetjening og gjennomføres via en gratis 15-dagers prøveperiode uten behov for å slippe et kredittkort i utgangspunktet. For å teste dette produktet, brukte jeg en kombinasjon av både en forhåndskonfigurert sertifiseringskonto og en konto jeg satte opp for meg selv for å bedre forstå konfigurasjonsopplevelsen for administratorkontoen. Når kontoen ble opprettet, ledet Certify meg umiddelbart til tilgjengelige ressurser der jeg fant implementeringsveiledningen for selvbetjening og en lenke til Certify Training Camp. Dette var store ressurser som tok meg steg for steg gjennom onboarding-prosessen. Selv om det ikke er så enkelt som noe som Abacus, bør sertifiserings installasjonsprosess likevel ikke være til hinder for kunder på noe teknisk ferdighetsnivå.

Jeg startet med å sette opp avdelinger, siden i Certify må hver bruker være medlem av en avdeling. Deretter la jeg til nødvendige kategorier og deretter angitte retningslinjer, angi kjørelengde (du kan ganske enkelt følge de siste IRS-prisene, som automatisk blir lagt til), og lagt til brukere. Det er en video om nøyaktig hvordan du kan utføre hver av disse oppgavene, som gjorde oppsett på tjenesten til et kakestykke. Mobilapper er gratis og tilgjengelige for Android, iOS, Windows Phone og til og med BlackBerry, fra hvilken som helst av de aktuelle appbutikkene, samt på Certify-nettstedet. Selskapet har gjort oppsett og om bord enda enklere med en installasjonsveiviser for nye brukere. Dette inkluderer et "Hva er neste" -panel for å veilede brukere gjennom onboarding-prosessen for å sette opp Certify Mobile-appen, konfigurere direkte innskudd, legge til kredittkort og dra nytte av opplæringen og opplæringsprogrammene i Certify Training Camp.

Utover det grunnleggende

Certifys støtte og ressurser var de beste og mest grundige av alle produktene som ble gjennomgått, mer omfattende enn Concur Expense eller ExpensePath.

I støtteavdelingen fant jeg flere forskjellige måter å få hjelp som trengs, inkludert e-postadressen til sysadminen min, et telefonnummer for å snakke med en live tech (tilgjengelig 24/5), en Knowledge Base og en FAQ. Til sammenligning tilbyr Abacus en søkeboks fra støttelinken.

Det nettbaserte dashbordet er blitt omgjort siden sist vi vurderte dette produktet, og er enda bedre organisert enn før, noe som gir enkel tilgang til forskjellige funksjoner. Jeg fikk tilgang til Certify Wallet, som inneholder alle mine ventende kvitteringer og utgifter; legge til nye kvitteringer og utgifter via mobil, e-post, opplasting og til og med faks; starte en ny rapport eller sjekk statusen til eksisterende; bruke ReportExecutyfunksjonen til automatisk å sette sammen og planlegge rapporter; og bruk SpendSmart for å finne gode restauranter, hoteller og andre leverandører.

Certifys ansattes funksjonssett er rikt utover standard funksjoner for sporing av utgifter, med funksjoner som kvitteringfangst fra smarttelefonkameraet, kvitteringslagring, geografiske tjenester og gratis mobilapper. Admin-funksjonssettet inkluderer typiske oppgaver som kontroll over godkjenningsruting, flere brukerroller, personlig kredittkortintegrasjon, lagring av skykvitteringer og SMB-versjonen jeg testet integreres med Intuit QuickBooks Online Plus regnskapsprogramvare. For de som ikke bruker QuickBooks, integreres Certify Professional Plan med andre regnskapspakker, inkludert Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite og SAP, blant annet - selv om du må jobbe med Certify Integration Services for å få disse tilkoblingene til å skje. Med NetSuite, for eksempel, kan du kartlegge og synkronisere elementer i NetSuite til datafelter i Certify. Denne integrasjonen kan gi mer synlighet for beslutninger om forbruk. Certifys applikasjonsprogramgrensesnitt (API) gjør dette mulig.

Med Sertifiserer kan du legge til refusjoner med direkte innskudd, integrering av firmakort, refusjon av utenlandsk valuta, rapporter om flere valutaer og rapportering i sanntid til systemet ditt. Du kan også trekke daglige pendlerutgifter for virksomheten ved å velge kategorien pendelavstand i utgiftsrapportene. Certify har forbedret rapporteringsmulighetene siden vår forrige gjennomgang med muligheten til å skrive ut enterprise dashboards som PDF-filer, så vel som nye utgiftspolitiske rapportvisninger, skrive ut rapportoppdateringer og en ny behandlet dato-kolonne lagt til i My Expense Reports. En annen hendig funksjon er Certifys evne til å lage et utkast til rapport på en fast tidslinje for en administrasjon å gjennomgå.

Applikasjonen lagrer alle eksisterende kundedata i de syv årene som kreves, men hvis en kunde kobler fra Certify, fjerner den all data etter 90 dager. Cloud kvitteringslagring er inkludert i alle sertifiseringsplaner. For ekstra trygghet tilbyr Certify også en opt-in-tjeneste slik at kundene kan laste ned en kopi av de månedlige dataene, som koster $ 25 per måned.

Sikkerhet for alle sertifiseringsplaner er omfattende, ved å bruke Symantec Secure Sockets Layer (SSL) -sertifikater og kjøre Verisign ukentlige tester av sårbarhetsvurderinger. Selskapet samarbeider med ControlScan for kvartalsvis og årlig PCI compliance-sertifisering, og bruker Rackspace SSAE 16 Certified datasentre. Certify har også tilgjengelig et applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) for dypere integrasjoner.

OCR Magic

Android-appen er en av de beste jeg har opplevd, og en av de mest nøyaktige. På hovedsiden kan du enten ta et bilde av en kvittering eller skrive inn en utgift manuelt. Når du velger kvittering, blir du bedt om å velge bildeoppløsningen din blant høy, middels eller lav. Du kan også hente et tidligere fotografert bilde fra telefonens galleri. Når du har tatt bildet, kan du godta eller avvise det (dessverre mangler Android-versjonen opprydningsalternativene som iOS-appen tilbyr). Du blir deretter sendt til Enter Expense-siden, og en autofyllknapp leser kvitteringen i løpet av noen sekunder ved å bruke den handelsmerkede ReceiptParse-teknologien. Du kan deretter gjøre eventuelle rettelser du ønsker. En opprydningsveiviser lar deg gjennomgå alle utgifter som trenger oppmerksomhet uansett årsak - for eksempel de som går over tillatt utgift - slik at du kan unngå ekle overraskelser senere. Certify har også direkte integrasjon med flere leverandører som Uber.

Når kvitteringene er lagt inn, må du gå tilbake til hovedskjermbildet og manuelt synkronisere dem med en knapp i øvre venstre hjørne.

Etter at alle kvitteringer eller utgifter er lagt inn, kan du deretter opprette en ny rapport, sjekke for å se om noen av utgiftene bryter med noen regler, og deretter sende rapporten. Hvis du har mer enn én person som kan godkjenne utgiftene dine, kan du velge personen du vil sende dem til. Du kan deretter sende den etter at du har passert et skjermbilde som ber deg om å rangere noen av stedene som vises på utgiftsrapporten din (for eksempel var det Staples og Dunkin Donuts for mitt tilfelle).

Andre knapper på hovedskjermen lar deg sjekke ut og svare på alle henvendelser som har blitt gjort om utgiftene dine oppover, og lar deg bruke Certifys reiseapp til å bestille fly, hotell, leiebiler, etc.

Alt i alt er Certify et overordentlig godt avrundet utgiftssporingsprodukt som passer til et SMB-miljø, og vil være der med støtte fra bedriften når SMB er klar. Produktet gjør en god jobb med å gifte seg med admin og finansiere krav med en mobil brukeres behov for ende-til-ende rapportering enkelhet. Av produktene jeg testet, er Certify bundet med Rydoo for våre redaktørers valg som kostnadssporingsprogramvare med mest mulig å tilby for SMB-er.