Velge mellom gratis og betalt regnskapsprogramvare for små bedrifter

Tjenestesektorer med mye konkurranse avler ofte flere billige priser for å lokke nye kunder. I regnskapsprogramvarebransjen er den siste trenden å tilby programvare uten kostnad mens du ønsker å utnytte veien. Noen ganger kan disse tilbudene gi mye mening for visse virksomheter, men selskaper som opplever rask vekst må være forsiktige.

Med tilgjengelige freemium-, small business- og enterprise-verktøy kan det være vanskelig for små og mellomstore bedrifter å bestemme hvilken løsning som er riktig for dem. Du har kanskje penger til å kjøpe dyre programvare som Cougar Mountain Denali Summit og Microsoft Dynamics GP, men trenger du virkelig all den tilpasningsfunksjonaliteten og skalaen? Motsatt kan du kanskje slippe unna med å bruke gratis verktøy av selskaper som Wave, men er verktøyet smart nok til å håndtere mer komplekse oppgaver?

For å finne ut hva SMB-er bør se etter når jeg valgte betalt regnskapsprogramvare, snakket jeg med Scott Davisson, medgründer av Acclivity, leverandør av skrivebordsbasert regnskapsverktøy for små bedrifter AccountEdge. Jeg spurte ham om priser, fleksibilitet, sikkerhet og kundeservice.

Gjør din betalte programvare mer enn Core Four?

Davisson sa at de fleste av de gratis regnskapsverktøyene kan håndtere kontoadministrasjon, kostnadssporing, fakturering og salg. Dette er bare minimale oppgaver som ethvert verktøy skal kunne hjelpe deg med å utføre, uavhengig av hvor mye du er villig til å betale.

"Det er kjernen, " sa Davisson. "Hvis alt du trenger er å gjøre det, er du sannsynligvis fin med en freemium-modell. Etter hvert som disse behovene blir mer komplekse… det er der du kan begynne å vurdere behovene dine om hva som er ute i markedet og hvor mye det koster."

Det kan oppstå ekstra behov som freemium-verktøyet ikke kan håndtere. Hvis du trenger programvare som kan håndtere ting som fakturering for tid, lagersporing og lønn, vil du sannsynligvis trenge å investere i et betalt verktøy. Selv om de fleste gratis verktøy kan håndtere salgsdata, kan virksomheten din ha flere avdelinger, kan du vurdere å gå med et mer komplekst verktøy fordi de fleste freemium-verktøy ikke lar deg oppgi salgsdata etter avdeling (snarere trenger å legge inn dataene som en klumpenhet).

Hvor fleksibelt er regnskapsverktøyet ditt?

En av de viktigste grunnene til at bedrifter velger regnskapsprogramvare på bedriftsnivå i forhold til applikasjoner med lavere kostnader eller freemium, er at bedriftsverktøy ofte gir ubegrensede tilpasninger som kan bøye og lagvis programvaren som er spesifikk for hver kundes behov. Småbedrifter, for eksempel det som leveres av Acclivity, vil ikke tilby det nivået av kompleksitet.

Dette betyr imidlertid ikke at du sitter fast med det som kommer ut av boksen. Tenk på hvilke tredjepartsintegrasjoner SMB-programvaren din tilbyr. Integrerer det med et CRM-verktøy (Customer Relationship Management)? Trekker det inn data fra e-handelsprogramvaren? Hvis et regnskapsverktøy for små bedrifter kan gi deg flere integrasjoner og tilleggsprogrammer, trenger du kanskje ikke å bruke store penger på en plattform på virksomhetsnivå.

"Programvaren må være fleksibel nok til å dekke dine behov, " sier Davisson. "Men det er et vanskelig mål. Programvaren vår er ikke for en bestemt type bransje. Vi må ha en løsning som passer dine behov, men vi har ikke den tilpassede tilpassede funksjonen. Vi er sortere av som en sveitsisk hærkniv. Tilleggene våre gir kundene ytterligere komponenter som bolter fast på programvaren for å fortsette å gjøre det relevant for deres behov."

Er programvaren din sikker?

Et av hovedpunktene for differensiering som du finner mellom enterprise-class, SMB og freemium-programvare, er sikkerhetsnivået som leverandøren din har tenkt å gi. Hvis du ikke betaler en cent for programvaren din, forventer du realistisk sikkerhet på Fort Knox-nivå?

Dette er en av grunnene til at Davisson sa at klientene hans foretrekker lokal programvare fremfor skybaserte verktøy. "Mange mennesker blir trukket mot skyen mot sin vilje, " sa han. "Men de stoler ikke på økonomien i skyen. Det handler om sikkerhet og kontroll."

AccountEdge er et skrivebordsbasert verktøy som kan utvides til skyen med en ledsager-app. Imidlertid tilbyr Acclivity ikke en skyversjon av verktøyet. "En del av hvorfor vi ser mye aktivitet og interesse er fordi når du har lisensiert desktop-programvaren, kan du plassere den på ditt eget nettverk, bak en brannmur, den er din, " sa Davisson. "Når det gjelder sikkerhet, gir det deg den ultimate kontrollen."

Dette betyr ikke at skybaserte verktøy er iboende mindre sikre enn desktop-apper. For eksempel lagrer Intuit QuickBooks Online Plus data på brannmurbeskyttede servere der dataene er kryptert. Når dataene dine forlater nettleseren, overføres de over SSL-krypteringsteknologi (Secure Sockets Layer). Intuit lar også administratorer begrense hvem som har tilgang til bestemte typer data inne i verktøyet, hvis de bestemmer seg for å gjøre viss informasjon tilgjengelig bare for ansatte på utøvende nivå.

Kundeservice

Denne skal være en no-brainer. Jo mer konkurransedyktig et marked blir, desto viktigere kundeservice må være. Kan du kontakte leverandøren av regnskapsprogramvare hvis og når noe ikke fungerer ordentlig? Kan du nå dem på det mediet du velger, eller tvinger de deg til å velge en spesifikk kommunikasjonsplattform? Snakker tjenesterepresentantene språket ditt, eller outsourcer leverandøren sitt helpdesk-team?

Dette er utrolig viktige spørsmål du bør stille hver av de potensielle leverandørene dine. Det er høyst sannsynlig at regnskapsprogramvare på bedriftsnivå vil tilby 24/7 support, spesielt hvis du er villig til å foreta fem-sifrede årlige betalinger eller mer. Hvis du prøver å velge en liste over freemium og betalte SMB-verktøy, vil du imidlertid undersøke tjenestealternativene dine.