Video: ShareFile and the New Remote Workstyle (Oktober 2024)
Den passende navngitte Citrix ShareFile tilbyr dokumenthåndtering som passer for både bedrifter og små til mellomstore bedrifter (SMB). Citrix ShareFile har en gratis 30-dagers prøveperiode (ingen kredittkort kreves) og tre betalte planer. Den personlige kontoen ($ 16 per måned faktureres årlig) tilbyr 100 GB lagring med en maksimal filstørrelse på 10 GB. Et steg opp er Team-kontoen ($ 60 per måned fakturert årlig for 5 ansatte-kontoer; $ 8 per tilleggskonto), som tilbyr 1 TB lagring med en maksimal filstørrelse på 10 GB, og legger til e-signaturer, redigering av mobiler, i og tredjeparts integrasjoner. Til slutt tilbyr Business-kontoen ($ 100 per måned fakturert årlig for 5 ansatte-kontoer; $ 10 per tilleggskonto) ubegrenset lagring med en maksimal filstørrelse på 100 GB og legger til sikkerhetsfunksjoner, filinnsjekking og utsjekking, mappeinvitasjoner og mer. Det er et godt verktøy for grunnleggende fildeling, men hvis du trenger samarbeidsfunksjoner som kommentarer og oppgaver, har du det bedre med Editors 'Choice Zoho Docs Standard.
Komme i gang med Citrix ShareFile
For å registrere deg på Citrix ShareFiles gratis prøveversjon, må du bare oppgi navn og e-post og sette opp et passord. Deretter skriver du inn firmanavnet ditt, som deretter oppretter et tilpasset Citrix ShareFile-nettsted. Øverst på dashbordet viser hvor mye tid som gjenstår i prøveperioden, med en lenke du kan oppgradere.
Når du besøker nettstedet ditt for første gang, kan du ta en titt på funksjonene, som viser deg hvordan du oppretter mapper og administrerer tillatelser, laster opp og deler filer med interne og eksterne brukere, ber om en fil og laster ned mobilapplikasjoner. Du kan finne denne turen, treningsvideoer og støtteartikler i Hjelp-delen. En 10-siders Komme i gang-guide er plassert i kontoen din. Programvaren ber deg også om å utføre vanlige oppgaver for å komme i gang, for eksempel å laste opp og dele filer, lage mapper og lignende.
Citrix ShareFile-brukergrensesnittet (UI) er sparsomt, men ikke datert. I likhet med Zoho Docs Standard, ligner det litt på utformingen av Google Drive, selv om den skiller seg ut med fargeskjemaet og grafikken. På venstre rute er lenker til filer og mapper, delte filer, favorittmapper og kontakter, som er koblinger til andre fillagringstjenester, inkludert Box for Business, Dropbox Business og Google Drive for Work eller til datamaskinen din. Rett under det er en innboks, en papirkurv og en filboks for midlertidig lagring og for å godta forespurte filer. Du kan utvide en "Andre alternativer" -meny som lar deg se aktivitetsloggen, få en forespørselskobling, legge til notater, legge til nettadresser, kopiere mapper og mer. En meny over toppen av dashbordet lar deg administrere brukere, dele og be om dokumenter, gå inn i administrative innstillinger (ting på høyt nivå) og Mine innstillinger (passordet ditt, tidssone osv.).
Dokumentdeling og samarbeid
Du kan dele filer på tre forskjellige måter: fra Citrix ShareFile-kontoen din, ved å laste opp filer fra datamaskinen din, eller ved å dra og slippe filer til sendeskjemaet. Når du deler en fil med en ekstern bruker, kan de enten se den i Microsoft Word Web App eller laste den ned.
Under fanen Administrer brukere kan du opprette en ansatt eller en klient. Med ansatte legger du først inn e-postadressen deres, deretter navn og adresse, etterfulgt av å sette opp et passord for dem, og sette en båndbreddegrense hvis du vil. Du kan deretter redigere grunnleggende tillatelser, for eksempel om brukere kan opprette mapper på rotnivå, redigere den delte adresseboken og endre passordet. Du kan også angi administratorrettigheter som å få tilgang til andre brukeres filbokser, administrere ansatte brukere, redigere faktureringsinformasjon og til og med delegere administratorrettigheter til andre. Deretter kan du legge til brukerne i bestemte mapper og tillate nedlasting og opplastingstillatelser, og du kan angi varsler. Du kan klone fra eksisterende brukere hvis du har dem. Deretter kan du sende en velkomstmail, som du kan forhåndsvise eller kopiere en aktiveringslenke til e-post på et annet tidspunkt.
Å legge til en klient er en lignende prosess, bortsett fra at du kan gi dem færre brukerrettigheter og ingen administratorrettigheter. Jeg hadde problemer med å legge til ansatte og klienter i mapper, en funksjon som var litt glisende. Når som helst kan du gå inn på brukerkontoer og sende på nytt velkomstemails. Hvis du lar brukerne endre passordet sitt, blir de bedt om å gjøre det med en gang.
Brukere kan be om e-post om at noen laster opp filer enten til filboksen sin eller til en mappe de utpeker. Første gang jeg sendte en forespørsel, gikk den til mottakerens spam-mappe. Da jeg prøvde å laste opp en fil, slo jeg ved en feiltakelse av knappen Last opp før jeg la ved en fil, men jeg fikk ikke et varsel, noe som var merkelig. Rekvirenten får et e-postvarsel når en bruker har lastet opp et forespurt dokument.
Citrix ShareFile har en Microsoft Outlook-plugin-modul som lar deg dele og be om filer direkte fra e-postplattformen. Når du installerer den og logger deg på kontoen din, vil du se alternativer øverst til høyre for Konvertere vedlegg, vedlegg filer og be om filer når du oppretter en ny melding. Det er også en ledsager Citrix ShareFile desktop-app som du kan laste ned hvis du foretrekker å jobbe utenfor en nettleser. Du kan velge å synkronisere alle Citrix ShareFile-filene på skrivebordet ditt som du kan med Dropbox Business og Evernote Business.
Citrix ShareFile har ikke oppgaver, kommentarer eller innebygd online redigering. For å redigere dokumenter på nettet, må selskapet ditt ha et betalt abonnement på Microsoft 365. Konkurrent Zoho Docs tilbyr alle disse funksjonene. For å redigere en fil i Citrix ShareFile uten Microsoft-abonnement, må du "sjekke den ut" og deretter inn igjen. Du kan utpeke filer for offline-tilgang, noe som er nyttig, men du kan bare gjøre det én om gangen. Med Google Drive for Work får du tilgang til alle filene dine offline.
Citrix ShareFile gjør trikset for enkel dokumentdeling
Citrix ShareFile har grunnleggende apper for Android, BlackBerry, iOS og Windows Phone der du kan se og dele filer og mapper. Du kan også gå til Citrix ShareFile-nettstedet i en mobil nettleser.
Hvis du trenger hjelp underveis, har Citrix ShareFile en søkbar kunnskapsbase, treningsvideoer, en Komme i gang-guide og et brukerfellesskap. Du kan også sende inn en hjelpeforespørsel på nettet og se en liste over kjente problemer og statusene deres. Du kan også få tilgang til telefonsupport 24/7, e-poststøtte, registrere deg for liveopplæring, og til og med få Twitter-støtte, mandag-fredag, 09.00-17.00 EST.
Hvis du trenger et depot for viktige forretningsfiler, har Citrix ShareFile dekket deg. Imidlertid, hvis du leter etter et robust redigeringsverktøy og en måte å administrere arbeidsflyten på, blir du skuffet. Bedre alternativer inkluderer Box for Business, Dropbox Business og Our Editors 'Choice Zoho Docs Standard, som alle tilbyr samarbeidsverktøy som kommentering og oppgavestyring.
