Samtykke omkostningsgjennomgang og vurdering

Concur Technologies ble kjøpt i 2014 av SAP. Som et resultat kalles det nå SAP Concur for sine reise- og kostnadsløsninger, og utgiftsproduktet for små til mellomstore bedrifter (SMB) kalles Concur Expense. Prising avhenger i stor grad av dine behov. Standardutgaven starter på $ 8 per rapport (basert på omtrent 250 transaksjoner per måned). Programvaren-som-en-tjeneste (SaaS) utgiftssporing og administrasjonsapplikasjon leverer et omfattende sett med funksjoner for inngangsprispunktet, inkludert oppretting og godkjenning av utgiftsrapporter, forsterkning av policyen, fange kvittering, integrering av personlige og bedriftskort og forhåndsdefinerte rapporter.

Det finnes en rekke valgfrie tjenester (for eksempel avansert rapportering og integrasjon med tredjeparts tjenester) og en Professional Edition for mellomstore selskaper. Selv om redaktørenes valg sertifiserer, utvider og Rydoo har sammenlignbare robuste funksjoner med langt mer prissynlighet, er Concur Expense et rettferdig alternativ for en SMB som vokser til en bedrift eller med en internasjonal tilstedeværelse i støttede land.

Dyrt mysterium

Som nevnt over, er Concur-priser per rapport fra 8 dollar per rapport. Minimumsavgiften for en organisasjon for å kjøpe Concurs SaaS-produkt for første gang er omtrent $ 994 per år eller $ 82, 90 per måned, noe som ikke er urimelig for et produkt som er så fullverdig som Concur Expense, spesielt med tanke på at det ikke er noen installasjonsomkostninger. Andre produkter som Sertifiser tar gebyroppsett på $ 1500 og høyere.

Concur satte oss opp med en testkonto. Under personlig informasjon la vi til vår egen e-postadresse for varsling av utgifter og rapporter. Concur sendte oss en e-post for å bekrefte det for sikkerhet. Under Utgiftsinformasjon utpekte vi refusjonsvalutaen vår og la til en sekundær fiktiv leder som godkjenner for rapportene våre. Vi bekreftet testerens e-postadresse slik at vi kunne sende e-kvitteringer fra deltakende leverandører direkte til vår konto, hvor de blir samlet inn og kartlagt til utgiftsrapporter. Dette var en god tidsbesparende siden det ikke var noen datainndata og ingen papirkvitteringer å jakte på for å sende inn med utgiftsrapporten.

Fullverdige grensesnitt

Mobiloppsett for den nylig redesignede appen var like enkelt som Certify eller Abacus. SAP Concur-mobilappen er tilgjengelig for iPhone, Android, Blackberry og Windows Phone. Merk: Selv om ExpenseIt-appen fremdeles er tilgjengelig for nedlasting, er den hovedsakelig der for enkelhets skyld for eksisterende brukere, som til slutt vil bli flyttet til den nyere appen. Nye brukere burde nok ikke bry seg med det.

Da vi først startet opp Concur Android-appen, visste vi umiddelbart at det var en forretningsapp. Vi ble stoppet og fortalt at appen krevde en skjermlås på enheten vår for passende sikkerhet.

Mobilappen har et rent grensesnitt med flere kategorier, avhengig av hvem du er og hvilke funksjoner firmaet ditt bruker. De kan omfatte kategorier som turer (for Concurs reisetjenester), utgifter (en liste over utgiftene dine), utgiftsrapporter, godkjenninger, forespørsler (autorisasjoner) og budsjetter. For å legge til en utgift, trykker du på et kamera nederst på skjermen (som, noe forvirrende, er merket som ExpenseIt) og tar et bilde av kvitteringen. Det blir deretter oversatt via OCR (Optical Character Recognition). Vi prøvde det med tre kvitteringer. Alt tok under et minutt å skanne nøyaktig.

Vi har også sendt mer komplekse kvitteringer fra to forskjellige hoteller. En av kvitteringene ble oppført med en av dens utgifter (hotellskatten) spesifisert. Imidlertid klarte vi å korrigere utgiftene slik at hele beløpet ble regnskapsført. Den andre kvitteringen ble lagt inn med en kostnad på $ 0 fordi hotellet hadde oppført den som betalt. Også dette ble korrigert manuelt.

Concur lar deg opprette en utgift manuelt eller beregne kjørelengden på en av tre måter: ved å skrive inn adressene du startet og avsluttet manuelt, ved å bruke GPS, eller ved å planlegge appen for å fange kilometer i løpet av bestemte timer. Dette detaljnivået i de organisatoriske evnene gjenspeiles i beste konkurranse, for eksempel Expensify.

Når du er ferdig, flytter du deretter utgiftene til en rapport (som kan bygges automatisk av en funksjon som heter Expense Assistant). Programvaren flagger eventuelle problemer. Du sender deretter inn rapporten for godkjenning. Utgifter som belastes et firmakort blir automatisk matchet med listede kvitteringer. Ledere som trenger å godkjenne rapporter, kan også gjøre det fra mobilappen.

Concurs nettgrensesnitt gjennomgikk en fullstendig gjennomgang på dette tidspunktet. Den nye designen skal være tilgjengelig for alle brukere innen utgangen av året eller begynnelsen av 2019. Det nåværende grensesnittet tilbyr det du kan forvente av et erfaren produkt med full funksjonalitet. Over toppteksten er det separate nedtrekksmenyer til Concurs forskjellige applikasjoner, inkludert Travel (hvis brukt), Expense og App Center. I det høyre hjørnet er brukerens profil nedtrekksmeny og lenke for å hjelpe. App Center er en veldig kul side som inneholder sprø nyskapende apper optimalisert for Concur for å hjelpe brukere med reise- og utgiftsrapportering. Jeg kunne ha brukt timer på å pirke rundt i disse appene. Dette er bare ett av eksemplene der Concur leverer verdi for å støtte prisprisen.

Vi opprettet to kontoer for å teste Concur: En for en fiktiv ansatt, og en for en leder; sistnevnte kunne godkjenne rapporter. Fra et individuelt ansattes synspunkt tillot Concur Expense oss å tilpasse noen få av preferanseinnstillingene. Vi konfigurerte e-postvarsler som skal sendes når statusen til en innsendt utgiftsrapport ble endret, når en utgiftsrapport ble sendt inn, eller når nye firmakorttransaksjoner droppet inn på kontoen min. Vi likte at det hadde et alternativ å velge en delegat som skulle handle i appen på våre vegne. Concur lagrer data for den nødvendige sjuårsperioden, om ikke lenger, for å oppfylle kundens IRS-revisjonsregler.

Hvis du bruker Concur Travel, vil alle data fra den applikasjonen - hotellet, flyreiseutgifter, firmakortkostnader - mates direkte inn i Concur. Concurs anskaffelse av SAP gir kundene tilgang til SAP-løsninger via forhåndsbygde tilkoblingsmaler opprettet rundt SAP-filstrukturer. Det sikrer kostnadsrelaterte data fanget i Concur-poster nøyaktig i SAP-løsningen, noe som betyr at Concur nå har et solid fotfeste i det mellomstore og større bedriftsmarkedet.

Concur Expense er like enkel å bruke som ExpensePath, men litt mer involvert enn Abacus, Certify eller Rydoo. Hvis du tar deg tid til å sette opp profilen din, blir ekspedisjonsrapportene dine for erfaring hurtigere. OCR-appen for mobilbilde øker bildekvaliteten kraftig og reduserer mengden tastetrykk som kreves for å fullføre en utgiftsrapport, noe som forbedrer den totale opplevelsen.

Mye forbedret

Siden dette produktet sist ble evaluert, ble mobilappen ExpenseIt foldet inn med Concur Expense, noe som gjorde prosessen mye enklere enn den var. Når produktet oppleves som sluttbruker, leverer produktet alle nødvendigheter som en utgiftssporingsløsning bør og mye mer.

Concur Expense er en løsning som er mer egnet for SMB som har minst 10-15 ansatte eller mer som sender inn utgiftsrapporter. Når nettdesignen er startet, vil den sannsynligvis konkurrere med kvaliteten på redaktørens valg sertifisere og Rydoo.