Dokmee anmeldelse og vurdering

Dokmee fra Office Gemini har absolutt ikke merkevaregjenkjenningen til Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard. Men å bedømme et produkt utelukkende etter merkevarenavnet er sjelden en ideell ting å gjøre. Dokmee (som hovedsakelig er rettet mot små til mellomstore bedrifter (SMB)), ser ut til å tilby viktige funksjoner for dokumenthåndtering uten å bli så kompliserte at brukere ikke kan dra nytte av verktøyet. Selv om det er spekket med attraktive funksjoner, slår det ikke ut våre to Editors 'Choice-vinnere, Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online, i dokumenthåndteringskategorien.

Installer alternativer og priser

Flere alternativer er tilgjengelige med tanke på hvor Dokmee kan installeres og brukes, selv om det må tas betydelig hensyn til hvordan dette påvirker tilgjengeligheten og prisene på funksjonen. Inngangsnivåløsningen, Dokmee Desktop, er beregnet på en enkelt bruker og gir grunnleggende funksjonalitet som indeksering av filer, notering, metadatasporing gjennom nøkkelfelt og noen skanningsfunksjoner. Dokmee Desktop kan kjøpes for en $ 249 dollar fra selskapet.

For selskaper som ønsker å minimere installasjonsprosessen, tilbyr Dokmee Cloud prising basert på lagringskrav (fra $ 29 per måned eller $ 313 per år for 10 gigabyte (GB), helt opp til $ 99 per måned eller $ 1.069 per år for 100 GB). Dokmee Cloud-lisensen støtter en enkelt bruker, med flere seter som setter deg tilbake $ 15 per måned eller $ 162 per år. Dette kan begynne å legge seg opp i en hast hvis du ikke er forsiktig, ettersom 10 GB-tjenesten ($ 313 per år) og fire ekstra brukere ($ 162 per år ganger 4) vil sette deg tilbake $ 961 årlig. Dette prisnivået er vanskelig å svelge med tanke på Microsofts plan for inngangsnivå SharePoint Online for de samme fem brukerne, vil koste $ 300 per år ($ 5 per bruker per måned) og samtidig tilby 1 terabyte (TB) lagring per bruker.

Dokmeees lokale alternativer, Dokmee Professional og Enterprise, er mer tradisjonelle serverbaserte applikasjoner som lar flere brukere administrere og spore dokumenter. Den største fordelen ved å velge en av de lokale Dokmee-løsningene er at du får muligheten til å bruke flere filskap. Denne muligheten gir et ekstra administrasjonslag for ting som sikkerhet, lagring og søkefunksjoner. Denne ekstra fleksibiliteten kommer med de ekstra kostnadene ved å måtte utføre installasjons- og serveradministrasjonsoppgaver, inkludert forutsetninger som Microsoft SQL Server og Internet Information Services. Dokmee Professional-utgaven tilbyr et lignende funksjonssett som Dokmee Cloud, og legger til Software Development Kit (SDK) tilgang og muligheten til å importere og eksportere dokumenter med metadata (i XML-format), men mister versjonskontrollen når du redigerer dokumenter.

Dokmee Enterprise legger til muligheten for å administrere sikkerhet på fil- og mappenivå i tillegg til filskap, automatiske sikkerhetskopier, integrasjon med Microsoft Active Directory (AD) og automatisk optisk karaktergjenkjenning (OCR) for skannede dokumenter.

Dokmee Professional og Enterprise tilbyr også funksjoner som en skrivebeskyttet portal og automatisk filimport ved bruk av Dokmee Sync, selv om disse funksjonene er tilleggsmoduler som må kjøpes separat. Til og med funksjoner vi anser som kjernen dokument administrasjonsfunksjonalitet, for eksempel arbeidsflyt og filoppbevaring, kommer mot en ekstra kostnad. De fleste Dokmee-moduler koster $ 1500 for å låse opp, selv om arbeidsflyten er litt brattere til 3 700 dollar.

Priser for Dokmee Professional løper i nærheten av $ 1500 per server, mens Dokmee Enterprise vil sette deg tilbake nærmere $ 4500. I begge tilfeller må du også kjøpe brukerlisenser, som koster $ 800 per samtidig bruker og reduseres etter hvert som brukerbasen din øker. Det er viktig å merke seg at dette er engangskostnader, noe som betyr at du ikke trenger å betale en månedlig eller årlig avgift for bruk. Imidlertid vil vedlikehold og support (dvs. telefon, e-post og tilgang til programvareoppdateringer) etter det første året koste deg ytterligere 20 prosent av ditt første lisenskjøp på årsbasis. Dokmee tilbyr også en privat skyløsning, som starter på $ 250 per måned, som plasserer Dokmee Professional eller Enterprise i en skybasert serverforekomst dedikert til bedriftens bruk mens den utnytter Dokmee for administrasjon av applikasjonen og serveren.

Komme i gang med Dokmee

Installering av Dokmee Enterprise innebærer å etablere forutsetninger som å installere Microsoft SQL Server (gratis Express Edition er tilstrekkelig) og Internet Information Services-rollen. Disse forutsetningene er tydelig detaljerte i Dokmee installasjonsveiledning. Når forutsetningene er oppfylt og Dokmee-installasjonsprogrammet har kjørt, kan Dokmee-serverappen appen initialiseres.

Dokmee-serverappen lar deg legge inn lisensinformasjonen din, konfigurere appinnstillinger som SQL Server eller AD-legitimasjon og administrere filens lagringsplassering. Dokmee-oppgaver, for eksempel å lage filskap, redigere indeksfelt og administrere sikkerhet, utføres også fra Dokmee-serverappen.

Dokumenthåndteringsverktøy

Et dokumentstyringsverktøy som ikke går utover en grunnleggende fil- og mappestruktur, er ikke verdt å bruke tiden din på, og Dokmee tilbyr noen få funksjoner som vil gjøre livet ditt enklere. Dokmee kan konfigureres til å se på eksisterende mapper for nye dokumenter, som deretter automatisk kan importeres til et Dokmee-filskap for administrasjon. For at denne automatiske opplastingen skal fungere, må det opprettes en 1 til 1-forhold mellom en filmappe og Dokmee-mappen og en tidsplan må konfigureres. Dessverre handler det om omfanget av funksjonaliteten da du ikke har kontroll over hvilke filtyper som blir sugd inn gjennom funksjonen, selv om du har muligheten til å aktivere OCR for importerte filer.

Oppbevaring av filer er en kritisk funksjon for virksomheter som arbeider med forskriftsmessig eller lovlig overholdelse, for eksempel Sarbanes-Oxley Act, og Dokmee støtter denne muligheten gjennom en hvis tilleggsmodulene. Oppbevaring av filer kan konfigureres per filskap, og du har muligheten til å definere oppbevaringsperioden samt fra hvilket indeksfelt oppbevaringsperioden beregnes. Avhendingsalternativer er også konfigurerbare, noe som betyr at du kan velge hvordan utgåtte filer skal håndteres, om de skal flyttes eller eksporteres, og om de blir sendt til en utgått filkø eller til og med permanent slettet. Varslingsalternativer er også konfigurerbare, som lar administratorer motta avansert varsling om at visse filer kommer til å utløpe.

Arbeidsflyter er et kritisk verktøy for dokumentstyringssystemer ved at de kan bidra til å håndheve og effektivisere prosessene som gjør at virksomheten din kjøres. Å ha et system som kan ta beslutninger basert på dokumentmetadata i stedet for å kreve at en bruker utfører disse handlingene, vil gjøre virksomheten mer effektiv, minimere menneskelige feil og la deg utføre disse prosessene når brukerne ikke er tilgjengelige. Som en selvfølge vil det være en del montering som kreves for å bygge en arbeidsflyt som tilfredsstiller behovene til bedriften din (med store prosjekter med flere trinn som krever mer kompleks konfigurasjon). Enkle arbeidsflyter vil involvere et par if / da-utsagn etterfulgt av en handling som skal utføres, for eksempel å flytte dokumentet et annet sted, sende en e-post, utføre en oppdatering til et indeksfelt eller stoppe arbeidsflyten i dokumentet.

Et levedyktig stedlig alternativ for SMB-er

Det er vanskelig å anbefale Dokmee over Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice, da den ikke kan sammenligne på verken pris eller funksjoner. Der Dokmee sannsynligvis kan oppfylle dine behov er i en lokal situasjon for en SMB som nøler med å gå med en skybasert løsning. Dokmee Professional og Enterprise krever litt hands-on fra en administrator for den første installasjonen og konfigurasjonen, men som en plattform er Dokmee enkel nok til at sluttbrukere kan administrere de daglige oppgavene.