Dropbox forretningsvurdering og vurdering

Dokumentdeling og samarbeid

Brukere kan dele dokumenter på noen få forskjellige måter. For det første vil alle filer du plasserer i teammappen automatisk være tilgjengelige for alle på samme Standard-konto. For det andre kan du dele en mappe eller dokumentkobling, som du kan med Google Drive, som du kan angi som offentlig (alle som har en lenke kan få tilgang til), eller du kan begrense den på flere måter. Hvis du ikke vil at en fil eller mappe skal være offentlig, kan du passordbeskytte den, begrense den til bare teammedlemmer og / eller angi en utløpsdato. Du kan også angi redigeringstillatelser for både mapper og filer.

Du kan ikke redigere dokumenter i Dropbox; Når du klikker på Åpne-knappen på en fil, blir du omdirigert til Microsoft Office 365 online der du enten må sette opp en Enterprise-konto eller logge på en eksisterende. Dette er ikke ideelt, spesielt siden Box (for Business) inkluderer gratis tilgang til Microsofts online Office-apper. (Dropbox Basic- og Pro-kontoer inkluderer også gratis tilgang.)

Alternativt kan du registrere deg for Dropbox Paper, som er i beta, men som er åpent for alle Dropbox-brukere. Med Dropbox Paper kan du opprette og redigere dokumenter, kommentere og tilordne relaterte oppgaver. Når du har koblet Standard-kontoen din til Dropbox Paper, kan du få tilgang til Dropbox Paper-dokumentene fra Dropbox-oversikten. Du kan sette inn Dropbox-dokumenter i Dropbox Paper-dokumenter, men de kan ikke redigeres. Hvis du vil samarbeide om dokumenter, er det best å opprette dem i Dropbox Paper i utgangspunktet.

Mangelen på ekte dokumentredigeringsfunksjoner kan ikke sammenlignes gunstig med Google Drive for Work, som har online redigering og sporendringer. Andre DM-systemer som Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online og Zoho Docs Standard tilbyr også slik funksjonalitet.

Hvis du laster ned Dropbox desktop-appen, kan du bruke en funksjon som heter Dropbox Badge, som utvider noen Dropbox-funksjoner til Microsoft Excel, PowerPoint og Word-filer. Det vises et merke på et av dokumentene som er lagret i Dropbox, slik at du kan se hvem som ser på eller redigerer filen, legger til kommentarer, deler filen og ser på filhistorikken. Dropbox anbefaler også å bruke skrivebordsappen for å laste opp hele mapper og store filer siden nettstedopplasteren har en grense på 10 GB.

Alle filer du markerer som favoritter, vil også være tilgjengelige offline, selv om du må gjøre det én etter én, det samme som i Citrix ShareFile. Dette er en fin funksjon, selv om Evernote for Business og Google Drive for Work lar deg få tilgang til alle filene dine offline.

I tillegg til en desktop-app, har Dropbox også mobilapper for Android og iOS. Dropbox Business la nylig til noen nye mobilfunksjoner på iOS som lar brukere se filaktivitet og teamfeedback i forhåndsvisning av filer. Selskapet planlegger å legge til disse funksjonene på Android snart. Alle disse mobilappene synkroniseres med din online konto. Mobilappene lar deg lage filer og mapper og dele dem. Det inkluderer også en annen viktig mobilfunksjon, nemlig dokumentskanning ved hjelp av telefonen, enten fra din eksisterende kamerarulle eller ved å ta et bilde og transformere det til et dokument. Dropbox gjør en god jobb med å skissere det dokumentet du prøver å skanne, det være seg så lite som et visittkort eller en side i full størrelse. Det retter opp bildet (selv i tilfelle av den mildt sammenkrøllede kvitteringen vi kastet på den under testing), og den lar deg ta opptil 10 sider om gangen, som du kan lagre i hvilken som helst Dropbox-mappe enten som en PDF eller en PNG-fil. Som med andre dokumenter i Dropbox-systemet, kan du legge til kommentarer til det eller @ å svare på noen for å varsle henne om at hun bør ta en titt.

Dropbox Business er utmerket når det gjelder å dele eller kommentere dokumenter på denne måten, så lenge du fremdeles jobber med mobilappen. Du kan legge til en signatur i dokumentet hvis du har Adobe Acrobat installert, eller du kan gjøre det direkte fra appen. Du kan også kommentere bildet med en dato eller tilpasset tekst.

Den eneste savnet er med hjelpetekst, som bare har en kort omtale av hvordan man gjør tekstgjenkjenning, og den oppføringen var stort sett ubrukelig informasjon. Vi kontaktet til og med teknisk support for mer informasjon (uten å informere dem om at vi var presse), og de ba ganske enkelt om mer informasjon og svarte aldri etter at vi ga dem det. Årsaken til spørringen er at mobilappen har et søkefelt som innebærer at du kan gjøre et tekstsøk på et skannet dokument du har lagret i PDF. Å søke etter ordet "sjokolade" på et tosiders dokument som spesifikt gjaldt sjokolade ga imidlertid null resultater. Så langt vi kan vite det, bør brukerne vurdere den mobile skanningsfunksjonen mer som en bildefangstmekanisme i stedet for et verktøy for optisk karaktergjenkjenning (OCR). Hvis en stor bunke med dokumenter som trenger OCR er i fremtiden, vil du være bedre med en av Editors 'Choice-vinnerne i vår mobile skanning-app-runde, Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

Andre evner ble på samme måte blandet sammen, for eksempel deling. Du kan sende et skannet dokument til noen eller sende en kobling du kan dele på nesten hva som helst, men du vil bruke noen frustrerende minutter på å finne disse funksjonene i grensesnittet. Når du først har funnet dem, er Dropbox mobilskanning et anstendig nok verktøy, selv om full OCR ville være et mye etterspurt tillegg i fremtidige versjoner.

Integrasjon og sikkerhet

Dropbox har vært i skylagringsspillet i lang tid og har en betydelig API-tilstedeværelse for tilpassede integrasjoner. Faktisk har Dropbox-støtte vært allestedsnærværende blant noen av de mest populære appene fra selskaper som Adobe, Microsoft, Salesforce og Slack. Det er også et av de mest tilgjengelige API-ene, og støtter et bredt utvalg av programmerbare språk. Dette oversettes direkte til å møte fremtidige virksomhetskrav i tillegg til dagens prosess- og samarbeidsbehov. I tillegg tilbyr Dropbox DBX-plattformen integrasjon med flere verktøy og gir et sentralt sted for å koble til innhold, enheter og apper.

På datasikkerhetssiden opprettholder Dropbox ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 og ISO 22301. Det opprettholder også SOC1, SOC2 og SOC3 forsikringer. HIPAA (Compliance Act) (Health Insurance Portability and Accountability Act) overholdelse er ikke aktiv som standard og krever en Business Associate Agreement (BAA) med din organisasjon før du overholder den. Logg for aktivitetsrevisjoner er også tilgjengelige for administratorer, noe som kan være nyttig for å opprettholde Sarbanes-Oxley Act (SOX) samsvar. Dropbox fremhever denne reguleringssuksessen og tilskriver dem i stor grad investeringen i proprietære datasentre. I motsetning til for eksempel Jungle Disk, som ganske enkelt tilbyr sin programvareløsning på toppen av Amazon Web Services (AWS) eller Rackspace Managed Cloud-lagringsinfrastruktur, har Dropbox investert i egne datasentre. Det gir den mer direkte kontroll over datasikkerhet og potensielle problemstillinger for forskriftsoverholdelse enn konkurrenter som overlater det til tredjepart.

Dropbox har foreløpig ikke produsert en administrasjonsfunksjon for brukerkrypteringsnøkkel, så noen nøkler er under kontroll av Dropbox. De har imidlertid satt veldig stramme kontroller på hvilke data som er tilgjengelige for teknikere for feilsøking og bare når det er absolutt påkrevd. Det er ikke fullstendig privatliv, men de har jobbet hardt for å sikre at deres tillit blir opptjent. Selv om dette kanskje ikke er nok til å kvalifisere seg for FedRAMP, er det sannsynligvis bra nok i mange tilfeller.

Dropbox støtter også flere to-faktor- og multifaktorautentiseringsstrategier (MFA) som inkluderer bruk av en SMS-tekstmelding som leverer en egen kode til brukerens mobile enhet, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA eller Windows Authenticator. Dropbox anbefaler på det sterkeste at brukerne drar nytte av disse funksjonene fordi de tilfører et fint lag med sikkerhet rundt sensitive data.

Nesten en one-stop shop

Dropbox tilbyr mye hjelp hvis du får problemer, inkludert en PDF-guide, selvstyrt support, et søkbart hjelpesenter og support via live chat, e-post og telefon (hverdager, fra 8 til 8 ET). For telefonstøtte må du generere en pinkode, som du kan gjøre direkte fra hovedsiden.

Med et enkelt brukergrensesnitt (UI), ubegrenset lagring og henting av filer og enorme brukerrettigheter, hjelper Dropbox Business teamet ditt til å samarbeide mer effektivt. Faktisk skryter Dropbox av at 300 000 team bruker Dropbox Business. For å redigere filer på nettet, må du få en egen Microsoft 365-konto, som kan øke kostnadene, eller bruke Dropbox Paper, som ikke er fullt integrert. For den beste dokumenthåndteringsprogramvaren, se til Editors 'Choice Zoho Docs Standard. Men for en all-purpose, cloud class-lagrings- og fildelingsløsning, i forretningsklasse, er Dropbox Business en utmerket løsning og fortjener PCMag Editors 'Choice-betegnelse fullt ut.