Video: Intro to Evernote Business (Oktober 2024)
Du kan tenke på Evernote som en enkel notatplattform, men den har utvidet seg godt utover det til å omfatte dokumentdelings- og samarbeidsverktøy. Det er et flott verktøy for å ta ideer om brainstorming, lagre dokumenter og legge inn lyd og bilder i notater. Imidlertid er det best for små lag med begrensede behov; større selskaper som trenger robuste samarbeidsverktøy, vil bli skuffet.
Evernote Business tilbyr en gratis 30-dagers prøveperiode som krever et kredittkort på forhånd. Etter det betaler du $ 12 per bruker per måned for opptil 25 brukere; Hvis du trenger mer enn det, kan du kontakte salg for en tilpasset plan. Evernote tilbyr også en gratis grunnleggende plan, en plussplan ($ 34.99 per år) og en premiumplan ($ 69.99 per år). Forretningsplanen legger til administratorkontroller og brukerstyring. Selv om det tilbyr samarbeidsfunksjoner, deling av dokumenter og offline tilgang til alle filer på alle enhetene dine, kan den fortsatt ikke konkurrere med Zoho Docs Standard, vårt redaktørvalg i denne kategorien.
Komme i gang med Evernote for Business
Det er enkelt å registrere seg for Evernote Business. Først oppgir du kontaktinformasjon og oppretter et passord, så legger du til faktureringsinformasjon og velger en betalingsplan, og til slutt, samtykker du i Evernote-vilkårene. Du kan betale årlig med kredittkort ($ 120 per bruker), månedlig med kredittkort ($ 12 per bruker), eller årlig med faktura ($ 120 per bruker). Deretter kan du invitere teammedlemmer én etter én eller i bulk eller lagre det til senere; Du kan også fullføre profilen din, med et bilde, mobiltelefonnummer og bedriftens størrelse.
Dashbordets sportsknapper løper ned på venstre side av skjermen for å legge til notater, søke, åpne en arbeidsprat, lage snarveier, se notater og notatbøker og tagger. Under det kan du se kontoinformasjonen din og administrasjonskonsollen. Til høyre for disse knappene er en liste over notatene dine, som er delt inn i personlige notater (ikke delt) og forretningsnotater (delt med andre). Du kan sortere listen etter opprettelsesdato, når den sist ble oppdatert, eller etter tittel. Ved å holde musepekeren over et notat vises knapper for deling, innstilling påminnelser, lagt til snarveier eller sletting. Klikk på en lapp og du kan se den på høyre konsoll.
Dokumentdeling og samarbeid
Selv om Evernote først og fremst er kjent som notatprogramvare, kan du også bruke den til å lagre og dele filer, men ikke på samme måte som Box for Business eller Dropbox Business. Du kan lage notatbøker, som i utgangspunktet er mapper, og notatene inni dem, men for å dele dokumenter må du knytte dem til en lapp. For å redigere dokumentene, må du åpne dem fra Evernote desktop-appen. Du kan bare forhåndsvise filer fra det elektroniske grensesnittet. Etter at du har redigert et dokument ved å bruke skrivebordsappen og lagret det, vil vedlegget bli oppdatert på alle plattformer og brukere, slik at du ikke trenger å laste det opp på nytt. En kul funksjon: når du legger inn en fil i Evernote, blir innholdet fullt søkbart.
Evernote-kontoen din kan nå kobles til Google Drive; Når du har aktivert den, kan du enkelt legge inn Google-filer i Evernote-notatbøkene og notatene. Eventuelle redigeringer av Google-filen lagres automatisk, noe som fungerer som en løsningsløsning for samarbeidsredigering. På samme måte kan du koble til Evernote-notater i Google Drive-kontoen din. Dette gjør at du kan dra nytte av funksjonene du liker på begge plattformene. Du kan også koble Evernote til Dropbox og Box for skylagring og Basecamp, for prosjektstyring.
Evernote Business har også en rekke maler tilgjengelig, for eksempel en kalender, utgiftssporing, telefonlogg og andre bransjespesifikke dokumenter.
Du kan invitere brukere én etter én, eller i bulk ved å lime inn adresser i en boks. Innbydere må da enten opprette en konto eller logge inn på en eksisterende, og fylle ut en profil. Deretter blir brukeren bedt om å laste ned skrivebordsappen, uten noen måte å hoppe over med mindre du åpner et nytt vindu og logger på. Det var litt irriterende, selv om skrivebordsappen er påkrevd for å få tilgang til noen funksjonaliteter.
Selv om Evernote ikke er koblet til domenet ditt, slik Google Drive for Work er, kan du spesifisere domenet ditt i innstillingene, og alle som har en e-postadresse som slutter i det domenet, vil automatisk kunne delta i bedriftskontoen din; ingen invitasjon eller godkjenning kreves.
For å dele individuelle notatbøker og notater bruker du den innebygde arbeidspraten, som jeg syntes var litt kjedelig. Jeg måtte søke på Evernotes hjelpeseksjon for å finne ut hvordan du kan dele Notatbøker og annet innhold med hele personalet. Det viste seg at dette er en annen funksjon på skrivebordet. Der klikker du på delingsknappen på en notisbok og velger "publiser notisbok." Deretter kan du velge tillatelser: se, redigere eller redigere og invitere.
Teammedlemmer kan samarbeide ved hjelp av notater, men brukere kan ikke samtidig redigere et notat. Du blir varslet hvis du prøver å åpne et notat om at noen allerede redigerer, men du kan fremdeles velge å åpne den. I så fall, hvis du gjør noen endringer, vil Evernote opprette en andre kopi av filen, noe som kan bli forvirrende. Det er ingen måte å låse andre brukere ut av en fil.
En stor bonus er at du kan få tilgang til alle bærbare datamaskiner og filer fra hvilken som helst enhet, selv når du er frakoblet. Dette er mye mer praktisk enn å velge dokumenter én etter én for offline-tilgang, som du har med Citrix ShareFile og Dropbox Business å gjøre.
Innen notater kan du lage sjekklister og angi påminnelser for småskalaprosjektledelse. Evernote har apper for Android, iOS og Windows, som alle tilbyr offline tilgang til filene dine.
Evernote Business Gir deg grunnleggende dokumenthåndtering
Når du trenger hjelp, kan du få tilgang til Evernotes læringssenter, som inkluderer guider for å komme i gang, veiledning og feilsøking av artikler. Du kan også kontakte kundestøtte ved hjelp av et webskjema; når du oppgir et spesifikt nøkkelord relatert til problemet ditt, gir Evernote koblinger til artikler som kan svare på spørsmålet ditt. Du får også Evernote Business User Guide etter at du har registrert deg.
Evernotes forbrukerprogramvare er veldig enkel å bruke; forretningsplanen gir mer funksjonalitet, og dessverre mer komplikasjoner. Jeg elsker at det gir offline tilgang til alle filer på alle enhetene dine, men det er upraktisk å måtte stole på en stasjonær app eller Google Drive for dokumentredigering. Hvis du trenger denne funksjonen, anbefaler jeg å se på Box Business, Google Drive for Work eller redaktørenes valg Zoho Docs Standard.
