Gjennomgang og vurdering av kostnadene

ExpensePath typiserer hva mange av spillerne i {ZIFFARTICLE id = "340113"}} utgiftssporing roundup sikter til, nemlig en brukervennlig løsning med god tilpasning til en pris som er attraktiv for små og mellomstore bedrifter (SMB). Plattformen tilbyr mobile ansatte et intuitivt brukergrensesnitt (UI) sammen med en enkel prosess for innlevering av utgiftsrapporter. Totalt sett tilbyr ExpensePath (med en basispris på $ 9 per bruker) et komplett funksjonssett, inkludert verktøy for ende-til-ende og optisk karaktergjenkjenning (OCR), men en som faller noe under standarden for Editors 'Choices Certify og Rydoo. Imidlertid kan de enkle mobilinnleveringsfunksjonene oppfylle behovene til noen økonomisjefer uten å ofre nøyaktigheten.

Priser og planer

ExpensePath setter gratis opp den opprinnelige kontoen og gir gratis tester for kunder som vanligvis kjører omtrent en måned. En 30-dagers periode gir en rimelig følelse av hvordan produktet vil fungere for brukere, finansavdelingen og selskapet.

ExpensePath tilbyr fleksible priser som kan fungere bra for et mindre selskap. Hver måned ser det på antall brukere og bruksmengde (med andre ord utgiftsrapporter som er opprettet i løpet av måneden), og deretter belaster kunden det laveste av disse to beløpene. Prisingen starter på $ 8 eller $ 9 per bruker per måned og går deretter ned til $ 5 per bruker per måned, avhengig av antall brukere; bruksprising varierer også. Dette lar ExpensePath konkurrere direkte med rimelige løsninger, som Rydoo, og ligger godt under mer bedriftsorienterte spillere, som Concur Expense.

For eksempel, hvis en kunde har 15 brukere, vil det normalt være $ 135 for $ 9 per bruker. Men hvis SMB har 10 eller færre utgiftsrapporter som er opprettet den måneden, belastes de 80 dollar i stedet, som er den faste prisen for mindre enn 10 rapporter. Hvis SMB opprettet mer enn 10, belastes de $ 135, ikke $ 150, som er den faste prisen for neste nivå for 10 til 20 rapporter. Denne prisfastsettelsesmodellen er ypperlig for kunder siden den forhindrer overbetaling på bruksbasis eller betaler for brukere som bare sender inn rapporter et par ganger i året.

Skjære til jakten

ExpensePaths nettpanel og mobilappgrensesnitt er gjennomtenkte og kompletterer hverandres forskjellige prosesser. Heller ikke er overdesignet, og begge plasserer oppgaveikonene tydelig i logisk rekkefølge. Designen og den visuelle følelsen av det nåværende nettstedet er mindre moderne enn Abacus eller Rydoo, men fremdeles en midd bedre enn de du vil finne for Expensify; i følge selskapets representanter, er nettstedet antatt å bli redesignet innen utgangen av 2018.

Overskriften på tvers av nettgrensesnittet inneholder rullegardinmenyer for Dashboard, Expense Reports, Configuration, Accounting and Reporting and My Expenses. Administrator Dashboard gir bare antall brukere (som hver kan bores ned), antall utgiftsrapporter som det kreves handling for, og en liste over handlinger. Expense Reports viser forutsigbart enten ventende eller alle rapporter.

Konfigurasjonsrullegardinmenyen er der den tunge løftingen begynner for administratoren. Du adresserer alt fra firmaprofiler til prosjektkoder her, inkludert bruker- og brukergruppeprofiler, avdelingsprofiler, universelle utgiftspolicyer, policyer for utgiftskategorier og avdelingspolitikk.

Regnskap er også tungtveiende. Det er her du velger om du vil eksportere dataene dine til Intuit QuickBooks, Intacct Online eller Oracle NetSuite regnskapsprogrammer. Du kan også eksportere refusjon og godkjente rapporter i CSV-format. I tillegg jobber ExpensePath med American Express, MasterCard og Visa-kontoer. Du kan importere data fra disse kortene via en direkte bankstrøm, individuelle kortkoblinger eller filopplasting. Rapporteringsfunksjonene er lik sertifiserende og ikke fullt så altomfattende som Concur Expense. Det er lagt opp som du forventer, organisert av bruker, prosjektkode, kategori eller trending.

Mobilappene er tilgjengelige for iPhone og Android. Ansatte kan ta bilder av kvitteringer, opprette, redigere og sende utgiftsrapporter direkte fra deres enhet eller fra webgrensesnittet på deres fulle system. Ledere blir automatisk varslet via e-post om rapporter som trenger gjennomgang, og kan godkjenne eller avvise dem fra telefonen deres uten å laste ned mobilappen.

Gå på nettet

ExpensePath gjorde det første oppsettet på en testkonto, og utpekte meg som administrator. ExpensePath ombord kunder ved å sette opp hver nye kundekonto med data sendt inn fra kundefinansiering. En gang i la jeg testeren min som bruker for å teste mobilappens muligheter.

Som administrator boret jeg ned til Universal Expense Policies, la til en ny grense for salgsteamet og endret aldersgrensen for å sende inn rapporter fra 30 dager til 15 dager. Jeg likte fleksibiliteten i konfigurasjonsinnstillingene og prosessen for regler fordi ikke alle ansatte er skapt like.

Hands-On

Å bestemme brukervennligheten for kostnadssporingsprodukter er minst en todelt prosess. Jeg så på det fra en finansavdeling og leder synspunkt, så vel som en ansatt eller utgiverrapport innsender synspunkt.

Innlogget som administrator gikk jeg til rullegardinmenyen for konfigurasjon. Under Bedriftsinnstillinger utpekte jeg standardvalutaen, den automatiske refusjonsfrekvensen, merket av for en boks som krever at ledere kommenterer godkjenning eller avvisning av rapporten, og en annen boks som krever at en e-post skal sendes til oss som administrator når en rapport er klar for gjennomgang og godkjenning. Jeg likte at det også er et alternativ å kreve forhåndsgodkjenning for store utgifter som reisefly, hotell og leiebiler, et alternativ som Rydoo også ga, men ikke var tilgjengelig i Abacus. Andre konfigurasjoner og rapportgjennomgang og godkjenningsoppgaver gikk like greit.

Som bruker satte jeg pris på at Expense Policies lett ble oppnådd fra en rullegardinmeny øverst til høyre på webgrensesnittet. Dette gjør det enklere for den ansatte å overholde og sende inn rapporter som vil bli godkjent raskt, noe som sparer alle tid. Ingen av de andre produktene hadde en samsvarsoversikt der brukere kunne se sine grenser på et øyeblikk.

Den nyoppdaterte mobilappen (jeg lastet ned Android-versjonen) var også enkel å forhandle om. Åpningsskjermen ga oss muligheten til å utkast til rapporter, lage en utgiftspost (det appen refererer til som "Unattached Expenses"), finne en tidligere fotografert kvittering i kvitteringsgalleriet eller opprette en kvittering. Denne siste lar deg raskt fotografere en kvittering; senere kan du opprette en oppføring og knytte bildet til den. Å utarbeide en rapport var så enkelt som å gi den en tittel, legge til utgiftene du hadde lagt inn, og deretter sende den inn.

Ingen OCR

På ulempen har ExpensePath ingen OCR-funksjoner som kan gjenkjenne informasjon som priser eller datoer i bildet; du må legge inn all informasjon manuelt. Det er en ganske betydelig utelatelse, med tanke på at mange konkurrenter, inkludert Editors 'Choices Certify og Rydoo, gjør at OCR fanger en sentral del av kostnadsfangstprosessen. E-postvarslingen om at rapporten var klar i administratorens rørledning for gjennomgang ankom som forventet.

Totalt sett er ExpensePath en rimelig SaaS utgiftssporingsløsning som bør gjøre for de fleste SMB-er, så lenge du ikke har noe imot den manuelle dataoppføringen. Dets brukervennlige tilpasningsfunksjoner gir både finansfolk og ansatte god plass til å justere parametere for å passe til individuelle situasjoner og firmapolitikk, sikre samsvar og forenkle revisjoner med nyttige GL-koder inkludert. Mens Editors 'Choices Certify og Rydoo tilbyr større funksjonalitet med litt mer smell for pengene, er ExpensePath en løsning som er verdt å vurdere.